大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理的信息化建設

任麗麗

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，各種現(xiàn)代化管理方式在各行各業(yè)的應用中產(chǎn)生了良好效果，改變了人們的生活和工作方式。學校的檔案管理工作也需要實現(xiàn)信息的高速化處理，以提高學校的管理效率。同時，大數(shù)據(jù)、云技術在對檔案數(shù)據(jù)信息進行處理的過程中，能夠防止出現(xiàn)錯誤問題。因此，信息化的發(fā)展會直接影響到學校的檔案管理工作，體現(xiàn)出相應的價值。針對檔案信息進行分類、存儲和計算，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的智能化效果。本文對此進行分析，深入了解在大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設情況，分析了檔案管理信息化建設的重要價值，提出當前中職學校檔案管理工作方面存在的信息化建設問題，并提出有效的解決方式和思路，希望能夠促進中職學校檔案管理工作的順利開展，解決其中存在的各種問題，體現(xiàn)出良好的效果。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;信息化建設;中職學校;檔案管理

大數(shù)據(jù)技術是一種從各種先進的數(shù)據(jù)體系中篩選出具有價值信息的技術。大數(shù)據(jù)讓人們的生活方式產(chǎn)生了相應的變化。中職學校中存在大量的數(shù)據(jù)信息以及各種文獻，保存的信息量巨大，信息的重要性比較強，因此對信息的查閱方面具有一定的不便捷性。如果仍然按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式來進行管理，將會導致工作效率不高，保管的任務難度加大，很難去應對大數(shù)據(jù)時代各種數(shù)據(jù)信息的管理和應用要求。通過充分了解在當前大數(shù)據(jù)對中職學校檔案管理信息化建設造成的影響，以及信息化建設方面存在的問題，提高中職學校的檔案管理信息化水平，促進檔案管理工作的良性發(fā)展，提高檔案資料的利用率和實用性。

一、中職院校檔案管理的實際情況

中職學校是現(xiàn)代教育模式中極其重要的一部分內(nèi)容，其規(guī)模較大、學生數(shù)量較多，因此在檔案管理方面需要記錄的信息量極其龐大，同時數(shù)據(jù)的記錄時間極長，會消耗大量的各種資源。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)為主，除了要應用豐富的文具資源，還會浪費大量的時間和精力，人工操作不當甚至會造成文件丟失的情況。傳統(tǒng)的檔案管理工作占用的空間比較大，在后續(xù)的維護方面會消耗大量的人力和財力，維護的難度也會比較大，嚴重影響到維護效果。如果紙質(zhì)檔案丟失，就會導致學生的求學以及教職工的工作被影響。在這個過程中，一些學校的管理人員注意到了中職學校的檔案管理方面存在的問題，引進了先進的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并取得了卓越的成效。但是，隨著信息技術的發(fā)展，中職學校的檔案管理自動化和信息化建設成為了一種客觀的發(fā)展趨勢，將大數(shù)據(jù)技術應用在檔案管理工作中能夠顯著地提高檔案管理的工作效率，提高學校管理的實際水平。通過大數(shù)據(jù)來進行檔案管理工作時，能夠更好地了解生源情況，包括學生的性別、年齡、地域、成績，為后續(xù)開展中職學校的教學教研工作提供良好的指導，保障中職學校的教育實現(xiàn)平穩(wěn)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設的重要價值

1.檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的客觀需求

長期以來，中職學校作為現(xiàn)代教學體系中的重要部分發(fā)揮著重要價值。隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，我國相關部門針對學校的檔案管理信息化建設提供了一些方案。在此基礎上，政府部門還需要加強基礎設施建設，為信息化的普及工作提供良好基礎。同時，5G技術的普及為中職學校的檔案管理信息化建設提供良好基礎。中職學校應該了解大數(shù)據(jù)背景對其信息化建設產(chǎn)生的影響，并且能夠跟隨時代的發(fā)展需求來加快學校檔案管理信息化建設，加大資金的投入力度，使檔案管理的數(shù)字化和標準化效果更明顯，滿足學校關于教學、科研方面的客觀需求，為學校的建設發(fā)展提供良好的服務。

2.中等職業(yè)學校對檔案管理不夠重視

學校是否重視檔案管理是影響檔案管理信息化建設的重要因素。一般來說學校不重視檔案管理的原因有兩點，一是中職學校將大部分精力都放在了招生和升學率方面，導致檔案管理的信息化建設常被忽視。二是檔案管理的信息化建設需要引進新的信息系統(tǒng)，這些新的信息系統(tǒng)還需要專業(yè)的工作人員來進行管理，在這個過程中會耗費大量的人力和財力，部分學校難以承受，依然選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法。

3.信息化建設能夠顯著提高檔案管理工作的效果

中職學校的檔案具有豐富的、高價值的信息，怎樣對這些信息進行利用仍然是中職學校需要關注的重要內(nèi)容。通過檔案管理的信息化建設能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，一方面能夠解決檔案占用空間資源的問題，另一方面也能夠使檔案管理信息化的流程得到進一步的簡化，使檔案管理的效果得到提高，節(jié)省時間，方便學校的管理，為教師以及學生提供檔案信息隨時利用的基礎。

4.信息化建設能夠滿足學校的長期發(fā)展需求

中職學校的檔案管理工作包括學生的管理、行政管理、教學管理以及科研管理等多方面的信息資料，體現(xiàn)出豐富性的特點。通過信息化建設能夠使各種資源信息得到進一步融合，使中職學校的檔案管理價值充分得到體現(xiàn)。從學生方面來看，檔案管理信息化建設能夠使檔案信息資源上傳到網(wǎng)絡中，讓學生通過網(wǎng)絡渠道對檔案信息進行查詢和使用;從教師方面來看，通過中職學校的檔案教學信息庫的建設，使教學資源能夠?qū)崿F(xiàn)完美融合，教師可充分利用數(shù)據(jù)庫的教學資源，使教學水平提高。通過綜合檔案的信息化建設，能夠使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資料，有效減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中存在的難度，減少資源的占用，幫助學校更好地控制檔案管理方面的成本問題，使檔案資源更加系統(tǒng)化。通過檔案的各種參數(shù)對比來了解當前學校發(fā)展環(huán)節(jié)存在的一些問題，更好地幫助學校明確發(fā)展方向，為學校的后續(xù)管理也提供良好的基礎。

三、大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理信息化思想意識薄弱

中職學校的檔案管理人員對于檔案的信息化建設理解程度還不夠深入，僅僅從硬件方面來理解信息化的建設情況，對于具體目的、流程以及作用的了解還不夠透徹，將檔案管理信息化建設僅僅簡單地理解為購買一些電腦和掃描儀，安排具有計算機操作能力的人員來對其進行管理即可。同時，一些中職學校對于檔案管理信息化建設的認知薄弱，沒有在其中投入豐富的資金以及人力資源來提供支持，嚴重影響到了檔案管理信息化建設進程，導致學校的檔案管理效果不明顯，整體的進展情況極其緩慢。

2.檔案管理信息化建設中缺乏先進的數(shù)據(jù)存儲技術

當前中職學校的檔案管理信息化建設工作中應用的一些基礎設施仍然比較落后，相關的技術設備并不是很完善，與大數(shù)據(jù)背景下對于檔案信息方面的處理需求不匹配。與此同時，很多中職學校在綜合檔案管理的信息化制度也不完善，信息化管理的流程不明晰，檔案管理人員的基礎素質(zhì)薄弱，他們對于數(shù)字存儲技術本身的了解不夠豐富和全面，很可能會導致檔案數(shù)字化工作的建設進展極度緩慢。

3.檔案管理信息化建設缺乏統(tǒng)一的數(shù)字信息分享平臺

中職學校的檔案管理工作和學校中的不同職能部門存在直觀聯(lián)系，需要在學校的發(fā)展過程中形成專有的檔案，如教師的教學檔案、科研檔案等。因此，在整體的檔案管理環(huán)節(jié)，檔案的來源是極其廣泛的，如果沒有對其進行嚴格管理，明確相應的管理標準，很有可能會在檔案的收集以及整理過程中出現(xiàn)嚴重問題。即便中職學校采取了先進的檔案管理系統(tǒng)，如果在其具體的應用環(huán)節(jié)，不同部門之間無法執(zhí)行檔案管理的工作流程，達不到檔案管理要求，甚至不配合開展相關工作，也無法體現(xiàn)出信息化建設的效果，將嚴重阻礙檔案管理綜合水平的提高。

四、大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理的信息化建設方式

1.需要加快中職學校檔案數(shù)字化建設進程

長期以來，中職學校的檔案主要包括人事、教育、科研等多方面的信息資料。人事檔案包括教職工的履歷、職稱等信息，同時也包括學生的成長檔案和其他信息。教育科研部門所涉及的一些文件資料主要是包括各種書籍以及科研成果、學術論文等方面內(nèi)容。工作人員在對檔案信息進行收集、整理、歸檔時，需要對原始的資料信息進行存檔以及分類保管，以便于為后續(xù)工作的順利開展奠定良好基礎，提供更加豐富的可能性。除此之外，還需要了解中職學校檔案資料本身的實用性價值，使其能夠在后續(xù)的發(fā)展過程中為檔案信息的使用人員提供更良好的服務，體現(xiàn)出檔案管理工作的重要意義。因此，這就需要檔案管理人員具有計算機操作能力，能夠熟練使用掃描儀、照相機、復印機以及打印機等現(xiàn)代化儀器，還有Photoshop等各種先進的軟件，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)化，形成電子文件，實現(xiàn)進一步的儲存以及編輯。人事檔案管理人員還需要對信息內(nèi)容進行密級分類，了解在其管理的檔案中哪些資料是屬于機密文件，會涉及個人隱私，應對其進行嚴格的保密工作，防止這些機密文件泄露。針對可以進行分享的信息，則需要適當進行統(tǒng)籌分類，建立專業(yè)的目錄以及索引為后續(xù)的使用提供便利。

2.學校對檔案管理信息化建設的要引起重視

在中職學校中廣泛開展檔案管理信息化有一個大前提，即學校領導意識到檔案管理信息化的重要性和優(yōu)點。當學校普及檔案管理信息化后，學校檔案儲存和提取時的工作效率將得到快速提升，不會耗費大量的人力資源。即使現(xiàn)階段信息化建設比較耗費資金，但學校應高瞻遠矚，因為這是一項早做早節(jié)約的工作，如今是信息化社會，學校應該跟上社會發(fā)展，避免被淘汰。此外，大數(shù)據(jù)技術也需要向?qū)W校展示自己的實力與價值，讓中職學?？吹叫畔⒒ㄔO的優(yōu)點，用實力去說服學校。

3.明確中職學校檔案管理信息化建設流程

中職學校的檔案管理信息化建設需要具有一整套的工作體系和流程，從檔案入庫到投入使用都需要進行細化和分析，從制度上對其進行規(guī)范，保證檔案信息的實用性，并對其進行全面的處理和查詢。在這個過程中，需要學校能夠按照要求將檔案資料進行適當?shù)乇４婧凸芾?，如存儲電子文檔應當是txt、docx格式，而電子表格則是xlsx格式，圖片則是基于JPG格式來儲存，統(tǒng)一文件的儲存格式能夠使師生之間調(diào)用信息更加方便和準確，實現(xiàn)檔案信息的全面性管理，減少在傳統(tǒng)檔案管理過程中保存格式無法被系統(tǒng)兼容的問題。一方面，還要依據(jù)檔案的嚴格規(guī)定，確立相關部門對此項工作進行監(jiān)督和負責，使各種重要信息能夠得到完整的保存，不會被泄露。另一方面，要求檔案管理人員在實際工作過程中更加認真、細致、嚴謹，加強檔案管理的日常整理以及更新，保證檔案信息的及時性。首先，需要根據(jù)現(xiàn)代化的軟件系統(tǒng)對檔案進行管理、搜集、統(tǒng)計和利用，通過各個環(huán)節(jié)的全面管控，建立更加標準的檔案管理操作流程，讓工作人員能夠?qū)W校的各種資料、特色項目以及重點課題進行全面的編輯、整合后上傳到公共平臺，提供良好的服務。其次，還要為學校的師生提供適當?shù)臋n案資料查詢權限，讓他們在工作和學習過程中能夠根據(jù)自己的需求尋找一些專業(yè)性的檔案和資料，滿足他們的學術研究要求。最后，要求中職學校的相關部門能夠重視檔案管理信息化建設方面的安全性，保障整體檔案信息的安全性。

4.構(gòu)建更加專業(yè)的檔案管理人才隊伍

大數(shù)據(jù)背景下，中職學校的檔案管理信息比較豐富，管理的情況極其復雜，目前的檔案管理方式是由傳統(tǒng)的保存功能轉(zhuǎn)變而來，對檔案工作人員提出了更高要求，需要他們在工作中能夠兼具傳統(tǒng)工作技能，同時了解現(xiàn)代化的檔案管理技術，如計算機技術、索引技術、復印技術和數(shù)據(jù)技術等，使檔案數(shù)據(jù)的整理效果更加良好。同時，也能夠使檔案管理人員對數(shù)據(jù)資料產(chǎn)生更進一步的認知，快速掌握用戶的各種信息。另外，信息化水平的提高也需要檔案管理人員能夠加強各種知識的學習，如統(tǒng)計學、傳播學、心理學、社科情報學等，使后續(xù)的檔案管理工作更加全面，使不同的工作都能夠順利完成和開展，真正體現(xiàn)出檔案管理人員本身的重要價值。

5.保障中職學校檔案管理信息化的安全性

檔案管理信息化建設使檔案管理體系越來越完善，數(shù)據(jù)越來越豐富。檔案管理人員應該重視其中涉及的各種各樣的信息安全問題，能夠嚴格遵守檔案法等相關規(guī)定，自覺維護檔案信息的安全性，防止檔案信息資料受到竊取，影響到檔案管理工作的效果以及檔案的實用性價值。另外，需要檔案管理人員在對資料開發(fā)時能夠保護檔案信息不受到侵害或者是非法利用，真正做好檔案資料的管理，尤其是涉及人員隱私的部分，更應當嚴格管理，以防止產(chǎn)生不必要的問題。

五、結(jié)語

總而言之，在中職學校的發(fā)展過程中，檔案管理的信息化建設需要滿足大數(shù)據(jù)背景的基礎要求，體現(xiàn)出嚴格性、安全性以及專業(yè)性的效果，這就需要從明確檔案管理信息化流程以及加強人員隊伍建設等多方面開展，保障中職學校的檔案管理工作效果，體現(xiàn)出檔案信息的價值。

參考文獻：

[1]李 鳳.大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理的信息化建設[J].科學咨詢（教育科研），2019

[2]姜家松.分析中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設[J].傳媒論壇，2019

[3]張 冉.中職學校檔案管理信息化建設路徑研究[J].開封教育學院學報，2019

[4]鄭 青.中職學校檔案管理的信息化及科學化建設探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019

[5]鐘 虹.淺談大數(shù)據(jù)背景下中職學校綜合檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑[J].中國管理信息化，2020

[6]韓 璐.互聯(lián)網(wǎng)下的中職學校檔案管理的挑戰(zhàn)與應對策略[J].才智，2020

[7]田麗慧.大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2020

[8]鄭 青.對提升中職學校檔案管理人員素質(zhì)的幾點看法[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[9]何秀霞.中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[10]宋維薇.論大數(shù)據(jù)背景下學校檔案管理的信息化建設[J].信息記錄材料，2021

（作者單位：山東省煙臺護士學校）