高職院校內(nèi)部控制建設(shè)分析

蔡甘霖

山東藥品食品職業(yè)學(xué)院 山東威海

一、引言

高職院校大多由中職院校、成人院校等各類型職業(yè)院校發(fā)展而來，組織結(jié)構(gòu)上比較復(fù)雜。隨著高職院校的經(jīng)費(fèi)來源和業(yè)務(wù)活動越來越多樣，加快內(nèi)部控制建設(shè)迫在眉睫。高職院校要想提升內(nèi)部管理水平，需要不斷推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)，全面認(rèn)識內(nèi)部控制的內(nèi)涵，了解高職院校內(nèi)部控制建設(shè)面臨的難題，從而進(jìn)行有效整改。

二、高職院校內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制可以追溯到早期的內(nèi)部牽制機(jī)制，通過利用職責(zé)分工、業(yè)務(wù)授權(quán)、會計(jì)賬目核對等手段，防范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯誤。1936 年，由美國聯(lián)邦儲備委員會、美國會計(jì)師協(xié)會聯(lián)合發(fā)布的《注冊會計(jì)師對財務(wù)報表的審查》，首次提出了內(nèi)部控制的概念，將內(nèi)部控制定義為保護(hù)企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)的安全性及會計(jì)信息的準(zhǔn)確性，在企業(yè)內(nèi)部采取的各項(xiàng)措施。

我國針對內(nèi)部控制的研究起步較晚，雖然目前也制定了一系列政策法規(guī)，對經(jīng)濟(jì)風(fēng)險進(jìn)行控制，但是還缺乏專門的內(nèi)部控制法規(guī)。2003年，中國內(nèi)部審計(jì)協(xié)會發(fā)布的《內(nèi)部控制審計(jì)準(zhǔn)則》《風(fēng)險管理審計(jì)準(zhǔn)則》等文件，明確了審計(jì)人員對內(nèi)部控制工作進(jìn)行評價的相關(guān)內(nèi)容。適用于行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制規(guī)范，需要一直到2012年出臺的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》。2017年，財政部發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》，提出了行政事業(yè)單位在年末提交內(nèi)部控制報告的相關(guān)要求。

三、高職院校內(nèi)部控制建設(shè)現(xiàn)狀

從內(nèi)部控制建設(shè)情況來看，很多高職院校的內(nèi)部控制環(huán)境不佳。部分高職院校的管理人員年齡較大，對內(nèi)部控制建設(shè)缺乏深入認(rèn)識，仍然采用傳統(tǒng)的管理辦法，導(dǎo)致各種風(fēng)險問題。

首先，高職院校對內(nèi)部控制體系建設(shè)的認(rèn)識程度不夠，很多高職院校缺乏健全的制度體系支持。在人員管理方面，高職院校的人員編制有限，內(nèi)部控制崗位設(shè)置也存在很多不合理之處。高職院校的管理人員由于年齡偏大、專業(yè)培訓(xùn)不足，導(dǎo)致內(nèi)部控制工作成效不佳。

高職院校在對內(nèi)部控制認(rèn)識不足的情況下，風(fēng)險管理機(jī)制難以健全。高職院校的工作人員普遍缺乏風(fēng)險意識，僅僅依靠工作經(jīng)驗(yàn)和主觀判斷，極大地增加了風(fēng)險。高職院校大多屬于事業(yè)單位，具有顯著的公益性質(zhì)，不以營利為目的。雖然很多高職院校按照要求建立了內(nèi)部控制體系，但是內(nèi)部控制制度不具體、不完善、不完整，導(dǎo)致內(nèi)部控制工作難以落實(shí)。

其次，隨著社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，高職院校面臨更多的風(fēng)險，比如資金籌措和使用的風(fēng)險、信息不對稱風(fēng)險等。此外，高職院校還面臨復(fù)雜的產(chǎn)權(quán)問題和多頭管理問題，這些都增加了高職院校的內(nèi)部管理難度。很多高職院校在風(fēng)險評估過程中存在明顯的缺陷，難以應(yīng)對日益增長的內(nèi)外部風(fēng)險。內(nèi)部控制體系不完善，直接影響高職院校的健康穩(wěn)定運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展。

此外，高職院校可能在人事管理、預(yù)算管理、資產(chǎn)管理、收支管理、采購管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，如果內(nèi)部控制體系不完善，容易出現(xiàn)管理漏洞和風(fēng)險。

四、高職院校內(nèi)部控制體系存在的問題

1.內(nèi)部控制制度不健全

雖然國家相關(guān)部門針對行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作，出臺了相關(guān)法律法規(guī)，為高職院校開展相關(guān)工作提供了制度支持，但是由于缺乏配套的實(shí)施細(xì)則，很多高職院校的內(nèi)部控制體系還不完善。目前，高職院校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，資金來源也越來越復(fù)雜，呈現(xiàn)多元化的趨勢。但是，部分高職院校沒有根據(jù)實(shí)際情況，對內(nèi)部控制體系進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

在后勤管理方面，高職院校的內(nèi)部控制管理內(nèi)容通常包括業(yè)務(wù)經(jīng)營、采購管理、財務(wù)管理等。這種內(nèi)部控制模式主要關(guān)注經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)狀況，對于其他工作的管控不足，造成內(nèi)部管理存在薄弱環(huán)節(jié)。

在招投標(biāo)管理方面，通常整個招投標(biāo)活動的流程由后勤部門統(tǒng)一管控，缺乏內(nèi)部制衡，容易出現(xiàn)各種問題，甚至給高職院校造成較大損失。

由此可見，部分高職院的內(nèi)部控制制度不完善，影響了各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利開展。有些高職院校雖然制定了相對完善的內(nèi)部控制體系，但是由于宣傳不到位，很多部門和工作人員不了解內(nèi)部控制工作，也沒有積極參與，造成內(nèi)部控制落實(shí)不到位。

2.內(nèi)部控制評價不完善

為了保證內(nèi)部控制工作落實(shí)，高職院校需要針對內(nèi)部控制工作情況進(jìn)行評價。但是，部分高職院校對內(nèi)部控制評價的認(rèn)識不足，直接照抄照搬其他單位的內(nèi)部控制評價機(jī)制，造成內(nèi)部控制評價的科學(xué)性、針對性、有效性不足。內(nèi)部控制評價機(jī)制不完善，難以及時發(fā)現(xiàn)和處理問題，導(dǎo)致內(nèi)部控制工作成效大打折扣。

高職院校具有顯著的公益性質(zhì)，與企業(yè)存在較大差異，不能直接借鑒企業(yè)內(nèi)部控制評價機(jī)制。高職院校的內(nèi)部控制評價需要堅(jiān)持公益性，體現(xiàn)社會效益，關(guān)注招生情況、學(xué)生就業(yè)狀況、教師管理等方面的內(nèi)容，從而提升高職院校的綜合競爭力。

另外，部分高職院校開展內(nèi)部控制評價，只關(guān)注財務(wù)指標(biāo)。雖然各種風(fēng)險問題主要集中在經(jīng)濟(jì)活動方面，但是內(nèi)部管理方面的風(fēng)險隱患也不容忽視。因此，高職院校需要統(tǒng)籌全局，保證內(nèi)部控制評價的全面性和完整性。

3.監(jiān)督管理不到位

大部分高職院校設(shè)立了內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，但是對于內(nèi)部控制工作的監(jiān)督和反饋還存在很多不足。由于內(nèi)部控制工作常常由財務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門負(fù)責(zé)，但是由于人員有限，難以投入足夠的時間和精力，造成內(nèi)部控制工作流于形式。對于內(nèi)部控制過程中發(fā)現(xiàn)的問題，由于反饋機(jī)制不完善，相關(guān)部門和工作人員難以及時掌握情況，造成風(fēng)險擴(kuò)散。

為了鼓勵和促進(jìn)高職院校實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，高職院校的自主權(quán)限越來越大，招生、人員招聘、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動等具有一定靈活性，但是部分高職院校卻缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，容易出現(xiàn)各種風(fēng)險問題。

在內(nèi)部控制體系不完善的情況下，高職院校難以開展績效考核，無法準(zhǔn)確地掌握各部門和各崗位的工作情況，造成預(yù)算管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理等出現(xiàn)各種問題，影響了內(nèi)部管理質(zhì)量和可持續(xù)發(fā)展。

另外，財政部門、教育主管部門、審計(jì)部門等無法全面地掌握高職院校的情況，也難以對各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。由于外部監(jiān)督存在不足，高職院校在落實(shí)內(nèi)部控制過程中約束力不強(qiáng)，內(nèi)部控制建設(shè)效果大打折扣。

五、高職院校內(nèi)部控制體系的優(yōu)化措施

1.建立健全內(nèi)部控制制度

高職院校建立健全內(nèi)部控制制度，需要明確內(nèi)部控制的原則，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制訂完善的內(nèi)部控制工作方案。高職院校需要加大宣傳力度，督促全體工作人員積極參與內(nèi)部控制，增強(qiáng)風(fēng)險管理意識。特別是管理人員，需要發(fā)揮帶頭作用，主動了解內(nèi)部控制工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)各部門，推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)。

高職院校財務(wù)部門需要結(jié)合中長期規(guī)劃及年度工作目標(biāo)，加強(qiáng)預(yù)算管理，明確支出范圍、支出方向、支出名目、支出進(jìn)度、相關(guān)責(zé)任人、預(yù)期目標(biāo)等，確保每一分錢都花在刀刃上。定期通報預(yù)算管理工作情況，加強(qiáng)分析研判，加強(qiáng)支出管理，落實(shí)內(nèi)部控制的相關(guān)要求，避免隨意調(diào)整預(yù)算的情況，從而規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。

高職院校需要加強(qiáng)風(fēng)險管理，根據(jù)內(nèi)部控制的相關(guān)要求，梳理風(fēng)險點(diǎn)，明確關(guān)鍵崗位和業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，制定有針對性的風(fēng)險處理措施，避免發(fā)生重大風(fēng)險問題。

在崗位設(shè)置方面，需要實(shí)現(xiàn)不相容崗位相分離，落實(shí)輪崗制度，明確權(quán)責(zé)關(guān)系，避免崗位職能交叉、重疊，理順工作流程，避免出現(xiàn)問題時互相推諉。特別是在預(yù)算管理、采購管理、資金管理、合同管理等方面，需要明確授權(quán)審批機(jī)制和崗位權(quán)限，實(shí)現(xiàn)相互制約和相互監(jiān)督，從而有效管控風(fēng)險。

高職院校需要積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提升內(nèi)部控制水平。通過建立完善的信息系統(tǒng)，為高職院校內(nèi)部控制工作提供支持，通過設(shè)置合理的模塊和權(quán)限，避免人為因素對內(nèi)部控制的干擾。

2.加強(qiáng)內(nèi)部控制評價

高職院校要想提升內(nèi)部控制水平，需要加強(qiáng)內(nèi)部控制評價。高職院校可以成立內(nèi)部控制評價小組，由內(nèi)部審計(jì)部門牽頭，采用多種評價方式，比如訪談法、問卷調(diào)查法、360度評價法、層次分析法等，全面排查內(nèi)部控制工作存在的短板和不足，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險問題。在內(nèi)部控制評價過程中，需要廣泛收集意見和建議，保證內(nèi)部控制評價的全面性和完善性。

高職院?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)，從風(fēng)險評估、內(nèi)部環(huán)境、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面，建立完善的內(nèi)部控制評價體系。同時，設(shè)置相應(yīng)的評價指標(biāo)，注意短期效果與長期效益相結(jié)合、財務(wù)指標(biāo)與非財務(wù)指標(biāo)相結(jié)合、定性分析與定量分析相結(jié)合、結(jié)果導(dǎo)向與全流程分析相結(jié)合。

高職院校還需要積極應(yīng)對財政部門的考核，加強(qiáng)溝通聯(lián)系。在這一環(huán)節(jié)中，高職院校需要定期報送內(nèi)部控制報告，完整地反映內(nèi)部控制工作情況。對于財政部門提出的整改建議，高職院校需要盡快落實(shí)，并接受財政部門的檢查。

高職院校需要落實(shí)獎懲制度，對于內(nèi)部控制工作質(zhì)量較好的部門和工作人員，可以予以相應(yīng)獎勵。同時，積極總結(jié)優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)和成功做法，并以典型案例的方式供其他人員學(xué)習(xí)，發(fā)揮示范效應(yīng)。針對內(nèi)部控制工作中存在的重難點(diǎn)問題，需要組織骨干研究分析，采取妥善的處理措施，從而持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部控制工作流程。

3.完善監(jiān)督機(jī)制

在內(nèi)部監(jiān)督方面，高職院校要想建立完善的監(jiān)督機(jī)制，需要明確劃分各部門、各崗位的工作職責(zé)，明確權(quán)責(zé)關(guān)系，將內(nèi)部控制的具體措施落實(shí)到位，避免由于崗位設(shè)置不合理造成的內(nèi)部控制風(fēng)險問題。

高職院校需要定期進(jìn)行檢查，特別是排查關(guān)鍵崗位和節(jié)點(diǎn)存在的風(fēng)險。對于非人為因素導(dǎo)致的問題，需要認(rèn)真分析原因，查找漏洞，及時采取補(bǔ)救措施，不斷改進(jìn)工作流程。

高職院校的各部門需要加強(qiáng)溝通聯(lián)系，保證信息數(shù)據(jù)傳遞的及時性和完整性。通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立信息系統(tǒng)，保證管理流程更加精確、權(quán)責(zé)關(guān)系更加清晰、信息交流更加順暢、部門銜接更加緊密，打破各部門之間的信息壁壘，提升信息的透明度，為內(nèi)部控制工作開展提供支持。

在外部監(jiān)督方面，高職院校要主動接受財政部門、教育主管部門、審計(jì)部門的監(jiān)督檢查，按照政府相關(guān)部門的要求提供資料信息，并及時落實(shí)整改意見。高職院校還要按照相關(guān)要求，做好預(yù)算信息的公示工作，主動接受社會監(jiān)督。

通過加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，高職院校能夠保障內(nèi)部控制的有效性，加大內(nèi)部控制的約束力，避免內(nèi)部控制工作流于形式，及時查找和處理風(fēng)險問題，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作順利開展。

六、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段，高職院校面臨的內(nèi)外部環(huán)境更加復(fù)雜，因此，高職院校需要加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。部分高職院校目前還存在制度不完善、內(nèi)部控制評價不到位、監(jiān)督機(jī)制不健全等問題，需要認(rèn)真分析研究，采取有效措施，推進(jìn)制度建設(shè)，完善內(nèi)部控制評價，加強(qiáng)監(jiān)督管理，確保各項(xiàng)內(nèi)部控制措施發(fā)揮積極作用，保障資金資產(chǎn)安全，提升內(nèi)部管理水平，促進(jìn)高職院校健康發(fā)展。