數(shù)字化背景下行政單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

卞娜

摘要：對(duì)行政單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提升和優(yōu)化檔案管理工作的水平，不僅是為了保證安全和保障工作的有序進(jìn)行，更是為了響應(yīng)國(guó)家的科學(xué)發(fā)展觀而采取的實(shí)際行動(dòng)，不僅是對(duì)管理檔案者本身，而且對(duì)整個(gè)行政單位的發(fā)展有著重要的意義。在信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，很多單位都采用了數(shù)字化檔案管理模式，不僅提升了傳統(tǒng)檔案管理工作的效率，而且對(duì)于人民的生活質(zhì)量來說也是一種質(zhì)的飛躍。但是在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，由于經(jīng)驗(yàn)不足，各種技術(shù)還沒有完全熟練操作，因此在具體實(shí)施過程中依然暴露出來一些問題。本文旨在對(duì)數(shù)字化背景下行政單位檔案管理工作提出幾點(diǎn)優(yōu)化策略，希望能切實(shí)提高工作效率，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;行政單位;檔案管理;優(yōu)化策略

檔案管理工作是行政單位實(shí)際工作中非常重要的組成部分，它是行政單位與社會(huì)之間信息資源共享的樞紐和橋梁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱、歸檔、整理、借閱、收集等需要耗費(fèi)的時(shí)間和精力非常大，效率也極為低下。而到了數(shù)字化時(shí)代，雖然為行政單位的檔案管理工作帶來了機(jī)遇，但是伴隨著的挑戰(zhàn)也是我們不可忽視的。因此，相關(guān)工作人員需要結(jié)合自身單位的特點(diǎn)和需求，不斷更新工作理念，以更加科學(xué)、發(fā)展的眼光去優(yōu)化管理方法，從而從根本上提升工作效率，促進(jìn)行政單位的健康發(fā)展。

一、行政單位檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的重要性

檔案管理工作是行政單位實(shí)際工作中非常重要的組成部分，它是行政單位與單位、單位與社會(huì)之間信息資源共享的樞紐和橋梁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱、歸檔、整理、借閱、收集等需要耗費(fèi)的時(shí)間和精力非常大，效率也極為低下。對(duì)行政單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提升和優(yōu)化檔案管理工作的水平，不僅是為了保證安全和保障工作的有序進(jìn)行，更是為了響應(yīng)國(guó)家的科學(xué)發(fā)展觀而采取的實(shí)際行動(dòng)，不僅是對(duì)管理檔案者本身，而且對(duì)整個(gè)行政單位的發(fā)展有著重要的意義。在信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，很多單位都采用了數(shù)字化檔案管理模式，不僅提升了傳統(tǒng)檔案管理工作的效率，而且對(duì)于人民的生活質(zhì)量來說也是一種質(zhì)的飛躍。因此，相關(guān)工作人員需要結(jié)合自身單位的特點(diǎn)和需求，不斷更新工作理念，以更加科學(xué)、發(fā)展的眼光去優(yōu)化管理方法，從而從根本上提升工作效率，促進(jìn)行政單位的健康發(fā)展。

二、行政單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)存問題

首先，雖然照目前情況來看，大部分一二線城市的檔案管理工作已經(jīng)基本引入了現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但是一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)由于地方經(jīng)濟(jì)水平限制，檔案管理工作依舊沒有辦法和數(shù)字化接軌，購(gòu)買現(xiàn)代化辦公設(shè)備的資金不足，具體表現(xiàn)為電腦陳舊、硬軟件沒有得到及時(shí)更新、相應(yīng)的配套設(shè)施不完善等等，都導(dǎo)致檔案管理效率低下且準(zhǔn)確度不高。其次，單位與單位，單位與社會(huì)之間的信息并沒有完全共享，很多被頻繁使用的檔案信息都分散在各處，甚至導(dǎo)致丟失，為檔案使用者帶來諸多不便。另外，對(duì)于個(gè)人信息而言，如果單位與單位之間不能做到信息共享，那么可能會(huì)導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確，將會(huì)給人民群眾帶來較大的困擾。最后，不得不說的是檔案管理人員的素質(zhì)有待提高，否則即便是引用了現(xiàn)代化辦公設(shè)備以及做到了資源共享，如果管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力跟不上，個(gè)人技能不能很好的滿足工作需求，人員對(duì)工作性質(zhì)的認(rèn)知不夠，最終還是會(huì)導(dǎo)致竹籃打水一場(chǎng)空，不僅嚴(yán)重影響了工作效率，而且還阻礙了行政單位數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程。

三、數(shù)字化背景下行政單位檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）建立數(shù)據(jù)中心平臺(tái)，為檔案管理工作創(chuàng)造良好條件

為了讓檔案管理工作與數(shù)字化信息完美結(jié)合在一起，必須要建立專屬于檔案管理的數(shù)據(jù)中心平臺(tái)。而為了讓檔案管理工作變得更便捷、更有效，除了要保留傳統(tǒng)的查找、保存、修改等基礎(chǔ)功能之外，相關(guān)人員還必須要考慮到相關(guān)平臺(tái)用戶的實(shí)際需求，不斷完善以及更新平臺(tái)功能，以便更好的為用戶服務(wù)。另外，為了切實(shí)解決資源共享的問題，創(chuàng)建大型數(shù)據(jù)庫(kù)是重中之重。相關(guān)人員需要不斷地從實(shí)際應(yīng)用中完善系統(tǒng)并提出改進(jìn)意見，將數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)完全激發(fā)出來，最終達(dá)到優(yōu)化工作效率的目的。

（二）注重對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)

由于行政單位的檔案涉及到大量的歷史資料、數(shù)據(jù)資料以及各種檔案信息，因此，要求管理人員必須要持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，可以這么說，一個(gè)管理人員的素質(zhì)水平高低將直接影響檔案管理的質(zhì)量和效率，影響著檔案管理的科學(xué)性以及準(zhǔn)確性。為了減少工作人員因?yàn)樽陨硭剿刭|(zhì)到引發(fā)的低級(jí)錯(cuò)誤影響到檔案管理工作，那么首先就要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變他們的思想觀念以及改變以往的工作模式，注重對(duì)他們的數(shù)字化意識(shí)培養(yǎng)。各個(gè)單位可以進(jìn)行分批次、分層次的進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)工作，以提高他們熟練運(yùn)用技術(shù)的能力。另外，引入相對(duì)經(jīng)驗(yàn)豐富的、具備數(shù)字化管理能力的人員也是一個(gè)重要舉措，這樣就可以從根本上解決相關(guān)人員能力與專業(yè)性問題，提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，進(jìn)一步保障檔案管理工作的順利開展。

（三）在檔案數(shù)據(jù)資源共享的前提下加強(qiáng)安全管理

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，前期是必須基于互聯(lián)網(wǎng)，因此，其安全性并不能由管理人員完全控制。而互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)故障的時(shí)候，如何能保障檔案的安全，這是管理人員需要首先考慮的問題，因?yàn)橐坏n案發(fā)生泄露，不僅會(huì)給整個(gè)行政單位造成損失，而且還會(huì)泄露公民信息，給國(guó)家?guī)硪庀氩坏降膿p害。因此，雖然要資源共享，但是也不要以犧牲安全意識(shí)為代價(jià)。為了提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，在建立檔案室之初，就應(yīng)該在軟硬件設(shè)施的安全性方面層層把關(guān)，做好防潮、防火、防塵等一系列安全工作，為電子信息安全保駕護(hù)航。另外，為了將互聯(lián)網(wǎng)的安全漏洞降到最低，要由專業(yè)人士對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻，定時(shí)清理計(jì)算機(jī)病毒，設(shè)置強(qiáng)有力的安全屏障，以此來從方方面面保護(hù)檔案的安全，避免檔案丟失給國(guó)家和社會(huì)帶來的巨大損失。

（四）建立完善的檔案管理制度，規(guī)范管理流程

由于檔案管理工作的特殊性和保密性，一套完整的管理制度以及管理流程將確保工作的有序開展以及順利進(jìn)行。首先規(guī)范管理流程，要細(xì)化到每個(gè)部門甚至每個(gè)人對(duì)電腦使用的各種權(quán)限并設(shè)置崗位權(quán)限，對(duì)檔案提高保密措施，比如如果有人需要查閱檔案，則需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和簽字，并且必須要在相關(guān)檔案管理人員的陪同之下方可進(jìn)行相關(guān)操作。另外從檔案的整理、交接以及歸檔都需要制定非常詳細(xì)的流程與步驟，以確保檔案的完整性。而建立完善的檔案管理制度，則需要明確每個(gè)人的具體職責(zé)，從數(shù)字化檔案管理方面進(jìn)行制度制定以及流程規(guī)范，以確保檔案的真實(shí)性和有效性。最后，可以在單位中設(shè)立檔案監(jiān)管部門，專門對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，并執(zhí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，這樣才能提高每個(gè)工作人員的責(zé)任心與積極性，才能真正確保檔案不丟失、不損壞。

結(jié)語

總而言之?dāng)?shù)字化檔案管理，使得工作人員可以快速、高效地查找文檔。同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案做數(shù)字化處理，進(jìn)而使檔案管理更精準(zhǔn)，降低出錯(cuò)率，有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案管理工作與數(shù)字化接軌，是大勢(shì)所趨，是民之所向。行政行政單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)行政行政單位整體向智能化、數(shù)字化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)思維，從根本上提升管理效率，優(yōu)化管理流程，積極采取措施應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況，尋找在檔案信息化工作建設(shè)中的問題，并討論解決方案，幫助提升檔案管理的效率，推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]云麗娟.大數(shù)據(jù)視域下行政單位檔案管理的優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（3）：105-106.

[2]薩楚拉，王曉敏.淺談行政單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及策略[J].環(huán)球市場(chǎng)，2021（16）：248.

[3]武晉梅.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)行政單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用探究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021，{4}（18）：95-96.