行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理實踐研究

王禹翔 廖思佳

江蘇省蘇州環(huán)境監(jiān)測中心 江蘇· 蘇州；蘇州市獨墅湖醫(yī)院（蘇州大學(xué)附屬獨墅湖醫(yī)院） 江蘇· 蘇州

一、引言

隨著國家對各項事業(yè)投入的不斷增加，大量財政性資金逐步轉(zhuǎn)化為國有固定資產(chǎn)。鑒于固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位履行職責(zé)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平已然成為衡量其業(yè)務(wù)、管理和發(fā)展的重要參考，同時也是行政事業(yè)單位管理績效考核的關(guān)鍵指標(biāo)。

部分省市已經(jīng)上線了由財政部門統(tǒng)一管理的行政事業(yè)單位資產(chǎn)云平臺，平臺實現(xiàn)了固定資產(chǎn)卡片登記、拆分、變更、折舊、處置等基本功能。然而，行政事業(yè)單位資產(chǎn)云平臺尚不能根據(jù)固定資產(chǎn)卡片生成固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽，無法通過手機(jī)掃描二維碼標(biāo)簽全面了解固定資產(chǎn)實物信息，無法通過掃描固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽實現(xiàn)盤點固定資產(chǎn)的目標(biāo)。

二、當(dāng)前固定資產(chǎn)管理工作中存在的問題

1.固定資產(chǎn)清查盤點壓力大

行政事業(yè)單位應(yīng)至少每年進(jìn)行一次自上而下的固定資產(chǎn)清查盤點，及時查清固定資產(chǎn)的使用程度、使用狀態(tài)及保管情況等，做到賬實相符，防范固定資產(chǎn)流失。在行政事業(yè)單位人員編制緊張的背景下，固定資產(chǎn)管理難以實現(xiàn)專職管理，通常安排人員兼任。同時，部分單位的固定資產(chǎn)分布范圍較廣，不僅局限于本單位辦公大樓內(nèi)部。以環(huán)境監(jiān)測中心為例，單位名下的固定資產(chǎn)廣泛分布于全市各個環(huán)境自動監(jiān)測站點，這對單位固定資產(chǎn)管理人員開展實地盤點和監(jiān)盤工作提出了不小的挑戰(zhàn)。

2.無法及時全面獲取實物信息

當(dāng)前常用的固定資產(chǎn)標(biāo)簽僅能顯示固定資產(chǎn)的編碼和名稱等信息，無法進(jìn)一步顯示固定資產(chǎn)的型號、購置時間、使用年限、存放地點和保管人等信息。倘若保管員在使用時發(fā)現(xiàn)所用固定資產(chǎn)老舊卡頓，部分功能難以滿足當(dāng)前工作需要，僅憑以往的固定資產(chǎn)標(biāo)簽無法及時了解固定資產(chǎn)的購置時間和使用年限等信息，很可能影響固定資產(chǎn)報廢及更新申請的及時性，進(jìn)而對固定資產(chǎn)在日常工作中功效的發(fā)揮產(chǎn)生不利影響。

3.固定資產(chǎn)歷史信息難以追溯

行政事業(yè)單位大中型儀器設(shè)備、車輛和船舶等固定資產(chǎn)的使用期限多長達(dá)10 年以上。在漫長的使用期內(nèi)，固定資產(chǎn)會發(fā)生多次零部件更換、維修保養(yǎng)、保險續(xù)保和保管員變更等情況。在日常固定資產(chǎn)管理工作中，新接手的資產(chǎn)保管員較難系統(tǒng)、全面地掌握固定資產(chǎn)歷史信息，通常要請教前任保管員才能大致了解固定資產(chǎn)的歷史維修保養(yǎng)等情況，這無疑對后續(xù)固定資產(chǎn)的精細(xì)化管理造成了不小的阻礙。

三、固定資產(chǎn)信息化管理平臺建設(shè)過程

1.固定資產(chǎn)制度建設(shè)

行政事業(yè)單位應(yīng)及時制定本單位的固定資產(chǎn)管理辦法，根據(jù)辦法明確單位固定資產(chǎn)管理的職責(zé)分工。行政事業(yè)單位可成立固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各科室主要負(fù)責(zé)人為成員，負(fù)責(zé)單位固定資產(chǎn)管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管、協(xié)調(diào)、審核、研究、決策等重要事項。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)固定資產(chǎn)管理工作小組，單位固定資產(chǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，資產(chǎn)管理科室主要負(fù)責(zé)人任副組長，其他科室主要負(fù)責(zé)人、固定資產(chǎn)管理員及各科室管理員為成員，負(fù)責(zé)單位固定資產(chǎn)日常管理工作，具體協(xié)調(diào)、承辦相關(guān)事宜。行政事業(yè)單位以內(nèi)部科室為單位開展固定資產(chǎn)管理工作，要求各個科室指定1名人員任科室固定資產(chǎn)管理員，與單位固定資產(chǎn)管理員直接對接科室固定資產(chǎn)管理工作。

2.固定資產(chǎn)管理流程設(shè)置

固定資產(chǎn)管理流程主要分為固定資產(chǎn)新增、固定資產(chǎn)日常管理和固定資產(chǎn)處置三個部分。

（1）固定資產(chǎn)新增。各科室應(yīng)當(dāng)根據(jù)固定資產(chǎn)存量的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)每年按時編報下一年度固定資產(chǎn)購置計劃，經(jīng)科室管理員復(fù)核后報固定資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議。具體購置時，按照“誰使用、誰申請、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則執(zhí)行，由保管員填報采購申請表，收貨后填報驗收記錄表，同時向財務(wù)科申請支付并辦理固定資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)。單位固定資產(chǎn)管理員應(yīng)于每月初對上月固定資產(chǎn)的驗收支付情況進(jìn)行整理，將新增固定資產(chǎn)錄入固定資產(chǎn)信息化管理平臺，并將系統(tǒng)生成的固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽打印后交各科室固定資產(chǎn)管理員，由其安排具體保管員開展固定資產(chǎn)標(biāo)簽粘貼工作。

（2）固定資產(chǎn)日常管理。固定資產(chǎn)日常管理工作主要包括清查盤點和信息變更。單位固定資產(chǎn)管理員和科室固定資產(chǎn)管理員分別發(fā)起單位層面和科室層面的固定資產(chǎn)清查盤點任務(wù)，檢查、審核完成情況。如果在清查盤點和日常管理過程中發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈盤虧，或是在存放地點、保管人、使用狀態(tài)和維修維護(hù)等信息更新時，固定資產(chǎn)保管員可以在系統(tǒng)中發(fā)起修改申請，說明情況并附上證明材料后提交送審，經(jīng)科室固定資產(chǎn)管理員審核后，交單位固定資產(chǎn)管理員確認(rèn)并更新系統(tǒng)信息。

（3）固定資產(chǎn)處置。固定資產(chǎn)保管員如果發(fā)現(xiàn)所保管固定資產(chǎn)使用年限較長，且無法滿足工作需要，在達(dá)到規(guī)定的使用年限后，可在系統(tǒng)中申請報廢處置資產(chǎn)，經(jīng)科室固定資產(chǎn)管理員復(fù)核后報單位固定資產(chǎn)管理員審核。審核無誤后，單位固定資產(chǎn)管理員即可根據(jù)當(dāng)?shù)匦姓聵I(yè)單位國有資產(chǎn)處置操作流程準(zhǔn)備報廢處置所需材料，開展固定資產(chǎn)報廢處置工作。

3.固定資產(chǎn)管理職責(zé)權(quán)限設(shè)定

（1）單位管理員職責(zé)權(quán)限。單位固定資產(chǎn)管理員主要起統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，全面掌握單位固定資產(chǎn)的日常管理及資產(chǎn)清查工作。單位固定資產(chǎn)管理員的具體職責(zé)權(quán)限如下：管理單位固定資產(chǎn)系統(tǒng)及臺賬；根據(jù)固定資產(chǎn)驗收與支付情況及時將單位新增固定資產(chǎn)基本信息錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)；定期打印新增固定資產(chǎn)卡片的二維碼標(biāo)簽，交各科室固定資產(chǎn)管理員粘貼；發(fā)起單位層面的固定資產(chǎn)清查盤點工作，通知下達(dá)各科室完成，并動態(tài)把握清查盤點的工作進(jìn)展，及時審核清查盤點工作成果；審核單位清查盤點過程中或日常管理工作中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)盤盈盤虧、基本信息變動和報廢處置等情況。

（2）科室管理員職責(zé)權(quán)限?？剖夜潭ㄙY產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)協(xié)助單位固定資產(chǎn)管理員開展工作，同時全面掌握科室固定資產(chǎn)的日常管理及資產(chǎn)清查工作。科室固定資產(chǎn)管理員的具體職責(zé)權(quán)限如下：管理科室固定資產(chǎn)臺賬；收到單位固定資產(chǎn)管理員打印的新增固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽后，安排科室固定資產(chǎn)保管員完成二維碼標(biāo)簽粘貼工作；發(fā)起科室層面的固定資產(chǎn)清查盤點工作，動態(tài)把握清查盤點的工作進(jìn)展，及時審核清查盤點工作成果；審核科室清查盤點過程中或日常管理工作中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)盤盈盤虧、基本信息變動和報廢處置等情況。

（3）保管員職責(zé)權(quán)限。固定資產(chǎn)保管員是所保管固定資產(chǎn)的第一責(zé)任人。固定資產(chǎn)保管員的具體職責(zé)權(quán)限如下：及時粘貼新增固定資產(chǎn)的二維碼標(biāo)簽；定期核對所保管固定資產(chǎn)的二維碼標(biāo)簽顯示的存放地點及保管人等信息是否準(zhǔn)確；在固定資產(chǎn)出現(xiàn)盤盈盤虧、二維碼標(biāo)簽信息出現(xiàn)錯誤或未及時更新等情況后，及時在系統(tǒng)中發(fā)起信息修改申請，說明情況并附證明材料，提交科室固定資產(chǎn)管理員審核；在單位和科室的固定資產(chǎn)清查盤點期間，對所保管固定資產(chǎn)實地掃碼拍照，落實清查盤點工作；關(guān)注所保管固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)，如果無法滿足工作需要則及時申請報廢處置。

4.同編碼多項固定資產(chǎn)管理

如果同一固定資產(chǎn)編碼下存在多個同型號實物固定資產(chǎn)，需要注意在日常管理和清查盤點中可能存在的問題。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)會將固定資產(chǎn)編碼作為區(qū)分固定資產(chǎn)的唯一標(biāo)志，類似身份證號。以單位購入一批50張單價為2000元的辦公桌為例，這50張辦公桌共享1個固定資產(chǎn)編碼，這一編碼下固定資產(chǎn)的數(shù)量為50。由于固定資產(chǎn)編碼相同，所打印出的固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽也是相同的，導(dǎo)致固定資產(chǎn)保管員在盤點該批固定資產(chǎn)時通過掃描同一張桌子的二維碼50次達(dá)到盤點50張桌子的效果。為了解決上述問題，單位可以要求固定資產(chǎn)系統(tǒng)服務(wù)方為此類固定資產(chǎn)設(shè)置二級編碼，保證50張桌子雖共享同一個固定資產(chǎn)編碼但標(biāo)簽上能夠顯示50個不同的二維碼，并在二維碼標(biāo)簽上標(biāo)明該項固定資產(chǎn)為同編碼固定資產(chǎn)的第N個，共50個。在實際盤點該批固定資產(chǎn)時，盤點軟件也能夠顯示該批固定資產(chǎn)當(dāng)前已盤點A個，尚有B個未盤點，分別為第a、b、c……，從而為固定資產(chǎn)保管員的盤點工作提供便利。

四、固定資產(chǎn)信息化管理平臺成效

1.分?jǐn)偣潭ㄙY產(chǎn)盤點工作壓力

固定資產(chǎn)保管員通過微信掃描固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽，將實物與二維碼標(biāo)簽信息核對無誤后，點擊“盤點”按鈕，拍攝固定資產(chǎn)實物照片，即完成了此項固定資產(chǎn)的盤點工作。單位固定資產(chǎn)管理員可要求所拍照片必須體現(xiàn)出在固定資產(chǎn)實物上的二維碼標(biāo)簽，從而督促保管員及時粘貼二維碼標(biāo)簽。為防止保管員用以前年度拍攝的舊照片作為當(dāng)前年度固定資產(chǎn)照片，可關(guān)閉“從相冊中選取照片”功能，僅允許立即拍攝照片。科室固定資產(chǎn)管理員在后臺可將保管員盤點時拍攝的照片與以前年度照片進(jìn)行比對，進(jìn)而確認(rèn)盤點拍攝的固定資產(chǎn)是否確為二維碼標(biāo)簽對應(yīng)的固定資產(chǎn)。最終經(jīng)單位固定資產(chǎn)管理員確認(rèn)后，整個固定資產(chǎn)盤點工作即可完成。

2.方便固定資產(chǎn)實物信息獲取

二維碼標(biāo)簽較傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)標(biāo)簽?zāi)軌虬嘈畔ⅲ奖愎潭ㄙY產(chǎn)管理人員和固定資產(chǎn)使用人員獲取固定資產(chǎn)的完整信息。以臺式計算機(jī)為例，傳統(tǒng)固定資產(chǎn)標(biāo)簽僅顯示該臺式計算機(jī)的固定資產(chǎn)編碼和名稱。二維碼標(biāo)簽?zāi)軌蜻M(jìn)一步顯示臺式計算機(jī)的型號、購置時間、使用年限、存放地點和保管員等信息。“型號”信息能夠幫助確認(rèn)固定資產(chǎn)標(biāo)簽與資產(chǎn)實物是否一一對應(yīng)。“購置時間”和“使用年限”等信息能夠幫助保管員結(jié)合固定資產(chǎn)的實物狀況，確定該項固定資產(chǎn)是否正常工作、是否需要申請報廢處置?！按娣诺攸c”和“保管員”等信息能夠在臨時借用固定資產(chǎn)后幫助借用人確認(rèn)該資產(chǎn)應(yīng)歸還的地點及通知的保管員。

3.實現(xiàn)固定資產(chǎn)生命周期追蹤

二維碼標(biāo)簽?zāi)軌蛴涗浌潭ㄙY產(chǎn)從驗收到報廢處置整個生命周期的信息變動，實現(xiàn)固定資產(chǎn)歷史信息追溯。以公務(wù)用車為例，某輛公務(wù)用車最先由A科室的甲保管。3年后該公務(wù)用車的電瓶使用期限到期，甲可在系統(tǒng)中申請更換電瓶，逐級提交科室管理員和單位管理員審核。電瓶更換完成后，系統(tǒng)即記錄了該公務(wù)用車的電瓶更換時間。如果2年后該公務(wù)用車保管員由甲變更為乙，乙在接手后即可通過掃描二維碼標(biāo)簽了解該車的歷史信息。乙知曉了該車于何年何月電瓶進(jìn)行過更換，即可根據(jù)電瓶使用壽命適當(dāng)提前開展備用電瓶采購工作，有效避免了電瓶等易耗部件壽命到期未能及時更換對固定資產(chǎn)正常使用的影響。除了上述情形，二維碼標(biāo)簽同樣可以對固定資產(chǎn)的調(diào)撥、借用、維保、維修、退還、報廢等相關(guān)操作申請進(jìn)行記錄，以便后續(xù)的信息追溯。

五、固定資產(chǎn)信息化管理發(fā)展建議

1.人工智能比對

對于盤點過程中保管員拍攝的固定資產(chǎn)照片，若由科室固定資產(chǎn)管理員或單位固定資產(chǎn)管理員進(jìn)行人工比對，工作量較大，且容易出現(xiàn)疏漏。如果采用人工智能的圖像識別技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫中固定資產(chǎn)采購驗收時拍攝的照片或以前年度照片與當(dāng)前資產(chǎn)清查工作中拍攝的固定資產(chǎn)照片進(jìn)行智能比對，一方面能夠幫助確認(rèn)盤點拍攝的固定資產(chǎn)是否為二維碼標(biāo)簽所對應(yīng)的固定資產(chǎn)，另一方面能夠及時發(fā)現(xiàn)保管員是否存在使用舊照片代替的情況。即使部分照片由于拍攝角度或光線問題導(dǎo)致人工智能無法識別，固定資產(chǎn)管理員也僅需核對上述無法識別部分，這將顯著降低人工比對的工作量。

2.資產(chǎn)云平臺功能擴(kuò)展

部分省市財政部門已經(jīng)上線行政事業(yè)單位資產(chǎn)云平臺，可考慮增加固定資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽識別及盤點功能。固定資產(chǎn)信息化管理平臺經(jīng)過周密科學(xué)的設(shè)計能夠顯著提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平，提高固定資產(chǎn)使用效率，在確保固定資產(chǎn)安全完整的同時，防范固定資產(chǎn)閑置和流失，為行政事業(yè)單位的平穩(wěn)運(yùn)行保駕護(hù)航。