高層次人才流動背景下高校人事檔案精細(xì)化管理研究

任春霞

摘 要：高校的人事檔案管理和其正常運(yùn)轉(zhuǎn)息息相關(guān)，提升高校人事檔案精細(xì)化管理也有助于促進(jìn)高校建設(shè)，因此有必要對高層次人才流動背景下高校人事檔案精細(xì)化管理進(jìn)行研究。首先，明確高層次人才流動特點(diǎn)以及高校人事檔案管理現(xiàn)狀，了解人事檔案精細(xì)化管理的意義;其次，從完整收集人事檔案資料、準(zhǔn)確鑒別人事檔案信息、有序整理檔案庫、安全保管數(shù)據(jù)材料以及加強(qiáng)制度管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)幾方面闡述高層次人才流動背景下高校人事檔案精細(xì)化管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：高層次;人才流動背景;人事檔案;精細(xì)化管理

互聯(lián)網(wǎng)普及的時代，各行各業(yè)的發(fā)展模式發(fā)生了變化，在這種狀態(tài)下，人事檔案的管理工作必不可少，也能夠在高校的建設(shè)和發(fā)展中起著非常重要的作用。高校人力資源管理的主要目的是通過積累教師資源從而提高教學(xué)質(zhì)量，因此研究和建立教師團(tuán)隊必須擁有豐富、有價值的開發(fā)理念和開發(fā)基礎(chǔ)知識，這些都與高校人力資源信息管理息息相關(guān)。檔案信息管理提供的信息材料可以為高校教師團(tuán)隊建設(shè)提供各種有效的服務(wù)，推動整個高校發(fā)展。當(dāng)然，不可否認(rèn)的是在人力資源管理的實(shí)際運(yùn)作過程中仍面臨著許多問題，尤其是一些具體的措施并未得到有效實(shí)施，這直接影響了高校人力資源檔案的管理。

高校采取的人事檔案管理模式需要注重在實(shí)施時的意義和指導(dǎo)思想，尋求和實(shí)施有效的管理方法，尤其是在面對復(fù)雜的管理和執(zhí)行時，需要有效使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)來管理高校的人事檔案。與此同時，當(dāng)前檔案管理人員還應(yīng)該考慮個人文件管理的復(fù)雜化，由于人事檔案是記錄了相關(guān)人員很長一段時間的歷史軌跡，更是其晉升的重要基礎(chǔ)，因此有效管理人事檔案十分重要，這就要求進(jìn)行人事檔案精細(xì)化管理。高校是我國的科學(xué)研究基地，為社會提供了許多人力資源，對各大高校的人事檔案管理可以說是高校管理的縮影，也是高校管理的基礎(chǔ)。

基于此，本文對高層次人才流動背景下高校人事檔案精細(xì)化管理進(jìn)行研究。明確高層次人才流動特點(diǎn)以及高校人事檔案管理現(xiàn)狀，了解人事檔案精細(xì)化管理的意義;并從完整收集人事檔案資料、準(zhǔn)確鑒別人事檔案信息幾方面闡述高層次人才流動背景下高校人事檔案精細(xì)化管理的具體措施，以期為實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的精細(xì)化管理，真正發(fā)揮高校人事檔案的作用提供一定幫助。

一、高層次人才流動特點(diǎn)

在人才流動過程中，引領(lǐng)人才流動的主力人群就是高校的教師團(tuán)隊，而在教師團(tuán)隊中引領(lǐng)人才流動的主要也是相對素質(zhì)較高人才。

近年來，各大高校已經(jīng)開始實(shí)施各種減少學(xué)校人才流失的戰(zhàn)略，人才隊伍的流動組織得到了重視。為實(shí)現(xiàn)教師團(tuán)隊綜合素質(zhì)的飛躍，每所高校都投入了大量的人力、物力和財力。通過高校傳統(tǒng)的地理優(yōu)勢，提升高校工作吸引力、情感吸引力等資源來引進(jìn)人才，吸引高素質(zhì)人才，防止其外流。

目前，在尊重知識和尊重人才政策的大環(huán)境下，為人才流動提供了良好基礎(chǔ)。合理的人才流動推動了良性競爭，使高素質(zhì)人才脫穎而出，在某種意義上也真正實(shí)現(xiàn)了知識分子的價值，促進(jìn)了個人和社會發(fā)展。但是，人才的盲目流動也會產(chǎn)生很多弊端。各大高校對人才的渴望讓競爭狀況越來越嚴(yán)重，甚至為吸引人才創(chuàng)建“綠色通道”，如重建人員檔案利益轉(zhuǎn)移和無須人員轉(zhuǎn)移的就業(yè)制度。

由此可見，人才的流動確實(shí)有利有弊，人才流動雖然有助于個人實(shí)現(xiàn)自身價值，但是也削弱了單位對個人的約束力。因此，目前在高校的人才流動中產(chǎn)生了許多失業(yè)人員，主要原因大多是違反了用人合同，且未能成功找到下一任雇主，使這些人員和雇主造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，頻繁的人才流動不僅不利于學(xué)校規(guī)章制度的建立，也不利于對現(xiàn)有人才的保護(hù)，高校必須保證教師的穩(wěn)定性。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

目前，每個高校都面臨人事檔案管理的問題，有眾多高校的檔案管理人員并不是專業(yè)人士，負(fù)責(zé)管理高校人事檔案的教師大多沒有進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，其專業(yè)性和檔案管理人員之間存在很大差異。因此，在檔案管理時難免有疏忽或者紕漏的情況存在，無法掌握人事檔案文件管理工作中的細(xì)節(jié)或相關(guān)內(nèi)容。

此外，檔案管理在信息處理方面還需要專業(yè)性較強(qiáng)的人員，使高校在選擇檔案管理人員時面對巨大挑戰(zhàn)，如何吸引知識淵博的專業(yè)管理人員成為高校招聘時的主要任務(wù)。雖然許多高校已經(jīng)引入了科學(xué)的管理設(shè)備，但如果沒有相應(yīng)的優(yōu)秀人才，這些設(shè)備仍無法充分發(fā)揮作用，那么人事檔案管理就會始終存在問題。同時，部分檔案管理人員對工作不熱情，對人事檔案管理也不感興趣，這也是影響高校人事檔案管理的專業(yè)性和可靠性的原因之一。

三、人事檔案精細(xì)化管理的意義

由于我國的高等教育發(fā)展得越來越好，受到了國家的高度重視，因此高校的入學(xué)人數(shù)不斷增加，隨著學(xué)生的增加，教職員工也在不斷增加，外部人力的不斷增加以及人才的頻繁外流，導(dǎo)致人事管理檔案方面存在很多困難。關(guān)于這個問題，各高校提出了人事檔案精細(xì)化管理模式，這一模式的意義十分突出。

第一，實(shí)施人事檔案精細(xì)化管理對提高人事檔案管理的科學(xué)性有很大幫助。在現(xiàn)有的大環(huán)境下，各個高校對檔案管理的工作質(zhì)量以及工作數(shù)量都提高了要求，這些高質(zhì)量、高數(shù)量的檔案借助傳統(tǒng)的管理模式和方法難以實(shí)現(xiàn)，甚至根本無法實(shí)現(xiàn)。因此，基于越來越高的人事檔案管理要求，可以從新的角度進(jìn)一步優(yōu)化高校人事檔案管理中的所有工作步驟和內(nèi)容，并科學(xué)、合理地實(shí)施高校人事檔案管理，將高校人事檔案管理流程、分工劃分得更加細(xì)致，以此提高人事檔案管理的工作效率?；诖?，高校人事檔案管理必須將管理工作精細(xì)化，使其更加科學(xué)、規(guī)范。

第二，實(shí)施精細(xì)化管理有助于加強(qiáng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。在現(xiàn)有環(huán)境下，許多高校的人事檔案管理在某種程度上缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。例如，在數(shù)據(jù)收集和分類的過程中，數(shù)據(jù)不完整和數(shù)據(jù)丟失等問題變得更加突出，造成這種問題的原因就是檔案管理的分類和廣泛處理沒有得到足夠的標(biāo)準(zhǔn)化，使管理的檔案既不完整也不全面，管理的信息顯然也不夠充分。通過精細(xì)化管理可以更有效解決數(shù)據(jù)收集和分類過程中缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的問題，特別是可以根據(jù)人事檔案的實(shí)際情況及時建立管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建更高效的管理方式，也可以通過解釋每個信息鏈接的詳細(xì)規(guī)定來使管理系統(tǒng)變得更加規(guī)范。在進(jìn)行精細(xì)化管理后，高校人事檔案管理負(fù)責(zé)人可以遵循精細(xì)化管理原則對檔案進(jìn)行高效化管理，使檔案管理人員可以在標(biāo)準(zhǔn)化框架下進(jìn)行工作。

第三，進(jìn)行精細(xì)化管理對提升人事檔案管理的效率非常有幫助。通過對各大高校人事檔案管理的方法進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果表明許多高校仍在采用相對原始和傳統(tǒng)的方法進(jìn)行人事檔案管理，造成這種現(xiàn)象的原因主要是高校檔案部門不具有創(chuàng)新精神，只會參照以往的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行檔案管理。雖然有管理經(jīng)驗(yàn)的支撐，但不可否認(rèn)的是目前這些傳統(tǒng)管理方法確實(shí)不能滿足新時期的檔案管理需求，特別是對檔案管理的信息化要求，因此在這種條件下就迫切需要實(shí)施精細(xì)化管理來消除其弊端。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理方法需要人工來實(shí)現(xiàn)，對信息的掌握度和效率都會差很多，因此增加專業(yè)性或者精細(xì)化管理人才勢必會使整體的管理效率得到相應(yīng)提高。通過實(shí)施高校人事檔案精細(xì)化管理可以有效管理諸多復(fù)雜的檔案信息，保證信息設(shè)備和檔案管理人員信息水平的高效性，提高整體人員檔案管理的效率和質(zhì)量。

四、高校人事檔案精細(xì)化管理措施

1.完整收集人事檔案資料

高校人事檔案管理是一個非常復(fù)雜的工作，在管理時必須注重系統(tǒng)性、完整性。首先，人事檔案信息本身具有多維性，且每一方面都有其突出特點(diǎn);其次，人事檔案的管理和工作也具有很強(qiáng)的價值性。由于人事檔案管理系統(tǒng)對高校的建設(shè)和發(fā)展具有很大價值，所以需要注重其實(shí)施過程中的價值性問題。因此，為有效實(shí)現(xiàn)和提高高校人事檔案管理的效率和質(zhì)量，使高校人事檔案可以更全面、真實(shí)地反映一個人的整體情況，就需要充分重視其收集的完整性。人事檔案管理完整性的實(shí)施與精細(xì)化管理密不可分，完整的檔案信息收集必須滿足一定的收集流程。首先，要及時進(jìn)行人員數(shù)據(jù)信息采集，以實(shí)現(xiàn)和提高數(shù)據(jù)信息價值的目的，同時實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的合法作用。其次，為實(shí)現(xiàn)信息的完整收集，高校檔案管理人員必須與多方合作，明確檔案管理范圍，并獲取盡可能多的人事檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)信息完整收集。當(dāng)然，部分高校在收集人事檔案信息的過程中具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，這值得學(xué)習(xí)和借鑒。

2.準(zhǔn)確鑒別人事檔案信息

高校人事檔案管理信息和數(shù)據(jù)量巨大且富有變化性，因此在管理的同時需要及時跟進(jìn)、更新，并要保證這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性。通過對高校人事檔案的精細(xì)化處理，有助于實(shí)現(xiàn)各高校對檔案信息資料的準(zhǔn)確識別。借助精細(xì)化管理可以使各個高校進(jìn)行高效率的人事檔案管理工作，保證人事檔案管理的準(zhǔn)確度，更好地認(rèn)識到各類人事信息，使人事資料信息更加合理化，避免檔案管理中的造假狀況。從這個角度來看，實(shí)施人事檔案精細(xì)化管理不僅可以將工作方式變得更準(zhǔn)確、更細(xì)致，而且可以使員工保持一種嚴(yán)格負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

3.有序整理檔案庫

經(jīng)過準(zhǔn)備工作后，檔案管理工作開始進(jìn)入對信息和數(shù)據(jù)分類階段，這是構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫的重要過程。結(jié)合各大高校人事檔案管理的要求和目標(biāo)，在人事檔案管理時可以對收集到的信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、組織化和系統(tǒng)化。但由于傳統(tǒng)的檔案管理任務(wù)相對廣泛，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的要求和目標(biāo)，因此必須實(shí)施人事檔案精細(xì)化管理，將要求和系統(tǒng)進(jìn)行有序分類，從而實(shí)現(xiàn)有序安排，將檔案管理的效率最大化。

4.安全保管檔案材料

高校人事檔案的收集工作在經(jīng)過完整的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)識別和數(shù)據(jù)排列后呈現(xiàn)基本完成狀態(tài)，還需要確保這些檔案的信息安全。當(dāng)然，在檔案信息的存放過程中，相關(guān)管理人員必須自覺和嚴(yán)格遵守國家有關(guān)的法律法規(guī)以及學(xué)校的規(guī)章制度，以開展科學(xué)、安全、精確的工作，進(jìn)行正確的人事檔案信息管理。另外，在信息社會，必須有條不紊地推進(jìn)檔案管理的信息化，同時相關(guān)的管理任務(wù)也必須得到保證，因此需要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期測試，以避免出現(xiàn)安全漏洞等問題，確保員工的檔案信息始終處于安全的環(huán)境中。

5.加強(qiáng)制度管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

如果在現(xiàn)有條件下高校的人事檔案管理在物質(zhì)條件上不夠充分，并且無法在短時間內(nèi)全面有效地改善，那么在尋求突破和發(fā)展時就必須更加關(guān)注相關(guān)的非物質(zhì)條件。例如，加強(qiáng)高校的相關(guān)管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等。高校應(yīng)制訂標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，以此指導(dǎo)檔案管理人員更好地執(zhí)行檔案管理工作，并將各種任務(wù)和流程嚴(yán)格化、標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)如今，在檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上，依然面臨檔案管理工作的隨機(jī)性和盲目性，只有將這些可控因素全部解決，才可以更好地促進(jìn)高校人事檔案管理水平的進(jìn)一步提高。具體來說，可以細(xì)化構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)。

同時，高?？梢园凑肇?zé)任統(tǒng)一原則將每個人事檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任劃分，以確保并促進(jìn)每個員工的管理能力滿足管理需求。同時，還需要明確每個員工的工作職責(zé)，保證員工有效完成檔案管理工作。此外，有必要基于管理方法和精確的流程設(shè)計來建立和實(shí)施相應(yīng)的問責(zé)制，明確工作職責(zé)，同時實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的跟蹤。例如，先由一名工作人員負(fù)責(zé)創(chuàng)建文件信息，然后相關(guān)的人事管理部門負(fù)責(zé)識別、傳輸、收集和提交人事資料，最后利用人事檔案管理系統(tǒng)將人事資料保存、分類和歸檔?；谝陨显O(shè)計，各個環(huán)節(jié)的人員都可以是高校人事檔案的創(chuàng)建者、管理者和貢獻(xiàn)者，可以極大激發(fā)和提高檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理的規(guī)范化。

五、結(jié)束語

綜上所述，高校人事檔案精細(xì)化管理是高校在面對目前大環(huán)境下的有效工作途徑，這種管理方式可以使高校人事檔案管理變得更加簡單有效，同時也能夠促進(jìn)高校人事檔案數(shù)據(jù)收集速度，為加強(qiáng)高校制度標(biāo)準(zhǔn)化管理做出貢獻(xiàn)，具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義。

基于此，本文對高層次人才流動背景下高校人事檔案精細(xì)化管理進(jìn)行研究。主要從安全保管數(shù)據(jù)材料以及加強(qiáng)制度管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)這幾方面提出高校人事檔案精細(xì)化管理的具體措施，以期為有效利用高校人事檔案提供一定幫助。但由于在本文中并未從更多角度進(jìn)行現(xiàn)狀闡述，因此想要進(jìn)一步提升高校人事檔案管理的效果，還需要在接下來的研究過程中，根據(jù)更多現(xiàn)狀分析提出更具有針對性的策略。

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（作者單位：晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院）