文件管理系統(tǒng)功能要求國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的變化

安小米 劉桓鑫 白文琳

摘要：從新舊標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量、標(biāo)題、章節(jié)、術(shù)語、系統(tǒng)功能要求模型等方面對(duì)ISO 16175新舊標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了文本對(duì)比分析，從文件層、系統(tǒng)層以及應(yīng)用層對(duì)文件管理系統(tǒng)功能要求進(jìn)行了內(nèi)容對(duì)比，發(fā)現(xiàn)了新舊ISO 16175標(biāo)準(zhǔn)之間的異同，分析了新標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)及其變化的動(dòng)因，討論了新標(biāo)準(zhǔn)修訂對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下我國(guó)電子文件管理工作帶來的啟示，以期推進(jìn)新標(biāo)準(zhǔn)采用，為實(shí)施《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化綱要》和《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，促進(jìn)我國(guó)電子文件管理高質(zhì)量發(fā)展，提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電子文件管理 文件管理系統(tǒng)功能要求ISO 16175 對(duì)比研究

Abstract： Based on a comparative analysis of the old and new ISO 16175 series standards from differ？ ent aspects including the standard numbers， titles， clauses， terms， functional requirements models for records management systems， this paper found the similarities and differences between the old and new ISO 16175 series standard and identifies key fea？ tures of the new standards and drivers of the chang？ es made. In addition， facing challenges going to digi？ tal transformation， this paper provides implications and insights for adoption of the new international standards， which have significance for the implemen？ tation of National Standardization Program and the National Archives Development Plan during the 14th Five—year Plan Period. The study has also provided directions for the high quality development of the electronic records management in China.

Keywords：Electronicrecordsmanagement； Functional requirements for records management systems； ISO 16175； Comparative study

一、引言

隨著數(shù)字國(guó)家、數(shù)字政府、數(shù)字經(jīng)濟(jì)和數(shù)字社會(huì)建設(shè)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)與區(qū)塊鏈技術(shù)的廣泛應(yīng)用，AI新技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景拓展至云端，形成了跨組織跨部門的業(yè)務(wù)新場(chǎng)景；政務(wù)服務(wù)和商務(wù)服務(wù)在線化，數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為全球趨勢(shì)。

數(shù)字轉(zhuǎn)型背景也對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型提出了新的要求。2021年4月，國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督監(jiān)管總局與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《電子文件管理能力體系第一部分：通用要求》（GB/T 39755.1—2021）和《電子文件管理能力體系第二部分：評(píng)估規(guī)范》（GB/T 39755.2—2021），要求加強(qiáng)電子文件管理能力建設(shè)與檢查工作。[1-2]同年5月新版《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》（DA/T 32—2021）發(fā)布，替代了該標(biāo)準(zhǔn)的舊版本（DA/T 32—2005），該標(biāo)準(zhǔn)新增了關(guān)于公務(wù)電子郵件系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)規(guī)定，明確要求公務(wù)電子郵件的歸檔方式、歸檔格式以及元數(shù)據(jù)等相關(guān)要求。[3]新修訂的ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制修訂具有重要借鑒意義，新系列ISO 16175標(biāo)準(zhǔn)將文件管理功能要求從管理系統(tǒng)拓展到軟件應(yīng)用，對(duì)數(shù)字業(yè)務(wù)及其基礎(chǔ)設(shè)施文件管理軟件的規(guī)范性應(yīng)用具有指導(dǎo)意義。

2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，指出在“十四五”期間，文件檔案工作亟待數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升文件檔案工作的治理與服務(wù)能力。[4]其中，對(duì)文件檔案領(lǐng)域國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的研究，不僅是標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要組成部分，也是解決文件檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型中所存在的檔案領(lǐng)域現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接軌和一致的有效方式。

2021年10月，中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)了《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展綱要》（以下簡(jiǎn)稱《綱要》）?！毒V要》在發(fā)展目標(biāo)中提到，2035年之前，要顯著增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化開放程度，要求國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)的一致性程度大幅提升，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化率達(dá)到85%以上。在標(biāo)準(zhǔn)國(guó)際化戰(zhàn)略層面，要求立足中國(guó)實(shí)際，吸納先進(jìn)理念、技術(shù)與規(guī)則，強(qiáng)調(diào)中國(guó)在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)制定上的參與。[5]而中國(guó)人民大學(xué)安小米教授作為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)技術(shù)委員會(huì)檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作組（ISO/ TC46/SC11/WG16）的委員，深度參與了ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)的制修訂全過程，對(duì)ISO 16175制修訂動(dòng)因進(jìn)行分析與比較，對(duì)正確理解和更新采標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，有重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

（一）新舊ISO 16175標(biāo)準(zhǔn)基本情況

1.舊ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)的基本情況。舊ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)由三個(gè)部分組成。ISO 16175-1：2010《信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第1部分：概述與原則》[6]（GB/T 34840.1—2017）建立了電子辦公環(huán)境下用于形成和管理數(shù)字文件的軟件的基本原則和功能要求，旨在廣泛部署文件自動(dòng)化管理的功能、支持審計(jì)活動(dòng)、提升各類信息相關(guān)的法規(guī)要求遵從的能力，保障基于文件管理的善治，在文件管理功能要求方面促進(jìn)檔案、文件和信息管理領(lǐng)域達(dá)成共識(shí)與軟件服務(wù)領(lǐng)域的溝通保持一致。ISO 16175-2：2011《信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第2部分：數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求》（GB/T 34840.2—2017），規(guī)定了專門性數(shù)字文件管理系統(tǒng)的功能要求，用于識(shí)別和管理電子文件，明晰軟件的文件管理的功能設(shè)計(jì)規(guī)范、指導(dǎo)采購(gòu)或商業(yè)軟件選用及文件管理系統(tǒng)合規(guī)性評(píng)估。[7]ISO 16175-3：2010《信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第3部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求》（GB/T34840.3—2017）提供了用于業(yè)務(wù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生文件的規(guī)范性識(shí)別和管理及特定的要求及指南，用于理解業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件識(shí)別和管理的過程及要求，文件的功能要求，包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件建立、升級(jí)或購(gòu)買的設(shè)計(jì)規(guī)范，業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件的文件管理能力評(píng)估及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件功能及其合規(guī)性評(píng)估。[8]

2.新ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)的基本情況。新ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)由兩個(gè)部分組成。2020年7月，ISO 16175-1：2020《信息與文獻(xiàn)用于文件管理軟件的過程與功能要求第1部分：電子文件管理應(yīng)用軟件的功能要求與相關(guān)指南》提供了管理數(shù)字文件的軟件應(yīng)用相關(guān)的模型、高層級(jí)的功能要求和相關(guān)指南。[9]ISO 16175-2：2020《信息與文獻(xiàn)用于文件管理軟件的過程與功能要求第2部分：管理文件的軟件選擇、設(shè)計(jì)、實(shí)施和維護(hù)指南》根據(jù)ISO15489-1：2016《信息與文獻(xiàn)文件管理第1部分：概念與原則》規(guī)定的文件管理原則提供了軟件選用、設(shè)計(jì)、實(shí)施和維護(hù)的決策指南。新系列標(biāo)準(zhǔn)的修訂工作主要由國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織信息與文獻(xiàn)委員會(huì)檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作組（ISO/TC46/SC11/WG16）完成，旨在為方案架構(gòu)師、IT采購(gòu)決策者、應(yīng)用開發(fā)者、業(yè)務(wù)分析師、應(yīng)用測(cè)試者等用戶提供應(yīng)用方案，為文件管理應(yīng)用軟件的功能要求確定及其實(shí)施軟件的選擇、設(shè)計(jì)、實(shí)施和維護(hù)提供指南。[10]

舊ISO 16175最早由國(guó)際檔案理事會(huì)牽頭制定，ISO/TC46/SC11/WG16直接采納并將其轉(zhuǎn)為ISO標(biāo)準(zhǔn)。新標(biāo)準(zhǔn)由ISO/TC46/SC11/WG16負(fù)責(zé)。新標(biāo)準(zhǔn)除電子辦公環(huán)境外，還考慮了信息技術(shù)升級(jí)應(yīng)用呈現(xiàn)出的跨部門、跨層級(jí)、跨領(lǐng)域的業(yè)務(wù)與技術(shù)融合的新工作場(chǎng)景。

（二）ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)修訂的動(dòng)因及其修訂意義

新ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)通過構(gòu)建概念模型、功能要求模型并輔以相關(guān)解釋與用例。與舊標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用場(chǎng)景為紙質(zhì)文件與電子文件共生與共存相比較，新標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用場(chǎng)景更多地考慮業(yè)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下的文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型，如何確保文件作為數(shù)字業(yè)務(wù)的有機(jī)組成、數(shù)字生成、數(shù)字保存，如何考慮文化以及組織、制度框架等的變化及其對(duì)文件管理和文件鑒定的影響。[11]

ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020對(duì)實(shí)施《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，促進(jìn)我國(guó)電子文件管理高質(zhì)量發(fā)展，具有如下借鑒意義。

第一，新標(biāo)準(zhǔn)的修訂與ISO 30300：2020的術(shù)語及定義保持一致，維護(hù)了檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)標(biāo)準(zhǔn)化文件相同術(shù)語使用相同概念及定義的一致性。

第二，新標(biāo)準(zhǔn)修訂考慮了與ISO/TC46/SC11現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的一致性，重視標(biāo)準(zhǔn)化文件的動(dòng)態(tài)修訂與持續(xù)改進(jìn)，參考以下標(biāo)準(zhǔn)，做了內(nèi)容更新：

1） ISO15489-1：2016《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理第1部分：概念與原則》（Information and documenta？ tion—Records management—Part 1： Concepts and principles）；

2） ISO 30300：2020 2019《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理核心概念與術(shù)語》（Information and documenta？ tion—Records management—Core concepts and vo？ cabulary）；

3） ISO 30301：2019《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理體系要求》（Information and documentation—Man？ agement systems for records—Requirements）；

4） ISO/TR 21946：2018《信息與文獻(xiàn)用于文件（檔案）管理的鑒定》（Information and documentation—Ap？ praisal for managing records）；

5） ISO/TR 21965：2019《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理業(yè)務(wù)構(gòu)架中的文件（檔案）管理》（Information and documentation—Records management—Records management in enterprise architecture）。

第三，新標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)業(yè)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型新場(chǎng)景下文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的數(shù)字工作場(chǎng)景要求，考慮了舊標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)工作場(chǎng)景與電子工作場(chǎng)景的相互兼容，但更關(guān)注業(yè)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型中文件無紙化生成、留存、歸檔與單軌制管理。

第四，新標(biāo)準(zhǔn)更多關(guān)注業(yè)務(wù)協(xié)同的文件管理，嵌入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化設(shè)計(jì)的文件管理。

二、新標(biāo)準(zhǔn)修訂變化分析

（一）新舊標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題的變化

標(biāo)準(zhǔn)修訂將ISO 16175-2：2011與ISO 16175-3： 2010與ISO 15489- 2：2001內(nèi)容合并，更新為ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，更名為《信息與文獻(xiàn)用于文件管理軟件的過程與功能要求第1部分：電子文件管理應(yīng)用軟件的功能要求與相關(guān)指南》《信息與文獻(xiàn)用于文件管理軟件的過程與功能要求第2部分：管理文件的軟件選擇、設(shè)計(jì)、實(shí)施和維護(hù)指南》。

（二）新舊標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)結(jié)構(gòu)的變化

通過梳理、對(duì)比新舊ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)的章節(jié)結(jié)構(gòu)，確認(rèn)ISO 16175-1：2020，ISO 16175-2：2020，ISO 16175- 1：2010，ISO 16175- 2：2011，ISO 16175- 3： 2010第一、二、三章名稱相同，分別為：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義。從第四章開始，各標(biāo)準(zhǔn)的章節(jié)名稱出現(xiàn)不同。其中ISO 16175-1：2020第四章為“關(guān)鍵領(lǐng)域與配置選項(xiàng)”，第五章為“用于電子文件管理軟件的高層級(jí)要求”，第六章為“用于管理電子文件的功能要求模型”，第七章為“對(duì)功能要求模型的理解”，第八章為“功能要求模型的使用”；ISO 16175-2：2020的第四章為“組織框架與背景評(píng)估”，第五章為“項(xiàng)目方法論確定”，第六章為“功能要求確定及其管理”，第七章為“配置確定”，第八章為“文件遷移與轉(zhuǎn)換的要求確定”，第九章為“溝通、培訓(xùn)及與變更管理”，第十章為“實(shí)施之后的審核、修訂、監(jiān)控與評(píng)估”；ISO 16175-1： 2010的第二章為“最佳實(shí)踐—電子文件及軟件的作用”，第三章為“指導(dǎo)原則”，第四章為“實(shí)施事宜”；ISO 16175-2： 2011和ISO 16175-3：2010的第四章均為“指南”，第五章均為“功能要求”。

在新增加內(nèi)容部分，發(fā)現(xiàn)ISO 16175-1：2020在第四章中增加了“關(guān)鍵領(lǐng)域與配置選項(xiàng)”內(nèi)容。此外ISO 16175-2：2020在第四到第十章配套新增關(guān)于選擇、設(shè)計(jì)、實(shí)施與維護(hù)文件管理軟件的具體操作方法論與流程。ISO 16175-1：2020中文件管理軟件功能要求的流程獨(dú)立成章。在刪除內(nèi)容部分，ISO 16175-1：2010中的第五、六、七章被刪除，并將其中一部分內(nèi)容并入新標(biāo)準(zhǔn)之中。以適應(yīng)跨系統(tǒng)、跨層級(jí)、跨組織的模糊邊界的網(wǎng)絡(luò)化工作要求。[12]在修改內(nèi)容部分，ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020均采用了ISO 30300的術(shù)語定義。

（三）新舊標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的變化

新標(biāo)準(zhǔn)修訂的內(nèi)容可以劃分為“增加”“刪除”“修改”三方面。首先，在“增加”內(nèi)容方面，ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020均有內(nèi)容增加，將ISO 16175-2： 2011中第四章的內(nèi)容修改并完善，將“關(guān)鍵領(lǐng)域與配置選項(xiàng)”新增為前者第四章，動(dòng)因在于標(biāo)準(zhǔn)修訂的環(huán)境要求適應(yīng)新技術(shù)給文件管理帶來的挑戰(zhàn)，包括但不限于確保真實(shí)可信、安全隱私、自動(dòng)高效等。而ISO 16175-2： 2020在第四章到第十章的內(nèi)容均為新增內(nèi)容，按照章節(jié)次序依次為：評(píng)估組織框架與內(nèi)容、項(xiàng)目方法論的確定、功能要求的確定與管理、配置確定、確定文件遷移與轉(zhuǎn)換的要求、交流、培訓(xùn)與變更管理和實(shí)施之后的修訂、監(jiān)控與評(píng)估。新增的內(nèi)容主要是關(guān)于選擇、設(shè)計(jì)、實(shí)施與保存文件管理軟件的步驟與方法論，文件管理要求所配套的文件管理軟件覆蓋設(shè)計(jì)到保存全過程。

其次，所“刪除”的內(nèi)容集中在ISO 16175-1：2010之中，主要?jiǎng)h除第二章“最佳實(shí)踐—電子文件及軟件的角色”，第三章“指導(dǎo)原則”，第四章“實(shí)施事宜”。其中第二章的內(nèi)容被刪除后分別并入其他章節(jié)，第三章刪除主要?dú)w因于業(yè)務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的影響，如何確保文件作為數(shù)字業(yè)務(wù)的有機(jī)組成，如何考慮文化以及組織、制度框架等的變化及其對(duì)文件管理和文件鑒定的影響是其重要議題。

再次，在“修改”的內(nèi)容主要包括：其一，將舊標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行修改。ISO 16175- 1：2010、ISO 16175-2：2011，ISO 16175-3：2010中的術(shù)語與定義均被修訂，與ISO 30300：2020中的術(shù)語及定義保持一致。其二，受到文件管理系列標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同應(yīng)用的影響，ISO 16175-2：2011與ISO 16175-3：2010的功能要求被合并，成為ISO 16175-1：2020第六章“用于管理電子文件的功能要求模型”。其三，ISO 16175-3：2010第三章“指南”中提到的功能要求與實(shí)體關(guān)系被修訂，成為ISO 16175-1：2020中“8.功能要求模型應(yīng)用”和“2.3文件管理系統(tǒng)功能要求的變化”，體現(xiàn)對(duì)電子文件管理的敏捷性要求。

1.文件管理系統(tǒng)功能要求內(nèi)容的變化。新標(biāo)準(zhǔn)打破了舊標(biāo)準(zhǔn)將應(yīng)用環(huán)境分為數(shù)字文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)兩大系統(tǒng)的限制，聚焦于適用所有電子文件管理應(yīng)用軟件的功能要求。此外，功能要求的變更也帶來了相應(yīng)實(shí)體關(guān)系的變更。

從內(nèi)容架構(gòu)上來看，新標(biāo)準(zhǔn)中文件管理系統(tǒng)功能要求繼承并發(fā)展了舊標(biāo)準(zhǔn)中的數(shù)字文件管理系統(tǒng)功能要求（見表1）。后者主要包括“生成”“維護(hù)”“傳播利用”以及“實(shí)施管理”4個(gè)部分，其中舊標(biāo)準(zhǔn)中的“生成”（ISO 16175- 2：2011，5.1）調(diào)整為“文件捕獲與分類”（ISO16175-1：2020，6.3R1），將舊標(biāo)準(zhǔn)“維護(hù)”部分的“保存、遷移與處置”（ISO 16175-2：2011，5.6）單獨(dú)形成新的一項(xiàng)文件管理系統(tǒng)功能要求，將“維護(hù)”和“生成”中的內(nèi)容調(diào)整形成新標(biāo)準(zhǔn)中的“文件完整與維護(hù)”（ISO 16175-1：2020，6.3R3），將“傳播利用”（ISO 16175-2： 2011，5.7.1）和“生成”中的內(nèi)容調(diào)整形成“文件的發(fā)現(xiàn)、使用與共享”（ISO 16175-1：2020，6.4R4），刪除“實(shí)施管理”（ISO 16175-2：2011，5.8）的內(nèi)容。

新標(biāo)準(zhǔn)在文件管理系統(tǒng)功能要求部分與舊標(biāo)準(zhǔn)存在著內(nèi)容方面的不同。在捕獲與分類中主要的變化集中在“捕獲”與“輸出”。新標(biāo)準(zhǔn)中的“捕獲”是對(duì)文件以及與其有關(guān)的元數(shù)據(jù)的捕獲，而舊標(biāo)準(zhǔn)中的“捕獲”，則是對(duì)文件及其相關(guān)背景、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容信息的捕獲。該方面的變更源于ISO 15489-1：2016中“元數(shù)據(jù)”概念的刪除[13]，“文件元數(shù)據(jù)”概念的新增，以及ISO 15489-1：2016對(duì)文件元數(shù)據(jù)的功能屬性的強(qiáng)調(diào)。

在“文件保存與處置”模塊，相對(duì)于舊標(biāo)準(zhǔn)中的“保存、遷移與處置”，該模塊不僅由舊標(biāo)準(zhǔn)“維護(hù)”中單獨(dú)確定為功能要求，并且強(qiáng)調(diào)、增添了“銷毀”環(huán)節(jié)。這一變化主要是受到ISO 15489-1：2016中文件資產(chǎn)管理理念的影響[14]，其強(qiáng)調(diào)應(yīng)將文件視作組織的數(shù)字資產(chǎn)進(jìn)行管理。此外，新增“檢查”（Review）環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)不僅要求文件管理者在文件保管期限將滿之時(shí)對(duì)文件進(jìn)行再次審查，同時(shí)，在法律、業(yè)務(wù)要求變化之時(shí)，若有必要，也應(yīng)當(dāng)對(duì)文件的保管期限進(jìn)行修訂。而在“遷移與輸出”中，有以下三處變化：第一，新標(biāo)準(zhǔn)增添“新的應(yīng)用中得以重建結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)”的要求；第二，增添了在遷移與輸出過程中對(duì)文件及關(guān)鍵元數(shù)據(jù)（Key Metadata）的最低標(biāo)準(zhǔn)與完整性檢測(cè)的要求；第三，要求文件管理軟件與系統(tǒng)能夠支持多次遷移與輸出。以上變化不僅反映軟件與系統(tǒng)對(duì)文件管理支持能力的提升，同時(shí)也揭示了文件管理機(jī)聯(lián)系的維護(hù)從基礎(chǔ)的“保護(hù)”能力，提升到了“可追溯性”能力的提升。

“文件完整與維護(hù)”模塊則被細(xì)分為“真實(shí)性與安全性”和“存儲(chǔ)、報(bào)告與元數(shù)據(jù)管理”兩項(xiàng)。前者主要變化包括：在權(quán)限管理方面，新標(biāo)準(zhǔn)要求文件管理軟件進(jìn)行常規(guī)性的用戶驗(yàn)證，以確保對(duì)文件的分級(jí)存取管理；在確保文件完整與安全方面，新標(biāo)準(zhǔn)要求文件管理軟件能夠生成校驗(yàn)碼和哈希代碼或?qū)嵤┢渌芍С执_保文件實(shí)時(shí)完整性的機(jī)制，保證文件的真實(shí)與完整；在審計(jì)與跟蹤方面，新標(biāo)準(zhǔn)要求支持自動(dòng)捕獲與呈現(xiàn)所有與權(quán)限與安全相關(guān)的操作細(xì)節(jié)，換言之，即強(qiáng)調(diào)權(quán)限管控與安全管理的日志管理。后者則對(duì)文件管理軟件提出了智能化的要求，要求業(yè)務(wù)應(yīng)用能夠自動(dòng)生成文件捕獲、利用（Usage）與處置的報(bào)告。

“文件發(fā)現(xiàn)、利用與共享”（Records Discovery， Use and Sharing）模塊則被細(xì)分為“搜索、檢索、呈現(xiàn)、使用與互操作”（Search，Retrieval，Presentation，Use&In？ teroperability）、“存取權(quán)限”（Access restrictions and permissions）、“復(fù)制、摘錄與冗余（Duplication，Extraction&Redac？ tion）”三項(xiàng)。[15]“搜索、檢索、呈現(xiàn)、使用與互操作”部分增添了“互操作”的要求，要求能夠在跨平臺(tái)跨領(lǐng)域進(jìn)行互操作，消弭電子文件管理軟件平臺(tái)與系統(tǒng)之間的界限與互操作局限。新增了存取權(quán)限，是ISO 15489-1：2016強(qiáng)化文件管控要求[16]的體現(xiàn)。此外，還新增了“復(fù)制、摘錄與冗余”部分，要求確?？尚诺奈募?fù)制、摘錄與冗余能力，以確保在組織內(nèi)部業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件與其他應(yīng)用軟件能夠有效運(yùn)行，并為其他組織經(jīng)授權(quán)的應(yīng)用軟件接入提供可信保障。

2.文件管理系統(tǒng)功能要求模型中文件實(shí)體及關(guān)系的變化。確定了文件管理系統(tǒng)的功能模型之后，需要從文件管理功能系統(tǒng)模型的實(shí)體關(guān)系入手，明確模型中文件實(shí)體之間的相互作用及關(guān)系。

關(guān)于文件管理系統(tǒng)功能模型實(shí)體方面，首先，新標(biāo)準(zhǔn)刪去“文件類目”（Record Category），并且將“業(yè)務(wù)系統(tǒng)（Business System）”替換為“業(yè)務(wù)應(yīng)用（Business Ap？ plication）”。其次，修訂了“數(shù)字文件聚合體”（Aggrega？ tion of digital records）的定義，新標(biāo)準(zhǔn)中刪除了“實(shí)體”（Entity），認(rèn)為“電子文件匯集是相關(guān)電子文件（已刪去“Entity”）的累積（見圖1）。

最后，在“電子文件”實(shí)體中突出強(qiáng)調(diào)電子文件包含元數(shù)據(jù)“incl.metadata”，承認(rèn)元數(shù)據(jù)是文件的組成部分，遵從了ISO 15489-1：2016中體現(xiàn)的“元數(shù)據(jù)原則”。[18]

關(guān)于文件管理功能模型的關(guān)系方面，雖然仍舊保留了舊標(biāo)準(zhǔn)中闡述的“一對(duì)一或多”和“一對(duì)零或多”這兩類關(guān)系，但新標(biāo)準(zhǔn)將“一對(duì)一（one to one）”替換為“多對(duì)多（many to many）”。其中包含元數(shù)據(jù)的電子文件與摘錄之間的關(guān)系由“一對(duì)一”變成“一對(duì)零或多”；業(yè)務(wù)應(yīng)用與電子文件匯集同電子文件（包含元數(shù)據(jù)）之間的關(guān)系由“一對(duì)零或多”變成“多對(duì)多”（見圖2）。

3.文件管理系統(tǒng)功能要求模型核心層的比較。由于文件管理系統(tǒng)功能要求模型與其實(shí)體關(guān)系發(fā)生了較為顯著的變化，新標(biāo)準(zhǔn)在對(duì)該模型的解釋上面也發(fā)生了相應(yīng)的變化。本文從文件層、系統(tǒng)層與應(yīng)用層三個(gè)方面對(duì)該模型的變化進(jìn)行歸納與闡述。

（1）文件層。從文件層入手，新標(biāo)準(zhǔn)在文件屬性方面所強(qiáng)調(diào)的保障（見表2）。ISO 16175-1：2020在7.3中闡述的應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)應(yīng)用保障的文件屬性，包括：真實(shí)性（Authenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）和可用性（Usability）。同樣，ISO 16175-2：2011則于4.1.1對(duì)文件應(yīng)當(dāng)具有的屬性進(jìn)行闡述，以用于電子文件管理系統(tǒng)的實(shí)施，并且舊標(biāo)準(zhǔn)中提到的文件屬性也為真實(shí)性（Au？ thenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）和可用性（Usabili？ ty），但是在具體內(nèi)涵、目的與要求上存在不同。

新舊標(biāo)準(zhǔn)在文件層方面的主要區(qū)別主要包括兩點(diǎn)：應(yīng)用范圍與內(nèi)容區(qū)別。首先，在應(yīng)用范圍方面，新標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用范圍由“電子文件管理系統(tǒng)”修改為“業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件”，并且強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)與業(yè)務(wù)要求的滿足。其次，在內(nèi)容方面，新標(biāo)準(zhǔn)所述的真實(shí)性（Authenticity）針對(duì)的是業(yè)務(wù)與形成者的真實(shí)可信，而非舊標(biāo)準(zhǔn)中所提出的在既定的時(shí)間、地點(diǎn)，通過既定的形成者將內(nèi)容與目的相符的文件發(fā)送給既定的接收者。[20]舊標(biāo)準(zhǔn)因直接采用國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）起草的標(biāo)準(zhǔn)而沿用檔案學(xué)視角下真實(shí)性的經(jīng)典定義，新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)真實(shí)性屬性的理解則與ISO 15489-1：2016中確認(rèn)的權(quán)威證據(jù)原則一致，將文件與業(yè)務(wù)活動(dòng)直接掛鉤。在可靠性（Reliability）方面，新標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)確保常規(guī)性的文件可靠性與元數(shù)據(jù)捕獲以及長(zhǎng)期保存中的可靠性，而舊標(biāo)準(zhǔn)則強(qiáng)調(diào)在業(yè)務(wù)中文件具有可靠性，要求系統(tǒng)具備常規(guī)化捕獲與長(zhǎng)期保存文件的能力，缺少對(duì)過程元數(shù)據(jù)的可靠性保障。在完整性（Integrity）方面，ISO 16175：2020新增對(duì)文件形成后有關(guān)的注釋與附件的要求，并強(qiáng)調(diào)過程性的授權(quán)記錄的完整性。在可用性（Usability）方面，新標(biāo)準(zhǔn)要求提供業(yè)務(wù)應(yīng)用可用性交付服務(wù)，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)內(nèi)容應(yīng)由規(guī)范化的元數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)，即由管理文件的活動(dòng)實(shí)現(xiàn)。

（2）系統(tǒng)層。在系統(tǒng)層面，新標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)于舊標(biāo)準(zhǔn)，以文件管理業(yè)務(wù)應(yīng)用的特點(diǎn)替代電子文件管理系統(tǒng)的屬性（見表3）。其中，文件管理業(yè)務(wù)應(yīng)用的特點(diǎn)主要包括：安全、全面可理解、合規(guī)和系統(tǒng)。而舊標(biāo)準(zhǔn)中闡述的電子文件管理系統(tǒng)的屬性則包括：在背景中形成與捕獲文件、管理與文件控制、實(shí)施文件處置、對(duì)文件管理元數(shù)據(jù)的管理。兩者在設(shè)置目的上存在著根本的不同，舊標(biāo)準(zhǔn)關(guān)注確保上述文件層所提及的文件屬性穩(wěn)定，而新標(biāo)準(zhǔn)則遵從ISO 15489-1：2016中5.3.2的要求，通過保障文件所具有的權(quán)威性以支持文件管理的業(yè)務(wù)應(yīng)用。[21]

（3）應(yīng)用層。并非所有存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)應(yīng)用中的信息都被視作憑證記錄，那么確定組織對(duì)文件的需要以確保有效發(fā)展與配置合適的戰(zhàn)略與技術(shù)是必要之舉，這也是新舊ISO 16175設(shè)立文件管理系統(tǒng)功能要求模型使用指南的初衷。而不同的是，新標(biāo)準(zhǔn)受到ISO 15489-1：2016第七章和ISO /TR 21946：2018的影響，文件管理工作中確定并記錄文件要求的過程應(yīng)當(dāng)稱之為鑒定，并且該過程是新標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用層發(fā)生變化的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。[22]

新標(biāo)準(zhǔn)給出了關(guān)于文件管理系統(tǒng)功能要求模型的使用指南，將原來應(yīng)用程序由7步優(yōu)化為5步。同時(shí)，新標(biāo)準(zhǔn)增添了“通過功能分析確定業(yè)務(wù)憑證要求”相關(guān)要求，將“確定用于業(yè)務(wù)憑證的要求”和“確定內(nèi)容以及與其相關(guān)的文件憑證性管理信息”整合為“識(shí)別文件所需要的憑證信息”，刪除“基于選項(xiàng)評(píng)估制定核心文件管理流程的策略”“風(fēng)險(xiǎn)與事項(xiàng)評(píng)估”部分，并以“反映在軟件的功能要求中的業(yè)務(wù)憑據(jù)以及確定實(shí)施選項(xiàng)”替換ISO 16175-3：2010中的“實(shí)施”部分（見表4）。

三、ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020新標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)

（一）強(qiáng)化術(shù)語概念在標(biāo)準(zhǔn)化文件間使用的一致性與關(guān)聯(lián)性

直接采用ISO 30300：2020的術(shù)語及定義，強(qiáng)化ISO/TC46/SC11標(biāo)準(zhǔn)化文件間術(shù)語概念使用的一致性和關(guān)聯(lián)性是新標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量的重要體現(xiàn)。表現(xiàn)在ISO 16175-1：2020、ISO 16175-2：2020的第三章術(shù)語與定義（Termand Definition）直接采用ISO 30300給出的術(shù)語與定義，通過引用或定位標(biāo)識(shí)（如“ISO 15489-1： 2016， Clause 4，Clause 6”）對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中涉及的術(shù)語進(jìn)行說明。此外，標(biāo)準(zhǔn)中許多概念、原則、要求與ISO 15489-1： 2016中表達(dá)一致，如文件管理系統(tǒng)功能要求模型使用指南受到ISO 15489-1：2016第七章“鑒定”的影響；功能要求模型文件層中“真實(shí)性”受到ISO 15489-1：2016“5.2.2權(quán)威文件原則要求的影響”[23]；標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)“文件保存與處置”模塊，新增“銷毀”的要求受到ISO 15489-1： 2016中3.14中對(duì)要求文件作為“業(yè)務(wù)活動(dòng)的憑據(jù)與信息資產(chǎn)”的文件資產(chǎn)觀的影響[24]；在“捕獲”部分，捕獲對(duì)象的變更則是受到ISO 15489-1：2016中5.2.3對(duì)“文件元數(shù)據(jù)”的內(nèi)涵重新確定的影響；同時(shí)，ISO 16175-1： 2020在7.2.2中關(guān)于元數(shù)據(jù)的概念與ISO 15489-1： 2016中元數(shù)據(jù)概念保持一致，即元數(shù)據(jù)包含內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和文件管理過程元數(shù)據(jù)。[25]

（二）強(qiáng)化新信息技術(shù)應(yīng)用的文件管理特殊性

提出在構(gòu)建功能模型，以及提供相關(guān)的使用實(shí)踐案例與指南的過程中，要求借助前沿信息技術(shù)確保功能要求模型的實(shí)現(xiàn)。如在ISO 16175-1：2020的“6.3，R1”中首次提到對(duì)電子郵件的自動(dòng)捕獲要求，并將電子簽名（Elec？ tronicSignature）技術(shù)等完整性校驗(yàn)工具作為校驗(yàn)準(zhǔn)則（Criteria）；在ISO 16175-1：2020的“6.3，R3”中對(duì)文件完整性與安全的要求中，提到“必須使用能夠生成校驗(yàn)碼（Checksums）或哈希碼（Hashes）……以支持實(shí)時(shí)的完整性檢查”；在ISO 16175-1：2020的“6.3，R4”中“發(fā)現(xiàn)、使用與共享”部分要求對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與跨平臺(tái)共享必須使用諸如OAI—PMH（元數(shù)據(jù)收割協(xié)議，Open Ar？ chives Initiative—ProtocolforMeta？ data Harvesting）或者CMIS等協(xié)議；在ISO 16175-2：2020的“4.4技術(shù)環(huán)境中”，新增了云計(jì)算、基于網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同軟件環(huán)境的描述與要求。

（三）強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)嵌入，基于統(tǒng)一文件管理標(biāo)準(zhǔn)的軟件應(yīng)用

新ISO 16175系列標(biāo)準(zhǔn)“實(shí)現(xiàn)專門用于任何業(yè)務(wù)目的的軟件應(yīng)用程序和管理文件的應(yīng)用程序不再區(qū)分”（ISO 16175-1：2020，0.2標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的目的），強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)嵌入管理。表現(xiàn)在新系列標(biāo)準(zhǔn)不再區(qū)分電子文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)功能要求，業(yè)務(wù)嵌入文件管理，并形成ISO 16175-1：2020標(biāo)準(zhǔn)；此外，在術(shù)語方面集中體現(xiàn)在使用“Business Application”（業(yè)務(wù)應(yīng)用）替代“Business System”（業(yè)務(wù)系統(tǒng)），強(qiáng)調(diào)文件管理在業(yè)務(wù)中的嵌入，推進(jìn)文件管理與業(yè)務(wù)流程的融合發(fā)展。

（四）強(qiáng)化服務(wù)協(xié)同與資源集約

在服務(wù)方面，ISO 16175-1：2020在關(guān)于可用性要求中（7.3.5，“業(yè)務(wù)應(yīng)用應(yīng)當(dāng)能夠提供可用性交付服務(wù)，這是一種能以實(shí)時(shí)的方式定位、檢索并呈現(xiàn)示可讀文件的服務(wù)”）新增關(guān)于交付的服務(wù)要求，并且在文件管理參考應(yīng)用場(chǎng)景圖（Archive Mate Diagrams）中將業(yè)務(wù)服務(wù)（Busi？ ness Service）和應(yīng)用服務(wù)（Application Service）加入其中。在協(xié)同方面，ISO 16175-2：2020的4.4.3.3中明確指出“用于文件管理的軟件應(yīng)當(dāng)能作為網(wǎng)絡(luò)軟件使用，并且在組織規(guī)模以及要求變化的情況下能夠敏捷地進(jìn)行配置”。由此可見，協(xié)同的內(nèi)涵除了包括使用相同的，能夠記錄業(yè)務(wù)并確保對(duì)多方代理溝通交流的內(nèi)外部軟件，同時(shí)也對(duì)規(guī)模適配性、敏捷性以及響應(yīng)速度有一定要求，且這一要求符合ISO 15489-1：2016中適應(yīng)動(dòng)態(tài)技術(shù)環(huán)境變化的敏捷性要求。[26]此外，在應(yīng)用場(chǎng)景圖中B2部分明確要求使用將業(yè)務(wù)應(yīng)用組件作為一種服務(wù)受到業(yè)務(wù)應(yīng)用控制的SOA（Service Oriented Architecture，面向服務(wù)的架構(gòu)）。在資源集約化層面，新系列標(biāo)準(zhǔn)于ISO 16175-1： 2020與ISO 16175-2：2020中共有8處提到對(duì)高效、集約的要求，如ISO 16175-1：2020的7.2中要求“高效、系統(tǒng)的將業(yè)務(wù)記錄憑證信息進(jìn)行管理”，在7.5.2中要求業(yè)務(wù)分類方案能夠提高分類與文件流轉(zhuǎn)效率等。

（五）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)約與兼容

新標(biāo)準(zhǔn)系列在內(nèi)容上相對(duì)于舊標(biāo)準(zhǔn)系列更加簡(jiǎn)潔，將三部標(biāo)準(zhǔn)合并為兩部標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容頁數(shù)由三個(gè)舊標(biāo)準(zhǔn)的178頁縮減到2個(gè)標(biāo)準(zhǔn)79頁，強(qiáng)化了標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語、概念以及內(nèi)容的兼容性與一致性與整體性。

四、新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)我國(guó)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文件檔案管理工作的啟示

2021年10月印發(fā)的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展綱要》在戰(zhàn)略層面為我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化事業(yè)發(fā)展提供了有效指引，對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展指明了方向。ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020作為文件檔案領(lǐng)域的重要國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其修訂對(duì)我國(guó)文件檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作具有以下啟示。

第一，《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展綱要》要求到2035年國(guó)際采標(biāo)率達(dá)到85%，新系列標(biāo)準(zhǔn)的修訂，要求加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化開放程度，提升文件管理系統(tǒng)功能要求國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)的一致性以及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化率。

第二，應(yīng)該加強(qiáng)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)軟件應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)工作的互動(dòng)與聯(lián)動(dòng)及合作與協(xié)同和協(xié)調(diào)，建立文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化合作與聯(lián)盟機(jī)制，及時(shí)將文件管理系統(tǒng)軟件的功能要求嵌入到諸如人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新技術(shù)應(yīng)用的軟件開發(fā)、設(shè)計(jì)、采購(gòu)與評(píng)估中。

第三，應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下文件檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)同機(jī)制的建立，推動(dòng)跨行業(yè)跨領(lǐng)域的數(shù)字文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一部署和統(tǒng)一實(shí)施，支持基于證據(jù)的數(shù)字國(guó)家治理、數(shù)字政府治理、數(shù)字社會(huì)治理和數(shù)字經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。

*本文為中國(guó)人民大學(xué)重大項(xiàng)目：政府大數(shù)據(jù)治理與綜合利用的標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)同管理體系構(gòu)建與應(yīng)用研究（批準(zhǔn)號(hào)：21XNL019）研究成果之一。

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作者單位：1.中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院2.中國(guó)人民大學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展研究中心3.天津師范大學(xué)管理學(xué)院