新時(shí)期背景下自然資源檔案信息化管理的建設(shè)分析

趙德章

（青島市城陽區(qū)自然資源局 山東 青島 266109）

自然資源檔案既能反映出礦產(chǎn)資源開發(fā)、林業(yè)監(jiān)管、不動(dòng)產(chǎn)登記管理、土地利用、城市規(guī)劃等工作，也能為服務(wù)民生、服務(wù)發(fā)展、自然資源部門服務(wù)中心提供有力的支撐，展現(xiàn)出礦產(chǎn)資源優(yōu)勢(shì)、林業(yè)資源優(yōu)勢(shì)、不動(dòng)產(chǎn)資源優(yōu)勢(shì)、土地資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)于保障民生服務(wù)、促使社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。同時(shí)，伴隨著機(jī)構(gòu)的改革、整合，以及政府職能的轉(zhuǎn)變，在自然資源檔案管理工作中，一定要逐漸拓展服務(wù)領(lǐng)域，彰顯檔案管理工作優(yōu)勢(shì)，基于新時(shí)代背景下，強(qiáng)化對(duì)“保障、安全、技術(shù)、利用、資源”工作內(nèi)容的重視，促使自然資源檔案工作的更好、順利發(fā)展。

1 新時(shí)期自然資源檔案管理中存在的問題

1.1 歷史檔案資源需要整合利用

基于新時(shí)期背景下，在自然資源檔案管理工作中，存在歷史檔案資源需要整合利用的問題。在組建之前，自然資源工作內(nèi)容分散在林業(yè)部門、農(nóng)業(yè)部門、水利部門、規(guī)劃部門、國(guó)土部門之中。但是，在機(jī)構(gòu)改革之后，很多地方把原規(guī)劃部門、原國(guó)土部門的歷史檔案轉(zhuǎn)入到自然資源部門進(jìn)行管理，其中，自然資源職能、農(nóng)業(yè)、水利的歷史檔案依然是由之前部門來管理［1］。由此，只有實(shí)現(xiàn)歷史檔案資源融入自然資源部門之中，才能夠保證自然資源檔案數(shù)據(jù)信息的完整化、系統(tǒng)化。

1.2 自然資源檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、制度有待完善

在當(dāng)前的自然資源檔案管理工作中，存在自然資源檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、制度有待完善的問題。在機(jī)構(gòu)改革之后，新構(gòu)成的自然資源檔案和規(guī)劃部門、國(guó)土部門檔案有著很大的區(qū)別，但是，當(dāng)前依然沿用、套用規(guī)劃部門、國(guó)土部門的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、管理制度，缺乏一套完整的、適用性強(qiáng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、管理制度，無法讓自然資源檔案管理工作順利落實(shí)下去［2］。由此，在之后的自然資源檔案管理工作中，一定要圍繞自然資源部門現(xiàn)實(shí)情況，科學(xué)設(shè)定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、制度體系，提升檔案管理水平、質(zhì)量。

2 自然資源檔案管理的特征

2.1 重復(fù)性

目前的自然資源管理部門和以往的國(guó)土資源部門相互比較，在工作中涉及的檔案內(nèi)容較為豐富，并且存在較多的部門分支，各個(gè)部門之間的關(guān)聯(lián)性比較大，由此，導(dǎo)致自然資源檔案管理具備較強(qiáng)的重復(fù)性特征。相關(guān)工作人員在管理某一個(gè)資源期間，需要綜合查詢一些其他資源資料，工作內(nèi)容具備較強(qiáng)的復(fù)雜性、廣泛性特征，這些都需要工作人員全面、認(rèn)真展開信息稽查工作，提高自然資源檔案管理的有效性、準(zhǔn)確性。

2.2 保密性

在自然資源管理部門中，涉及的檔案信息、內(nèi)容比較豐富，并且覆蓋的范圍也非常廣，其中，大部分檔案內(nèi)容和國(guó)家利益、國(guó)家安全有著很大的關(guān)系，由此，在自然資源管理工作中，具備較強(qiáng)的保密性特征，相關(guān)管理、工作人員遵從保密性協(xié)定屬于基本職責(zé)要求。同時(shí)，當(dāng)前人們處于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，信息技術(shù)廣泛運(yùn)用在檔案管理工作中，但是數(shù)據(jù)信息處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中也會(huì)面臨一些不安全因素，由此，自然資源管理部門一定要強(qiáng)化安全性建設(shè)，在保證數(shù)據(jù)信息交融的過程中，提升自然資源檔案的保密性。

2.3 豐富性

在自然資源檔案管理工作中，在機(jī)構(gòu)改革之后，國(guó)土資源部門增加了一些林權(quán)登記、建設(shè)規(guī)劃、海域資源管理等職能，開展了自然資源部門之間的組建、優(yōu)化，相較于之前的部門來講，涉及的檔案內(nèi)容、檔案范圍更為豐富。結(jié)合檔案類型、檔案標(biāo)準(zhǔn)，可以把檔案劃分為科技類檔案、音像類檔案、文書類檔案、實(shí)物類檔案、會(huì)計(jì)類檔案等，這些都證明自然資源檔案管理工作內(nèi)容較為豐富。

2.4 長(zhǎng)期性

自然資源檔案管理工作具備較強(qiáng)的長(zhǎng)期性特征，因?yàn)樽匀毁Y源檔案管理屬于一項(xiàng)專業(yè)的、長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，在開展檔案管理活動(dòng)期間，需要投入大量的財(cái)力、物力、人力，相關(guān)工作人員也需要耗費(fèi)很多的時(shí)間、精力開展檔案編制工作。正因?yàn)樽匀毁Y源檔案管理具備長(zhǎng)期性特征，相關(guān)工作人員一定要圍繞自然資源真實(shí)情況，對(duì)相關(guān)檔案信息展開系統(tǒng)化的整理，涉及的工作量非常大，并且工作過程持續(xù)性長(zhǎng)，一定要保證檔案信息資源的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性，這樣才能夠展示出自然資源檔案的功能、作用。

2.5 易變性

在自然資源檔案管理工作中，地籍管理屬于一項(xiàng)核心的工作內(nèi)容，在之前的國(guó)土資源檔案管理工作中占據(jù)著較大的比重，并且地籍管理內(nèi)容非常繁雜，具備較強(qiáng)的易變性、可變性特征，這些內(nèi)容和人們的生產(chǎn)、生活、工作有著較大的關(guān)聯(lián)性。相關(guān)部門一定要遵循科學(xué)理念，開展地籍檔案信息的更新、管理，全面保證地籍管理、地籍信息的有效性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性，為之后的信息決策、核對(duì)奠定良好的基礎(chǔ)。

3 構(gòu)建信息化檔案管理體系

3.1 注重科學(xué)整合，構(gòu)建完整的檔案資源體系

在正式機(jī)構(gòu)改革工作之前，在國(guó)土資源檔案中涉及了土地征收領(lǐng)域、礦產(chǎn)管理領(lǐng)域、地籍測(cè)繪領(lǐng)域等內(nèi)容。在機(jī)構(gòu)改革之后，相關(guān)國(guó)土資源檔案包含了濕地檔案信息、林地檔案信息、林地檔案信息、草原檔案信息、不動(dòng)產(chǎn)登記管理檔案信息、城市規(guī)劃?rùn)n案信息等。我國(guó)相關(guān)部門一定要圍繞機(jī)構(gòu)改革之后的綜合情況，結(jié)合相關(guān)文件要求、標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)修訂文件材料的保管期限表、歸檔范圍，科學(xué)制訂自然資源檔案管理方案、辦法，為開展自然資源檔案管理工作提供相應(yīng)的導(dǎo)向。同時(shí)，在檔案管理工作中，一定要加大文件數(shù)據(jù)材料的收集力度，全面化檢查文件材料是否遵循“誰形成誰收集、誰立卷誰歸檔”的原則，讓自然資源檔案材料、文件的整理與收集工作順利開展下去。

自然資源部門在開展重大建設(shè)項(xiàng)目、重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作期間，一定要全面做好材料文件的收集、整理、歸檔工作，讓各項(xiàng)材料文件能夠快速歸檔。自然資源部門需要樹立“大檔案”的理念，實(shí)現(xiàn)礦產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、林業(yè)業(yè)務(wù)檔案、不動(dòng)產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、土地業(yè)務(wù)檔案的全面整合，真正讓檔案資源管理工作成為自然資源工作的有力支撐。除此之外，在自然資源檔案管理工作中，一定要做好電子檔案的歸檔工作，按照紙質(zhì)材料、文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一遵循歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在業(yè)務(wù)服務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化平臺(tái)設(shè)立歸檔接口，讓電子文件歸檔業(yè)務(wù)和工作流程緊密聯(lián)合，真正保障電子文件能夠及時(shí)、完整歸檔。

3.2 增強(qiáng)服務(wù)功能，構(gòu)建高效化的檔案信息化體系

在自然資源檔案管理工作中，一定要增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)功能，構(gòu)建高效化的檔案利用體系，展現(xiàn)出自然資源檔案管理工作的導(dǎo)向功能、服務(wù)功能，提升自然資源檔案管理水平、質(zhì)量、效率。首先，自然資源檔案管理部門一定要以“主動(dòng)服務(wù)、向前一步”理念為主，把服務(wù)民生、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)中心當(dāng)做工作導(dǎo)向與目標(biāo)，結(jié)合重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、公共設(shè)施建設(shè)、城中村拆遷安置建設(shè)、老舊小區(qū)改造建設(shè)中，圍繞對(duì)接用檔的實(shí)際需求，運(yùn)用新技術(shù)、新理念，創(chuàng)新自然資源檔案管理服務(wù)模式，優(yōu)化檔案查閱形式，積極優(yōu)化檔案查閱手續(xù)，整理工作流程，全面為檔案資源利用提供優(yōu)質(zhì)、精準(zhǔn)化的信息服務(wù)。同時(shí)，在自然資源檔案管理工作中，一定要圍繞機(jī)構(gòu)改革后相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理作用、功能、優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化對(duì)自然資源檔案信息的全面化利用、有效化開發(fā)，讓檔案資源成果更加顯著，為相關(guān)管理工作提供更為專業(yè)的信息服務(wù)、導(dǎo)向服務(wù)。

在自然資源檔案管理工作中，不僅要提升自然資源檔案管理水平，還需要保證電子數(shù)據(jù)信息的安全，把自然資源中的開放性數(shù)據(jù)整合在一起，實(shí)現(xiàn)線上、線下自然資源檔案信息的共享和整合。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，構(gòu)建線上檔案服務(wù)平臺(tái)，并且借助于手機(jī)APP、微信公眾號(hào)、自然資源門戶網(wǎng)站、電子政務(wù)網(wǎng)來提供編制計(jì)劃的檔案信息查閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)自然資源的共享，構(gòu)建完整的互通互聯(lián)機(jī)制，全面打破檔案利用的壁壘，提供更為優(yōu)質(zhì)化、便捷化的異地查詢服務(wù)。

3.3 實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新，構(gòu)建完整的檔案技術(shù)體系

在自然資源檔案管理工作中，要想提升檔案管理水平，要全面進(jìn)行工作改革與創(chuàng)新，讓檔案技術(shù)體系更加完整。通過智慧檔案館，實(shí)現(xiàn)信息化自然資源檔案管理，做好數(shù)字檔案的全面升級(jí)、全面優(yōu)化；利用“資源資源云”相關(guān)技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)信息實(shí)行全過程的管理［3］。同時(shí)，自然資源檔案部門要多多借鑒一些智慧城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，快速建設(shè)智慧庫房，借助于自動(dòng)化溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等，為實(shí)體檔案的管理提供輔助幫助。

在自然資源檔案管理工作中，一定要落實(shí)“數(shù)字賦能”，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革與優(yōu)化，促使電子檔案管理流程的合理化、科學(xué)化，做好新技術(shù)的研發(fā)、高效運(yùn)用。相關(guān)工作人員要強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)，掌握更多的市場(chǎng)監(jiān)管工作經(jīng)驗(yàn)、稅務(wù)管理工作經(jīng)驗(yàn)、金融等工作經(jīng)驗(yàn)，把自然資源檔案工作列入到上級(jí)檔案部門、主管部門工作試點(diǎn)之中，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案信息的全過程管理。盡可能減少紙質(zhì)材料、文件的數(shù)量，推動(dòng)業(yè)務(wù)檔案電子化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)信息的便捷化儲(chǔ)存，例如，利用原文掃描形式、電子文件歸檔形式來儲(chǔ)存，提升自然資源檔案管理的工作效率。除此之外，一定要全面實(shí)施“一次辦好”在線歸檔策略，實(shí)現(xiàn)電子文件的便捷化保存、安全化保存、在線化歸檔。

3.4 增強(qiáng)防范能力，構(gòu)建檔案安全體系

在自然資源檔案管理工作中，相關(guān)工作人員要具備較強(qiáng)的安全意識(shí)，設(shè)立完整的、有效的檔案信息安全管理習(xí)題。自從機(jī)構(gòu)改革之后，各類自然資源檔案快速整合，這大大增加了檔案室的信息儲(chǔ)存量，對(duì)于自然資源檔案安全管理工作提出了一些更高的標(biāo)準(zhǔn)、要求?；谛聲r(shí)代背景下，處于檔案管理工作中，一定要定期優(yōu)化、修訂檔案管理方案與制度，做好應(yīng)急預(yù)案的策劃，以此來開展演練活動(dòng)，提升自然資源檔案管理部門對(duì)于突發(fā)事件的處置能力、應(yīng)急指揮能力，增強(qiáng)自身的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)［4］。同時(shí)，需要優(yōu)化自然資源檔案實(shí)體保管條件，結(jié)合相關(guān)的檔案標(biāo)準(zhǔn)、檔案法規(guī)，擴(kuò)建、改建檔案庫房，增強(qiáng)自然資源檔案庫房的安全防范標(biāo)準(zhǔn)。自然資源檔案管理部門一定要結(jié)合檔案安全需要，增加一些防盜設(shè)備、滅火設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備，提升檔案工作的安全防護(hù)能力。

另外，在檔案管理工作中，要保證電子數(shù)據(jù)信息的安全性，圍繞信息系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)分層化等計(jì)劃保護(hù)，讓檔案資源體系更加完整，設(shè)立自然檔案資源的恢復(fù)機(jī)制，讓檔案信息資源能夠永久保留下去。特殊情況下，自然資源檔案管理部門需要對(duì)重要檔案開展異地備份，這樣才能夠全面保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。部門要做好檔案信息的保密教育工作，定期開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，實(shí)施保密工作檢查措施，設(shè)立技防、物防、人防一體的安全防范體系，能夠全面堵塞漏洞與排除隱患，降低檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)，防止出現(xiàn)檔案失泄與損毀事件的發(fā)生。

3.5 設(shè)立自然資源檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、管理制度

在自然資源檔案管理工作中，要想全面提升檔案管理工作的水平，需要積極設(shè)立相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系與管理制度，讓自然資源檔案管理工作能夠順利開展下去。首先，一定要圍繞資源檔案設(shè)定的工作制度、業(yè)務(wù)體系標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作原則，科學(xué)策劃?rùn)n案管理工作指南、方法，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的頂層設(shè)計(jì)，做好全面規(guī)劃工作，及時(shí)調(diào)研林業(yè)部門、農(nóng)業(yè)部門、水利部門、規(guī)劃部門、國(guó)土部門的檔案管理歷史情況，全面掌握檔案管理的規(guī)律與方法，結(jié)合相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)，完善自然資源檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容、管理制度內(nèi)容。同時(shí)，在自然資源檔案管理工作中，一定要圍繞各個(gè)地區(qū)機(jī)構(gòu)改革情況，以及相關(guān)業(yè)務(wù)的拓展現(xiàn)狀，打造“信息化+檔案”管理模式，實(shí)現(xiàn)自主操作，這樣才能夠讓自然資源檔案業(yè)務(wù)中的標(biāo)準(zhǔn)體系與管理制度更加系統(tǒng)，提升資源檔案管理工作綜合水平。另外，一定要在設(shè)立自然資源檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、管理制度過程中，全面緩解庫存壓力，把檔案館庫建設(shè)作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，設(shè)定大面積、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的相互配合、滲透［5-7］。

4 結(jié)語

綜上所述，在自然資源檔案管理工作中，一定要把檔案工作列入到單位的發(fā)展規(guī)劃、工作的考核指標(biāo)、年度工作的計(jì)劃中，并且要全面了解相關(guān)檔案工作匯報(bào)內(nèi)容，從中來解決一些重大自然資源檔案管理問題，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員、工作人員的教育培訓(xùn)，增強(qiáng)人員的信息保密意識(shí)。同時(shí)，在自然資源檔案管理工作中，一定要多運(yùn)用一些新的技術(shù)、理念，促使自然資源檔案信息電子化管理，為信息使用者提供更為便捷化、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，提升自然資源檔案管理水平。除此之外，在自然資源檔案管理工作中，一定要做好檔案的宣傳工作，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、電視平臺(tái)、報(bào)刊媒介，全面宣傳檔案典型，利用例子，讓社會(huì)人士能夠?qū)n案的價(jià)值有全面的了解，增強(qiáng)檔案工作自身的美譽(yù)度，這樣才能夠促使自然資源檔案工作質(zhì)量的提升。