論析高職院校照片檔案的歸檔管理

李軍

摘 要：與文字檔案功能相似，照片檔案同樣具有考察及憑證作用，但照片檔案在高職院校中起步較晚，檔案管理人員對(duì)照片檔案基本作用無(wú)明顯認(rèn)知，從而導(dǎo)致照片檔案管理一直在院校管理中處于薄弱環(huán)節(jié)，但隨著當(dāng)前各高職院校日常辦公逐漸向自動(dòng)化操作改變，各種新型信息媒介也在不斷出現(xiàn)，照片檔案內(nèi)容也日漸豐富，數(shù)量也日益增多，同時(shí)該類(lèi)型檔案管理作用更為明顯，也更為重要?；诖耍瑢W(xué)校也逐步認(rèn)識(shí)到照片檔案管理工作重要性。

關(guān)鍵詞：高職院校;照片檔案;歸檔管理

照片檔案是檔案門(mén)類(lèi)中的重點(diǎn)構(gòu)成部分，是學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的或外部形成與學(xué)校有關(guān)的、有保存價(jià)值的客觀事物真實(shí)反映，并將現(xiàn)實(shí)生活瞬間現(xiàn)象加以記錄和固定，通過(guò)特殊載體形式，可將高職院校重大變革及其歷史事件、歷史面貌進(jìn)行反映。該類(lèi)型檔案與文字檔案一樣屬于高職院校檔案構(gòu)成，但照片檔案與文字檔案也有所差異，通過(guò)對(duì)比可發(fā)現(xiàn)該類(lèi)型檔案更具形象性、交流性及記錄性特征，可充分彌補(bǔ)文字檔案的不足之處。同時(shí)，檔案管理者可通過(guò)對(duì)照片檔案進(jìn)行利用，如學(xué)校校慶、招生就業(yè)宣傳、對(duì)院校學(xué)生開(kāi)展愛(ài)國(guó)教育等，還可將各類(lèi)照片檔案進(jìn)行修復(fù)出版對(duì)外進(jìn)行校園宣傳。

一、照片檔案形式

1.紙質(zhì)照片檔案

紙質(zhì)照片是通過(guò)膠片感光等原理進(jìn)行沖洗得出，并且該照片類(lèi)型需通過(guò)特殊紙張方可顯示，紙質(zhì)照片檔案是將各種紙質(zhì)照片通過(guò)人為操作對(duì)其進(jìn)行保存與整理，該類(lèi)型照片檔案在存儲(chǔ)要求上較為嚴(yán)格，無(wú)論是對(duì)保存方式還是環(huán)境都有明確要求，究其原因是因?yàn)榧堎|(zhì)照片圖像容易被外界環(huán)境所影響，從而導(dǎo)致圖像變色或有破損。隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，紙質(zhì)照片數(shù)量已經(jīng)有所減少，但是對(duì)歷史事件的記錄又將紙質(zhì)照片價(jià)值重點(diǎn)凸顯。

2.數(shù)碼照片檔案

將照片由數(shù)碼設(shè)備制作加工而成則是數(shù)碼照片檔案，對(duì)感光電子元件進(jìn)行利用，將光學(xué)信號(hào)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，在存儲(chǔ)載體中將靜態(tài)圖像進(jìn)行保存與記錄。隨著當(dāng)前社會(huì)電子設(shè)備逐漸增多，數(shù)碼照片大范圍普及，因此該類(lèi)型照片檔案應(yīng)用也日漸廣泛，并且對(duì)傳統(tǒng)照片檔案管理方式也有所改變、照片檔案歸檔內(nèi)容也更為豐富。首先，以照片存儲(chǔ)角度分析，數(shù)碼照片檔案存儲(chǔ)方式顯然更為便捷，可通過(guò)計(jì)算機(jī)功能對(duì)其進(jìn)行永久保存，并且數(shù)碼照片儲(chǔ)存方式不會(huì)受到外界因素影響，因此檔案管理者并不需要考慮照片變色、形狀損壞等氣候、存儲(chǔ)環(huán)境的影響。其次，數(shù)碼照片傳播速率快，范圍廣，無(wú)傳播局限性。數(shù)碼照片可通過(guò)計(jì)算機(jī)功能將照片信息短時(shí)間進(jìn)行大范圍傳遞和擴(kuò)散，并且該類(lèi)型照片檔案可在第一時(shí)間供需求者查看，檢驗(yàn)其與歸檔要求是否相符。最后，無(wú)限復(fù)制是數(shù)碼照片主要特征之一，檔案管理者可通過(guò)管理需求對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行復(fù)制，并且所復(fù)制的照片與原始照片相同，同樣具有完整性，主要原因是數(shù)碼照片本身已經(jīng)具備照片歸檔要求，將底片、說(shuō)明、照片三位要求于一體。

二、照片檔案收集重要性

高職院校對(duì)照片檔案加強(qiáng)管理主要目的在于利用，只有不斷為高職院校發(fā)展提供各種極具價(jià)值的信息資料，將照片檔案作用及價(jià)值充分發(fā)揮，才能將照片檔案的珍貴性及歷史性深刻體現(xiàn)。首選各高職院校可對(duì)照片檔案直觀真實(shí)、生動(dòng)形象的基礎(chǔ)特點(diǎn)進(jìn)行利用，將所有照片文件進(jìn)行專(zhuān)題編輯制作成綜合性畫(huà)冊(cè)，也可在校園內(nèi)部建立照片展示，舉辦圖片展覽，并將其打造成院校獨(dú)有特色，以供新入校學(xué)生了解學(xué)校發(fā)展史。各院校也可將自身特點(diǎn)與照片檔案特點(diǎn)相結(jié)合，拍攝以校園發(fā)展為主題的紀(jì)錄片，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃圖制作，通過(guò)對(duì)校園文化及院校發(fā)展歷程進(jìn)行介紹和宣傳，從而進(jìn)一步提升學(xué)校社會(huì)地位及知名度，也可充分提高學(xué)校招生、就業(yè)及校企合作宣傳工作。此外，各高職院?？衫眯@網(wǎng)絡(luò)，在其基礎(chǔ)上建立與照片檔案相對(duì)應(yīng)的檔案搜索系統(tǒng)，該工作主要依托校園網(wǎng)并通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描將照片檔案以電子檔案形式在校園內(nèi)部進(jìn)行流傳，而教師與學(xué)生則可依據(jù)搜索系統(tǒng)編號(hào)與基礎(chǔ)文字說(shuō)明對(duì)照片檔案進(jìn)行查詢(xún)，該查詢(xún)方式更為快捷、準(zhǔn)確、靈活。既能提高照片檔案使用率，也可將檔案資源進(jìn)行共享。

三、高職院校照片檔案歸檔范圍及原則

1.照片檔案歸檔范圍

照片檔案歸檔并非毫無(wú)目的的將所有照片全部歸檔，而是在歸檔過(guò)程中需要將所有照片進(jìn)行篩選，選取更具價(jià)值的照片進(jìn)一步歸檔存儲(chǔ)，應(yīng)主要選取高職院校各主要領(lǐng)導(dǎo)的重大事件進(jìn)行記錄，或者院校獲取重大科研成果畫(huà)面、各重要職能活動(dòng)管理者照片、外界領(lǐng)導(dǎo)及主要人物到本院校參與各項(xiàng)活動(dòng)照片、院校內(nèi)部紀(jì)念意義重大的活動(dòng)照片、記錄高職院校重大事故、事件、自然災(zāi)害或異?，F(xiàn)象及情況的照片，也可針對(duì)高職院校本地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)、地理概貌、名勝古跡、重點(diǎn)工程、民間風(fēng)俗、自然風(fēng)光、著名人物等珍貴照片，存檔時(shí)應(yīng)保證其歷史價(jià)值。

2.照片檔案歸檔原則

照片檔案確實(shí)可以將當(dāng)時(shí)環(huán)境氛圍真實(shí)反映，但照片同樣具有修改性，以數(shù)碼照片為例，成像真實(shí)性極易被篡改，因此在對(duì)照片檔案進(jìn)行歸檔與維護(hù)過(guò)程中需要遵循基本原則。首先，因照片檔案在形式上具有一定修復(fù)性，使照片真實(shí)性備受質(zhì)疑，因此在照片收集過(guò)程中應(yīng)注意將傳統(tǒng)照片檔案收集方式與當(dāng)前社會(huì)新型技術(shù)相結(jié)合，充分掌握照片檔案信息來(lái)源，尤其是照片檔案底片收集以及文字說(shuō)明收集格外重要。照片檔案收集中將基本內(nèi)容信息收集需要作為重點(diǎn)，如照片檔案中主要人物、事件發(fā)生地點(diǎn)、時(shí)間及緣由等各種要素需要全面收集。其次，照片檔案歸檔應(yīng)確保照片載體真實(shí)與內(nèi)容真實(shí)性充分結(jié)合，在對(duì)照片進(jìn)行歸檔處理前要對(duì)信息真實(shí)性及照片載體真實(shí)性加以對(duì)比鑒定。對(duì)于照片載體真實(shí)性鑒定可從載體材料及照片檔案內(nèi)容入手對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分析，一是對(duì)照片載體材料與當(dāng)時(shí)照片信息內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合對(duì)比判斷。例如，照片材料是否與照片時(shí)代背景相符;二是可將照片信息內(nèi)容與時(shí)代背景進(jìn)行對(duì)比，判斷照片檔案所反映的基本內(nèi)容是否與時(shí)代相符，照片檔案清晰度是鑒定照片內(nèi)容真實(shí)性的關(guān)鍵點(diǎn)，管理人員需要充分明確，照片背景時(shí)代是否可呈現(xiàn)如此清晰的圖像內(nèi)容。而針對(duì)數(shù)碼照片真實(shí)性鑒定則可通過(guò)計(jì)算機(jī)等軟件技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析。照片歸檔工作中同時(shí)也要將原始照片及修改同時(shí)進(jìn)行歸檔結(jié)合，在對(duì)該類(lèi)型檔案進(jìn)行整理歸檔時(shí)，除原始照片要做好保存維護(hù)，修改后的照片也要及時(shí)歸檔處理。通常各高職院校重大事件都會(huì)受到環(huán)境及人為因素影響，從而導(dǎo)致部分原始照片都需要做出相應(yīng)修改，而修改照片則會(huì)在一定程度上降低事件反映真實(shí)度，因此照片檔案管理歸檔應(yīng)將原始照片和修改后的照片檔案進(jìn)行結(jié)合并存處理。最后，注意將數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相結(jié)合，隨著數(shù)碼技術(shù)發(fā)展與普及應(yīng)用，各高職院校大部分照片文檔都由數(shù)碼、電子設(shè)備制作，因此院校在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)應(yīng)將傳統(tǒng)及數(shù)碼照片檔案進(jìn)行結(jié)合，較為先進(jìn)的信息化、數(shù)字化管理技術(shù)可充分提升照片檔案管理水平，而將兩種不同類(lèi)型照片檔案進(jìn)行結(jié)合管理更有助于體現(xiàn)照片檔案真實(shí)性。

四、高職院校照片檔案歸檔管理現(xiàn)存問(wèn)題

首先，從照片檔案收集環(huán)節(jié)分析，各高職院校照片收集范圍主要包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、參觀、座談;校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人照、集體照;學(xué)校開(kāi)學(xué)典禮、校慶、文體活動(dòng);學(xué)院重大會(huì)議、黨代會(huì)、教代會(huì)、年度工作議會(huì)、學(xué)生會(huì)議等;院校規(guī)劃及校園典型建筑風(fēng)貌;反映學(xué)校教學(xué)、實(shí)踐基地建設(shè)、科研活動(dòng)等;歷屆學(xué)生畢業(yè)合影;外事活動(dòng)照片等。以上照片主題都屬于高職院校照片檔案收集范圍，但實(shí)際卻是由于部分學(xué)校機(jī)構(gòu)組織成立不夠完善，因此照片收集不夠全面和完整，導(dǎo)致眾多珍貴照片并未完全收集歸檔。同時(shí)，部分高職院校宣傳部門(mén)也并未立足于學(xué)校整體高度對(duì)所有照片信息進(jìn)行收集，從而導(dǎo)致照片檔案無(wú)法發(fā)揮出真正價(jià)值和宣傳作用。此外，因管理人員照片收集意識(shí)不夠強(qiáng)烈從而導(dǎo)致各主題照片散落在不同部門(mén)，甚至有重大主題活動(dòng)出現(xiàn)照片空白情況。其次，在照片檔案整理環(huán)節(jié)，各高職院校檔案管理部門(mén)及院校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)照片收集質(zhì)量參差不齊，其照片數(shù)量控制也不符合檔案管理需求。此時(shí)，檔案管理者需對(duì)整理環(huán)節(jié)有明確要求及規(guī)定，照片內(nèi)容應(yīng)主題立意明確，畫(huà)面清晰，人物突出，同時(shí)照片檔案收集后需要對(duì)其二次篩選，堅(jiān)決改變有照必存現(xiàn)象，從而保證照片檔案歸檔質(zhì)量。最后，照片存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，高職院校照片檔案管理起步時(shí)間較晚，因此部分高職院校對(duì)照片類(lèi)檔案管理工作存在一定先天不足。從經(jīng)濟(jì)角度講，高職院校經(jīng)濟(jì)狀況較為緊張，因此照片檔案管理?xiàng)l件有限。與音像檔案管理類(lèi)似，照片檔案作為特殊載體類(lèi)型檔案對(duì)儲(chǔ)存條件要求極為嚴(yán)格，而針對(duì)照片檔案管理國(guó)家也有明確規(guī)定，如照片存儲(chǔ)溫度、濕度、底片存儲(chǔ)適宜溫度及濕度都有明確要求。此外，照片檔案也應(yīng)避免光線直接照射、灰塵污染等問(wèn)題。因此，根據(jù)上述保存要求，學(xué)院檔案室需要配備吸塵器、加濕器、排風(fēng)機(jī)、空調(diào)、防磁柜、防光窗簾及底片冷藏設(shè)備，但實(shí)際部分高校照片檔案管理無(wú)法滿足以上照片檔案儲(chǔ)存要求，從而對(duì)照片檔案使用壽命及質(zhì)量有直接影響。

五、高職院校照片檔案歸檔管理具體措施

1.加強(qiáng)照片檔案管理意識(shí)

首先，為提高照片檔案質(zhì)量，高職院校檔案管理者要對(duì)該類(lèi)型檔案管理重要作用及價(jià)值有充分認(rèn)知，并積極爭(zhēng)取院校內(nèi)各組織部門(mén)的幫助與配合，同時(shí)需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其高度重視，切實(shí)將照片檔案收集、整理與管理各項(xiàng)工作提上日程。其次，高職院校檔案管理部分也要針對(duì)本學(xué)院特點(diǎn)采取有效管理措施及途徑，對(duì)照片檔案管理作用及價(jià)值大力宣傳，擴(kuò)大其影響范圍，增強(qiáng)院校全體師生檔案管理意識(shí)，使全體教職工充分了解照片檔案在科研、教學(xué)、校園發(fā)展與建設(shè)中的作用及地位，從而促使師生及員工對(duì)照片檔案管理加以支持。除此之外，檔案管理者應(yīng)注重強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)能力，不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，明確個(gè)人職責(zé)，以此提升自身綜合素質(zhì)，確保照片檔案管理工作真實(shí)性及時(shí)效性。

2.建立照片檔案管理制度

首先，通常高職院校所舉辦的各種文藝匯演、重要會(huì)議及領(lǐng)導(dǎo)視察等大型活動(dòng)照片、視頻拍攝都會(huì)由學(xué)院宣傳部門(mén)人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)拍攝，但因當(dāng)前教學(xué)改革逐步深入，各種科研、教學(xué)實(shí)踐性活動(dòng)、行業(yè)內(nèi)外交流及校企合作等日漸增多，因此拍攝工作也就不再僅依賴(lài)于宣傳部門(mén)，照片檔案收集對(duì)象也更加廣泛。為充分保證各項(xiàng)活動(dòng)照片真實(shí)性及完整性，各高職院校檔案管理組織應(yīng)對(duì)拍攝環(huán)節(jié)積極參與，并給出針對(duì)性指導(dǎo)，建立明確的數(shù)碼照片檔案收集、整理與歸檔制度，對(duì)所有照片檔案管理職責(zé)進(jìn)行細(xì)致劃分，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)，充分落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，將學(xué)院內(nèi)部檔案生成組織部門(mén)與學(xué)院檔案室間的關(guān)系充分理順，同時(shí)學(xué)校各組織部門(mén)需要根據(jù)檔案管理制度落實(shí)數(shù)碼照片拍攝及歸檔任務(wù)。其次，檔案管理部門(mén)既要負(fù)責(zé)制訂與照片檔案存檔相關(guān)的規(guī)章制度，同時(shí)也要做好整個(gè)院校的照片檔案管理統(tǒng)籌與規(guī)劃，對(duì)各項(xiàng)檔案管理要求充分明確，并負(fù)責(zé)對(duì)其他組織部門(mén)中的檔案管理對(duì)接人員進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)。檔案管理者可通過(guò)教育培訓(xùn)及各項(xiàng)宣傳活動(dòng)提高各部門(mén)檔案對(duì)接人員的數(shù)碼照片歸檔意識(shí)，并積極鼓勵(lì)該類(lèi)型檔案管理工作者對(duì)歸檔方式進(jìn)行熟悉。除歸檔管理外，也要加強(qiáng)照片拍攝人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使其對(duì)數(shù)碼照片歸檔要求有明確認(rèn)知，從而確保所拍攝的數(shù)碼照片具有一定價(jià)值和作用。在實(shí)際照片歸檔環(huán)節(jié)，檔案管理者要把握時(shí)機(jī)、抓住重點(diǎn)，對(duì)于重要活動(dòng)則要主動(dòng)收集照片信息，注重日常收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合。

3.創(chuàng)新照片收集模式，拓展收集渠道

原有照片收集方式較為集中，而隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，應(yīng)在原有集中收集基礎(chǔ)上將分散收集與之融合，同時(shí)將不定期收集與定期收集相結(jié)合，對(duì)外賓來(lái)訪、領(lǐng)導(dǎo)檢查、學(xué)術(shù)交流、各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)及突發(fā)事件進(jìn)行持續(xù)跟蹤收集。照片收集后需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行文字補(bǔ)充說(shuō)明，將事件發(fā)生緣由、發(fā)生地點(diǎn)、主要人物、背景、攝影者等幾方面內(nèi)容描述準(zhǔn)確，并隨時(shí)對(duì)照片進(jìn)行編目分類(lèi)，及時(shí)保存。與此同時(shí)，為保證照片檔案歸檔及時(shí)，高職院校管理者需要對(duì)其加以明確規(guī)定，如各部門(mén)照片拍攝結(jié)束后，需將存儲(chǔ)照片及時(shí)交由綜合學(xué)院檔案室進(jìn)行驗(yàn)收，只有綜合檔案室在照片沖洗發(fā)票進(jìn)行簽字確認(rèn)后，校長(zhǎng)予以簽批，財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，該操作流程極大程度上可避免只拍照不存檔現(xiàn)象發(fā)生，同時(shí)也可充分保證照片檔案信息具有完整性。

4.提高照片檔案管理人員綜合能力

隨著在照片檔案管理中數(shù)碼照片應(yīng)用范圍擴(kuò)大，進(jìn)而照片檔案歸檔管理工作難度有明顯提升。傳統(tǒng)照片歸檔管理方式與數(shù)碼照片檔案管理需求嚴(yán)重不符，不足以支撐該類(lèi)型照片歸檔及管理，主要因?yàn)閿?shù)碼照片歸檔與管理不僅涉及檔案管理知識(shí)，同時(shí)還需檔案管理者全面掌握各種程序系統(tǒng)及軟件應(yīng)用、圖片處理知識(shí)、計(jì)算機(jī)文檔操作等管理技能。因此，高職院校檔案管理者需要通過(guò)各種學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不斷強(qiáng)化自身綜合能力，同時(shí)高職院校對(duì)培養(yǎng)檔案管理者專(zhuān)業(yè)能力要有所重視，并為其提供各種外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以不同方式提升業(yè)務(wù)能力。

六、結(jié)論

綜上所述，照片檔案管理屬于高職院校檔案工作的重要構(gòu)成部分，為提升照片檔案使用率及作用，高職院校需加強(qiáng)內(nèi)部全體人員照片檔案管理意識(shí)、建立相應(yīng)管理制度、創(chuàng)新照片收集模式、拓展收集渠道，提高照片檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力及個(gè)人素養(yǎng)，從而將照片檔案管理作用充分發(fā)揮，促進(jìn)院校持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室）