新時期學(xué)校檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新路徑研究

摘 要：高中檔案包括學(xué)生注冊、記分牌、畢業(yè)報名表、學(xué)生綜合素質(zhì)評估表和獲獎證書，以及學(xué)校管理文件和學(xué)?；顒有畔?。不僅對學(xué)生進(jìn)行了約束，還對學(xué)生的個人優(yōu)勢進(jìn)行了詳細(xì)的評價，為學(xué)校未來的發(fā)展提供了參考依據(jù)，合理的檔案管理可以幫助相關(guān)單位快速了解學(xué)生的情況，為學(xué)生的未來發(fā)展打下基礎(chǔ)。檔案管理應(yīng)積極為學(xué)生和學(xué)校服務(wù)，創(chuàng)新管理方法，提高檔案服務(wù)教育的價值。

關(guān)鍵詞：新時期;高中學(xué)校;檔案管理;策略

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案有效記錄了各個階段的工作成果，對學(xué)校的發(fā)展起到了積極作用。在時代快速發(fā)展的背景下，高中學(xué)校檔案管理逐漸滯后，舊的管理體制開始出現(xiàn)短板和破綻，人員、設(shè)施、工作效率、制度等方面存在明顯缺陷，給進(jìn)一步深化教育改革帶來了一定的障礙。新時代，需要創(chuàng)新學(xué)校檔案管理方式，提高工作效率。學(xué)校檔案作為學(xué)校發(fā)展的參考和憑證，推動學(xué)校各項(xiàng)管理工作規(guī)范化，確保教育改革一體化是教育管理的重要課題。

一、新時期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的意義

首先，在新時期，電子化成為檔案管理的主要趨勢。通過改進(jìn)高中的檔案管理，可以提高檔案傳輸效率。高中在我國的教育中起著重要作用，為高校教育人才培養(yǎng)提供了源源不斷的生源。因此，加強(qiáng)高中檔案管理尤為重要。一方面，高中每年都要招收大量新生。在這一過程中，學(xué)生們面臨著轉(zhuǎn)移學(xué)籍檔案和團(tuán)組織關(guān)系等問題。建立現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)可以提高檔案傳遞效率，更好地滿足高校檔案管理需要，提高新生管理效率;另一方面，高中生在升學(xué)過程中還需要傳遞檔案、團(tuán)組織、黨組織關(guān)系等。優(yōu)化檔案管理不僅可以保證檔案傳遞的機(jī)會，還可以降低檔案傳遞的難度，為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

其次，完善高校檔案管理可以提高檔案管理的安全性，提高檔案信息的價值，為提高學(xué)生管理水平提供堅實(shí)的保障。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案占據(jù)主導(dǎo)地位，如果在使用過程中出現(xiàn)損壞和丟失，將會造成文件資源的嚴(yán)重?fù)p失。在新時代，建立電子文件系統(tǒng)可以有效解決這一問題，保證原始文件的安全性;大數(shù)據(jù)管理是新時期檔案管理的主要特征。隨著高中教育改革的深入，學(xué)校檔案的管理也越來越多樣化。在這種背景下，傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足高中檔案管理的需要，難以為高中檔案管理提供數(shù)據(jù)支持。通過檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新開發(fā)，特別是在檔案信息化建設(shè)的背景下，可以充分利用檔案信息，為高中探究式教學(xué)提供堅實(shí)的保障。

二、新時期創(chuàng)新學(xué)校檔案信息化管理的必要性

1.順應(yīng)學(xué)校發(fā)展趨勢

隨著現(xiàn)代教育的飛速發(fā)展，學(xué)校要在新時代獲得更多的發(fā)展機(jī)遇，必須進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新。在這一過程中，創(chuàng)新學(xué)校檔案管理是學(xué)校改革的基礎(chǔ)性工作，傳統(tǒng)的檔案管理難以滿足師生的基本需求，甚至在一定程度上還影響學(xué)校價值觀的確立，破壞學(xué)校指導(dǎo)工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，要有效解決這些問題，必須提高檔案服務(wù)水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。

2.滿足檔案發(fā)展的需要

隨著現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，社會發(fā)生了重大變化。人們的生活和工作都離不開信息技術(shù)的支撐，當(dāng)然學(xué)校檔案管理的發(fā)展也不例外。在檔案管理過程中，要有效運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息設(shè)備，提高檔案信息管理水平，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理，滿足當(dāng)前檔案發(fā)展的需要，更好地為學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

三、高中檔案管理中存在的問題

1.對文件管理缺乏重視

高中期間，師生為準(zhǔn)備高考，課業(yè)較重，學(xué)習(xí)氣氛緊張。學(xué)校特別注重學(xué)生的成績，而忽視了檔案管理。一些高中把檔案管理歸為后勤工作，不關(guān)心檔案管理模式，使檔案管理人員承受巨大工作壓力，但是高中期間的檔案有很多信息，容易造成檔案信息雜亂，并且學(xué)校沒有為檔案管理部門提供相應(yīng)的管理設(shè)備，管理依賴于人力活動，因此檔案管理需要引起學(xué)校高度重視。

2.沒有達(dá)到辦公信息化

辦公信息化是新時代科技發(fā)展帶來的便利條件。在檔案管理方面，信息化可以大大提高工作效率，降低出錯風(fēng)險。目前，許多高中學(xué)校仍然采用紙質(zhì)檔案，這種傳統(tǒng)的工作方式不僅效率低下，而且浪費(fèi)了大量的人力、物力。與紙質(zhì)檔案相比，信息檔案有兩個主要優(yōu)勢。一是安全性高。紙質(zhì)檔案存在易丟失、損壞等隱患，而電子檔案則不存在這些問題。電子檔案可以自動檢測文件的完整性，并通過備份、加密等手段對文件內(nèi)容進(jìn)行多重“鎖定”，確保文件安全。二是通過計算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)自動化管理，直接省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案繁雜的整理步驟。無論是信息化人才的缺乏，還是檔案管理和辦公信息化的缺失，都是學(xué)校管理者需要深思的問題。

3.缺乏完整的文件管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)相對較舊，因?yàn)閷W(xué)校并不真正關(guān)心檔案管理。傳統(tǒng)的系統(tǒng)為紙質(zhì)材料提供規(guī)則和技術(shù)描述，不涉及管理太多信息。無法以信息化技術(shù)、系統(tǒng)重組作為學(xué)校檔案管理的主線，許多檔案管理脫離了制度規(guī)范，無法以更加統(tǒng)一、和諧、適宜的制度進(jìn)行，因此責(zé)任的劃分、檔案的系統(tǒng)化結(jié)構(gòu)構(gòu)成也比較困難。

4.缺乏文件管理專家

因?yàn)樵诂F(xiàn)有的檔案管理任務(wù)中，需要細(xì)致和耐心的人員來整理簡化文件，并將其組織成更有條理的檔案。表格分類、信息整合等，需要一定的數(shù)感和邏輯思維，但學(xué)校目前缺乏這樣的人才。學(xué)校使用的人工查詢系統(tǒng)等信息的維護(hù)能力也不足，如果設(shè)備出現(xiàn)問題，就會耽誤工作。新時代，我國高中學(xué)校檔案管理人員必須具備專業(yè)的技術(shù)技能，還應(yīng)具備完成信息化作業(yè)的能力和電子檔案的收入能力。然而，由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)機(jī)制尚不完善，高中檔案管理往往缺乏綜合素質(zhì)人才，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，存在諸多問題。

四、新時期高中學(xué)校檔案管理完善策略

1.提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的檔案管理意識

首先，需要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的檔案管理意識，使他們能夠更多地參與學(xué)生檔案管理，建立目標(biāo)管理責(zé)任制，加強(qiáng)對學(xué)校教職工檔案管理的監(jiān)督工作，有效落實(shí)高中檔案管理，以及管理設(shè)備和文件所需的人員和資金。其次，學(xué)校應(yīng)指定特定部門對學(xué)生檔案進(jìn)行綜合管理，并指定專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃。同時，檔案必須有封面目錄、材料名稱必須根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范填充，以確保文件內(nèi)外材料的名稱和順序的一致性。最后，加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行定期技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能，并組織考核，確定檔案管理人員能否嚴(yán)格按照工作流程、遵守保密協(xié)議，確保培訓(xùn)產(chǎn)生效果。同時，為全體教職工開展檔案管理知識講座，讓他們認(rèn)識到檔案管理的重要性，積極配合檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理的有序?qū)嵤?/p>

2.保證檔案管理工作的規(guī)范性

學(xué)校的學(xué)生和教育信息由檔案人員管理，是學(xué)校發(fā)展的直接資源。但是，大多數(shù)學(xué)校仍然使用傳統(tǒng)的文件管理形式，即使用紙質(zhì)文檔來管理資源，這會消耗大量的人力和時間，并且需要大量的存儲空間，查找文件時非常煩瑣，存檔資源也很容易丟失，無法保證存檔的完整性。在信息時代，主要是利用信息技術(shù)推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)對檔案的管理工作，這也是目前檔案保存的主要趨勢，可以提高學(xué)校的教育效率，保證檔案管理的有效性。

因此，在新形勢下，嚴(yán)格限制檔案管理運(yùn)作，落實(shí)檔案管理工作，可以保證管理運(yùn)作的嚴(yán)謹(jǐn)性，促進(jìn)學(xué)校其他管理的有效性，提高學(xué)校的整體發(fā)展水平?；诖耍瑢W(xué)校檔案管理的要求也越來越高。為了促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，為社會發(fā)展提供助力，檔案管理者必須與時俱進(jìn)，順應(yīng)社會需求，不斷創(chuàng)新檔案管理方式。

3.管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高

檔案管理信息化是將信息輸入計算機(jī)，對軟件系統(tǒng)進(jìn)行處理、配置和優(yōu)化，以克服傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的局限性，避免因信息變化而浪費(fèi)紙張。這不僅是信息時代發(fā)展的特點(diǎn)，也是環(huán)保理念的體現(xiàn)。專業(yè)水平、工作能力和計算機(jī)水平作為高中學(xué)校檔案管理任務(wù)中特定任務(wù)的操作者和實(shí)施者，可以直接影響任務(wù)的有效性，尤其是在信息化開發(fā)過程中。管理任務(wù)提出了更高的要求，他們需要扎實(shí)的知識和技術(shù)技能。對此，高中學(xué)校檔案管理人員在思想上應(yīng)著眼于提高個人職業(yè)素質(zhì)，掌握基本的計算機(jī)操作要領(lǐng)和技能，提升個人工作能力和思想，適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的信息文件管理方法，接受新想法和新事物來創(chuàng)建嚴(yán)格的技能基礎(chǔ)。

4.建立健全檔案管理制度

在檔案管理中，規(guī)章制度必須與信息管理相結(jié)合，如果教師要從特定班級中提取特定學(xué)生的檔案信息，必須向?qū)W校的檔案管理系統(tǒng)提出申請并說明原因。將資料上報，經(jīng)批準(zhǔn)后上報檔案系主任確認(rèn)后，再由檔案管理人員抽調(diào)資料，教師當(dāng)場取走并簽字，歸還時需檢查、比較檔案的完整性。教職員工、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)想通過學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)訪問文件信息，只需查看數(shù)據(jù)，就會有明顯的應(yīng)用痕跡，使文件管理非常嚴(yán)格，因?yàn)楹笈_有相應(yīng)的登錄痕跡。同時，必須對教職員工和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)按照不同的文件授予不同的權(quán)限，一些與學(xué)生畢業(yè)、晉升、就業(yè)有關(guān)的文件必須保密。未經(jīng)授權(quán)的教職員工甚至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)無法獲得查閱權(quán)限，學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生檔案和教職員工檔案系統(tǒng)以及一系列信息化任務(wù)說明技巧。

5.加大檔案管理信息化投入

新時代，檔案管理將朝著信息化、智能化、高效化的方向發(fā)展。一是高中學(xué)校要加大檔案信息軟硬件投入，為檔案管理部門配備專用計算機(jī)、檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)人員，為檔案管理信息化提供基礎(chǔ)保障。二是完善信息化檔案管理機(jī)制，不僅注重建立信息檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲和使用等管理機(jī)制，還要加強(qiáng)安全管理，確保檔案管理的安全。三是建立網(wǎng)絡(luò)信息檔案共享機(jī)制。檔案管理既要滿足學(xué)校管理人員的需求，又要滿足教師發(fā)展和學(xué)生檔案信息查詢方便的需要，對此，建立高中校園交流平臺、賬號登錄等方式即可滿足需求。例如，通過“成績組合”方式來滿足教師和學(xué)生在成績管理方面的需求，教師可以通過賬戶登錄輸入和編輯學(xué)生成績，學(xué)生可以登錄查看自己的成績。通過對比以往的表現(xiàn)，找出學(xué)習(xí)的不足和原因，制訂科學(xué)合理的學(xué)習(xí)計劃，提高學(xué)習(xí)效率。在信息化環(huán)境下，要注意按章管理文件，從安全角度設(shè)置好安全等級，確保高中學(xué)校檔案管理安全性。在需要安裝高密或防火墻的情況下，應(yīng)提供更多的客戶端和接口，以方便用戶檢索檔案。為教師、學(xué)生和社會用戶提供特殊權(quán)限，使這些客戶能夠在學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫中查找和檢索他們需要的材料和信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)時數(shù)據(jù)傳輸和信息共享。

6.創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

學(xué)校是教育和科研的重要場所，學(xué)校檔案信息資源對社會具有重要價值。而這些價值就是檔案的無限動力和生命力。然而，在這些價值中，現(xiàn)有的檔案服務(wù)內(nèi)容僅向社會提供紙質(zhì)檔案信息，途徑過于單一，因此大部分檔案并未在社會中得到實(shí)際利用。因此，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)積極拓展檔案的社會服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的有效發(fā)展。在此過程中，一是學(xué)校檔案管理部門將現(xiàn)有的“重保管、輕使用”觀念轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙杂脼楸尽钡男掠^念，要強(qiáng)化檔案的服務(wù)功能，以利用為重點(diǎn)。開展特色服務(wù)工作，推動檔案服務(wù)領(lǐng)域積極發(fā)展。二是學(xué)校檔案管理部門要充分挖掘潛力，推動檔案工作有效推進(jìn)，同時不斷改進(jìn)和創(chuàng)新服務(wù)工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高水平發(fā)展。例如，學(xué)校檔案管理人員可以跟蹤學(xué)校開展的重點(diǎn)活動，檔案的建立情況，對照片、音視頻等資料進(jìn)行分類整理。然后，根據(jù)教育和科研需要，編制相關(guān)參考資料和輔助文件，實(shí)現(xiàn)教育、科研和行政部門聯(lián)合項(xiàng)目的積極協(xié)作。此外，學(xué)校檔案管理人員可以通過優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)、特色服務(wù)、檔案研究咨詢、專業(yè)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)，形成深入、全方位的服務(wù)格局。在檔案展覽過程中，組織并提供相關(guān)文件。這不僅可以豐富館藏內(nèi)容，還可以在擴(kuò)大檔案服務(wù)的條件下發(fā)展檔案資源。

7.積極引進(jìn)新型的數(shù)字化檔案管理技術(shù)

對于很多學(xué)校，尤其是一些高中學(xué)校來說，檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的任務(wù)。在當(dāng)前的教育環(huán)境下，很多學(xué)校還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅浪費(fèi)人力物力，還浪費(fèi)時間和財力。因此，一些學(xué)校為積極應(yīng)對這種情況，配置了數(shù)字化檔案管理，但管理技術(shù)和管理設(shè)備仍有很大發(fā)展空間。因此，各學(xué)校必須積極主動地采用新的數(shù)字檔案管理技術(shù)，更快、更高效地完成檔案管理工作，從而更快、更好地完成各種記錄、歸檔和檢索任務(wù)。數(shù)字化管理整體的發(fā)展方向是必然的發(fā)展趨勢，而新的發(fā)展技術(shù)也是保證數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，可以大大提高檔案管理質(zhì)量。例如，很多高中學(xué)校學(xué)生檔案信息的管理工作量非常大，但即使采用了數(shù)字化管理方式，檔案的存儲和檢索仍然比較復(fù)雜，因此需要更多的依賴更先進(jìn)的技術(shù)，比如二維碼信息，部分畢業(yè)生在提取文件時，可以用手機(jī)掃描相關(guān)文件的二維碼，發(fā)現(xiàn)不正確的信息及時更正，可以有效提高密碼設(shè)置文件信息管理的效率和準(zhǔn)確性，還可以增強(qiáng)保密性。

五、結(jié)語

綜上所述，在高中學(xué)校管理中，學(xué)生檔案管理是重中之重，學(xué)校必須提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地為學(xué)生服務(wù)，保護(hù)學(xué)生的重要利益不受損害。此外，高中檔案管理人員要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，運(yùn)用信息技術(shù)完成檔案的智能化、信息化管理，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，提出建議和解決問題，提供更好的分類管理對歸檔文件實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。高中檔案管理對促進(jìn)學(xué)校管理和學(xué)校教育具有積極作用，可以有效提高高中檔案管理效率，更好地為學(xué)生服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

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（作者單位：山東省菏澤第一中學(xué)）

作者簡介：朱斌（1978-），男，漢族，山東菏澤人，教育碩士，檔案館員，研究方向：檔案管理。