事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效性研究

陳偉

（秦皇島市應(yīng)急救援和訓(xùn)練中心 河北 秦皇島 066000）

在我國(guó)有很多的事業(yè)單位，這些單位設(shè)立的主要目的是服務(wù)社會(huì)，其具有一定的公益性。檔案管理工作是事業(yè)單位管理過程中的一項(xiàng)重要工作，其對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步有著重要的作用。近幾年，社會(huì)發(fā)展形勢(shì)多變，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作內(nèi)容在不斷增加，而且涵蓋的范圍也在不斷擴(kuò)大，需要進(jìn)行管理的檔案資料也就越來越多，這給事業(yè)單位的發(fā)展帶來一定的限制。為了更好地解決檔案管理中的這些問題，確保檔案管理工作能夠帶動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展，就要逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，取得良好的管理成果，為事業(yè)單位的有序運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的服務(wù)和基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要性

1.1 推動(dòng)檔案管理與事業(yè)單位共同發(fā)展的必然途徑

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，在進(jìn)行檔案歸納時(shí)，需要各個(gè)部門遵循相關(guān)的規(guī)定，而規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)能夠使檔案管理制度更加完善，使事業(yè)單位檔案管理工作的水平能夠得到提升。事業(yè)單位在社會(huì)不斷發(fā)展的壓力下正在不斷進(jìn)行改革，檔案管理工作的模式也亟需進(jìn)行改變和創(chuàng)新。檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的順利推進(jìn)能夠使各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)部門間的工作更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一，使管理流程更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，更好地推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展［1］。

1.2 有效地提高了檔案信息的安全性和可靠性

事業(yè)單位檔案管理工作需要在各個(gè)部門的共同配合下完成，而檔案管理部門則需要其他部門的配合，從而使檔案的收集、歸納、整理工作能夠有序進(jìn)行。檔案資料對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常重要的，其詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的所有信息，而檔案管理過程的安全性和可靠性就顯得非常重要。規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的事業(yè)單位檔案管理工作能夠使檔案管理更加科學(xué)，為檔案信息提供安全的環(huán)境，確保檔案資料的安全性和可靠性。另外，檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施能夠更好地應(yīng)對(duì)各類突發(fā)情況的發(fā)生，即使發(fā)生檔案丟失或者損壞等情況，也能夠及時(shí)與其他部門進(jìn)行對(duì)接，修復(fù)原有的檔案，這對(duì)于保證事業(yè)單位檔案完整性來說是非常重要的。

1.3 促進(jìn)事業(yè)單位高速發(fā)展

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)時(shí)，重要的一項(xiàng)工作就是安全管理標(biāo)準(zhǔn)化，這也是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位高速發(fā)展的重要基礎(chǔ)。針對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理工作有著一定的特殊性，不僅詳細(xì)記錄了事業(yè)單位的發(fā)展過程，還能夠給事業(yè)單位的未來發(fā)展方向提供參考依據(jù)［2］。同時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行檔案管理能夠有效地避免檔案管理工作中一些不確定因素的發(fā)生，使檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加精確的信息參考，確保事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)高速發(fā)展。

1.4 可推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展

現(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案管理工作中，主要依靠互聯(lián)網(wǎng)檔案及紙質(zhì)檔案兩種類型。但隨著科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展，在未來必將會(huì)出現(xiàn)一些更加先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和管理方法，而檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)能夠?qū)⒃械墓芾砹鞒踢M(jìn)行統(tǒng)一，使事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到良好的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

2.1 不夠重視檔案管理工作

在過去很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，事業(yè)單位的一些領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不清，導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展非常緩慢。雖然近幾年事業(yè)單位相關(guān)人員對(duì)檔案管理的重視程度逐漸提高，并且在一定程度上促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。但是，仍然有一些事業(yè)單位受到一些自身原因或者是經(jīng)濟(jì)原因，沒有積極進(jìn)行檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，仍然認(rèn)為檔案管理并不能夠?yàn)閱挝粍?chuàng)造更多的利益，單位就不會(huì)給檔案管理工作提供相應(yīng)的人力和設(shè)備等資源，這對(duì)于檔案管理工作的高效開展是非常不利的，并且還很難保證檔案管理工作的質(zhì)量，在此背景下，更是很難推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效實(shí)施。

2.2 檔案管理工作制度不完善

事業(yè)檔案管理工作需要依據(jù)相應(yīng)的制度進(jìn)行，但是，有些單位并沒有根據(jù)要求制定相關(guān)的工作制度，這就導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，而且非?；靵y，檔案管理工作毫無章法可言，使得檔案管理存在很大的問題［3］。另外，由于事業(yè)單位檔案管理工作制度不夠完善，制度內(nèi)就不會(huì)對(duì)檔案資料的保管期限進(jìn)行明確的規(guī)定和劃分，在實(shí)際管理過程中就會(huì)出現(xiàn)工作人員縮短檔案保存期限，并且存在不按時(shí)移交檔案的現(xiàn)象，從而造成很多檔案的損毀和遺失?，F(xiàn)階段，電子檔案是檔案管理的重要形式，如果沒有完善的管理制度對(duì)管理過程進(jìn)行約束，工作人員就會(huì)存在一定的懈怠心理，使電子檔案的安全性受到威脅。

2.3 相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)不過關(guān)

在事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案管理人員是非常重要的影響因素，工作人員是否具有足夠的素質(zhì)和創(chuàng)新能力對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有效性來說是非常重要的。在實(shí)際工作中，有些檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)并沒有達(dá)到相關(guān)的要求，并且還有些管理人員不具備創(chuàng)新意識(shí)，很難接受一些新的管理技術(shù)和管理理念，這在很大程度上影響了檔案管理工作的開展。另外，在檔案管理過程中，還經(jīng)常出現(xiàn)一人身兼數(shù)職、流動(dòng)性較強(qiáng)等問題，管理人員的來回變動(dòng)很容易導(dǎo)致一些檔案資料的遺漏或者丟失，很難保證檔案管理工作的質(zhì)量［4］。

2.4 事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)水平不高

隨著信息時(shí)代的到來，各類信息技術(shù)的發(fā)展水平非常迅速，而且信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用也在不斷擴(kuò)大和深入。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)用是檔案管理工作的一次重大改革，不但有效地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，而且在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，電子檔案逐漸代替紙質(zhì)檔案，這對(duì)于檔案管理來說是非常有利的，使得檔案管理工作更加簡(jiǎn)單、快捷。雖然電子檔案存在很大的優(yōu)勢(shì)，但是也存在很大的漏洞，而且電子檔案很容易受到一些危險(xiǎn)分子的入侵，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案丟失問題的發(fā)生。造成電子檔案出現(xiàn)安全問題的原因是檔案管理科學(xué)水平不夠高，所應(yīng)用的信息技術(shù)存在一定的漏洞，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案的安全造成威脅。

2.5 檔案管理方法落后

現(xiàn)階段，雖然科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，但是仍然有些事業(yè)單位沒有應(yīng)用信息化的管理方式，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理方法較為落后，檔案的管理過程需要大量的人工的參與，加大了檔案管理人員的工作強(qiáng)度和難度，并且在進(jìn)行檔案資料的分類時(shí)，往往會(huì)根據(jù)檔案資料的時(shí)間或者內(nèi)容的不同進(jìn)行分類管理，這些都需要檔案管理人員投入大量的時(shí)間和精力［5］。而且近幾年隨著事業(yè)單位改革的大力發(fā)展，各類資料的數(shù)量在不斷增加，這也導(dǎo)致檔案資料在快速增長(zhǎng)，而且短時(shí)間內(nèi)需要處理的資料就非常多，如果仍然堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的管理方法，就需要投入大量的人力和物力，這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常不利的。

3 提高事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有效性的措施

3.1 更新管理理念

在事業(yè)單位檔案管理過程中，管理理念是非常重要的，其直接關(guān)乎檔案管理工作開展的模式和開展的質(zhì)量，而事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)是檔案管理工作的一次創(chuàng)新。以往的管理理念已經(jīng)很難滿足目前檔案管理工作的需求，檔案管理工作需要全新的管理理念作為支撐，因此，相關(guān)工作人員要積極進(jìn)行先進(jìn)管理理念的學(xué)習(xí)。首先，轉(zhuǎn)變相關(guān)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知。檔案管理人員更是要不斷地學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的檔案管理方法和理念，發(fā)揮模范帶頭的作用，促進(jìn)全體工作人員管理理念的革新［6］。其次，事業(yè)單位內(nèi)檔案管理專項(xiàng)人員要積極轉(zhuǎn)變管理理念。單位可以開展相關(guān)知識(shí)的宣傳教育活動(dòng)，使全體人員意識(shí)到檔案的重要性，并通過各類專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理工作人員的管理水平。最后，在實(shí)際工作過程中，還要鼓勵(lì)檔案管理人員不斷地進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的、與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的管理理念和管理方法，從而推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的順利實(shí)施。

3.2 增強(qiáng)檔案管理的宣傳力度

首先，加強(qiáng)對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行檔案管理的宣傳，使他們能夠給予檔案管理正確的認(rèn)識(shí)，并在單位內(nèi)發(fā)揮良好的帶頭作用，從而為事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的順利推進(jìn)提供良好的環(huán)境和條件。其次，在進(jìn)行檔案管理宣傳時(shí)，要結(jié)合單位檔案管理工作的現(xiàn)狀和特征，使檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的重要性得到有效的宣傳。所以，在事業(yè)單位中，要注重從領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行檔案管理意識(shí)的宣傳，確保人人都能夠具備檔案管理意識(shí)，為事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利推進(jìn)打下良好的基礎(chǔ)。

3.3 建立檔案歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

通過調(diào)查顯示，大部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以參考，這就導(dǎo)致檔案管理工作不夠規(guī)范，很容易出現(xiàn)問題，甚至導(dǎo)致檔案資料的遺失，也就無法給事業(yè)單位的發(fā)展提供充足的依據(jù)。建立檔案歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，能夠給事業(yè)單位檔案的歸檔提供可靠的參考，確保檔案歸檔符合標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，首先要明確檔案歸檔的重點(diǎn)，并對(duì)各類資料進(jìn)行詳細(xì)的劃分，避免檔案歸檔出現(xiàn)雜亂的現(xiàn)象。另外，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案資料時(shí)效性的把控，在確保工作全部完成后才進(jìn)行檔案的歸檔，并且按照相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行歸檔操作，確保檔案歸檔的規(guī)范化，為檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施創(chuàng)造良好的條件［7］。

3.4 完善檔案管理的制度

事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的順利實(shí)施需要相關(guān)制度的支持，只有嚴(yán)格按照制度進(jìn)行方案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)和實(shí)施，才能夠使檔案管理工作的開展更加有序。同時(shí)，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理相關(guān)制度的完善和優(yōu)化時(shí)，要結(jié)合檔案管理的實(shí)際發(fā)展需求，并且結(jié)合單位的實(shí)際情況，使檔案管理相關(guān)制度具備可行性。另外，還要確保每位員工都能夠積極配合制度的執(zhí)行，在全體員工的共同努力下，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。

3.5 提高工作人員素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有效性的提升來說有著很大的作用，只有工作人員嚴(yán)格按照規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行檔案管理，才能夠發(fā)揮出檔案管理的重要作用。同時(shí)，工作人員也是把控檔案資料質(zhì)量的重要人員，只有其綜合素質(zhì)滿足檔案管理的需求，才能夠使檔案管理工作的開展更加高效。因此，單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)提高的重視，并且在進(jìn)行人才選拔時(shí)就要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)聘人員專業(yè)技能的考查［8］。作為單位來說，要定期開展相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，為工作人員的自我提升創(chuàng)造良好的條件。另外，還要督促工作人員進(jìn)行自主的提升，提高工作人員自我學(xué)習(xí)的能力，帶動(dòng)單位內(nèi)檔案管理水平的提升。

3.6 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

隨著各類科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，這種管理方式不僅大大節(jié)省了人力，還能夠有效地減少工作人員的工作量，并且檔案管理數(shù)字化還能夠使檔案管理更加安全、可靠，同時(shí)還能夠?yàn)闄n案管理提供更大的存儲(chǔ)容量，節(jié)省了檔案資料所需要的儲(chǔ)存場(chǎng)地。另外，檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)能夠在計(jì)算機(jī)中完成一系列的檔案管理工作，有效地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，在實(shí)際管理過程中，如果只是簡(jiǎn)單地運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理是不夠的，還需要根據(jù)檔案管理建立起相應(yīng)的體系，使檔案資料的錄入和分類更加快捷，節(jié)約檔案資料整理的時(shí)間。當(dāng)然，檔案管理數(shù)字化也有一定的缺點(diǎn)，計(jì)算機(jī)管理軟件很容易中毒或者發(fā)生意外死機(jī)的情況，有時(shí)候就會(huì)導(dǎo)致一些重要文件無法找回。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化安全性也是非常重要的，所以，在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化時(shí)，也要做好相關(guān)的工作，保證檔案資料的安全性［9］。

3.7 切實(shí)提升檔案利用率

在事業(yè)單位中，無論哪種類型的檔案都有著非常重要的作用和價(jià)值，能夠給相關(guān)工作的進(jìn)行提供很好的借鑒和參考，甚至在進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)還能夠發(fā)揮出非常重要的作用。因此，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理時(shí)，要切實(shí)提高檔案資料的利用率，全面發(fā)揮出檔案管理工作的真正作用，將死板的紙質(zhì)資料變成更加有用的資料，為事業(yè)單位的發(fā)展提供良好的服務(wù)，使事業(yè)單位能夠取得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。而且檔案資料利用率的提高還能夠使檔案管理工作的重要作用得以發(fā)揮，為檔案管理工作贏得更高的地位。

3.8 做好檔案管理的精細(xì)化管理

有些事業(yè)單位成立的時(shí)間較早，會(huì)留有大量陳舊，或者是毫無利用價(jià)值的檔案資料，而且有些陳舊的檔案資料較為粗糙，要想對(duì)其實(shí)現(xiàn)良好的管理和整理工作是非常困難的。對(duì)于一些沒有什么價(jià)值的檔案要及時(shí)進(jìn)行清理，避免占用大量的資源，而且在進(jìn)行精細(xì)化管理時(shí)，能夠根據(jù)檔案資料的類型和價(jià)值進(jìn)行相應(yīng)的管理，使檔案管理工作更加精細(xì)化，為事業(yè)單位提供更加精細(xì)的服務(wù)［10］。對(duì)于一些具有管理價(jià)值的檔案資料，要及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，保證檔案管理的全面性，通過精細(xì)化的管理方式，不斷地完善和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，為檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有效性的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，其不僅能夠?qū)挝粌?nèi)的各項(xiàng)資料進(jìn)行整合管理，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展和人事調(diào)動(dòng)提供有效的參考。但是，從實(shí)際情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些問題。為了更好地解決這些問題，就需要事業(yè)單位相關(guān)人員積極轉(zhuǎn)變管理觀念，積極采取一些有效的管理措施，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位的重要作用，為事業(yè)單位的大力發(fā)展提供良好的條件。