基于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考

仝翠蘭

【摘要】現(xiàn)在我國(guó)十分重視檔案管理工作，從各企業(yè)到事業(yè)單位等等，檔案管理工作作為基礎(chǔ)的管理工作之一，其作用是時(shí)分秒明顯的，可以為企事業(yè)單位的發(fā)展和決策提供足夠的資料和科學(xué)的依據(jù)。數(shù)字化技術(shù)屬于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的一種，采用數(shù)字化技術(shù)可以提高檔案管理的實(shí)效性，可以將一些有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期統(tǒng)計(jì)和分析和數(shù)據(jù)，便于檔案資料的收集、查閱、提取和運(yùn)用。數(shù)字化技術(shù)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，數(shù)據(jù)傳輸能力較強(qiáng)，有助于實(shí)現(xiàn)資源的共享，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的選擇。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);思考

近些年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，計(jì)算機(jī)應(yīng)用得到了空前的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)滲透到了各行各業(yè)，任何行業(yè)都脫離不開網(wǎng)絡(luò)，這也就對(duì)檔案管理信息化建設(shè)提出了要求，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不符合當(dāng)代需求，因此需要建設(shè)一種符合當(dāng)今社會(huì)且可行性大的檔案管理方法，本文結(jié)合如今檔案建設(shè)的實(shí)際，就如何開展檔案信息化管理建設(shè)、提高檔案管理水平展開探討。

一.我國(guó)檔案管理信息化現(xiàn)狀及存在問題

1.我國(guó)檔案信息技術(shù)受限

雖然我們平時(shí)對(duì)于檔案的利用并沒有太多次數(shù)，但其仍是我國(guó)最為保密的事物，一旦造成大量信息泄露，后果十分嚴(yán)重。因此，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)引入檔案管理有著極大爭(zhēng)議，因?yàn)槲覈?guó)的信息技術(shù)最初并不完善，將信息化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理上，雖然在一定程度上能夠使得檔案管理更為快捷和方便，但從另一個(gè)角度來(lái)看，由于檔案管理的信息技術(shù)不完善，很有可能會(huì)導(dǎo)致我們的檔案信息泄露或者丟失。這就要求我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)的研究，加強(qiáng)對(duì)其的投入，并且促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。

2.規(guī)章制度和管理機(jī)制不規(guī)范，檔案信息安全受到威脅

一方面，檔案管理信息化建設(shè)是在信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理的變革，相應(yīng)地需要對(duì)新形勢(shì)下檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)變革。這就需要在已有工作經(jīng)驗(yàn)之上進(jìn)行新的探索，但由于檔案管理信息化建設(shè)缺乏完善的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，檔案管理制度的適用性需要進(jìn)一步提升;另一方面，信息化建設(shè)過程中，對(duì)檔案內(nèi)容信息化和檔案信息利用的管理機(jī)制不夠完善，不僅造成檔案內(nèi)容查閱體驗(yàn)的降價(jià)，還容易造成保密資料的外泄與丟失，使檔案信息面臨超越安全管理規(guī)定的不規(guī)范調(diào)閱和復(fù)制。

3.檔案信息使用率處于低狀態(tài)

對(duì)于大多數(shù)檔案管理人員來(lái)講，檔案工作要注重從事人員的責(zé)任感，和檔案人員的技術(shù)是否過硬，能否勝任工作，因?yàn)檫@個(gè)職位十分重要，掌管著全部的信息，然而檔案的信息使用率一直處于低迷的狀態(tài)，主要原因是不重視，這就造成了檔案信息化管理很長(zhǎng)一段時(shí)間得不到發(fā)展。因?yàn)樵缙谖覈?guó)在信息注冊(cè)上并不關(guān)注，主要表現(xiàn)在我們?cè)谫?gòu)買東西不用提交相關(guān)信息證明，如手機(jī)號(hào)碼的購(gòu)買，這就使得我們電子信息詐騙現(xiàn)象比較嚴(yán)重，因此我們?cè)谫?gòu)買那些需要征信的物品時(shí)，相關(guān)的企業(yè)應(yīng)當(dāng)核實(shí)真實(shí)信息，這樣就使得人們重視檔案信息的重要性。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力

基層檔案管理工作發(fā)展經(jīng)過了一段時(shí)間，目前檔案管理人員的結(jié)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定，但是隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員素質(zhì)和能力有待提高，部分檔案管理人員年紀(jì)較大，資歷較深，但是對(duì)于數(shù)字化和信息化技術(shù)不夠了解，對(duì)先進(jìn)技術(shù)的知識(shí)管理不到位，檔案管理效率有待提高，管理人員能力有待提高?，F(xiàn)代化發(fā)展需要檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化和信息化模式，但是檔案管理人員這方面的意識(shí)有待加強(qiáng)，檔案管理工作相對(duì)繁瑣，一味依靠人為能力是不可能實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化，因此，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。

二.檔案信息化建設(shè)措施

1.建立健全檔案管理信息化規(guī)章制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

首先，檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》有關(guān)規(guī)定，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、調(diào)閱等進(jìn)行細(xì)致規(guī)定，并確保相關(guān)制度的有效實(shí)施。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理制度的完善，建立責(zé)任追究制度，對(duì)違法違規(guī)行為依法進(jìn)行追責(zé)。其次，要推進(jìn)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理。要針對(duì)建檔、存儲(chǔ)、共享等環(huán)節(jié)，形成規(guī)范化的管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行重要層次分級(jí)設(shè)置，對(duì)延續(xù)性檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，協(xié)調(diào)檔案管理單位所有部門共同參與，共同進(jìn)行數(shù)據(jù)開發(fā)和使用技術(shù)的探索，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)功能。

2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)

檔案的信息化管理與互聯(lián)網(wǎng)密不可分，這就需要檔案管理人員將傳統(tǒng)的檔案信息，傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上來(lái)，為每件事建立一個(gè)電子檔案，這對(duì)從事檔案管理的人員也提出了要求，管理人員要擅長(zhǎng)計(jì)算技術(shù)，提高效率，也有益于減少工作操作造成的失誤。要想將信息化管理做好，就要把信息做好，需要確立一個(gè)現(xiàn)代的信息服務(wù)模式，更加信息化、網(wǎng)絡(luò)化，因此要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)，將檔案信息和網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合起來(lái)。

3.做好檔案的附加值，合理開發(fā)檔案資源

因?yàn)閷?duì)檔案工作有了好的開展，檔案管理的信息化建設(shè)逐步確立起來(lái)。這體現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)信息的應(yīng)用大幅度提高，有了計(jì)算機(jī)，處理檔案工作的效率得到提高。因此檔案的信息化管理工作也離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)計(jì)算機(jī)能夠最大速度管理檔案信息，其速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了人力，所以檔案的使用范圍能夠得到空前的提升，對(duì)檔案資源的利用程度就會(huì)大大加深，這就方便了工作，能夠最快、最準(zhǔn)確地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

4.提高檔案保存技術(shù)，最大限度保留信息

通過提高檔案的保存技術(shù)，能夠長(zhǎng)時(shí)間、最大限度地保留檔案的信息，同時(shí)在互聯(lián)網(wǎng)上留下各種各樣的幫助模式，通過這種保存技術(shù)，使想要利用信息的人員能夠得到應(yīng)有的便利。通過這種技術(shù)，我們能夠最大程度減少對(duì)原始檔案的翻閱，從而減少了對(duì)原始檔案的破壞，保證初始數(shù)據(jù)的真實(shí)性，能保護(hù)信息的安全，通過計(jì)算機(jī)的技術(shù)加密對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)，這樣十分有利于當(dāng)下檔案管理的信息化建設(shè)。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)提升檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展能力至關(guān)重要。政府管理部門和廣大檔案管理單位應(yīng)予以充分重視，加大投入，不斷提升軟硬件建設(shè)和人才隊(duì)伍培養(yǎng)，使檔案管理信息化建設(shè)更好地服務(wù)于人民，服務(wù)于國(guó)家建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。

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