疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理探討

趙程

摘 要：疾病預(yù)防控制中心加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是社會(huì)發(fā)展的必然要求，是提升工作效率與提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要舉措，對(duì)疾病預(yù)防控制中心的社會(huì)服務(wù)職能發(fā)揮有著積極意義。本文主要對(duì)疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理進(jìn)行闡述，分析檔案信息化管理的意義與問(wèn)題，提出建設(shè)性的整改意見(jiàn)，希望對(duì)疾病預(yù)防控制中心的檔案管理水平提升起到參照作用。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心;檔案;信息化管理

疾病預(yù)防控制中心作為承擔(dān)疾病預(yù)防與控制、檢測(cè)檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)、健康教育與促進(jìn)、應(yīng)用研究與指導(dǎo)、技術(shù)管理與服務(wù)等專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)，在疾病防控和研究方面有著舉足輕重的地位。隨著疾病控制機(jī)構(gòu)承擔(dān)的職能不斷細(xì)化，工作留存的檔案資料數(shù)量龐大，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作需緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加強(qiáng)與現(xiàn)代信息技術(shù)的整合，結(jié)合疾控中心檔案特點(diǎn)，加速檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理作用價(jià)值的充分發(fā)揮。

一、疾控中心檔案信息化管理的重要意義

1.提高檔案管理效率

提高檔案管理效率是疾控中心檔案管理工作開(kāi)展的重要目標(biāo)，在檔案管理工作中，信息化管理模式憑借便捷、高效等優(yōu)勢(shì)特征，逐步取代了傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，加強(qiáng)檔案管理工作與信息技術(shù)的整合，可顯著提升檔案管理效率，滿足檔案管理的實(shí)際需求。

2.提高檔案安全性

從疾控中心的傳統(tǒng)檔案管理模式入手分析，檔案資源通常以紙質(zhì)檔案管理模式為主，紙質(zhì)檔案易受各種因素的影響出現(xiàn)損壞，因此安全性較差。在檔案信息化管理中，利用電子文件與信息數(shù)據(jù)逐步取代以往的紙質(zhì)化檔案，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)，可有效避免外界環(huán)境因素的影響，安全性能逐步提升，更符合檔案管理要求，從而推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

3.提高檔案利用價(jià)值

實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合優(yōu)化與高效利用，是疾控中心檔案管理的重要目標(biāo)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案信息的查詢檢索等工作的難度較大，需耗費(fèi)大量時(shí)間與精力，不利于檔案資源內(nèi)在價(jià)值的深入挖掘。在檔案信息化管理模式下，可通過(guò)關(guān)鍵詞快速完成檔案資源的搜索與提取，更利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。

二、疾控中心檔案信息化管理中的問(wèn)題

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

在疾控中心檔案信息化管理工作中，為確保信息化管理成效，需加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的完善。但實(shí)際上，檔案信息化管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不合理，究其原因與疾控中心對(duì)檔案信息化管理工作不重視有關(guān)。另外，在投入方面嚴(yán)重缺乏，忽視對(duì)信息化管理設(shè)備及設(shè)施的建設(shè)配置，導(dǎo)致檔案信息化管理工作展開(kāi)缺乏基礎(chǔ)支持，不利于達(dá)到理想的信息化管理效果。

2.管理體系不健全

在大部分疾控中心的檔案信息化管理工作中，存在信息化管理體系不完善的問(wèn)題，導(dǎo)致信息化管理工作形式化。檔案信息化管理制度不健全，相關(guān)的管理制度規(guī)范尚未制訂，導(dǎo)致檔案管理工作展開(kāi)缺乏制度化保障，檔案管理主觀隨意，無(wú)法確保檔案管理工作的有序展開(kāi)。檔案信息化管理中的信息化技術(shù)應(yīng)用，普遍存在應(yīng)用不合理或功能淺顯等問(wèn)題。大部分檔案工作人員缺乏信息素養(yǎng)，無(wú)法熟練應(yīng)用信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

3.檔案信息安全問(wèn)題

受網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性等特征影響，疾病預(yù)防控制中心檔案信息系統(tǒng)易受到網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊，出現(xiàn)檔案信息被篡改或丟失等安全隱患。尤其是網(wǎng)絡(luò)病毒侵入，會(huì)造成網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)癱瘓，給疾病預(yù)防控制中心帶來(lái)不同程度的損失，因此加強(qiáng)安全隱患規(guī)避顯得尤為重要。

4.檔案管理員工素質(zhì)水平參差不齊

檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，直接影響疾控中心的檔案信息化管理成效。大部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平參差不齊，直接影響檔案信息化管理工作的開(kāi)展。檔案管理人員的信息素養(yǎng)低，無(wú)法靈活應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，直接影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。大部分檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與工作主觀能動(dòng)性薄弱，專業(yè)知識(shí)技能更新緩慢，不利于推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。

三、疾控中心檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)策略

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在疾控中心檔案管理工作中，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要前提。疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念，增大對(duì)檔案信息化管理方面的資金投入，根據(jù)檔案工作的特征與管理要求，合理構(gòu)建信息化設(shè)備，夯實(shí)檔案信息化管理基礎(chǔ)。除引進(jìn)硬件設(shè)施外，還需加強(qiáng)對(duì)軟件設(shè)施的配置，合理開(kāi)發(fā)利用信息化管理系統(tǒng)，加速檔案信息化管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)進(jìn)程，切實(shí)滿足檔案管理需求。

檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，需遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略，豐富建設(shè)內(nèi)容體系，涵蓋傳統(tǒng)載體的數(shù)字化建設(shè)與增量電子文件的管理等內(nèi)容。建設(shè)內(nèi)容的落實(shí)，還需完善的基礎(chǔ)設(shè)施作保障，信息化基礎(chǔ)設(shè)施體現(xiàn)在檔案信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化裝置、檔案信息化管理硬件設(shè)施等方面。比如，檔案智能庫(kù)房是實(shí)現(xiàn)檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)字設(shè)備，涉及檔案溫濕度控制系統(tǒng)與檔案智能密集架等功能模塊。除此之外，還包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)。推動(dòng)疾控中心檔案信息化建設(shè)，離不開(kāi)軟硬件設(shè)施的配置，但基礎(chǔ)設(shè)施的配置不能一蹴而就，更不能照搬照用，需根據(jù)疾控中心的檔案工作實(shí)際情況，本著引進(jìn)來(lái)與走出去的原則，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及設(shè)備，從整體上進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的部署，以推動(dòng)疾控中心檔案管理水平持續(xù)提升。

檔案資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，但檔案信息資源建設(shè)的過(guò)程復(fù)雜煩瑣，通常從以下幾方面入手：一是強(qiáng)化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的作用價(jià)值不能忽視，但隨著信息化時(shí)代的深入推進(jìn)，檔案數(shù)字化與紙質(zhì)檔案共同存儲(chǔ)，或是單獨(dú)存儲(chǔ)電子檔案文件成為主流。疾控中心還需根據(jù)檔案工作實(shí)際情況，加速檔案數(shù)字化建設(shè)，掃描紙質(zhì)檔案，技術(shù)處理形成的圖像文件，提高文件的可識(shí)別性。還可以利用光學(xué)字符識(shí)別軟件將圖像文件轉(zhuǎn)化為可檢索的文字，以提高檔案的檢索便利度。尤其是檔案全文檢索的實(shí)現(xiàn)，更利于挖掘檔案的利用價(jià)值;二是電子文件。在辦公自動(dòng)化工作進(jìn)程中，電子文件的重要性逐步突出，同時(shí)電子文件的數(shù)量與類型逐步增多，加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，成為檔案信息化建設(shè)的核心工作。疾控中心需根據(jù)實(shí)際情況，合理設(shè)計(jì)或購(gòu)買(mǎi)檔案信息管理系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)接各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔。

2.完善檔案信息化管理體系

要想實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息化管理，還需加強(qiáng)完善信息化管理體系，為信息化建設(shè)提供保障。首先，根據(jù)實(shí)際情況，合理制訂疾控中心檔案信息化管理制度，明確管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使檔案管理工作開(kāi)展有章可循。在制訂信息化管理制度時(shí)，需依據(jù)疾控中心的實(shí)際情況與檔案資源特征，確保檔案信息化管理制度更貼合檔案管理要求，以充分發(fā)揮檔案管理制度的作用價(jià)值，促使檔案管理工作順利展開(kāi)。合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案信息化管理提供技術(shù)支持。完善檔案信息化管理系統(tǒng)，合理分類整理與安全存儲(chǔ)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平不斷提升，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用。

在檔案行業(yè)信息化建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，國(guó)家頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律規(guī)定與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。但各地疾控中心檔案管理工作存在明顯差異。在制訂疾控中心檔案信息化管理制度時(shí)，首先，應(yīng)從參照檔案行業(yè)現(xiàn)行的法律法規(guī)與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，合法開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，使檔案工作緊跟行業(yè)發(fā)展步伐。其次，根據(jù)疾控中心檔案管理工作需要，遵循現(xiàn)行的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)疾控中心的長(zhǎng)足發(fā)展需要，合理規(guī)范制訂檔案信息化建設(shè)制度。疾病預(yù)防控制中心應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的重視，根據(jù)本地疾控中心的工作特征與實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)可行性資料數(shù)據(jù)的管理，完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章、制度及績(jī)效考核機(jī)制，確保管理體系的可操作性、完整性及有效性，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。

3.加強(qiáng)安全管理

在疾控中心檔案信息化管理工作中，需加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科技的整合，為檔案信息化管理工作的開(kāi)展提供技術(shù)支持。檔案管理工作人員靈活利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、整理疾病信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析數(shù)據(jù)信息，建立疾病信息數(shù)據(jù)庫(kù)，整合相關(guān)的疾病信息與防控知識(shí)，建立完善的檔案，進(jìn)行安全存儲(chǔ)，切實(shí)提高信息化管理的效率與質(zhì)量。完善疾控中心檔案信息化建設(shè)中的安全方案，規(guī)避檔案工作的安全隱患，以確保信息安全與實(shí)體安全。在檔案實(shí)體安全管理中，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，規(guī)范落實(shí)檔案“八防”措施，在檔案管理各流程中，做到檔案真實(shí)完整，尤其是在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程或檔案利用中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，以加速檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在檔案信息安全管理中，應(yīng)完善檔案信息安全管理制度，落實(shí)保密規(guī)定，檔案信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)與公共信息網(wǎng)絡(luò)連接時(shí)，需經(jīng)過(guò)安全保密審查。還要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓芾恚_保網(wǎng)絡(luò)與使用過(guò)程的信息安全，同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，及時(shí)更新殺毒軟件版本。計(jì)算機(jī)外送修理時(shí)，需做好計(jì)算機(jī)修理情況登記與數(shù)據(jù)內(nèi)容清空處理，做到數(shù)據(jù)復(fù)制與異地保存。磁性載體定期抽樣，機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。在電子檔案的信息技術(shù)管理中，可采取數(shù)據(jù)簽名技術(shù)、加密技術(shù)、身份認(rèn)證和防火墻等技術(shù)。利用各種先進(jìn)的技術(shù)管理措施，規(guī)避各種影響檔案信息安全的因素，以盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳送與信息共享等目標(biāo)。

本著真實(shí)性、共享性、保密性的原則，進(jìn)行電子檔案的信息安全管理，切實(shí)維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全。加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息安全的管理，包括存儲(chǔ)環(huán)境、管理制度與技術(shù)管理等。在電子檔案信息安全管理中，一是明確電子檔案信息安全管理的責(zé)任，尤其是在電子檔案的制作中，提高工作人員的責(zé)任心，要求其明確自身的責(zé)任范圍，通過(guò)只讀模式調(diào)閱檔案信息，避免出現(xiàn)隨意篡改信息等不良情況。二是及時(shí)保存電子檔案信息，尤其是公文性電子檔案，在確立后需減少變動(dòng)，需要調(diào)整的檔案應(yīng)在部門(mén)審批后再進(jìn)行改動(dòng)，不斷提高電子檔案的信息安全指數(shù)。三是完善保管制度，電子檔案歸檔后，設(shè)置相應(yīng)的保護(hù)程序，使電子檔案處于只讀狀態(tài)。定期檢查檔案信息的實(shí)效性與準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)問(wèn)題，需將信息拷貝后再進(jìn)行全面修復(fù)，使電子檔案恢復(fù)如初。四是加強(qiáng)對(duì)電子檔案活動(dòng)的管理，采取訪問(wèn)用戶的身份驗(yàn)證方式，避免非法訪問(wèn)用戶的入侵。

4.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作有專業(yè)性強(qiáng)、涉及環(huán)節(jié)多等特征，尤其是處于信息化時(shí)代，需根據(jù)用戶的習(xí)慣不斷提高檔案利用的便捷性，這也對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。疾病預(yù)防控制中心的檔案工作人員普遍存在專業(yè)檔案管理人員少、檔案管理人員不被重視等問(wèn)題，不利于檔案人員綜合素質(zhì)的提升。

一是應(yīng)當(dāng)引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的組織基礎(chǔ)。同時(shí)，建立競(jìng)爭(zhēng)上崗與職務(wù)績(jī)效掛鉤機(jī)制，對(duì)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)與應(yīng)付了事的人員施行降級(jí)或調(diào)崗等處理。唯有完善人才引進(jìn)機(jī)制與加強(qiáng)制度管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量不斷提升。

二是加強(qiáng)思想教育，提高人才的道德水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員正確價(jià)值觀的教育，提高其思想道德水平與職業(yè)道德素質(zhì)，確保檔案信息的安全，提高其工作積極性，同時(shí)利用職業(yè)道德準(zhǔn)則，避免其做出違反法律制度的違法行為。

三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)教育，使其掌握先進(jìn)的理論與方法，了解國(guó)家政策法規(guī)，明確檔案數(shù)字化管理的基本流程，并能夠得心應(yīng)手地管理各類別與各載體的檔案。還應(yīng)要求其掌握行業(yè)發(fā)展的新要求、新技術(shù)和新方法，以適應(yīng)不斷變化的需求。

四是加強(qiáng)思想轉(zhuǎn)變，培育創(chuàng)新精神。注重檔案管理人員的創(chuàng)新能力提升，拓展其知識(shí)面與眼界，多學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，掌握先進(jìn)的檔案管理方法，加速檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。還要求其積極學(xué)習(xí)與掌握基本的信息技能，緊跟檔案信息化發(fā)展步伐，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，熟練運(yùn)用常用辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)，以快速檢索到所需的檔案信息。通過(guò)掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，根據(jù)工作需要不斷拓展軟件與系統(tǒng)功能，以加速檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

四、總結(jié)

在現(xiàn)代科技的發(fā)展帶動(dòng)下，我國(guó)檔案信息化管理水平不斷提升。利用數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)、便捷查閱，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)，更利于提高疾控中心的社會(huì)服務(wù)水平。疾病防控中心檔案管理需向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的趨勢(shì)發(fā)展，加強(qiáng)常規(guī)檔案管理工作的改進(jìn)，挖掘檔案資料的利用價(jià)值。在檔案信息安全、人才培養(yǎng)、管理體系完善等方面加強(qiáng)創(chuàng)新，充分發(fā)揮疾病檔案信息的優(yōu)勢(shì)。

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（作者單位：德州市疾病預(yù)防控制中心）