血站采購與付款內(nèi)控管理制度的構(gòu)建探討

徐麗娟 東莞市中心血站

內(nèi)部控制管理是行政事業(yè)單位經(jīng)營管理中非常重要的組成部分，血站屬于公益性事業(yè)單位，必須建立內(nèi)部控制體系，而血站的采購以及付款環(huán)節(jié)是血站內(nèi)部控制管理工作的重要內(nèi)容，對保障血液安全和供應(yīng)，提升血站管理水平具有非常重要的意義[1]。但在相關(guān)研究中發(fā)現(xiàn)，血站在采購以及付款工作中，沒有形成完善的內(nèi)部控制管理體系，導(dǎo)致血站在實(shí)際管理過程中，存在很大的弊端，嚴(yán)重影響血站采供血工作的順利開展。通過對當(dāng)前血站內(nèi)部控制管理工作重要性以及血站采購以及付款業(yè)務(wù)中存在的問題進(jìn)行分析，探究實(shí)現(xiàn)血站采購以及付款制度的構(gòu)建，為實(shí)現(xiàn)血站采購以及付款工作的體系化建設(shè)，提供路徑支持。

一、血站內(nèi)部控制管理工作的重要性

血站是經(jīng)各省市人民政府、衛(wèi)生主管部門批準(zhǔn)的事業(yè)單位，血站分為一般血站和特殊血站[2]，本文所指的血站，包括血液中心、中心血站和中心血庫，其主要職責(zé)是獻(xiàn)血者招募、健康咨詢體檢、采血、成分制備、血液檢測、血液供應(yīng)以及醫(yī)療用血的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。血站核心目標(biāo)是保障血液供應(yīng)及血液安全，在采供血管理工作中，需要對自身管理工作的質(zhì)量以及效率負(fù)責(zé)，血站的采購供應(yīng)以及付款工作是內(nèi)部控制管理中的基礎(chǔ)內(nèi)容，在血站經(jīng)營管理的過程中，對保障內(nèi)部控制管理質(zhì)量的提升，保障血站的正常運(yùn)作具有支撐作用。內(nèi)部控制管理是血站經(jīng)營管理中進(jìn)行內(nèi)部自我約束管理的一種方式，在管理的過程中對提升管理的質(zhì)量以及管理的效率具有重要意義[3]。內(nèi)部控制管理對約束事業(yè)單位內(nèi)部管理流程、提升管理效率以及管理質(zhì)量等具有保障性作用。血站作為我國醫(yī)療衛(wèi)生體系中非常關(guān)鍵的組成部分，強(qiáng)化內(nèi)部控制管理，從制度層面為實(shí)現(xiàn)血站管理質(zhì)量以及管理效率的提升創(chuàng)造條件，更好地為我國臨床醫(yī)學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。強(qiáng)化內(nèi)部控制管理工作，有助于實(shí)現(xiàn)對物資采購過程的全面了解和掌握，優(yōu)化程序，減少復(fù)雜繁瑣的審批流程，增強(qiáng)采購的計(jì)劃性和規(guī)范性，從而實(shí)現(xiàn)血站內(nèi)部對采購以及付款業(yè)務(wù)的體系化管理。

二、血站采購以及付款業(yè)務(wù)中的問題

(一)采購及付款相關(guān)管理制度不健全

采購以及付款是血站內(nèi)部控制管理中非常重要的組成部分，在血站內(nèi)部經(jīng)營管理的過程中，對提升管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升等具有保障性作用，但目前我國血站在采購以及付款業(yè)務(wù)開展的過程中，存在制度不健全、執(zhí)行不到位、改進(jìn)不及時(shí)等情況[4]。一是由于在管理的過程中，沒有將采購以及付款業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化的劃分，導(dǎo)致制度在構(gòu)建的過程中，存在制度不健全、管理細(xì)化程度不足的情況，沒有針對采購以及付款工作的實(shí)際情況進(jìn)行制度的制定，導(dǎo)致相關(guān)制度在執(zhí)行的過程中存在實(shí)用性不足的情況。二是在內(nèi)部控制管理的過程中，對其責(zé)任制管理制度制定不健全，血站內(nèi)部相關(guān)人員在實(shí)際的工作過程中，沒有專人對采購以及付款業(yè)務(wù)進(jìn)行負(fù)責(zé)，相關(guān)工作不能落到實(shí)處，存在管理效率低下以及管理能力不足的情況。責(zé)任制管理制度不健全，內(nèi)部相關(guān)人員工作的積極性不高，嚴(yán)重阻礙管理的效率。

(二)監(jiān)督管理制度不健全

監(jiān)督管理制度在血站內(nèi)部控制管理的過程中，能實(shí)現(xiàn)對采購以及付款工作的監(jiān)督管理，確保各項(xiàng)管理制度的落實(shí)，在管理中保障相關(guān)采購以及付款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量以及管理效率的提升。但目前血站在采購以及付款工作的管理中，忽視監(jiān)督管理體系的構(gòu)建，導(dǎo)致監(jiān)督管理體系不健全，相關(guān)管理制度不完善，直接影響管理效率以及管理水平的提升[5]。一是由于部分血站中心在管理的過程中，其監(jiān)督管理體系沒有根據(jù)血站管理制度的改進(jìn)進(jìn)一步完善，導(dǎo)致在實(shí)際的管理工作中，其監(jiān)督管理體系與血站內(nèi)部控制管理工作之間存在配適度不高的情況，嚴(yán)重阻礙了血站內(nèi)部控制管理質(zhì)量的提升。二是部分血站在經(jīng)營管理的過程中，忽視監(jiān)督管理工作的重要性，忽視監(jiān)管管理體系的構(gòu)建，導(dǎo)致監(jiān)督管理工作滯后于血站發(fā)展的實(shí)際情況，存在管理效率低下甚至監(jiān)督管理工作落實(shí)程度不高的情況。

(三)采購以及付款計(jì)劃性管理能力不足

采購以及付款工作是內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，在管理的過程中，對實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源的合理控制具有基礎(chǔ)性作用。但在實(shí)際管理的過程中，血站存在對采購以及付款計(jì)劃性管理能力不足的情況[6]。血站在內(nèi)部控制管理的過程中針對經(jīng)營管理中的實(shí)際情況，為采購以及付款工作制定計(jì)劃性的方案，導(dǎo)致采購工作存在計(jì)劃性管理能力不足的情況，在申報(bào)以及采購工作中，存在資源浪費(fèi)的情況，增加血站不必要的開支，增加了管理的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)信息化管理能力不足

大部分血站在采購以及付款管理的過程中，仍采用傳統(tǒng)的方式對采購以及付款等工作進(jìn)行記錄和管理，在信息記錄中采用人為紙質(zhì)版記錄，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不足以及保存時(shí)效較短的情況，且在對相關(guān)采購數(shù)據(jù)以及信息查詢的過程中，時(shí)間較長，效率較低，不利于管理質(zhì)量以及管理效率的提升。同時(shí)在預(yù)算管理中，傳統(tǒng)管理模式難以形成對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的綜合性分析，容易造成數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不足的情況，同時(shí)不同部門之間信息共享機(jī)制不健全，數(shù)據(jù)不對等導(dǎo)致血站預(yù)算管理工作滯后。

三、血站采購與付款內(nèi)控管理制度的構(gòu)建

(一)健全血站采購、付款管理制度

1.實(shí)現(xiàn)血站采購、付款工作的精細(xì)化管理

血站在內(nèi)部控制管理的過程中，實(shí)現(xiàn)對采購以及付款工作的精細(xì)化管理，在管理的過程中才能更好地落實(shí)相關(guān)管理制度，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量以及管理效率的提升。在財(cái)務(wù)物品的管理中，強(qiáng)化精細(xì)化管理模式，應(yīng)用請購申請以及物品驗(yàn)收等層面制定精細(xì)化的管理方案[7]。比如在血站采購的請購申請中，組織開展相關(guān)部門的會議，協(xié)調(diào)溝通，集中獲取采購需求部門的信息，對需要進(jìn)行采購的物品進(jìn)行核對，制定精細(xì)化的采購流程，指定各部門的采購人員，明確責(zé)任制管理，對采購過程中的流程、驗(yàn)收以及入庫等工作進(jìn)行明確，特別是要建立驗(yàn)收制度，強(qiáng)化驗(yàn)收工作，保障采購物品的質(zhì)量，對需要的產(chǎn)品進(jìn)行變更或退貨處理，設(shè)定采購負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)專人專項(xiàng)管理，確保采購管理工作的落實(shí)[8]。在物資的驗(yàn)收中，明確驗(yàn)收的時(shí)間、數(shù)量以及生產(chǎn)日期，并對相關(guān)的信息進(jìn)行記錄，有驗(yàn)收人員確認(rèn)后簽字，并同意發(fā)放至庫，同時(shí)健全回收管理制度，明確回收的方式、變更或退款后的差價(jià)，對符合退貨要求的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。在付款管理的過程中，明確付款的時(shí)間、方式以及金額，并對其付款憑證進(jìn)行保存，及時(shí)核對付款數(shù)額與憑證，對已完成付款的項(xiàng)目加蓋“已付款”的標(biāo)識，實(shí)現(xiàn)與未付款內(nèi)容的區(qū)別化管理。

2.健全崗位責(zé)任制

在血站內(nèi)部控制管理制度構(gòu)建的過程中，為進(jìn)一步保障相關(guān)管理工作的落實(shí)，提升相關(guān)人員工作的積極性，在內(nèi)部經(jīng)營管理的過程中，應(yīng)健全崗位責(zé)任制管理，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量以及管理效率的提升。在血站內(nèi)部經(jīng)營管理中，實(shí)現(xiàn)責(zé)任制管理，應(yīng)健全崗位責(zé)任制管理制度，將具體的責(zé)任以及義務(wù)同崗位管理的相關(guān)工作以及內(nèi)容明確，由專人負(fù)責(zé)相關(guān)工作的開展，對開展工作的結(jié)果負(fù)責(zé)，制定健全的崗位責(zé)任制度，采用責(zé)權(quán)分離的方式，對責(zé)任人的義務(wù)和權(quán)力進(jìn)行明確，在管理的過程中，強(qiáng)化管理效率的提升。在血站采購以及付款工作的開展中，做到采購和驗(yàn)收工作相分離，實(shí)現(xiàn)申報(bào)與審批相分離，并對不同的環(huán)節(jié)、不同的部門設(shè)置責(zé)任負(fù)責(zé)人，由責(zé)任負(fù)責(zé)人對相關(guān)工作負(fù)責(zé)。在管理的過程中構(gòu)建科學(xué)的激勵機(jī)制，實(shí)現(xiàn)薪酬水平與崗位付出的協(xié)調(diào)發(fā)展，確保責(zé)任管理人員個(gè)人價(jià)值能得到發(fā)揮，穩(wěn)定員工工作的心態(tài)，用以調(diào)整企業(yè)成本結(jié)構(gòu)。內(nèi)部整體協(xié)調(diào)發(fā)展，才能更好地推動企業(yè)的前行。健全人力資源激勵機(jī)制，激勵責(zé)任管理人員提高責(zé)任管理工作的積極性，更加重視相應(yīng)崗位的工作，不斷提升個(gè)人的工作能力，不斷提升自我專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)水平。

(二)強(qiáng)化血站內(nèi)部控制監(jiān)督管理機(jī)制

建立健全相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，制度是血站內(nèi)部實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健運(yùn)營的關(guān)鍵，為進(jìn)一步提高內(nèi)部控制管理質(zhì)量和效率，首先應(yīng)建立健全相應(yīng)的監(jiān)督管理體系。一是在管理中健全監(jiān)督管理制度，協(xié)調(diào)血站采購以及付款內(nèi)部之間各部門的關(guān)系，明確監(jiān)督管理的內(nèi)容，制度制定以各部門實(shí)際工作情況為基礎(chǔ)，以保障監(jiān)督管理制度符合各部門之間業(yè)務(wù)流程以及相應(yīng)的管理活動。二是在制度健全的過程中，為保障監(jiān)督管理制度得以真正的落實(shí)和實(shí)施，應(yīng)完善責(zé)任制管理體系，以各科室、部門的主要負(fù)責(zé)人為責(zé)任制主要對象，采用自上而下的管理模式，將具體的監(jiān)督管理責(zé)任落實(shí)在各部門負(fù)責(zé)人身上，由部門管理者針對各自部門具體的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行下級責(zé)任制劃分，以便具體的監(jiān)督管理制度能落實(shí)到各組織部門具體的管理工作中，方便各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的開展。三是在內(nèi)部監(jiān)管的過程中，構(gòu)建健全的內(nèi)部監(jiān)管體系，明確各級部門組織架構(gòu)，方便血站在經(jīng)營管理的過程中能規(guī)范監(jiān)管流程，從組織架構(gòu)層面形成系統(tǒng)性的監(jiān)督管理體系。

(三)強(qiáng)化采購以及付款計(jì)劃性管理

計(jì)劃性管理是指血站在對采購工作以及付款業(yè)務(wù)進(jìn)行管理的過程中，針對血站發(fā)展的實(shí)際情況，制定預(yù)見性的管理方案，提前對采購以及付款工作的開展制定計(jì)劃性的管理內(nèi)容。采購以及付款業(yè)務(wù)的計(jì)劃性管理，是內(nèi)部控制管理中實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理的重要表現(xiàn)形式。血站在經(jīng)營管理的過程中，應(yīng)對以往采購以及付款管理中的數(shù)據(jù)進(jìn)行針對性的分析，制定預(yù)見性的管理方案，實(shí)現(xiàn)對資源的優(yōu)化配置，在管理的過程中實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量以及管理效率的提升。

(四)引進(jìn)信息化管理平臺，構(gòu)建信息化管理模式

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)和數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各行各業(yè)全面引進(jìn)信息化管理。血站采供血業(yè)務(wù)工作也已基本實(shí)現(xiàn)信息化智能化管理，因此，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)血站全面管理質(zhì)量以及管理效率的提升，在血站采購以及付款工作開展的過程中，應(yīng)引進(jìn)信息化的管理平臺，在管理的過程中，將管理的相關(guān)信息數(shù)據(jù)，輸入到信息化管理平臺中，提升管理的效率以及管理的質(zhì)量，有效避免手工管理造成疏漏，規(guī)范工作流程，使采購供應(yīng)和付款工作更加高效和便捷。在信息化管理平臺中，引進(jìn)安全信息管理程序，確保相關(guān)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及安全性。采購信息化工程要始終把信息安全放在至關(guān)重要的位置，貫徹“積極防御、綜合防范”的指導(dǎo)方針，堅(jiān)持快速發(fā)展與安全可控相結(jié)合，進(jìn)一步加強(qiáng)安全監(jiān)控體系、密鑰管理體系、網(wǎng)絡(luò)信任體系的構(gòu)建和完善，為保障采購、付款工作的信息化管理和發(fā)展提供安全保障。其次，在管理的過程中，加強(qiáng)對血站內(nèi)部相關(guān)采購、付款人員信息化管理能力的培訓(xùn)，人力資源管理是血站內(nèi)部經(jīng)營管理中非常重要的組成部分，強(qiáng)化對人力資源管理能力的培養(yǎng)，使相關(guān)人員在實(shí)際的工作中，能更好地掌握信息化操作的技能，實(shí)現(xiàn)采購以及付款工作的信息化管理。最后將信息化管理技術(shù)應(yīng)用于血站預(yù)算管理中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整合，避免人為預(yù)算管理造成的數(shù)據(jù)誤差，此外，創(chuàng)建血站部門信息共享平臺，提升信息共享效率，保障預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范是機(jī)關(guān)行政事業(yè)單位為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理控制目標(biāo)，通過制定制度、實(shí)施措施和制定程序，對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。血站是衛(wèi)生部或省、市人民政府衛(wèi)生行政部門根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本行政區(qū)域人口、醫(yī)療資源、臨床用血需求等實(shí)際情況，結(jié)合當(dāng)?shù)貐^(qū)域衛(wèi)生發(fā)展規(guī)劃，設(shè)立的、且在本區(qū)域內(nèi)是唯一隸屬衛(wèi)生行政部門領(lǐng)導(dǎo)的采供血機(jī)構(gòu)。采購以及付款業(yè)務(wù)是血站內(nèi)部控制管理過程中非常重要的內(nèi)容，但目前我國血站在經(jīng)營管理中仍存在制度不健全、監(jiān)督管理體系不完善以及計(jì)劃性管理能力不足的情況，嚴(yán)重阻礙血站內(nèi)部控制經(jīng)營管理工作的開展，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)血站采購、付款制度體系的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)管理水平以及管理效率的提升，在血站內(nèi)部采購以及付款工作開展的過程中，應(yīng)從制度、信息化軟件、人才等層面進(jìn)行針對性的分析，實(shí)現(xiàn)血站內(nèi)部控制管理中，采購、付款工作的高水平發(fā)展。