醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建議

摘 要：醫(yī)院是服務(wù)社會(huì)大眾的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其規(guī)模相對(duì)較大、工作量也比較多，因此醫(yī)院管理工作是其穩(wěn)定有序發(fā)展的根本。在醫(yī)院管理中辦公室檔案管理又是其重要組成部分，如醫(yī)院歷史檔案資料、會(huì)議記錄資料、各科室檔案材料等都需要經(jīng)由辦公室檔案管理人員進(jìn)行有序管理。辦公室檔案管理的質(zhì)量對(duì)醫(yī)院的整體管理質(zhì)量具有直接的影響。在新時(shí)代背景下，醫(yī)院對(duì)辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，以往的管理辦法無法滿足當(dāng)下的檔案管理需要，因此需結(jié)合醫(yī)院管理實(shí)際，對(duì)辦公室檔案管理工作加以完善和改進(jìn)，提升其管理的規(guī)范性和優(yōu)質(zhì)性，才能夠?yàn)闄n案的使用人員提供便利。本文對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，探究其規(guī)范化管理的有效途徑，為相關(guān)工作人員提供建議參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;檔案管理;規(guī)范化;建議

醫(yī)院辦公室檔案管理工作面向醫(yī)院的整體管理需求，對(duì)歷史檔案、會(huì)議記錄、科室檔案等多項(xiàng)信息資料進(jìn)行整合與管理，將其按照不同的性質(zhì)和用途分類歸檔，不僅方便醫(yī)院管理者和相關(guān)信息使用者的使用需要，并且合理的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的有序運(yùn)轉(zhuǎn)和規(guī)范發(fā)展也起到積極作用?，F(xiàn)階段，醫(yī)院對(duì)辦公室檔案管理工作的重視度還不夠，因此在實(shí)際工作中還缺少一定的規(guī)范性，對(duì)檔案信息資料的應(yīng)用產(chǎn)生影響。改進(jìn)辦公室檔案管理的工作形式和工作措施，規(guī)范和完善辦公室檔案管理，適應(yīng)新時(shí)代對(duì)醫(yī)院發(fā)展提出的要求，提升醫(yī)院辦公室的檔案管理服務(wù)質(zhì)量和效率。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的必要性

1.滿足醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的改革需求

現(xiàn)階段，在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的背景下，各行各業(yè)都面臨改革需求，其中醫(yī)院同樣也需要順勢(shì)進(jìn)行改革，以便于更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足人們的現(xiàn)代醫(yī)療需要。推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)改革中醫(yī)院管理工作是改革的重點(diǎn)，其中檔案管理是不可忽視的一部分內(nèi)容。通過開展落實(shí)醫(yī)院辦公室檔案管理工作，滿足醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的改革需求，以辦公室模式綜合管理醫(yī)院運(yùn)行過程中產(chǎn)生的檔案資料，使其醫(yī)療服務(wù)工作得以有序進(jìn)行，并有據(jù)可依。同時(shí)，有序推進(jìn)醫(yī)院辦公室檔案管理工作，不僅能夠滿足醫(yī)療改革內(nèi)在要求，而且可以提升檔案管理水平，還能夠提高醫(yī)院的整體管理水平，為就醫(yī)患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。對(duì)此，醫(yī)院管理層在改革發(fā)展需求下要提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，不斷優(yōu)化其管理工作模式和方法，充分運(yùn)用各種措施，打造高質(zhì)高效的辦公室管理模式，為醫(yī)務(wù)人員和患者提供質(zhì)量、效率更高的醫(yī)療服務(wù)。

2.提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平

提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的水平是醫(yī)院推進(jìn)改革的主要目的，并且對(duì)于醫(yī)院整體管理成效具有促進(jìn)作用。當(dāng)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平提升后，其社會(huì)效益，即對(duì)人們的健康保障效能也會(huì)隨之提高，為社會(huì)公眾提供更好的醫(yī)療服務(wù)和治療。醫(yī)院辦公室檔案管理是提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的途徑之一，通過對(duì)各科室檔案資料的整理匯總，以及對(duì)各項(xiàng)會(huì)議記錄的存檔，可以為醫(yī)療工作積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)療科研工作提供真實(shí)有力的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的研究發(fā)展，為醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。另外，辦公室檔案管理也負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院文件流傳情況的存檔以及對(duì)醫(yī)院歷史檔案資料的收集存檔，合理有序的管理工作同樣能夠助力醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量提升。比如，資料使用者需要使用某項(xiàng)檔案時(shí)，如果已被其他人員所使用，這時(shí)辦公室管理人員就可以直接查詢其流傳情況，方便其對(duì)文件資料的獲取。

3.醫(yī)院缺乏對(duì)辦公室檔案管理的重視

從醫(yī)院目前的運(yùn)行管理現(xiàn)狀分析來看，在所有檔案管理工作中，醫(yī)院管理者更加側(cè)重于對(duì)病例檔案和人事檔案的管理，將檔案管理與具體的業(yè)務(wù)和人員職級(jí)相聯(lián)系，而忽視了對(duì)醫(yī)院歷史檔案資料、會(huì)議記錄資料、科室檔案資料等信息管理的重視，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室檔案管理工作的質(zhì)量和效率較低，不夠規(guī)范。并且，由于辦公室檔案管理工作的不規(guī)范，容易將其所管理的各種信息資料混雜在一起，既沒有做好檔案的明細(xì)歸類，也沒有做好檔案的完整歸檔，當(dāng)使用者調(diào)用檔案遇到難題時(shí)，就會(huì)制約檔案資料應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，也會(huì)對(duì)醫(yī)院的運(yùn)行發(fā)展產(chǎn)生不利影響。因此，探討辦公室檔案管理的規(guī)范化建議是非常必要的，明確規(guī)范辦公室檔案的方法措施，為檔案管理員提供詳細(xì)的工作指導(dǎo)，發(fā)揮辦公室檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，提高其管理質(zhì)量。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理中存在的問題

1.檔案管理方法應(yīng)用不當(dāng)

醫(yī)院在辦公室檔案管理中依然存在運(yùn)用傳統(tǒng)方式的情況，其耗時(shí)耗力，且工作效率無法滿足真正的管理需要，限制了辦公室檔案管理工作的開展。并且，在傳統(tǒng)管理模式下，對(duì)檔案的處理方式比較松散，不夠集中，在檔案資料的歸類、歸檔、立卷等環(huán)節(jié)中都存在問題，難以發(fā)揮檔案應(yīng)用的實(shí)際價(jià)值。雖然有的醫(yī)院也引入了現(xiàn)代化檔案管理方式，如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)用，但工作人員對(duì)其操作性不強(qiáng)，缺乏智能化檔案管理的專業(yè)操作技術(shù)，在實(shí)際管理工作中時(shí)常出現(xiàn)技術(shù)問題，影響到檔案管理的有效性，不利于辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.檔案資料收集缺少篩選環(huán)節(jié)

辦公室檔案管理工作人員負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行收集整合，由于醫(yī)院是持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)的，因而其檔案資料也是不斷增多的，如會(huì)議記錄方面的資料信息是隨著會(huì)議開展次數(shù)而愈來愈多，但并不是所有的資料都是有價(jià)值的。如果在資料信息中存在一些以往的數(shù)據(jù)資料以及不具備使用價(jià)值的信息，這些資料就無保存意義，不需要進(jìn)行歸檔。但實(shí)際上，在辦公室檔案管理工作中，由于工作人員的資料篩選意識(shí)不強(qiáng)，將收集的所有資料都作為處理對(duì)象，導(dǎo)致檔案內(nèi)容過于繁雜，既影響使用者的檔案調(diào)取使用，也在一定程度上增加了檔案管理人員的工作量，制約辦公室檔案管理工作效率的提升。

3.檔案通訊員工作積極性較低

在醫(yī)院檔案管理工作中部分檔案通訊員的工作積極性較低，作為檔案管理的主要負(fù)責(zé)人員，其工作態(tài)度直接影響到辦公室檔案管理的質(zhì)量。相比于醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)工作而言，辦公室檔案管理工作具有一定的枯燥性和重復(fù)性，長期在辦公室中處理檔案資料容易造成工作人員興趣降低，因而在工作中出現(xiàn)懈怠，并且隨之會(huì)引發(fā)工作失誤，如在檔案分類和歸檔等工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題，影響辦公室檔案管理質(zhì)量。此外，檔案通訊員的專業(yè)性不足也會(huì)影響其工作積極性，如當(dāng)工作人員沒有掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技巧時(shí)，其在工作實(shí)踐中的就會(huì)遇到各種各樣的問題，不斷地向其他人尋求幫助，久而久之失去工作信心，致使辦公室檔案管理質(zhì)量下降。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建議

1.合理選擇檔案歸檔和立卷方法

醫(yī)院辦公室檔案管理工作中應(yīng)選擇合理的檔案收集和歸檔方法，做好對(duì)檔案的分類，以提升辦公室檔案管理的規(guī)范性。

一是應(yīng)確定各項(xiàng)檔案資料的收集時(shí)間，注重資料的日常積累。例如，以月為單位對(duì)文件資料進(jìn)行定期整合收集，避免時(shí)間過長造成資料容積，確保資料收集的延續(xù)性。對(duì)日常性的資料文件，如各個(gè)科室的檔案資料應(yīng)隨時(shí)處理收集，防止檔案文件的遺漏。

二是應(yīng)嚴(yán)格做好檔案資料的登記工作，對(duì)于會(huì)議記錄、各科室資料等都一一登記，包括文件名稱、存檔時(shí)間以及所涉及的人員等信息，方便檔案的查閱。

三是對(duì)所收集的檔案文件進(jìn)行仔細(xì)檢查，包括對(duì)文件完整性、有效性的檢查，保證原文件資料全部收集完畢，并確定同一事項(xiàng)的文件集中在一起。

四是對(duì)所收集檔案進(jìn)行分類，先按照檔案文件的性質(zhì)進(jìn)行分類，如按照醫(yī)院歷史、科室文件等標(biāo)準(zhǔn)劃分為專門存檔醫(yī)院發(fā)展歷史的卷宗以及專門存檔科室文件的卷宗，其中科室文件再繼續(xù)按照不同科室進(jìn)行細(xì)分，如呼吸科、門診科、外科等。之后，按照時(shí)間順序?qū)⑺诸惖臋n案進(jìn)行時(shí)序整理，更易于檔案查閱使用。

五是完成立卷，妥善保管。將檔案資料分類整理后，對(duì)完整檔案進(jìn)行裝訂和裝盒處理，放入檔案柜;而尚未收集完整的檔案也放入文件盒中進(jìn)行儲(chǔ)存，隨著文件的逐漸完整補(bǔ)充到文件盒中，待收集完整再進(jìn)行裝訂處理。

信息化管理設(shè)備和軟件如今已被應(yīng)用于辦公室檔案管理中，在對(duì)紙質(zhì)檔案的收集和歸檔管理工作中，同時(shí)將所涉及的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，按照信息技術(shù)的管理操作對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行記錄、分類和歸檔。

2.有序篩選有價(jià)值的檔案材料

辦公室檔案管理雖然是針對(duì)相關(guān)資料文件的收集歸檔工作，涉及的信息量較多，但并不是所有的檔案文件都需要?dú)w檔立卷，其中包括有保存價(jià)值和無價(jià)值的，管理人員在工作實(shí)踐中應(yīng)有序篩選其中有價(jià)值的檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行處理。那么應(yīng)該如何判斷檔案信息是否具有存檔價(jià)值呢？通常從以下幾個(gè)方面進(jìn)行判斷分析：首先，從檔案文件的來源、內(nèi)容和形式等方面評(píng)估其保存價(jià)值。例如，以醫(yī)院歷史檔案資料為例，它是隨著醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)而逐步積累形成的，其中記錄了醫(yī)院從最初建成直到現(xiàn)在規(guī)模的全過程，而歷史檔案資料中不僅包括文字性敘述，還包括圖片和視頻等形式的記錄，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。歷史檔案資料的歸檔管理可以豐富院內(nèi)文化內(nèi)涵，利于拓展醫(yī)院對(duì)外宣傳的交流渠道。其次，從不同主體對(duì)檔案的使用需求評(píng)估其保存價(jià)值。比如，想了解醫(yī)院呼吸科的季度工作情況和業(yè)務(wù)情況，需要瀏覽和查閱外科科室的檔案資料，從中獲取信息;又如，研究醫(yī)院黨委會(huì)關(guān)于醫(yī)院黨建工作所商討的情況，需考查黨委會(huì)的會(huì)議記錄以獲得信息。

3.充分調(diào)動(dòng)檔案通訊員工作積極性

辦公室檔案管理也是醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作要從工作人員出發(fā)，提高其工作能力和專業(yè)性，更好實(shí)踐于檔案管理工作之中。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層需積極組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)專業(yè)檔案管理技能的機(jī)會(huì)，掌握扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，用規(guī)范化、專業(yè)化的手段執(zhí)行檔案管理工作，有效提升辦公室檔案管理質(zhì)量水平。強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)性還要構(gòu)建一支足夠?qū)I(yè)的檔案管理隊(duì)伍，由外部管理機(jī)構(gòu)對(duì)其開展專業(yè)指導(dǎo)，整體提高管理人員的專業(yè)能力，從而保證檔案管理工作的順利推進(jìn)。同時(shí)，要充分調(diào)動(dòng)檔案通訊員的工作積極性，最有效的方法就是創(chuàng)新傳統(tǒng)管理方式，積極引用信息化檔案管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變工作模式，讓檔案管理人員借助于智能化方式完成對(duì)檔案資料的錄入、整理分類以及保存工作，并與其他部門做好信息對(duì)接溝通，如在各科室中同步設(shè)置信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科室檔案資料的實(shí)時(shí)記錄與對(duì)接，再傳輸至辦公室檔案管理系統(tǒng)中，達(dá)到更精準(zhǔn)的管理自動(dòng)化，簡化檔案通訊員的工作量，進(jìn)而調(diào)動(dòng)其工作積極性。

4.科學(xué)明確各類卷宗的保存年限

對(duì)于所歸檔整理的各項(xiàng)卷宗還需加強(qiáng)規(guī)范管理，不同檔案的保存價(jià)值不同，由此也決定了不同檔案的保存年限不同。在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，工作人員需科學(xué)明確各類卷宗的保存年限，及時(shí)處理失效文件，不僅可以提升其管理規(guī)范性，還能夠減少檔案處理工作量，讓辦公室檔案管理更加有序。不同類別的檔案卷宗保存年限有所不同，如醫(yī)院黨組織工作計(jì)劃和工作總結(jié)的年度文件通常為永久性保存;黨小組工作計(jì)劃和工作總結(jié)至少保存10年;醫(yī)院專項(xiàng)工作會(huì)議記錄至少保存30年;醫(yī)院重要行政會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要為永久性保存;而醫(yī)院歷史資料則需延續(xù)性的永久保存。此外，其他類別的檔案卷宗也需按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保存和處理。

5.發(fā)揮辦公室檔案管理的指導(dǎo)作用

為進(jìn)一步提升辦公室檔案管理的規(guī)范性，需做到“物盡其用”，將所歸檔的檔案文件應(yīng)用在必要的方面，充分發(fā)揮辦公室檔案對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)和借鑒作用。而發(fā)揮辦公室檔案的應(yīng)用價(jià)值，要求檔案管理人員必須掌握規(guī)范的檔案查詢和調(diào)取方法，以黨委會(huì)或者辦公會(huì)的會(huì)議記錄為例，其一般具有機(jī)密性，特別是關(guān)于醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)方面，這些內(nèi)容僅為部分人員所使用，而其他基層人員不具備獲取該項(xiàng)檔案的權(quán)利，對(duì)此應(yīng)確保在有效保密的情況下查閱檔案。檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)查閱檔案的人員信息，了解其檔案應(yīng)用目的，在完整登記以及信息符合的基礎(chǔ)上再為其提供檔案文件。若使用信息化檔案文件，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置加密機(jī)制，按照檔案的機(jī)密等級(jí)賦予不同工作人員不同的檔案查詢、調(diào)用權(quán)限。此外，為更快速調(diào)取出所需檔案文件，應(yīng)將各個(gè)類別的檔案做好標(biāo)記，紙質(zhì)檔案柜上標(biāo)明文件事由和保存時(shí)間，方便使用者直接用事件或者年份時(shí)間進(jìn)行索引;電子類檔案文件則可以直接通過鍵入搜索方式按照文件事由和年份進(jìn)行索引，并且也可以將紙質(zhì)檔案信息與電子檔案信息相結(jié)合，在電子檔案之后標(biāo)明紙質(zhì)檔案的保存位置，方便快速索引查閱。

四、結(jié)束語

綜上所述，社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)改革是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要任務(wù)之一，在醫(yī)院改革進(jìn)程中檔案管理是不容忽視的改進(jìn)要點(diǎn)，完善并規(guī)范醫(yī)院辦公室的檔案管理工作，既滿足醫(yī)院改革的需求，也有益于提升醫(yī)院服務(wù)的質(zhì)量水平。從醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實(shí)際實(shí)行情況來看，一些突出的問題影響了其規(guī)范性，并間接影響著醫(yī)院的服務(wù)水平。對(duì)此，需要從現(xiàn)實(shí)角度考慮積極完善辦公室檔案管理工作，達(dá)到規(guī)劃管理的目的。合理選擇檔案歸檔和立卷方法、有序篩選有價(jià)值的檔案材料、充分調(diào)動(dòng)檔案通訊員工作積極性、科學(xué)明確各類卷宗的保存年限、發(fā)揮辦公室檔案管理的指導(dǎo)作用，真正規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理工作，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：濰坊市人民醫(yī)院）

作者簡介：梁婷（1984-）女，漢族，山東濰坊人，研究生，檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案資料管理。