基于內(nèi)部控制下的中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理分析

李鳳專

【摘要】中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理內(nèi)部控制缺失，導(dǎo)致帶來控制活動等多方面的影響，本文從中小企業(yè)做好應(yīng)付賬款管理的意義出發(fā)，提出了應(yīng)付賬款管理基于內(nèi)部控制層面上存在的問題，并給出了優(yōu)化對策。

【關(guān)鍵詞】應(yīng)付賬款;內(nèi)部控制;控制活動

應(yīng)付賬款管理成為加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營風(fēng)險的重要手段，是企業(yè)財務(wù)管理和經(jīng)營管理中的重點之一[1]，如果應(yīng)付賬款管理控制活動不完善、信息與溝通不暢，不僅會降低了企業(yè)資金管理效率，還會給企業(yè)帶來財務(wù)風(fēng)險，因此，完善應(yīng)付賬款管理對中小企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。

1應(yīng)付賬款管理相關(guān)理論

1.1應(yīng)付賬款概念

《企業(yè)會計準(zhǔn)則—應(yīng)用指南》（中華人民共和國財政部令第33號）：應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買材料、商品和接受勞務(wù)等經(jīng)營活動而應(yīng)該支付的款項，期末貸方余額，反映企業(yè)尚未支付的應(yīng)付賬款余額。

1.2管理概述及目標(biāo)

應(yīng)付賬款管理指的是將企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)所應(yīng)支付的賬款處理制度化，以加強(qiáng)財務(wù)管理，維護(hù)公司信譽(yù)并掌控資金動向的科學(xué)管理手段[2]。目的是為了爭取合理折扣，及時反映和監(jiān)督采購資金支出和應(yīng)付情況，提供債務(wù)總額和資金需要量，并在適當(dāng)?shù)臅r候為企業(yè)提供融資功能。

1.3內(nèi)部控制五要素

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（中華人民共和國財政部令第07號）：內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、信息與溝通、控制活動和監(jiān)督五個要素。本文認(rèn)為這五個要素之間具有相互支撐、緊密聯(lián)系的作用，內(nèi)部控制的好壞取決于這五個要素能否有效運(yùn)行。

2中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀及問題

2.1中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀

重視程度不夠，存在沒有管理控制，有錢就付，無錢就拖欠的現(xiàn)象，即使制定了資金計劃，但控制活動尚不完善，內(nèi)部監(jiān)督并不到位，造成部門之間相互“踢皮球”，甚至產(chǎn)生財務(wù)風(fēng)險。此外，從簽訂采購合同-入庫單-會計審核制單-付款結(jié)算-取得發(fā)票的流程來看，因為付款結(jié)算在前而取得發(fā)票在后，所以得先把付賬款掛在借方，拿到發(fā)票以后再計提到貸方核銷，這種賬務(wù)處理方式雖然方便，但會造成應(yīng)付賬款存在借方余額，就是俗稱的“倒掛”現(xiàn)象。

2.2中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理存在的問題及分析

2.2.1缺乏良好的控制環(huán)境

監(jiān)管制度建設(shè)不夠全面，沒有給財務(wù)人員安排了解應(yīng)付賬款內(nèi)部控制和合規(guī)操作、風(fēng)險意識相關(guān)的培訓(xùn)，員工容易忽略一項工作業(yè)務(wù)的上下游關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致違規(guī)現(xiàn)象多有出現(xiàn)。

2.2.2重復(fù)付款風(fēng)險

辦理分批付款結(jié)算時，過于追求簡便而簡化資料，僅憑一張付款申請單就可辦理付款結(jié)算，導(dǎo)致在辦理的資金業(yè)務(wù)較多相關(guān)資料沒有及時分類整理、或沒有及時附“付訖”證明等情況下，付款申請單重復(fù)出現(xiàn)導(dǎo)致重復(fù)付款。

2.3.3控制活動尚需完善

出納人員身兼賬務(wù)處理和費(fèi)用臺賬登，財務(wù)部門設(shè)置了應(yīng)收賬款專員卻沒有設(shè)置應(yīng)付賬款專員獨(dú)立專職專崗。發(fā)票管理控制不夠重視、質(zhì)量把控不到位，長期沒有收到采購發(fā)票而導(dǎo)致應(yīng)付賬款出現(xiàn)“倒掛”現(xiàn)象，發(fā)票信息與應(yīng)付賬款賬面信息不符，對賬耗時耗力且信息失真。

2.2.4信息與溝通不暢

采購、財務(wù)、倉儲等部門之間信息沒有協(xié)同，人員流動對外沒有及時與其他相關(guān)部門進(jìn)行有效信息傳遞，對內(nèi)沒有合理進(jìn)行工作交接或者交接不清晰、不到位，對賬問題出現(xiàn)時部門與部門之間相互“踢皮球”，應(yīng)付賬款長期掛著錯賬無人處理。

2.2.5內(nèi)部監(jiān)督不到位

沒有獨(dú)立設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督部門，財務(wù)會計人員身兼內(nèi)審工作，對應(yīng)付賬款缺少權(quán)威的監(jiān)督和管理。而且，財務(wù)部門對應(yīng)付賬款的核銷環(huán)節(jié)欠缺控制，對采購、倉儲等相關(guān)部門沒有起到監(jiān)督，滋生財務(wù)舞弊。

2.2.6存在問題的原因分析

管理控制方面存在問題源于內(nèi)部控制欠缺，要優(yōu)化應(yīng)付賬款的管理就應(yīng)當(dāng)從內(nèi)控的五要素出發(fā)，進(jìn)而改善控制環(huán)境、規(guī)避重復(fù)付款風(fēng)險、增強(qiáng)控制活動、加強(qiáng)信息溝通與內(nèi)部監(jiān)督。

3中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理優(yōu)化措施

3.1.改善內(nèi)部控制環(huán)境

多開設(shè)員工對應(yīng)付賬款內(nèi)部控制和在合規(guī)操作和風(fēng)險意識等方面的培訓(xùn)，引導(dǎo)員工認(rèn)識自己工作中的操作對上下游環(huán)節(jié)造成的影響，減少違規(guī)現(xiàn)象，努力營造出一種全員參與控制的環(huán)境和氛圍。

3.2規(guī)避重復(fù)付款風(fēng)險

完善財務(wù)制度，嚴(yán)格把控付款資料，杜絕僅憑一張付款申請單就辦理付款結(jié)算的現(xiàn)象。網(wǎng)上匯款結(jié)算業(yè)務(wù)，效仿現(xiàn)金業(yè)務(wù)管理，匯款結(jié)算業(yè)務(wù)完成后在相應(yīng)單據(jù)上加蓋“銀行付訖”或“已付訖”等印章證明，有效避免重復(fù)付款的風(fēng)險出現(xiàn)。

3.3增強(qiáng)控制活動

完善不相容職務(wù)分離制度，在出納崗位上嚴(yán)格實施錢、賬的分工負(fù)責(zé)制度，貫徹內(nèi)部牽制的組織原則，設(shè)立不同崗位，體現(xiàn)職權(quán)分明互相監(jiān)督，避免財務(wù)舞弊;同時對發(fā)票管理提起重視，加強(qiáng)對采購發(fā)票核銷的控制，嚴(yán)格要求發(fā)票質(zhì)量，排查區(qū)分哪些發(fā)票屬于正常的未到票，哪些屬于異常的未到票，對沒有及時對未到發(fā)票進(jìn)行追蹤，明確責(zé)任人，建立完善的發(fā)票催收程序。

3.4加強(qiáng)信息溝通

建立清晰的服務(wù)臺賬管理程序，加強(qiáng)部門與部門之間的有效信息傳遞與分享溝通，發(fā)揮好如：企業(yè)微信、OA系統(tǒng)等服務(wù)工作臺的作用，使員工對公司業(yè)務(wù)流程清晰化，及時準(zhǔn)確地完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)，人員流動時及時將“接力棒”傳到下一位工作人員手中，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息協(xié)同。

3.5加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督

設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部監(jiān)督部門，且保證其權(quán)威性，對采購審批和發(fā)票追索、付款結(jié)算、應(yīng)付賬款核銷、入庫驗收等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，做好請購申請、采購預(yù)算、供應(yīng)商管理、采購訂單下達(dá)、貨物簽收單、入庫憑證、發(fā)票等記賬憑證、款項支付等每一個環(huán)節(jié)的監(jiān)督審查[3]，并定期向供應(yīng)商發(fā)送對賬函證確保會計信息記錄、采購記錄與倉儲驗收記錄，避免滋生財務(wù)舞弊。

4結(jié)論

應(yīng)付賬款管理是企業(yè)和經(jīng)營管理中的重點之一，完善應(yīng)付賬款管理對中小企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義，本文分析了當(dāng)前中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理的現(xiàn)狀，并針對存在問題逐一提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施，希望能給中小企業(yè)應(yīng)付賬款管理帶來一些參考。

參考文獻(xiàn)：

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[3]杜麗.基于SAP系統(tǒng)的T公司應(yīng)付賬款內(nèi)部控制研究[D].吉林大學(xué)，2019.