大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理及利用策略探討

羅莎

摘 要：隨著我國(guó)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理面臨著更多挑戰(zhàn)，需要加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的充分利用。因此，為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案信息化管理及利用，本文在對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理的必要性進(jìn)行概述的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步針對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的重要意義進(jìn)行分析，并結(jié)合顯著問(wèn)題，分析了大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理的方法及實(shí)現(xiàn)高效利用的具體策略，旨在促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;企業(yè)檔案;信息化管理;利用策略

受到大數(shù)據(jù)環(huán)境的影響，企業(yè)檔案管理出現(xiàn)了較大變化，需要對(duì)傳統(tǒng)的工作方式及方法進(jìn)行改變，不斷提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，使其能夠充分滿(mǎn)足企業(yè)將來(lái)發(fā)展的需要。值得注意的是，和傳統(tǒng)的檔案管理方法比較，信息化管理模式的實(shí)施可以促進(jìn)企業(yè)檔案工作整體效率的提高，確保企業(yè)檔案的安全性及完整性，使檔案資源在企業(yè)發(fā)展中的參考價(jià)值得以充分發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如果可以合理有效應(yīng)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將可以最大限度地提高檔案收集率，豐富檔案資源。還可以將煩瑣的檔案數(shù)據(jù)處理更加簡(jiǎn)單化，并且還有利于打造統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，理順檔案工作體制機(jī)制，助推企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，企業(yè)在檔案信息化管理工作開(kāi)展過(guò)程中，尚且存在一些比較明顯的問(wèn)題，如檔案信息化裝備不夠健全、檔案信息化建設(shè)制度不夠完善、檔案信息化安全水平有待提高等。通過(guò)深入分析企業(yè)檔案信息化管理及利用策略，有利于提高工作人員對(duì)這方面的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的有效改進(jìn)。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理的必要性概述

大數(shù)據(jù)，為IT行業(yè)術(shù)語(yǔ)，簡(jiǎn)而言之就是大批量的資料，指的是所涉及的資料體量規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前常規(guī)軟件工具，在一定時(shí)間內(nèi)達(dá)到管理、處理、并整理的數(shù)據(jù)集合，需要采取全新的處理方式才能夠具備更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力及流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率及多樣化的信息資產(chǎn)。

大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了很大程度的變化，逐漸從以往的紙質(zhì)檔案管理模式過(guò)渡到電子化、信息化檔案管理模式。與此同時(shí)，近年來(lái)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展中，電子化、信息化檔案數(shù)量也逐漸增多。并且，因企業(yè)檔案的類(lèi)型繁多，包括人事檔案、文書(shū)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、印章檔案等。將大數(shù)據(jù)技術(shù)作為依托，對(duì)企業(yè)各類(lèi)型的檔案都實(shí)行信息化管理，檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理以及歸檔和利用效率都能夠得到有效提高。此外，在企業(yè)檔案信息化管理工作中通過(guò)引進(jìn)安全管理技術(shù)，如防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等，可促使企業(yè)檔案的信息化安全管理水平得到很大提升。

總之，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理能夠促進(jìn)企業(yè)檔案工作效率的提升，也進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理安全水平的提升。由此可見(jiàn)，做好企業(yè)檔案信息化管理方面的工作刻不容緩。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化管理的重要意義分析

1.助推企業(yè)檔案管理往全新方向發(fā)展

在企業(yè)檔案管理工作朝著信息化方向發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向信息化的檔案管理模式轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理工作的便捷性及精準(zhǔn)性均得到有效提高。

同時(shí)，這種現(xiàn)代化新型的管理模式能夠?qū)Υ罅康臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，方便企業(yè)管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的查詢(xún)和利用。與傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行比較，信息化的檔案管理模式具有不受時(shí)間和空間限制的優(yōu)勢(shì)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新、查詢(xún)和利用，在充分發(fā)揮檔案使用價(jià)值的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)朝著良好的方向不斷發(fā)展。此外，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案，能夠保證檔案信息的安全性，避免出現(xiàn)檔案文件被損毀等情況。通過(guò)信息化手段對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，還可以提高檔案檢索效率，使檔案管理工作效率得到有效提升。

2.促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理水平的提高

在信息化技術(shù)逐漸被應(yīng)用到我國(guó)檔案管理領(lǐng)域的背景下，企業(yè)檔案管理及利用模式出現(xiàn)了較大變化，能夠提高企業(yè)檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供可靠的決策依據(jù)。企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式一般都是采用人工模式來(lái)查詢(xún)資料，整個(gè)過(guò)程不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也容易出現(xiàn)檔案丟失等問(wèn)題，檔案的完整性及安全性難以得到有效保障。同時(shí)，由于人工模式會(huì)產(chǎn)生較大成本，使企業(yè)對(duì)檔案資料的利用不夠重視，進(jìn)一步使檔案資源出現(xiàn)比較嚴(yán)重的閑置情況。但是，在大數(shù)據(jù)環(huán)境檔案信息化管理能夠幫助企業(yè)更好地利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)的分析和匯總，使企業(yè)檔案的使用效率得以有效提升，且檔案利用的深度及廣度也得以提升。

3.提高企業(yè)檔案信息資源共享價(jià)值效益

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在信息共享方面受到時(shí)間和空間的限制，使信息共享效率低下，還有可能在信息資源共享服務(wù)期間，由于長(zhǎng)時(shí)間的運(yùn)輸、傳遞造成檔案丟失、缺損等，不利于科學(xué)、合理地保護(hù)檔案信息資源。在構(gòu)建企業(yè)檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，信息化管理方式能夠使企業(yè)部門(mén)與部門(mén)、企業(yè)內(nèi)外部之間實(shí)現(xiàn)高效檔案信息資源共享，在相關(guān)人員具備訪問(wèn)權(quán)限的基礎(chǔ)上，可查閱、瀏覽、下載、利用相關(guān)檔案信息資源，且不受時(shí)間和空間限制，使檔案信息資源的利用價(jià)值得到全面提升。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案在信息化管理方面存在的問(wèn)題

1.檔案信息化管理制度不夠完善

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理制度已不適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化管理的要求。因此，企業(yè)檔案信息化管理勢(shì)必需要革新管理制度。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，大部分企業(yè)的檔案信息化建設(shè)方案不夠完善，如檔案分類(lèi)不具科學(xué)性、日常管理維護(hù)不夠規(guī)范，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案的信息化管理水平大大降低。此外，在信息檔案人員相關(guān)績(jī)效制度、獎(jiǎng)懲制度不夠完善的情況下，會(huì)抑制檔案管理人員對(duì)待檔案信息化管理工作的責(zé)任意識(shí)及態(tài)度，使檔案信息化管理的質(zhì)量難以得到有效提升。

2.檔案信息化設(shè)施及裝備不夠健全

檔案信息化管理需要完善的設(shè)施、裝備支持，但部分企業(yè)重視自身經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而不夠重視檔案工作，導(dǎo)致在檔案信息化管理工作方面的資金投入有限。這便難以保證信息化檔案管理所需軟硬件設(shè)施設(shè)備的完善，從而使企業(yè)檔案信息化管理工作的效率、質(zhì)量及安全性難以得到有效保障。

3.檔案信息化安全水平有待提高

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，在檔案信息化管理工作開(kāi)展期間，需提升檔案信息化安全水平。然而，目前一些企業(yè)在檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)日常維護(hù)方面做得不夠好，加上缺乏現(xiàn)代化安全技術(shù)及方法的支持，使企業(yè)的檔案信息化安全水平難以得到有效提高。比如，缺乏防火墻技術(shù)、權(quán)限加密技術(shù)的支持下，易使企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)受到病毒、黑客攻擊等，使企業(yè)檔案信息私密性降低，進(jìn)而使企業(yè)遭受較大的經(jīng)濟(jì)損失。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理及利用策略分析

從提升檔案信息化管理及利用價(jià)值層面考慮，需采取及時(shí)有效的策略?？偨Y(jié)起來(lái)，具體策略如下：

1.完善檔案信息化管理制度，加強(qiáng)企業(yè)檔案門(mén)類(lèi)建設(shè)

完善檔案信息化管理制度。為了使企業(yè)的檔案信息化管理工作能夠有據(jù)可依，需構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度，學(xué)習(xí)貫徹國(guó)家檔案局頒布的各項(xiàng)法律法規(guī)，并以現(xiàn)有制度為依據(jù)，不斷改進(jìn)及完善，使企業(yè)檔案信息管理工作中檔案分類(lèi)更加合理科學(xué)、日常管理維護(hù)工作更加規(guī)范。同時(shí)，完善績(jī)效制度及獎(jiǎng)懲制度，規(guī)范約束檔案管理工作人員的行為，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理工作怠慢、不積極的工作人員給予一定懲罰，從而促進(jìn)檔案信息化管理工作質(zhì)量的全面提升。

加強(qiáng)企業(yè)檔案門(mén)類(lèi)建設(shè)。隨著大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生影響，企業(yè)檔案門(mén)類(lèi)逐漸增多，能夠體現(xiàn)出不同的價(jià)值，需要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行充分有效地利用。目前，較多企業(yè)對(duì)檔案管理的開(kāi)展都能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行管理，能夠采用電子文檔、音頻、視頻、圖像、文本等形式對(duì)檔案資料進(jìn)行保存和查詢(xún)，在豐富檔案內(nèi)容的同時(shí)，能夠?qū)⑵渲庇^地展示出來(lái)，為檔案資料的利用提供可靠的技術(shù)支持。同時(shí)，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，將轉(zhuǎn)化后的檔案信息導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行整理和歸類(lèi)，還可以對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行標(biāo)注，方便工作人員對(duì)其進(jìn)行查詢(xún)和利用。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)手段不僅能夠?qū)n案資料進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，還能夠減少檔案工作的成本，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的持續(xù)發(fā)展。

2.擴(kuò)展企業(yè)檔案利用范圍

在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，企業(yè)的發(fā)展速度逐漸加快，其檔案種類(lèi)和檔案數(shù)量也越來(lái)越多，若是依舊采用傳統(tǒng)的方法對(duì)其進(jìn)行保存，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案保存不夠規(guī)范，使企業(yè)檔案管理及利用方面的工作質(zhì)量大大降低。所以，企業(yè)檔案管理要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，不斷提高檔案管理的信息化水平，使其能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供可靠的信息服務(wù)。例如，將數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、音像處理技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，能夠?qū)n案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理和保存，不斷豐富企業(yè)檔案的形式及內(nèi)容，為企業(yè)檔案的信息化管理及利用提供有利基礎(chǔ)。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)情況較好的企業(yè)，可以將先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案信息化管理中，促進(jìn)企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展，使企業(yè)檔案的利用更具有深度和廣度。

3.加大對(duì)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的投入

檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和檔案設(shè)備的投入可以對(duì)檔案信息的安全性和完整性產(chǎn)生直接影響，如果企業(yè)配備了安全高效的檔案設(shè)施和電子設(shè)備，就可以有效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，更可以保證一些帶有密級(jí)的、不可對(duì)外公開(kāi)的檔案的安全性，所以企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施及設(shè)備的投入，配備必要的電子設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、掃描儀、路由器等，并對(duì)檔案管理系統(tǒng)和軟件進(jìn)行及時(shí)更新。

4.挖掘企業(yè)檔案信息化發(fā)展的潛力，重視安全技術(shù)方法的應(yīng)用

通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析可知，大數(shù)據(jù)的主要價(jià)值就是對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的有效統(tǒng)計(jì)和分析。在企業(yè)檔案信息化管理工作開(kāi)展期間，不但需要對(duì)檔案信息的收集更加重視，將其保存到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，也要深入分析以后的數(shù)據(jù)，將分析結(jié)果作為企業(yè)發(fā)展重要決策的參考依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)朝著良好的方向不斷發(fā)展。只有做到深入挖掘有用的歷史信息及發(fā)展規(guī)律，才能夠?qū)n案數(shù)據(jù)的使用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?；诖髷?shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)分析歷史數(shù)據(jù)的作用，幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題，進(jìn)而采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)。同時(shí)，可以挖掘信息背后的隱性關(guān)聯(lián)，促進(jìn)信息資源的傳遞及共享，使檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值有效體現(xiàn)出來(lái)。

基于企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)安全性角度考慮，還需要重視現(xiàn)代化安全技術(shù)及方法的應(yīng)用。比如，通過(guò)防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)的應(yīng)用，使病毒感染及黑客攻擊事件的發(fā)生得到有效預(yù)防控制。在安全密鑰技術(shù)的支持下，對(duì)于具備訪問(wèn)權(quán)限的人員可根據(jù)其權(quán)限等級(jí)進(jìn)行查閱、下載、利用相關(guān)檔案信息資源;對(duì)于不具備訪問(wèn)權(quán)限的人員，則拒之系統(tǒng)之外，以此提高企業(yè)檔案信息資源的共享價(jià)值，保證檔案信息資源的安全性。

5.加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)

為了使企業(yè)檔案信息化管理的人才需求得到有效滿(mǎn)足，需重視檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)，持續(xù)提升檔案管理人員的信息化能力及水平，使其能夠熟練運(yùn)用各種信息化技術(shù)手段，促進(jìn)檔案信息化管理及利用等各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行。首先，可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，結(jié)合檔案信息化管理及利用的實(shí)際情況落實(shí)有針對(duì)性的培訓(xùn)措施，重視培訓(xùn)內(nèi)容的優(yōu)化，確保檔案管理人員通過(guò)培訓(xùn)，提升檔案管理方面的實(shí)踐能力及技巧。其次，可以引進(jìn)一些優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，使其能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，帶動(dòng)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的不斷提高，彌補(bǔ)檔案信息化管理及利用中的不足。最后，需要充分發(fā)揮企業(yè)激勵(lì)制度的作用，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性及主動(dòng)性，在做好檔案工作的同時(shí)，結(jié)合自身的工作情況進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身檔案專(zhuān)業(yè)能力和水平的不斷提高，為企業(yè)檔案信息化管理工作提供有效支撐。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息化管理成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)。因此，需對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題加以明確，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案門(mén)類(lèi)建設(shè)、擴(kuò)展企業(yè)檔案利用范圍，并對(duì)企業(yè)檔案信息化發(fā)展的潛能進(jìn)行充分挖掘。通過(guò)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)工作的強(qiáng)化等，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理工作效率及質(zhì)量的全面提升，使企業(yè)檔案資源合理、高效利用，最終為現(xiàn)代企業(yè)穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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（作者單位：濱州渤?；钊邢薰荆?/p>