干部人事檔案審核工作的幾點(diǎn)思考

陳秀潔 廣東省奧林匹克體育中心

人事檔案是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)、思想品德、能力素養(yǎng)的記實(shí)材料，也是個(gè)人綜合能力素質(zhì)評(píng)價(jià)的重要基礎(chǔ)。但從實(shí)際情況來看，由于歷經(jīng)不同年代時(shí)期現(xiàn)狀及個(gè)人原因，造成有些人事檔案“三齡二歷一身份”前后不一致、缺失、造假等情況。根據(jù)現(xiàn)階段人事檔案管理規(guī)定要求，對(duì)人事檔案管理實(shí)際工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。

一、干部人事檔案材料收集

按規(guī)定人事檔案根據(jù)內(nèi)容分十類，保證全面規(guī)范、真實(shí)準(zhǔn)確、鮮活及時(shí)收集。人事檔案材料收集是干部人事檔案完整、真實(shí)的重要基礎(chǔ)。尤其是“三齡二歷一身份”重要材料，由于各單位人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及情況參差不齊，有的單位人事檔案管理人員要身兼多職，比較繁忙，分配用于人事檔案管理工作時(shí)間少；有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，不夠重視；人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺少專業(yè)培訓(xùn)，人事檔案材料未及時(shí)收集歸檔、歸檔材料不準(zhǔn)確或被遺漏，待上級(jí)組織部門檢查復(fù)核時(shí)才發(fā)現(xiàn)材料缺失，有些材料如《干部履歷表》《工資變動(dòng)審批表》可以后補(bǔ)，但大部分材料必須要原始材料才能入檔。由于未及時(shí)收集歸檔，遺失時(shí)間太久、無法追補(bǔ)，將影響干部錄用、選拔任用、調(diào)配，影響干部的進(jìn)一步發(fā)展。因此，人事檔案材料及時(shí)準(zhǔn)確收集歸檔，是日常人事檔案管理工作的重中之重。

二、干部人事檔案審核甄別工作

（一）出生日期前后不一致

檔案中最早材料與最新材料的出生日期不一致，由于早期年代對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度低，對(duì)待出生日期登記不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有些個(gè)人為達(dá)到某種利益目的，將出生日期改大或改小，有關(guān)部門把關(guān)不嚴(yán)，未經(jīng)查實(shí)就蓋章通過，使虛假材料順利進(jìn)入檔案，造成人事檔案存疑，給組織人事部門認(rèn)定正確的出生時(shí)間、退休時(shí)間帶來困難。情況五花八門，有為了入伍、招工年齡不夠填大的，有招錄運(yùn)動(dòng)員年齡填小的，有填陰歷的，有因?yàn)槌蚱渌彝ピ蛱钚』蛱畲蟮牡鹊?。例如，在審核檔案過程中發(fā)現(xiàn)檔案最早與最新材料的出生日期不一致，經(jīng)推算該同志的學(xué)歷，顯示其3歲讀小學(xué)，15歲讀大學(xué)的情況，經(jīng)與本人及其父親溝通了解到，該同志當(dāng)前身份證的出生日期確實(shí)不是其真實(shí)的出生年月。因?yàn)榧彝ヌ厥庠?，在家里接生的，出生后父母未及時(shí)給予辦理出生證和入戶口，隔幾年后才辦理，且未按正確的出生時(shí)間登記，出生證填寫信息不明，無法從出具出生證的醫(yī)院查證。經(jīng)與戶籍所在地派出所征詢，由于入戶時(shí)用的是信息不準(zhǔn)確的出生證辦理入戶口及身份證，派出所無能證實(shí)該同志真實(shí)年齡的材料，而在就讀小學(xué)學(xué)校的學(xué)籍表中記載該同志準(zhǔn)確的出生日期，是屬于正常適齡入學(xué)兒童。因此，該同志從辦理出生證到入戶口開始，就一直使用不準(zhǔn)確的出生日期，這對(duì)該同志更正和認(rèn)定出生日期造成很大困難，出生日期未更正認(rèn)定前，將對(duì)其進(jìn)入體制內(nèi)單位工作形成很大的障礙。建議相關(guān)部門錄入個(gè)人信息時(shí)，應(yīng)以負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度核實(shí)，嚴(yán)把關(guān)，避免錯(cuò)誤信息材料進(jìn)入要陪伴一生的檔案中。

（二）參加工作時(shí)間不一致

有的單位人事部門在形成檔案材料時(shí)，未確認(rèn)的情況下錯(cuò)誤錄入個(gè)人信息，造成檔案中出現(xiàn)多個(gè)不同的參加工作時(shí)間，給工齡認(rèn)定及工資晉升等帶來許多麻煩。在審核認(rèn)定正確的參加工作時(shí)間時(shí)，應(yīng)在檔案中找出組織人事部門批復(fù)的有效材料記載為準(zhǔn)。例如，以招工日期、應(yīng)征入伍時(shí)間、運(yùn)動(dòng)員最后一次參加集訓(xùn)時(shí)間、知青上山下鄉(xiāng)時(shí)間、錄（聘）用時(shí)間為正確參加工作時(shí)間，若檔案缺失這類材料，建議從其他有效佐證材料來認(rèn)定真正的參加工作時(shí)間。比如，畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、工資審批表、年度考核登記表及其他有效佐證材料記載鑒定。

（三）入編材料缺失

第九類任免材料，是檔案中最為重要的材料，主要是組織人事、勞動(dòng)部門批復(fù)的錄用、聘用、招用、入伍、統(tǒng)招統(tǒng)配、工人轉(zhuǎn)干、軍轉(zhuǎn)干部、聘用干部、考察、任免、調(diào)配、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、職級(jí)晉升、退（離）休、辭職、辭退等等，是證明個(gè)人身份及成長(zhǎng)歷程、也是難以補(bǔ)辦的重要材料，尤其是進(jìn)入干部隊(duì)伍應(yīng)具有的材料。由于各個(gè)年代時(shí)期現(xiàn)狀原因，若檔案中缺失入編材料和個(gè)人身份證明材料，當(dāng)前又無法追補(bǔ)，將是干部錄用、選拔任用、人員調(diào)配的攔路虎。如何補(bǔ)救？建議從相關(guān)途徑查找有效佐證材料予以認(rèn)定。例如，從批準(zhǔn)的組織人事、勞動(dòng)部門備案材料查找原始記錄材料復(fù)印，或從同批次入編人員所在單位查找相關(guān)記錄材料復(fù)?。恢袑?、?？啤⒋髮W(xué)畢業(yè)生就業(yè)的，建議根據(jù)報(bào)到（派遣）通知書或從學(xué)校檔案室查找學(xué)生就業(yè)去向記錄；招工材料建議在當(dāng)?shù)貦n案館查找復(fù)印招工記錄存根。復(fù)印件蓋“與原件相符”和公章作為認(rèn)定的佐證材料。

三、干部人事檔案存在問題的思考

（一）普及提高人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)

大力宣傳《檔案法》及相關(guān)的人事檔案管理規(guī)定，使人員深刻了解人事檔案的重要性，從上至下樹立誠(chéng)信堡壘，實(shí)事求是，不弄虛作假，領(lǐng)導(dǎo)者不以個(gè)人的主觀喜好做出對(duì)職工不公正的評(píng)價(jià)，誰批注，誰承擔(dān)責(zé)任。建議單位領(lǐng)導(dǎo)參與人事檔案管理工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，只有對(duì)人事檔案工作足夠了解，認(rèn)識(shí)到其重要性，在人事檔案審核工作過程中發(fā)現(xiàn)存在問題時(shí)，能得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，帶頭配合整改，嚴(yán)格遵循人事檔案管理的規(guī)定要求，配合做好規(guī)范管理工作，在填寫個(gè)人信息材料時(shí)能夠嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待，如實(shí)反映個(gè)人情況、杜絕隨意錯(cuò)填漏填及造假行為。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是順利開展人事檔案工作的關(guān)鍵。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)技術(shù)水平

按照檔案專業(yè)性要求，在人事檔案管理工作中，離不開管理人員端正、積極的工作態(tài)度，能嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，有較強(qiáng)的職業(yè)操守，責(zé)任心強(qiáng)，積極勤奮和作風(fēng)正派的黨員干部。單位要考察篩選符合條件的黨員干部加以培養(yǎng)，加強(qiáng)人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，熟悉相關(guān)法律法規(guī)，建設(shè)人事檔案管理高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和責(zé)任感，使管理人員在工作中遇到不配合和阻攔整改時(shí)，能保持平和和為人民服務(wù)的工作態(tài)度，耐心做好解釋工作，同時(shí)做到嚴(yán)守工作紀(jì)律、堅(jiān)持原則、忠于職守、嚴(yán)把關(guān)。確保入檔材料規(guī)范真實(shí)、準(zhǔn)確有效，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保人事檔案的安全[1]。

（三）完善收集材料工作制度

為確保檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)收集整理歸檔，建議完善人事檔案管理制度，建立收集檔案材料工作制度，并把制度傳達(dá)到單位每個(gè)人，深入人心，引起重視，使人員對(duì)符合歸檔的材料主動(dòng)及時(shí)提交歸檔。尤其是單位行政、人事組織部門形成的檔案材料。例如，每年年度考核表、正常晉升薪級(jí)工資審批表，新進(jìn)人員工資審批表、工資調(diào)整審批表、招錄、調(diào)配、職級(jí)晉升、崗位任免、政審、獎(jiǎng)勵(lì)、違規(guī)違紀(jì)違法等等材料，及時(shí)整理歸檔，個(gè)人和材料形成部門必須如實(shí)、規(guī)范填寫材料，材料形成部門應(yīng)當(dāng)在材料形成后1個(gè)月內(nèi)主動(dòng)移交到人事檔案室。人事檔案管理人員要按規(guī)定審核甄別，嚴(yán)格把關(guān)，確保歸檔材料的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。

四、干部人事檔案審核的建議

（一）明確主要工作內(nèi)容

在進(jìn)行干部人事檔案審核工作中，工作人員需要按照實(shí)際情況明確主要工作內(nèi)容，只有這樣才可以優(yōu)化當(dāng)前的工作模式，避免產(chǎn)生較為嚴(yán)重的偏差而影響檔案審核管理工作的科學(xué)規(guī)范進(jìn)行。在審核工作開展的過程中，主要是以干部的“三齡二歷一身份”為主線重點(diǎn)對(duì)干部人事檔案進(jìn)行全面而清晰的審核，快速發(fā)現(xiàn)檔案中歸檔材料不準(zhǔn)確和分類不規(guī)范的問題，保證各項(xiàng)工作能夠具備較強(qiáng)的科學(xué)性，并做好審核情況的記錄、匯總。為檔案利用、管理工作提供重要的基礎(chǔ)。在重點(diǎn)信息審核過程中，工作人員需要加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的重視程度，防止忽略了重要信息虛假或前后不一致的情況發(fā)生。在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，要把檔案前后反復(fù)細(xì)致多查看幾次，確保審核甄別情況無誤，理出存在問題的解決辦法，并把情況反饋到個(gè)人，了解當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，向當(dāng)事人解釋當(dāng)前檔案規(guī)范管理要求，以及需當(dāng)事人配合做好解決問題的相關(guān)工作。如仍解決不了的，向上級(jí)主管部門反映情況請(qǐng)求協(xié)助解決好問題。與材料形成部門提出有效的整改方案和應(yīng)對(duì)措施，為檔案管理工作提供多樣化的支持。另外還需要相對(duì)有用的佐證資料，與原始材料依據(jù)具有同等效力，保證檔案管理工作能夠具備較強(qiáng)的公信力和科學(xué)性，再按照相關(guān)要求及標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的規(guī)范整理，使干部人事檔案審核效果能夠符合有關(guān)規(guī)定的要求[2]。

（二）加大宣傳力度

從整體上看，干部人事檔案權(quán)威性較為突出，能夠?yàn)榻M織提供真實(shí)準(zhǔn)確的資料，同時(shí)也可以保證后續(xù)人力資源管理決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。因此，在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的重視程度，并且在部門內(nèi)部強(qiáng)化宣傳力度，充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，為選拔培養(yǎng)人才提供重要的依據(jù)和幫助。由于在干部人事檔案管理工作時(shí)需要有較強(qiáng)的政策性和科學(xué)性，所以各部門內(nèi)部設(shè)置對(duì)應(yīng)的檔案材料收集歸檔的責(zé)任機(jī)制，把工作真正落到實(shí)處。還需要進(jìn)行人力和物力的多方位支持，將人事檔案工作放在單位總體工作的一個(gè)重要位置上，促進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)行。同時(shí)，單位還需要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施規(guī)范配置的力度，融入信息化的操作模式，為人事檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)行提供重要的基礎(chǔ)。單位領(lǐng)導(dǎo)及人員對(duì)人事檔案足夠認(rèn)識(shí)，按照實(shí)際情況不斷更新現(xiàn)有的工作模式，使整體的人事檔案管理工作取得的效果能夠符合當(dāng)前國(guó)家有關(guān)規(guī)定和管理要求，另外，也可以在部門內(nèi)部形成良好的監(jiān)督管理機(jī)制，配合多樣化的宣傳方式，使各個(gè)工作人員能夠認(rèn)識(shí)到干部人事檔案專項(xiàng)審核所發(fā)揮的重要價(jià)值，具備較強(qiáng)的思想認(rèn)知，更好地服務(wù)于人事檔案管理服務(wù)利用工作，按照其中所反饋的問題優(yōu)化管理機(jī)制，有效地降低對(duì)檔案管理不規(guī)范所產(chǎn)生的影響[3]。

（三）完善審核機(jī)制

為了及時(shí)地發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的問題，離不開規(guī)章制度支持，因此，相關(guān)工作人員需按照實(shí)際情況完善整體的管理機(jī)制，靈活地應(yīng)對(duì)其中所產(chǎn)生的問題。促進(jìn)人事檔案管理工作能夠朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向不斷發(fā)展。在審核工作中需要落實(shí)于最終的工作質(zhì)量提升，按照實(shí)際工作要求總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，完善現(xiàn)有的規(guī)章制度，遵守工作紀(jì)律，約束不良工作作風(fēng)，提高人事檔案管理、審核效果，積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)來解決存在的各種問題，配合著高效率的工作策略，保證檔案材料審核鑒別的準(zhǔn)確性，促進(jìn)人事檔案審核認(rèn)定工作的順利進(jìn)行。完善應(yīng)對(duì)問題的監(jiān)督管理機(jī)制，主要包含檔案接收、整理分類、裝訂等等工作程序到審核認(rèn)定管理全過程的思路，調(diào)整以往的工作方式，解決在審核中存在的各項(xiàng)問題，并建立事故防范機(jī)制，有效地應(yīng)對(duì)在其中所產(chǎn)生的問題，使人事檔案管理工作能夠具備較強(qiáng)的整體性。在工作過程中發(fā)現(xiàn)一部分制度落實(shí)不到位和監(jiān)督管理不到位有著密切的關(guān)系，因此，有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)監(jiān)督管理機(jī)制執(zhí)行的重視程度，按照實(shí)際所反饋的問題建立實(shí)施監(jiān)督管理機(jī)制。

（四）常態(tài)化的專項(xiàng)審核

建立常態(tài)化專項(xiàng)審核機(jī)制，主要是為了使檔案材料能夠及時(shí)收集完整，讓檔案處于規(guī)范管理常態(tài)化，落實(shí)科學(xué)化的工作原則，高效率地完成審核工作任務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行有效的解決，做好資料的安全以及完整性管理，防止出現(xiàn)造假和涂改問題的發(fā)生，使各個(gè)檔案信息能夠更加完整，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定完成的檔案審核工作。在出現(xiàn)問題之后，要督促人事部門進(jìn)行材料的整改補(bǔ)全，并且優(yōu)化對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，確保人事檔案的安全。

五、結(jié)語

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)煩瑣、周期長(zhǎng)的工作，源于個(gè)人原因及不同年代特征留下的問題，在人事檔案審核認(rèn)定工作中困難重重，對(duì)工作人員業(yè)務(wù)能力要求可想而知，需要勤于學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，熟悉人事檔案相關(guān)政策法律法規(guī)，積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持原則，忠于職守，在尊重歷史，實(shí)事求是，合法合規(guī)的情況下保障干部個(gè)人合法權(quán)益。