電子檔案安全管理體系構(gòu)建探索

龔水英

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)來越來越多的問題，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理工作帶來了全新的方法與策略。電子檔案的發(fā)展時(shí)間相比紙質(zhì)檔案要短得多，其所面臨的安全問題比紙質(zhì)檔案更復(fù)雜，因而探索電子檔案安全管理體系的構(gòu)建方法，對(duì)保證電子檔案的安全意義重大，同時(shí)也是電子檔案實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展必須要解決的問題。

關(guān)鍵詞：電子檔案;安全;管理體系

信息技術(shù)在高速發(fā)展的過程中被大量應(yīng)用到不同行業(yè)，促使各行業(yè)開展智能化與數(shù)字化建設(shè)，同時(shí)也為社會(huì)的發(fā)展創(chuàng)造了新的方向。在信息技術(shù)的支持下，社會(huì)資源得到更高水準(zhǔn)的優(yōu)化與調(diào)整，提升了資源利用的效率。然而，在整個(gè)社會(huì)開始表現(xiàn)出智能化、數(shù)字化發(fā)展傾向的同時(shí)，電子檔案的安全漏洞所引發(fā)的問題也變得越來越嚴(yán)重，逐漸暴露出現(xiàn)有電子檔案安全管理工作上存在的不足。這就需要對(duì)出現(xiàn)的問題強(qiáng)化研究力度、尋求解決方案，進(jìn)而構(gòu)建出合理且高度科學(xué)的電子檔案安全管理體系。

一、電子檔案安全管理的意義

檔案信息通常記錄了大量對(duì)個(gè)人、單位乃至社會(huì)而言非常重要的資料，這些資料背后的價(jià)值雖然不盡相等，但對(duì)特定群體而言的重要性是相同的，因而資料的管理工作就顯得十分必要，是保障個(gè)人、群體乃至國家信息安全不可忽視的內(nèi)容。電子檔案在大幅提升人們工作效率的同時(shí)，其快捷、方便的特征也將人們從煩瑣的傳統(tǒng)檔案管理工作中解脫出來，將更多的資源應(yīng)用到其他更有需求的工作上。電子檔案刪除、復(fù)制、篡改的成本相對(duì)較低，使電子檔案安全管理面臨的工作壓力相對(duì)較大。強(qiáng)化電子檔案安全管理工作，構(gòu)建電子檔案安全管理體系，能夠發(fā)現(xiàn)電子檔案管理機(jī)制中存在的問題與沖突，使管理人員的處理效率和工作能力獲得長足提升，這對(duì)提升電子檔案整體的管理水平同樣很有幫助，而且安全管理本就是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。

從國家的角度考慮，國家級(jí)的檔案信息一旦發(fā)生泄漏，很可能會(huì)對(duì)社會(huì)乃至國家的穩(wěn)定與安全造成影響，可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害人民的利益。此外，能夠影響到國家安全及人民利益的檔案安全問題并不僅僅是信息泄露，篡改、竊取信息也會(huì)給國家造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，甚至可能影響到國家主權(quán)獨(dú)立和領(lǐng)土完整。另外，雖然我國自然災(zāi)害發(fā)生的頻率不高，但任何一次自然災(zāi)害的出現(xiàn)或事故的發(fā)生，都可能對(duì)傳統(tǒng)檔案載體造成不可逆的損害。而電子檔案正是要防備這種情況的出現(xiàn)才得到廣泛應(yīng)用，深入探究電子檔案安全管理工作是符合檔案工作長期的發(fā)展需求，也是檔案工作發(fā)展過程中必然要經(jīng)歷的過程。

二、電子檔案安全管理現(xiàn)狀

信息技術(shù)應(yīng)用在檔案工作之后，就促成了電子檔案概念的生成，而我國信息技術(shù)的起步相對(duì)發(fā)達(dá)國家較晚，因而積累的經(jīng)驗(yàn)不足，這種客觀不足集中體現(xiàn)在電子檔案安全的管理體系及管理機(jī)制優(yōu)化程度不足、管理理念欠缺、信息技術(shù)素養(yǎng)缺少完善性等層面。結(jié)合當(dāng)前我國電子檔案安全管理的發(fā)展現(xiàn)狀看，其面臨的問題主要表現(xiàn)在宏觀的管理環(huán)境和微觀的管理效果兩個(gè)層面。

在宏觀的管理環(huán)境上，電子檔案面臨的存儲(chǔ)環(huán)境所造成的影響是不容忽視的。電子檔案雖然不以有形的實(shí)質(zhì)化狀態(tài)呈現(xiàn)，但依然需要相應(yīng)的載體及平臺(tái)，其載體的形式多種多樣，任何具有存儲(chǔ)功能的外部設(shè)備（如硬盤、優(yōu)盤等）都可視作電子檔案的載體，而云技術(shù)的出現(xiàn)也促成了云盤在電子檔案存儲(chǔ)上的應(yīng)用，且云盤的存儲(chǔ)量遠(yuǎn)超尋常載體，但云盤依然需要建立在現(xiàn)實(shí)設(shè)備支持的基礎(chǔ)上。通常情況下外部環(huán)境對(duì)設(shè)備的影響具有隨機(jī)性，然而設(shè)備的精密程度又是影響電子檔案安全性的關(guān)鍵因素。高精度的設(shè)備極易受不良環(huán)境的影響而無法運(yùn)作，因此保障設(shè)備處于適宜的環(huán)境是確保電子檔案安全不容忽視的要素。除外部環(huán)境及硬件層面的影響之外，電子檔案還面臨著軟件層面的問題，如病毒、非法入侵等行為會(huì)對(duì)電子檔案安全性造成嚴(yán)重影響，雖然防火墻、殺毒軟件等技術(shù)也在不斷進(jìn)步的過程中，但受到互聯(lián)網(wǎng)基本特征及一些客觀因素的制約，所有防范手段在面對(duì)非法網(wǎng)絡(luò)行為時(shí)都不具備絕對(duì)全面的防范策略，因而電子檔案自出現(xiàn)開始就面臨著安全問題，并且與這種問題的斗爭(zhēng)將持續(xù)存在于電子檔案發(fā)展的整個(gè)過程中。

在微觀的管理效果上，首先，考驗(yàn)的是其管理工作人員的意識(shí)和素養(yǎng)。結(jié)合當(dāng)前各單位電子檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)來看，除了少數(shù)關(guān)鍵崗位對(duì)工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)有較高要求之外，大多數(shù)工作人員表現(xiàn)出的信息技術(shù)素養(yǎng)僅僅停留在檔案錄入、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移上，并不具備與檔案重要性相匹配的安全管理意識(shí)。這種不足體現(xiàn)在工作人員不能及時(shí)關(guān)注到系統(tǒng)版本升級(jí)、維護(hù)，對(duì)電子檔案安全性所產(chǎn)生的積極作用了解不深，甚至忽略數(shù)據(jù)信息加密方式的應(yīng)用與效果。這無疑使電子檔案面臨著更高的安全風(fēng)險(xiǎn)，增加了非法盜取電子檔案成功的概率。其次，從管理體系上來看，現(xiàn)有大部分單位構(gòu)建的電子檔案安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)及制度多是參照傳統(tǒng)檔案管理制度，生搬硬套，并沒有完全考慮到電子檔案的特性及管理需求，導(dǎo)致制度無法完全滿足電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。還有部分單位雖然構(gòu)建了電子檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，但在執(zhí)行、落實(shí)方面缺乏有效合理的程序，管理過程中也表現(xiàn)出明顯的隨意性，在專業(yè)化水準(zhǔn)上體現(xiàn)出明顯不足，使檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)大幅提升。最后，部分單位建立的電子檔案在信息、格式及內(nèi)容上缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這為電子檔案的使用、傳輸及存儲(chǔ)帶來了一定程度的不良影響。雖然許多單位能對(duì)電子檔案在外部設(shè)備上的需求予以充分重視，但對(duì)管理體制中存在的漏洞卻缺乏定時(shí)的檢查與更新，使電子檔案安全管理工作流于形式，失去了工作本身的內(nèi)涵。

三、電子檔案安全管理體系的構(gòu)建

綜上所述，構(gòu)建電子檔案安全管理體系的重要性不言而喻，構(gòu)建出的電子檔案安全體系不僅應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)制執(zhí)行的內(nèi)容，還應(yīng)有的一定的靈活性，使技術(shù)發(fā)展有優(yōu)化的余地。顯而易見，電子檔案安全管理體系的構(gòu)建，對(duì)涉及的內(nèi)容具有相互融合、綜合表現(xiàn)的需求，其所涉及的內(nèi)容必須能夠形成一個(gè)相互產(chǎn)生積極影響的整體，體系的框架也不能制約體系中各功能的發(fā)揮。

1.確定安全管理體系

構(gòu)建電子檔案安全管理體系要先確定檔案本身的特性，以明確檔案在安全管理工作上的需求，使安全管理體系與檔案本身相契合。由于不同類型電子檔案在特性上存在明顯差距，因此對(duì)安全管理體系應(yīng)采取因地制宜的分析方式，此處不過多贅述，僅對(duì)安全管理體系的要素及原則進(jìn)行分析。電子檔案安全管理體系的要素與原則分為以下幾方面內(nèi)容：

一是信息安全。檔案信息記錄了客觀且可靠的數(shù)據(jù)，電子檔案同樣需要滿足這一標(biāo)準(zhǔn)，這意味著安全管理體系首先要保障的是材料的信息安全，需要確保檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與完整性，即安全管理體系需要對(duì)電子檔案的調(diào)動(dòng)、刪改設(shè)計(jì)不同的操作權(quán)限，設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的涉密等級(jí)高低決定。當(dāng)前信息技術(shù)正處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對(duì)檔案的格式、代碼、壓縮包、加密策略均衍生出不同水準(zhǔn)與傾向的有效方法，使檔案中的原數(shù)據(jù)將難以被識(shí)別與處理，在一定程度上保障了檔案的信息安全。

二是載體安全。載體安全是指電子檔案載體的安全性，即用于存儲(chǔ)檔案的有形載體在質(zhì)量、性能上的可靠程度。當(dāng)前作為主流載體的硬盤、U盤在質(zhì)量上均已經(jīng)達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，能承受一定程度的外力而不損壞，同時(shí)載體本身也具有良好的穩(wěn)定性，因此載體安全的關(guān)鍵是處理好運(yùn)輸、存放的策略與方法，以及合理運(yùn)輸、使用并存放載體。需要考慮到的是，云技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使云盤及個(gè)人網(wǎng)盤成為存放數(shù)據(jù)的主流方法之一，而云盤與網(wǎng)盤是無形的，因此其作為載體的安全性主要集中在服務(wù)商的安全策略上。一般情況下服務(wù)商提供的安全服務(wù)是完全可信的，但出于最大程度保證數(shù)據(jù)安全的考量，在云盤及網(wǎng)盤中投放的電子檔案最好在投放之前進(jìn)行額外加密、壓縮及安全處理，最大限度保證電子檔案的數(shù)據(jù)信息安全。

三是軟件和網(wǎng)絡(luò)安全。軟件主要用于電子檔案數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)、更改、調(diào)整及集中處理等操作，而電子檔案的遠(yuǎn)距離傳輸需要通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，這兩種操作過程同樣會(huì)對(duì)檔案信息的安全造成影響，因而要保證軟件與網(wǎng)絡(luò)的安全性。前者的安全是指使用切實(shí)可靠的處理軟件，并做好對(duì)軟件的安全處理，防止惡意程序及木馬被植入軟件中;后者則意味著需要有效應(yīng)用防火墻及網(wǎng)絡(luò)安全協(xié)議，避免網(wǎng)絡(luò)上的非法操作影響到電子檔案的信息安全。

四是保密安全。保密安全的核心是指檔案信息只能在被許可的范圍內(nèi)使用，且使用的程度需完全按照相應(yīng)使用要求及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范處理。電子檔案的內(nèi)容輕則關(guān)系到檔案對(duì)象的現(xiàn)實(shí)利益，重則與國家安全息息相關(guān)，因此對(duì)信息的保密安全處理是電子檔案安全管理體系中至關(guān)重要的內(nèi)容。在當(dāng)前社會(huì)的運(yùn)行框架下，個(gè)人信息安全已經(jīng)受到高度重視并被一再強(qiáng)調(diào)，但時(shí)至今日依然有很多人受到個(gè)人信息被泄露帶來的困擾，由此可見檔案的保密安全工作依然存在明顯漏洞，而這同樣也需要得到法律層面的規(guī)范與執(zhí)行。

五是管理安全。管理安全的實(shí)現(xiàn)需寄托在相應(yīng)法規(guī)基礎(chǔ)上，一般較少涉及軟件的應(yīng)用，但會(huì)關(guān)系到大量設(shè)備的操作與使用。這需要安全體系的設(shè)計(jì)、締造者結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)完善人員管理工作、落實(shí)責(zé)任制度、促成監(jiān)督機(jī)制及授權(quán)機(jī)制的運(yùn)行與落實(shí)，以免電子檔案安全因人為因素遭遇安全風(fēng)險(xiǎn)，尤其要避免的是人員因操作失誤或其他因素導(dǎo)致電子檔案安全性受影響。除此之外，管理安全還涉及檔案的銷毀，電子檔案的銷毀不能隨意進(jìn)行，一般以超過保管期限為銷毀依據(jù)，且在銷毀執(zhí)行時(shí)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批并形成銷毀報(bào)告，確定電子檔案的所有備份、存檔都被完全銷毀，并明確記錄銷毀時(shí)間、銷毀策略及銷毀效果。

2.安全技術(shù)落地應(yīng)用

管理層面的安全需確保安全管理制度的合理性及落地執(zhí)行效率，由于管理工作以人力為主，因此即使是面臨不可控因素，也只能從人為層面盡可能去調(diào)節(jié)優(yōu)化，關(guān)鍵是將電子檔案各項(xiàng)安全指標(biāo)的落實(shí)放在第一位。技術(shù)層面的安全受人為因素影響較少，且對(duì)電子檔案安全的影響又相對(duì)較深，因而在落實(shí)安全管理體系時(shí)應(yīng)重點(diǎn)控制。

首先，是對(duì)設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)環(huán)境安全的構(gòu)建。設(shè)備與存儲(chǔ)介質(zhì)的環(huán)境安全需要結(jié)合載體的性能、特性及應(yīng)用情況實(shí)際考量，在此基礎(chǔ)上明確設(shè)備、載體的安全使用與保管規(guī)范，所有使用及存儲(chǔ)操作均需要在確保完全滿足規(guī)范的前提下進(jìn)行，以免因誤操作影響設(shè)備的性能與正常運(yùn)轉(zhuǎn)，更要杜絕可能破壞、干擾設(shè)備的情況出現(xiàn)。與電子檔案相關(guān)的設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)存放地點(diǎn)需慎重選擇，確保存放位置安全可靠。嚴(yán)禁環(huán)境中或環(huán)境周邊有腐蝕性氣體等有害物的出現(xiàn)，同時(shí)還要慎重控制環(huán)境中的溫濕度，做好防塵、防火及防水處理，對(duì)可能產(chǎn)生電磁輻射的因素更要加以控制，以免電磁輻射破壞載體及設(shè)備，導(dǎo)致載體設(shè)備失效。

其次，是對(duì)檔案本身的備份及加密管理。信息技術(shù)的高速發(fā)展在很大程度上推動(dòng)了檔案管理工作的進(jìn)步，但同時(shí)也使電子檔案面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)大幅上升。為全面確保電子檔案的安全，應(yīng)視檔案重要程度進(jìn)行對(duì)應(yīng)等級(jí)的加密、備份處理，備份內(nèi)容更需要分開存放，以防其一受損時(shí)缺乏可靠的檔案信息樣本。針對(duì)重要程度較高的電子檔案，還需進(jìn)行有質(zhì)化處理并妥善保存（主要是打印成紙質(zhì)版本或是制成微縮膠卷等）。

最后，是技術(shù)防范手段的應(yīng)用。信息技術(shù)自誕生之后始終處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，因而電子檔案面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)也在不斷上升，這就需要持續(xù)進(jìn)行技術(shù)防范手段的優(yōu)化與升級(jí)，使檔案長期處于可靠的安全狀態(tài)下，同時(shí)技術(shù)升級(jí)也能推動(dòng)電子檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，并在一定程度上彌補(bǔ)管理人員在技術(shù)素養(yǎng)及技術(shù)理念上的缺失，這會(huì)對(duì)電子檔案安全管理水平產(chǎn)生很大的提升作用。

四、結(jié)束語

從當(dāng)前的發(fā)展態(tài)勢(shì)來看，我國信息技術(shù)的高速發(fā)展已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中都有所體現(xiàn)，信息技術(shù)的大量應(yīng)用在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)成為一種常態(tài)。檔案管理工作在信息技術(shù)的影響下已經(jīng)出現(xiàn)了顛覆性的變化，而這種變化也為電子檔案的安全管理帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，人們更要重視電子檔案安全管理體系的構(gòu)建，提升檔案管理的綜合水平，以確保檔案管理工作能為社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生良性影響。

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（作者單位：福建省晉江市養(yǎng)正中學(xué)）