淺談事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息化建設(shè)及折舊攤銷(xiāo)計(jì)提

邵家宇

江蘇省地質(zhì)調(diào)查研究院財(cái)務(wù)部 江蘇· 南京

一、概述

為了適應(yīng)政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告制度和權(quán)責(zé)發(fā)生制的需要，規(guī)范行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，政府會(huì)計(jì)制度（下稱政府會(huì)計(jì)制度）已于2019年1月1 日正式實(shí)施。利用現(xiàn)代化手段管理資產(chǎn)是趨勢(shì)，也是必要。我們要充分利用現(xiàn)有的信息化平臺(tái)建立完備的數(shù)據(jù)庫(kù)，提升資產(chǎn)管理水平。

政府會(huì)計(jì)制度借鑒了國(guó)外先進(jìn)政府會(huì)計(jì)制度的理念和企業(yè)會(huì)計(jì)制度方法，將行政單位會(huì)計(jì)制度與不同行業(yè)的事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度進(jìn)行整合，建立具有中國(guó)特色的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)相結(jié)合的平行記賬方式，對(duì)會(huì)計(jì)工作和資產(chǎn)管理工作提出了科學(xué)化、精細(xì)化的管理要求，推動(dòng)行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理工作邁向新臺(tái)階。

眾所周知，原來(lái)行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)是不提折舊的，而政府會(huì)計(jì)制度分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)平行記賬，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)要求對(duì)固定資產(chǎn)及無(wú)形資產(chǎn)進(jìn)行折舊和攤銷(xiāo)。各單位原有的會(huì)計(jì)軟件、辦公自動(dòng)化軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)和資產(chǎn)管理，財(cái)政系統(tǒng)也推出專門(mén)的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，針對(duì)國(guó)有資產(chǎn)形成了固定資產(chǎn)及無(wú)形資產(chǎn)的信息化管理，數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)轉(zhuǎn)換間就存在互相銜接和配合的問(wèn)題。

二、運(yùn)行狀況分析

在會(huì)計(jì)無(wú)紙化信息系統(tǒng)（會(huì)計(jì)軟件）多年的發(fā)展和推動(dòng)下，A事業(yè)單位順應(yīng)辦公自動(dòng)化的推行，無(wú)紙化辦公信息系統(tǒng)（OA）已上線運(yùn)行多年，將固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)的手工卡片和臺(tái)賬轉(zhuǎn)化成信息數(shù)據(jù)以方便調(diào)閱和查詢。A事業(yè)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)管理分為實(shí)物管理和價(jià)值管理兩方面工作，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)價(jià)值管理，后勤部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)物管理，兩個(gè)部門(mén)合作共同完成。

A事業(yè)單位因資產(chǎn)規(guī)模較大、類(lèi)別齊全、品種繁多，固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)的賬實(shí)、賬賬、賬證核對(duì)工作是一個(gè)非常大的工程。財(cái)政部門(mén)對(duì)A事業(yè)單位的固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)的預(yù)算采購(gòu)、使用維護(hù)、報(bào)廢處置提出了全過(guò)程管理的要求，也同時(shí)上線專門(mén)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)來(lái)輔助完成。政府會(huì)計(jì)制度也對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)明確規(guī)定，固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)要計(jì)提折舊和攤銷(xiāo)，相關(guān)規(guī)定在進(jìn)一步細(xì)化資產(chǎn)管理工作的同時(shí)，也給單位管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

近年來(lái)國(guó)有資產(chǎn)管理的精細(xì)化、信息化要求不斷提高，很多報(bào)表數(shù)據(jù)都是從信息系統(tǒng)后臺(tái)直接取數(shù)，對(duì)A事業(yè)單位報(bào)送的資產(chǎn)年報(bào)和月報(bào)進(jìn)行實(shí)時(shí)比對(duì)，這就對(duì)單位的信息化建設(shè)提出了更高的要求。A 事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)物管理依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理，實(shí)時(shí)記錄資產(chǎn)的出入庫(kù)、維保、報(bào)廢處置工作，但由于單位成立時(shí)間長(zhǎng)、資產(chǎn)品類(lèi)繁多、管理人員變動(dòng)等因素，導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)滯后、更新不及時(shí)、與實(shí)物資產(chǎn)有出入的情況，和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核對(duì)困難。政府會(huì)計(jì)制度下，固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)的折舊和攤銷(xiāo)金額難以確定，不同系統(tǒng)計(jì)算出的折舊數(shù)據(jù)存在偏差。在分析A事業(yè)單位內(nèi)部情況后，提出以下應(yīng)對(duì)方案。

三、依托信息化平臺(tái)制定應(yīng)對(duì)方案

主要是采取編制共用唯一編號(hào)進(jìn)行多個(gè)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)索引，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理目標(biāo)，進(jìn)行信息化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。應(yīng)對(duì)折舊數(shù)據(jù)問(wèn)題，用確定數(shù)據(jù)源的方式，統(tǒng)一依托財(cái)政系統(tǒng)的折舊模塊實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的折舊補(bǔ)提及按月計(jì)提的具體工作。

首先，對(duì)業(yè)務(wù)流程梳理后進(jìn)行改進(jìn)，A事業(yè)單位在預(yù)算采購(gòu)辦理入庫(kù)時(shí)形成唯一編碼，推薦使用“單位簡(jiǎn)稱首字母+新增資產(chǎn)年份+資產(chǎn)類(lèi)別編號(hào)+序號(hào)”形成編碼。這個(gè)編碼很重要，看到編碼就能看出資產(chǎn)的購(gòu)置年份和類(lèi)別，有助于日后資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和管理工作。例如：“XXX 2021 2 00001”編碼，“XXX”為A事業(yè)單位簡(jiǎn)稱首字母；“2021”為2021年采購(gòu)；“2”表示在資產(chǎn)6大類(lèi)中第二類(lèi)為通用資產(chǎn)；“00001”表示為序號(hào)。依次類(lèi)推，進(jìn)行唯一性規(guī)則編號(hào)。

其次，依據(jù)此編碼進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)出入庫(kù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，升級(jí)相應(yīng)模塊，依托OA辦公系統(tǒng)自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)方便快捷的錄入手續(xù)，在流程完成后形成完整記錄。在此過(guò)程中，盡量完整輸入資產(chǎn)的相關(guān)信息如名稱、類(lèi)別、使用部門(mén)、保管人、存放位置等，這對(duì)日后的管理工作會(huì)帶來(lái)很大的便利。其中特別注意類(lèi)別一項(xiàng)，一定要與財(cái)政系統(tǒng)的類(lèi)別互相印證，避免財(cái)政系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題。在實(shí)施過(guò)程中，由于業(yè)務(wù)是不斷發(fā)生的，一定要選擇一個(gè)時(shí)間點(diǎn)開(kāi)始執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)時(shí)間序列的延續(xù)，對(duì)于之前的數(shù)據(jù)要按既定的方案初始化的整理錄入，工作量較大，但有助于一次性解決問(wèn)題。

再次，在OA辦公系統(tǒng)形成完整記錄的同時(shí)，通過(guò)整理導(dǎo)出錄入財(cái)政系統(tǒng)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，此時(shí)財(cái)政系統(tǒng)也會(huì)生成一個(gè)唯一資產(chǎn)管理編碼。這時(shí)我們一定要把前面編制錄入OA 辦公系統(tǒng)的唯一資產(chǎn)編碼錄入財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，由于財(cái)政系統(tǒng)已經(jīng)生成了卡片編號(hào)，我們可以錄入諸如內(nèi)部碼、助記碼之類(lèi)，一經(jīng)確定不要改動(dòng)。這樣以后在任何時(shí)間查詢相關(guān)資產(chǎn)時(shí)都有一個(gè)唯一碼進(jìn)行對(duì)應(yīng)，無(wú)論從哪個(gè)系統(tǒng)中調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)都能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、精準(zhǔn)管理。在日后的工作中，逐步完成OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理并同步到財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互相印證，線上、線下管理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。如果財(cái)政系統(tǒng)能提供開(kāi)放數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，就更加方便了，可以用單位自編的唯一性編號(hào)同步替代財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的卡片編碼，更為方便。

最后，在日常使用過(guò)程中，資產(chǎn)的調(diào)撥、變更等在形成OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)后，也同樣按唯一編碼同步到財(cái)政系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)更新維護(hù)，直到資產(chǎn)報(bào)廢。在資產(chǎn)報(bào)廢處置手續(xù)辦理結(jié)束后，A事業(yè)單位在收到批復(fù)的同時(shí)，實(shí)行價(jià)值管理的財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理，財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)中也自動(dòng)進(jìn)行清理，同時(shí)通知實(shí)物管理的后勤部門(mén)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物清理、處置，留好處置憑證。OA 辦公系統(tǒng)也及時(shí)把申請(qǐng)報(bào)廢的相關(guān)資產(chǎn)作清理處置，完成資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的全過(guò)程閉環(huán)、精準(zhǔn)管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的手續(xù)合規(guī)化、精細(xì)化、信息化，從而高效保證國(guó)有資產(chǎn)安全。

2017年2月21日《關(guān)于印發(fā)〈政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第3號(hào)——固定資產(chǎn)〉應(yīng)用指南的通知》（財(cái)會(huì)〔2017〕4號(hào)）的發(fā)布，為行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)計(jì)提折舊年限及計(jì)提作了相關(guān)指引，也明確了新增資產(chǎn)從新增當(dāng)月開(kāi)始計(jì)提。A事業(yè)單位折舊費(fèi)計(jì)提金額出現(xiàn)偏差，其實(shí)就是折舊數(shù)據(jù)源的問(wèn)題。因A事業(yè)單位資產(chǎn)數(shù)量大、品種多，不同系統(tǒng)所做的折舊數(shù)據(jù)會(huì)存在一些差異，而資產(chǎn)實(shí)物管理部門(mén)對(duì)計(jì)提折舊工作也缺乏經(jīng)驗(yàn)，可采取以下應(yīng)對(duì)辦法。

選定一個(gè)數(shù)據(jù)源進(jìn)行折舊計(jì)提和統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在能計(jì)提折舊的信息系統(tǒng)有很多，無(wú)論是財(cái)務(wù)軟件還是后期開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)模塊，但還是推薦使用財(cái)政系統(tǒng)的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。以A事業(yè)單位為例，對(duì)于國(guó)有資產(chǎn)來(lái)講，財(cái)政部門(mén)對(duì)于資產(chǎn)使用年限一般都有相應(yīng)的規(guī)定，而財(cái)政部門(mén)的資產(chǎn)信息系統(tǒng)就是以這個(gè)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)的，不用再核對(duì)和整理，直接使用即可。另一方面，在日后管理工作中，方便系統(tǒng)直接取數(shù)，對(duì)于相關(guān)報(bào)表的填報(bào)及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性也提供了很大的便利。這里需要注意，一般情況下財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)的折舊都是默認(rèn)使用平均年限法，如果有的單位要采取其他方法計(jì)提折舊的，要在錄入卡片時(shí)設(shè)定折舊方法，之后就不用再做修改了。

在做好以上信息化建設(shè)的同時(shí)，逐步核對(duì)和清理數(shù)據(jù)，依法對(duì)固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)的折舊和攤銷(xiāo)進(jìn)行一次補(bǔ)提，這在財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)的折舊模塊中就有相應(yīng)的功能，直接運(yùn)行即可。因A事業(yè)單位之前執(zhí)行行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度，固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊，執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度時(shí)，對(duì)現(xiàn)有的固定資產(chǎn)及無(wú)形資產(chǎn)要進(jìn)行折舊、攤銷(xiāo)補(bǔ)提，這里不討論因會(huì)計(jì)制度轉(zhuǎn)換銜接對(duì)固定資產(chǎn)及無(wú)形資產(chǎn)補(bǔ)提折舊的合理性影響，一律按制度要求進(jìn)行一次性補(bǔ)提折舊。A事業(yè)單位已經(jīng)按政府會(huì)計(jì)制度要求進(jìn)行過(guò)折舊和攤銷(xiāo)的補(bǔ)提，也按季度進(jìn)行相應(yīng)的折舊和攤銷(xiāo)，但是由于前期數(shù)據(jù)不完整，卡片信息和折舊計(jì)提信息也不能準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，致使報(bào)廢、調(diào)撥資產(chǎn)時(shí)的卡片信息不完整。采取應(yīng)對(duì)的辦法是，依托財(cái)政的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，在清理、整理好前期數(shù)據(jù)的前提下，利用系統(tǒng)的補(bǔ)提折舊功能，對(duì)資產(chǎn)的折舊和攤銷(xiāo)進(jìn)行一次性補(bǔ)提，對(duì)前期已經(jīng)補(bǔ)提的折舊進(jìn)行數(shù)據(jù)修正。做好這項(xiàng)工作，折舊和攤銷(xiāo)的問(wèn)題基本就解決了，財(cái)政部門(mén)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)已經(jīng)修正準(zhǔn)確、卡片信息完整，同時(shí)也與A事業(yè)單位的OA辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)了，接下來(lái)就是按時(shí)間序列進(jìn)行折舊的按月計(jì)提，按期對(duì)財(cái)務(wù)折舊數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和修正，把折舊、攤銷(xiāo)的數(shù)據(jù)更新到業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間，就完全同步了。這里有一點(diǎn)需要注意的是，在數(shù)據(jù)核對(duì)和整理中，推薦使用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核查后的數(shù)據(jù)作為基準(zhǔn)，以這個(gè)基準(zhǔn)維護(hù)財(cái)政資產(chǎn)管理系統(tǒng)，再對(duì)應(yīng)調(diào)整辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這樣就可以順利地解決問(wèn)題。以A事業(yè)單位為例，OA辦公系統(tǒng)建設(shè)模塊因測(cè)試和更新不及時(shí)，加上人員崗位調(diào)動(dòng)等導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，而無(wú)法進(jìn)行核對(duì)，可以通過(guò)以上的數(shù)據(jù)整理后一次性更新糾正。

四、實(shí)施工作的難點(diǎn)及挑戰(zhàn)

因在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)耗費(fèi)大量時(shí)間，特別是方案制定好后對(duì)之前的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和錄入、固定資產(chǎn)及無(wú)形資產(chǎn)的清查核對(duì)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的修正和調(diào)整，都需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，考驗(yàn)實(shí)施人員的耐心和責(zé)任心。建議指定部門(mén)和專職人員負(fù)責(zé)相關(guān)工作。完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)后，按既定方案調(diào)整到位，A事業(yè)單位的固定資產(chǎn)及無(wú)形資產(chǎn)的信息化管理、資產(chǎn)卡片的完整性、折舊攤銷(xiāo)的及時(shí)性工作就走上了正軌，真正實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理的信息化、規(guī)范化，為各項(xiàng)后續(xù)工作帶來(lái)極大的方便。

現(xiàn)在很多信息化平臺(tái)都逐漸成熟、穩(wěn)定，只要集思廣益、開(kāi)動(dòng)腦筋，結(jié)合本單位的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)，就一定能找到好的解決辦法。