事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性分析

阿日古娜　張慧榮

摘 要：本文詳細介紹了事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容，并且充分結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理重要性，通過介紹信息化管理水平、企業(yè)管理意識、管理人員能力等相關(guān)問題，進一步總結(jié)出事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;核對制度;人事任命

人事檔案管理是目前事業(yè)單位運轉(zhuǎn)與發(fā)展流程中的重要組成內(nèi)容，直接影響事業(yè)單位的安全、穩(wěn)定發(fā)展。因此，在事業(yè)單位人事檔案管理過程中，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變管理思想和理念，引進全新管理技術(shù)手段，從根本上優(yōu)化人事檔案管理核心質(zhì)量水平，進而不斷推進人事檔案向標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容

在事業(yè)單位建設(shè)過程中，構(gòu)建完整、系統(tǒng)的人事檔案管理結(jié)構(gòu)體系是確保其規(guī)范性的關(guān)鍵因素，其基礎(chǔ)內(nèi)容一般包含以下幾個區(qū)域。

1.材料歸檔區(qū)域

在事業(yè)單位人事檔案建設(shè)流程中，需要將新形成的檔案材料和文件進行歸類處理，其檔案歸檔主要流程為：首先，需要針對人事檔案材料進行種類劃分和區(qū)分，進一步觀察人事檔案信息是否符合檔案歸屬實際要求;其次，材料歸檔需要根據(jù)員工以及崗位檔案材料基礎(chǔ)屬性、材料內(nèi)容以及人事檔案材料應(yīng)用方向進行詳細研究，進一步明確檔案具體位置;再次，事業(yè)單位人事檔案在歸檔制度操作時，需要針對事業(yè)單位人事檔案管理目錄相關(guān)材料進行補錄，從而有效確保材料歸檔科學(xué)性和合理性;最后，將全新材料全面歸納進檔案內(nèi)容中。

2.檢查檔案核對制度

在事業(yè)單位人事檔案制度核對過程中，應(yīng)該詳細檢查人事檔案的完整性和系統(tǒng)性，最終成為確保人事檔案完整性的重要技術(shù)手段，其中人事檔案檢查內(nèi)容相對比較復(fù)雜多變，不僅包含對人事檔案本身內(nèi)容的檢查，如檔案本身是否出現(xiàn)遺漏，信息錯誤等相關(guān)問題，還應(yīng)該針對人事檔案所存在的儲存環(huán)境進行詳細檢查，如庫房門窗是否完好、儲存環(huán)境是否安全等。

二、事業(yè)單位人事檔案管理重要性

我國在行政行業(yè)的結(jié)構(gòu)體系劃分過程中，事業(yè)單位是保證社會穩(wěn)定和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，為此人事檔案在全新市場結(jié)構(gòu)形勢條件下，無論是管理內(nèi)容還是管理形勢，其規(guī)范性普遍產(chǎn)生了較大的轉(zhuǎn)變，所以只有事業(yè)單位的人事檔案管理環(huán)節(jié)進行改革和完善，才能進一步適應(yīng)社會發(fā)展變化。除此之外，對于事業(yè)單位來說，人事檔案不僅有效記錄了個人的發(fā)展和工作表現(xiàn)，一定程度上還記錄了個人的經(jīng)歷，能夠清晰且完整地將單位內(nèi)部員工的知識程度、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會閱歷等方面進行詳細分析和了解。除此之外，人事檔案管理從本質(zhì)上看則是對人事信息的統(tǒng)計、收集、保管以及鑒定等相關(guān)工作，因此在事業(yè)單位人事檔案管理過程中，提升標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性成為保證人事檔案運轉(zhuǎn)質(zhì)量的重要前提條件。

1.確保信息真實性

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，由于人事檔案環(huán)節(jié)是展現(xiàn)工作人員工作能力的重要平臺，所以只有構(gòu)建完整的人事檔案，才能為事業(yè)單位提供真實且有效的理論根據(jù)。如果在檔案管理過程中，人事檔案無法保證真實性和有效性，那么在人事任命方面會出現(xiàn)各種類型的問題和缺陷。比如，事業(yè)單位工作人員對于檔案信息的真實性認知產(chǎn)生缺失，就會造成檔案在填寫以及保存過程中出現(xiàn)錯誤。除此之外，事業(yè)單位在信息收集、整理、分析以及保管過程中一旦出現(xiàn)不規(guī)范操作，同樣會造成檔案信息失去真實性。

2.充分體現(xiàn)人事問題

在事業(yè)單位人事檔案建立過程中，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的檔案管理結(jié)構(gòu)體系，不僅可以讓事業(yè)單位各個崗位工作人員充分了解自身工作內(nèi)容，同時還可以讓人事單位進一步了解各個部門和崗位人員的配備情況，將人力資源所產(chǎn)生的問題直觀展現(xiàn)出來。比如，詳細的人事檔案既讓管理部門充分了解各部門存在人力過?；蛘叨倘爆F(xiàn)狀，還可以讓人事管理部門充分了解不同崗位的員工應(yīng)該具備何種能力，并且將具有專業(yè)能力技術(shù)人員調(diào)整至適合的部門或管理崗位上。

3.規(guī)范企業(yè)工作

標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的人事管理結(jié)構(gòu)體系往往需要制訂出標(biāo)準(zhǔn)化的績效評定制度，由此可見，事業(yè)單位針對崗位評定工作人員績效水平時，會充分考慮崗位工作人員是否能夠勝任工作，進而全面推動和促進事業(yè)單位的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展和規(guī)范化運行。而對于事業(yè)單位人事檔案管理的不斷延伸，管理部門發(fā)現(xiàn)在運轉(zhuǎn)過程中，人事檔案管理制度與各個部門和崗位產(chǎn)生了密切的聯(lián)系，為此事業(yè)單位在制訂人事檔案管理過程中，需要針對其他工作崗位和制度進行整體管理，全面推動和發(fā)展事業(yè)單位的規(guī)范化發(fā)展。

三、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1.信息化管理水平不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展和優(yōu)化，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中使用信息化管理已經(jīng)成為單位發(fā)展的必然渠道和基礎(chǔ)條件，然而現(xiàn)階段大多數(shù)單位在人事檔案管理流程中，仍然使用傳統(tǒng)檔案管理方式，無法有效完成人事檔案的信息化管理目標(biāo)，加上現(xiàn)階段傳統(tǒng)管理模式實際應(yīng)用過程中，不僅浪費了大量的人力、財力以及物力，也同樣影響人事檔案在建立過程中的精準(zhǔn)性、安全性以及完整性，最終導(dǎo)致人事檔案信息失去應(yīng)有的真實性，人事檔案的保密性以及安全性都無法得到應(yīng)有保證，阻礙了事業(yè)單位的長期發(fā)展。因此，有效提升事業(yè)單位的人事檔案信息化管理水平，是確保事業(yè)單位有序發(fā)展的基礎(chǔ)因素。

2.檔案管理意識不強

事業(yè)單位在運轉(zhuǎn)過程中，人事檔案管理相關(guān)工作對于事業(yè)單位的發(fā)展和運轉(zhuǎn)十分重要，與事業(yè)單位的發(fā)展聯(lián)系十分緊密。然而在事業(yè)單位發(fā)展過程中，大多數(shù)管理部門和領(lǐng)導(dǎo)將重點和精力放在業(yè)務(wù)拓展和經(jīng)濟發(fā)展方面，最終導(dǎo)致大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理思維不強，忽視了人事檔案管理和部門的重要意義，致使人事檔案工作人員無法充分意識到檔案的重要作用，造成事業(yè)單位人事檔案管理工作停留在表面層次，加上現(xiàn)階段管理部門和檔案工作人員存在敷衍的工作態(tài)度，使檔案管理工作無法得到全面貫徹和落實。

人事檔案在真實性以及系統(tǒng)性方面無法得到應(yīng)有保證，最終失去了事業(yè)單位人事檔案存在的意義和內(nèi)涵，對事業(yè)單位工作的正常開展造成了不良影響，嚴重約束和限制事業(yè)單位核心發(fā)展。

3.管理人員能力偏低

目前，大多數(shù)事業(yè)單位運營過程中，人事檔案管理人員主要由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，所以人事檔案管理人員的專業(yè)水平不足，大多不具備人事檔案管理的基礎(chǔ)條件，加上有些事業(yè)單位人事檔案管理人員的工作態(tài)度不夠端正，所以人事檔案管理無法跟上現(xiàn)代化社會發(fā)展和事業(yè)單位更新效率，以及人事檔案管理的基礎(chǔ)要求。同時，隨著科學(xué)信息技術(shù)的全面發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案開展日常管理不能單純依靠人力，需要積極引進信息化管理系統(tǒng)以及設(shè)備，這從根本上對人事檔案管理人員提出了更高的技術(shù)水平要求。由于事業(yè)單位人事檔案管理人員大多為兼職，需要長時間的崗位適應(yīng)，并且流動性較高，不僅影響檔案信息準(zhǔn)確性，一定程度上還影響了事業(yè)單位管理工作的核心發(fā)展。

四、事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展策略

在現(xiàn)代化社會經(jīng)濟全面發(fā)展過程中，事業(yè)單位始終扮演著重要的服務(wù)角色，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，人事檔案管理是事業(yè)單位管理基礎(chǔ)條件，只有不斷將人事檔案管理模式規(guī)范化處理，才能最大程度實現(xiàn)和發(fā)揮出人事檔案管理的核心價值和實際作用，全方位、多角度推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。為此在人事檔案管理和實踐過程中，應(yīng)該盡可能使用科學(xué)、合理的管理渠道和策略，從根本上優(yōu)化人事檔案整體管理效果。

1.強化檔案管理思維

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，其檔案文件的錄入和管理與事業(yè)單位的工作人員產(chǎn)生十分密切的聯(lián)系，因此事業(yè)單位管理部門應(yīng)該起到帶頭作用，不斷提高人事檔案工作人員的管理思維和意識。

單位發(fā)展過程中，要求每一個工作人員從檔案信息的錄入開始，嚴格遵守人事檔案管理具體要求，從根本上確保人事檔案信息的系統(tǒng)性、完整性以及真實性。除此之外，無論是領(lǐng)導(dǎo)者還是人事管理部門都應(yīng)該積極、主動地學(xué)習(xí)和了解先進人事檔案管理結(jié)構(gòu)體系，并且將其有效融合進日常工作結(jié)構(gòu)中，將具備權(quán)威性、具體性等相關(guān)檔案管理制度積極落實到人事管理制度中，為后續(xù)檔案管理提供理論根據(jù)。

人事檔案管理工作是一種系統(tǒng)性、復(fù)雜性的相關(guān)工作，所以在人事檔案文件管理流程中，一旦缺少科學(xué)、合理的檔案管理模式，必然會影響人事檔案管理基礎(chǔ)效果。為此，在人事檔案管理以及實踐中，必須重點關(guān)注管理意識的提升，充分結(jié)合現(xiàn)階段人事檔案管理現(xiàn)狀及實施現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化和完善各種項目制度。

無論是領(lǐng)導(dǎo)管理部門還是基層崗位工作人員，都應(yīng)該將人事檔案管理放在重要發(fā)展目標(biāo)上，并且以高水平、高層次的負責(zé)態(tài)度認真對待檔案工作。除此之外，事業(yè)單位人事檔案開展日常管理過程中，管理部門還應(yīng)該將人事檔案管理結(jié)構(gòu)制度更加直觀展現(xiàn)，其中無論是檔案管理人員還是檔案使用人員，都應(yīng)嚴格按照規(guī)章制度實施人事資料收集，依托人事檔案規(guī)章制度優(yōu)化管理，進一步提升制度的使用和操作安全性，進而以清晰明了的人事檔案管理模式全面提升管理效果和質(zhì)量水平。同時，事業(yè)單位在人事檔案管理和執(zhí)行制度建設(shè)時，還應(yīng)該積極貫徹和落實權(quán)利與崗位責(zé)任思維，將標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作與個人績效考核相互結(jié)合，從根本上提升人事檔案管理部門基礎(chǔ)建設(shè)水平。

2.合理開展人才引進

在事業(yè)單位人事檔案管理過程中，需要進一步引進先進的檔案管理制度和專業(yè)技術(shù)人才，為事業(yè)單位的管理工作和規(guī)范化操作提供新思想和新動力。有效擺脫傳統(tǒng)管理思想的約束和阻礙，制訂出人事檔案管理制度全新目標(biāo)。除此之外，事業(yè)單位引進先進結(jié)構(gòu)體系和人才的同時，還需要不斷強化對現(xiàn)有人員的技能培訓(xùn)和理論知識提升，進而確保事業(yè)單位人事檔案管理水平的有效提升。

3.充分了解管理問題

完善人事檔案管理結(jié)構(gòu)體系需要根據(jù)事業(yè)單位實際情況進行，因此事業(yè)單位的人事檔案管理人員應(yīng)該深度了解其可能存在的問題和不足，從而根據(jù)事業(yè)單位各個部門以及基層崗位員工實際情況，制訂出符合事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)的人事檔案管理結(jié)構(gòu)制度。除此之外，人事檔案管理制度在制訂過程中，可以從錄入、調(diào)取、歸檔等方面詳細開展，其制度主要面向的對象是檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人。人員是重要的基礎(chǔ)元素，如果檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，缺少管理意識和思維，就無法有效提升人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。所以，事業(yè)單位在人事檔案管理實踐過程中，應(yīng)該重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的有效提升，以此作為基礎(chǔ)，積極打造專業(yè)性的管理團隊。其一，在事業(yè)單位人事檔案建設(shè)和管理過程中，應(yīng)該積極提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，并且充分結(jié)合管理實踐搭配專業(yè)的技術(shù)人員，進一步強化管理人員的崗位技能培訓(xùn)和理論知識教育等相關(guān)方面;其二，事業(yè)單位人事檔案管理過程中，事業(yè)單位還需要構(gòu)建出具有專業(yè)性的管理團隊，尤其在提升和優(yōu)化員工綜合素養(yǎng)的同時，還應(yīng)該重點培養(yǎng)政治基礎(chǔ)素養(yǎng)和管理素養(yǎng)，進一步促使檔案管理人員完成人事檔案合理性。

4.提升檔案管理效率

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的事業(yè)單位逐漸開始引進數(shù)字化人事檔案管理技術(shù)手段，進而保證人事檔案管理的順利開展，并且經(jīng)過一段時間的技術(shù)優(yōu)化和完善，取得了一定程度的經(jīng)濟效果，使事業(yè)單位中人事檔案管理結(jié)構(gòu)水平得到了有效提升。因此，事業(yè)單位在人事檔案管理部門建設(shè)過程中，需要使用科學(xué)技術(shù)水平建立全新人事檔案信息庫，最大限度縮減人事檔案管理流程中不必要的環(huán)節(jié)，盡可能縮短檔案管理流程，降低人事檔案管理時間損失，從根本上推動檔案管理工作核心發(fā)展。

5.完善信息化建設(shè)

在事業(yè)單位人事檔案管理和實踐環(huán)節(jié)上，需要進一步提升和完善人事檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，不斷展現(xiàn)人事檔案在事業(yè)單位的重要價值，為此應(yīng)該不斷推動信息化基礎(chǔ)建設(shè)，全面貫徹和落實檔案管理信息和數(shù)字化整體進程。其一，事業(yè)單位在人事檔案建設(shè)過程中，需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，有利于人事檔案在日常管理中的統(tǒng)一性、高效性以及便攜性。同時，有利于檔案的共享以及應(yīng)用。其二，事業(yè)單位的人事檔案建設(shè)還應(yīng)該構(gòu)建出安全級別和技術(shù)水平相對較高的內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，通過相關(guān)權(quán)限的設(shè)定來實現(xiàn)人事檔案的調(diào)閱以及利用。

五、結(jié)束語

由此可見，在事業(yè)單位人事檔案部門建設(shè)過程中，人事檔案管理是事業(yè)單位各項管理的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，為此事業(yè)單位想要進一步在人事檔案管理實踐環(huán)節(jié)上取得成效，就應(yīng)該積極開展和實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，進一步提升人事檔案管理的質(zhì)量水平，全面貫徹和優(yōu)化人事檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升人事檔案管理的整體水平。

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【作者單位：1.中共鄂托克前旗委員會統(tǒng)一戰(zhàn)線工作部（鄂托克前旗黨外代表人士聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心）;2.內(nèi)蒙古鄂爾多斯市鄂托克前旗退役軍人服務(wù)中心】

作者簡介：阿日古娜（1984-），女，蒙古族，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，本科，研究方向：檔案管理;張慧榮（1983-），女，漢族，內(nèi)蒙古鄂爾多斯市鄂托克前旗，本科，研究方向：檔案管理。