煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實踐與思考

摘 要：在現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案精細(xì)化管理理念、數(shù)字化處理在企業(yè)生存發(fā)展中運用的愈發(fā)廣泛，檔案信息化建設(shè)和發(fā)展水平日益深化。因此，本文基于煤炭企業(yè)視角探討將檔案管理進行數(shù)字化建設(shè)的意義，對數(shù)字化環(huán)境下檔案管理實踐不足進行思考，探索數(shù)字化檔案管理的有效途徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;煤炭企業(yè);數(shù)字化

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展，人們工作、生活方式都得到極大改變，智能化水平日益提高，在企業(yè)檔案管理方面也發(fā)揮著極大作用，人工管理方式逐漸被替換下來，數(shù)字化成為管理方向。因此，為更好促進煤炭企業(yè)發(fā)展，思考實踐數(shù)字化檔案管理工作路徑是必要的。

一、煤炭企業(yè)落實數(shù)字化檔案管理意義

煤炭企業(yè)作為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成，其檔案管理工作數(shù)字化模式的實行與計算機技術(shù)具有重要關(guān)系，通過開展數(shù)字化管理工作能夠迅速整合信息資源，打破以往的檔案存儲方式，逐漸構(gòu)成新的檔案信息形態(tài)，不僅更加規(guī)范，還有利于相關(guān)人員的查看和使用，實現(xiàn)檔案資源共享，推動煤炭企業(yè)更好發(fā)展。其具體意義如下：

第一，以數(shù)字化方式開展企業(yè)檔案管理工作，能夠提升此項管理工作的自動化水平，以此促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。目前，我國煤炭企業(yè)中紙質(zhì)檔案所發(fā)揮的功能作用有限，且極易受到外界環(huán)境以及不可抗力的影響，隨著時間的推移可能出現(xiàn)丟失、殘破等現(xiàn)象。隨著市場經(jīng)濟體制改革深化，市場競爭日益激烈，通過建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系，在較高信息化水平的基礎(chǔ)上開展工作，能夠促進企業(yè)實現(xiàn)檔案管理工作目標(biāo)，甚至實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。此外，數(shù)字化管理工作的展開也能夠降低管理成本，節(jié)省檔案資料占地空間，從而提升企業(yè)經(jīng)濟效益。

第二，提升煤炭企業(yè)檔案管理工作效率。煤炭企業(yè)涉及較為復(fù)雜、繁多的檔案資料，所以需要管理的對象以及內(nèi)容也較多，若是仍使用以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載方式，以及人工管理的方式進行檔案信息資料的統(tǒng)計、分類和歸檔，不僅容易出現(xiàn)紕漏，整體效率也較低，人力、物力的投入也無法得到控制。但是，通過落實數(shù)字化檔案管理工作，相關(guān)工作人員使用計算機技術(shù)就可以完成較為復(fù)雜的分類工作，甚至將重復(fù)性工作交由專業(yè)的信息軟件完成，使其集中精力開展管理工作，使資料能夠在短時間內(nèi)準(zhǔn)確入檔。不僅如此，原始存檔方式存在調(diào)卷率低、錯誤率較高的問題，通過提升檔案管理的信息化程度，能夠有效改善調(diào)卷率，滿足企業(yè)日常工作所需。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部工作人員需要一些檔案資料時，使用信息平臺進行身份認(rèn)證即可瀏覽、下載使用，不僅優(yōu)化了檔案管理模式，提高其管理水平，也為煤炭企業(yè)內(nèi)部人員工作效率的提高提供了科學(xué)有效的支持，增強了企業(yè)核心競爭力。

二、數(shù)字化背景下煤炭企業(yè)檔案管理實踐不足

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，無法提供管理支持

目前，信息化建設(shè)早已成為各領(lǐng)域發(fā)展的主要手段，但是在煤炭企業(yè)中，部分企業(yè)沒有意識到數(shù)字化、信息化建設(shè)對檔案管理的重要性，導(dǎo)致在檔案管理工作中數(shù)字化的利用率較低，這給提高檔案管理水平帶來制約。在這種情況下，煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，尤其是硬件設(shè)備無法支持高水平的數(shù)字化建設(shè)和后續(xù)運營。不僅如此，除了觀念意識方面的不足，還因為部分煤炭企業(yè)經(jīng)濟能力不足，無法進行硬件設(shè)備的充分建設(shè)，因此在多重因素的共同影響下，煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理水平相對較低。

在部分煤炭企業(yè)中，由于其主要經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)是在保護資源、保護環(huán)境中進行開發(fā)與生產(chǎn)，從而獲得最大化的經(jīng)濟效益和社會效益，導(dǎo)致部分煤炭企業(yè)在檔案管理中仍使用較為老舊的計算機，不僅運行速度慢，甚至可能在工作過程中出現(xiàn)死機等情況，不利于檔案資源的歸納整理，給企業(yè)檔案管理工作帶來較多不便。即便一些煤炭企業(yè)具有一定的經(jīng)濟實力，能夠置辦較為健全的基礎(chǔ)設(shè)施，但也缺乏有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全的管理意識，這些都是數(shù)字化背景下煤炭企業(yè)檔案管理的不足之處。

2.企業(yè)對檔案管理重視程度不夠，人員技術(shù)素質(zhì)不高

目前，雖然信息化技術(shù)已廣泛應(yīng)用于多個領(lǐng)域，發(fā)揮著不可取代的作用，但是一些煤炭企業(yè)仍對數(shù)字化檔案管理的意識不夠，甚至少數(shù)企業(yè)沒有意識到數(shù)字化檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，使得數(shù)字化建設(shè)力度不足，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。此外，一些傳統(tǒng)的煤炭企業(yè)，對新鮮事物的接受程度有限，不僅沒有了解的興趣和意識，也較難掌握數(shù)字技術(shù)，進而使企業(yè)數(shù)字化檔案管理水平發(fā)展滯緩。

另外，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員不夠重視數(shù)字化技術(shù)以及檔案管理工作的情況下，企業(yè)內(nèi)部檔案管理環(huán)境也不甚良好，工作人員在沒有受到重視的情況下，缺乏提升自己、積極掌握數(shù)字化技術(shù)的主動性。同時，企業(yè)也缺乏對檔案管理人員的定期教育培訓(xùn)，工作人員學(xué)習(xí)最新管理技術(shù)、管理理念的途徑有限，在多重因素的共同影響下，檔案管理人員素質(zhì)難免發(fā)展滯緩，極易在工作中出現(xiàn)失誤，從而給企業(yè)帶來不小的危害，甚至造成煤炭企業(yè)經(jīng)濟效益的降低和流失，極不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

3.企業(yè)缺乏完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前部分煤炭企業(yè)中，并沒有成立相應(yīng)的檔案管理小組，導(dǎo)致幾個檔案管理人員需要同時兼顧多個部門的檔案管理工作，一方面模糊了檔案管理工作人員的職責(zé)，另一方面也給檔案管理人員帶來較大的工作壓力，影響企業(yè)檔案管理整體質(zhì)量水平。此外，在工作、管理職責(zé)不明確的情況下，也無法按照規(guī)范的考評制度對人員進行職業(yè)考核，無法給其管理提出較高要求。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范的情況下，煤炭企業(yè)檔案資料收集效率、整理質(zhì)量都大打折扣，整體工作推進較慢，影響企業(yè)健康發(fā)展。

三、煤炭企業(yè)開展數(shù)字化檔案管理工作的有效路徑

1.加大硬件設(shè)施建設(shè)力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施

煤炭企業(yè)落實數(shù)字化檔案管理以及提高管理水平最關(guān)鍵的是為其提供完善的硬件設(shè)施基礎(chǔ)，并讓管理人員有學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的機會，切實擴大企業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展空間。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)在注重日常經(jīng)營、生產(chǎn)效果的同時，正確認(rèn)識到檔案管理工作、檔案數(shù)字化建設(shè)對自身發(fā)展的重要性，根據(jù)企業(yè)實際經(jīng)濟水平、發(fā)展需求進行基礎(chǔ)設(shè)施的完善，合理加大資金等成本投入，努力完善檔案管理硬件設(shè)備。如果無法優(yōu)化現(xiàn)有的硬件設(shè)備資源，應(yīng)盡量更換老舊設(shè)備，避免因其故障打斷正在開展的管理工作。若是在經(jīng)濟條件允許的情況下，應(yīng)不斷更新、置換先進的機械設(shè)備，從而滿足工作人員提高數(shù)字化檔案管理工作水平的需求。

除了數(shù)字化檔案管理所需的硬件設(shè)備，煤炭企業(yè)還應(yīng)進一步完善自身的基礎(chǔ)建設(shè)，提升其建設(shè)水平，從而使基礎(chǔ)設(shè)施充分發(fā)揮作用，供數(shù)字化平臺以及數(shù)據(jù)庫使用。具體而言，煤炭企業(yè)在制訂自身經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略的同時，也應(yīng)注重有關(guān)信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是常見設(shè)備，應(yīng)保證其質(zhì)量和先進程度，如掃描儀、計算機以及打印機等。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門實際需要增加設(shè)備數(shù)量，提高設(shè)備品質(zhì)，從而逐漸為數(shù)字化檔案管理工作的展開提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)檔案信息資源的高質(zhì)量、高速率共享。隨著煤炭企業(yè)經(jīng)濟實力的增加，還應(yīng)注重相關(guān)軟件的開發(fā)與推廣，在數(shù)字化檔案管理工作中使用較高安全性、更為先進的軟件，以此優(yōu)化檔案管理公共信息平臺，供企業(yè)相關(guān)人員工作使用，讓檔案數(shù)據(jù)以更加高效的狀態(tài)運作。

2.打破傳統(tǒng)思維，創(chuàng)新管理觀念

在信息化環(huán)境下采用數(shù)字化技術(shù)手段實踐企業(yè)檔案管理工作時，企業(yè)上下都應(yīng)打破傳統(tǒng)思維，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)具備前端控制思想，提高對檔案工作人員的重視程度，以此營造良好的數(shù)字化檔案管理工作環(huán)境，從思想意識方面提高企業(yè)數(shù)字化檔案管理實踐效果。以往傳統(tǒng)的檔案管理工作主要采用的管理模式為后端式，即企業(yè)無法提前針對各項問題和風(fēng)險做出預(yù)警和控制措施，在時代不斷發(fā)展進步的情況下，這種管理模式已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的煤炭企業(yè)。因此，在開展數(shù)字化檔案管理實踐工作時，應(yīng)做到意識先行，貫徹前端控制思想，尤其是各種系統(tǒng)平臺和電子文件的形成初期，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員應(yīng)了解文件形成背景、內(nèi)容和格式，并嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范監(jiān)督、指導(dǎo)文件資料采集、歸檔等工作，從而保證檔案資料的真實性和可用性，實現(xiàn)新的管理理念的有效落實。在具體推進過程中，應(yīng)逐漸將后端式管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸耸焦芾砟Ｊ?，保證其過渡時的檔案管理質(zhì)量，從而提高數(shù)字化檔案管理效果，實現(xiàn)歸檔的規(guī)范化管理。

3.基于數(shù)字化檔案管理落實規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，掌握管理要點

為使企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型工作的開展更加順利、高效，企業(yè)還應(yīng)以檔案管理的數(shù)字化建設(shè)實際為基礎(chǔ)落實相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)，并對此標(biāo)準(zhǔn)進行明確規(guī)范，最好根據(jù)不同部門的需求設(shè)立相應(yīng)的檔案管理人員，以此構(gòu)建檔案管理部門，從而實現(xiàn)檔案資源的及時采集，同時便于工作人員績效考評工作的推進。具體而言，煤炭企業(yè)應(yīng)在檔案管理水平不斷提高的同時，完善數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋企業(yè)檔案具體類型、計算機操作流程及標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化檔案存儲方式以及使用、檢索、下載途徑等，使其各個環(huán)節(jié)、各項工作都具有明確規(guī)定，同時保證其可行性，從而將這套標(biāo)準(zhǔn)落到實處，促進企業(yè)檔案管理數(shù)字化水平的提高。

除此之外，開展數(shù)字化檔案管理工作時，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員應(yīng)掌握管理要點，這是因為相較于以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)、光盤等存儲和歸檔方式，檔案管理數(shù)字化建設(shè)帶來極大便利性的同時也出現(xiàn)了一些新難題，如果在收集、歸檔時沒有按照標(biāo)準(zhǔn)工作、落實，極有可能導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)問題。因此，煤炭企業(yè)在落實工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的同時，也應(yīng)加強企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的相匹配性，盡量采用同一套標(biāo)準(zhǔn)操作，實現(xiàn)兩種系統(tǒng)的無縫對接。此外，緊抓數(shù)字化檔案管理的重點環(huán)節(jié)，尤其是同步化、書面化、財務(wù)化、全面化和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，即企業(yè)內(nèi)部各部門及相關(guān)人員應(yīng)擺正心態(tài)，正確認(rèn)識到檔案管理工作對自身工作開展以及企業(yè)發(fā)展的重要意義，從而主動與檔案管理人員進行配合，提高文件資料采集、整理、審核、歸檔等環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率，提升企業(yè)檔案書面工作水平。值得注意的是，檔案管理工作的關(guān)鍵之處就是其具有的豐富內(nèi)涵，這不僅體現(xiàn)在資料內(nèi)容上，更體現(xiàn)在項目報告等資料上，即檔案資料的健全性，所以在具體工作過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照優(yōu)化后的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對文件資料進行數(shù)字化掃描、處理，并按照具體分類及時保存電子檔案，同時保存紙質(zhì)檔案，落實“雙套制”，做好備份工作，以此保證企業(yè)檔案資料的完備性。

由于企業(yè)檔案資料記載著企業(yè)所開展的各項經(jīng)濟活動以及某段時期的發(fā)展情況等內(nèi)容，所以在企業(yè)后續(xù)發(fā)展過程中可能需要用到相關(guān)資料，這涉及檔案資料的分送，為進一步提高檔案管理的專業(yè)化水平，應(yīng)將分送的“同步性”落實到工作完成后的資料收集和歸檔方面，保證其“同步化”，并依托于專職檔案人員通過專業(yè)分工提高其專業(yè)知識的掌握，從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、要點掌握方面提升企業(yè)數(shù)字化檔案管理的工作效率。

4.培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高網(wǎng)絡(luò)信息安全水平

在實踐數(shù)字化檔案管理工作時，煤炭企業(yè)應(yīng)注意人才培養(yǎng)以及隊伍建設(shè)，加大力度培養(yǎng)復(fù)合型人才，以此推進管理職業(yè)化，為企業(yè)檔案管理水平的提高奠定良好人才基礎(chǔ)。第一，定期開展檔案實務(wù)培訓(xùn)工作。開展此項工作時，應(yīng)以政治定力為引領(lǐng)，找準(zhǔn)煤炭企業(yè)檔案管理工作方向，基于檔案務(wù)實開展相關(guān)知識的教育培訓(xùn)，包括收文管理、電子檔案管理、歸檔技術(shù)以及聲像資料等實務(wù)技術(shù)，并在培訓(xùn)后組織檔案管理檢查評比活動，一方面提高檔案工作人員專業(yè)化水平，另一方面通過檢查評比企業(yè)可發(fā)現(xiàn)員工不同的職業(yè)優(yōu)勢，實現(xiàn)崗位的合理分配，充分發(fā)揮人力資源作用。第二，開展信息化培訓(xùn)，尤其是信息安全方面，以此應(yīng)對計算機技術(shù)帶來的網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險。就目前社會發(fā)展形勢來看，企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢是數(shù)字化，所以相關(guān)工作人員也應(yīng)掌握信息化、數(shù)字化技術(shù)以及使用方式。煤炭企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識到開展電子檔案管理和服務(wù)等技能培訓(xùn)，可以推動企業(yè)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展和完善。比如，定期開展研討活動和安全技術(shù)培訓(xùn)，使其認(rèn)識到電子檔案的管理特點、使用要點以及重要性，并針對性開展電子檔案培訓(xùn)以及轉(zhuǎn)換、保存等工作，提高企業(yè)電子檔案水平和相關(guān)工作人員的專業(yè)化素質(zhì)，從而夯實人才基礎(chǔ)，降低檔案數(shù)據(jù)泄露等信息風(fēng)險。第三，除了專業(yè)知識技能的教育培訓(xùn)，煤炭企業(yè)還需注重檔案管理人員職業(yè)道德培訓(xùn)，這是因為在利益的驅(qū)使下，工作人員可能會導(dǎo)致數(shù)字化檔案資料泄露，對企業(yè)發(fā)展會造成極大威脅。為此，站在數(shù)字化檔案管理安全性和保密性的角度來看，企業(yè)還應(yīng)以檔案法、網(wǎng)絡(luò)安全法和保密法等為核心開展職業(yè)道德培訓(xùn)工作，同時借用案例增強其法律意識，使其在日常工作中自覺約束行為。在條件允許的情況下，落實嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?zé)任管理制度，將檔案管理工作細(xì)化，將其落實到個人身上，進一步激勵員工主動識別風(fēng)險、把控檔案管理安全性意識，從多個方面降低企業(yè)檔案資料篡改、失密等不良現(xiàn)象的發(fā)生概率。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字化檔案管理工作作為煤炭企業(yè)內(nèi)部管理體系的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展、相關(guān)戰(zhàn)略制訂等方面發(fā)揮著不可替代的作用。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)與時俱進，創(chuàng)新管理理念，落實前端控制思想，并加強硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善，滿足企業(yè)發(fā)展需求。同時，開展全面的人才培養(yǎng)工作，大力培養(yǎng)復(fù)合型、綜合型人才，從而保證數(shù)字化方案管理實踐的有序推進。

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（作者單位：陜西彬長文家坡礦業(yè)有限公司）

基金項目：中國管理科學(xué)研究院教育科學(xué)研究所：大型礦山企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式研究（項目編號：JFYA349）。

作者簡介：依虹峰（1980-），女，漢族，陜西咸陽人，本科，助理館員，研究方向：國企檔案管理。