計算機技術在辦公自動化中的應用研究

田野嘯風

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;存在的問題;應用策略

前言：眾所周知，計算機技術是實現(xiàn)辦公自動化的一個先決條件，工作人員在辦公過程中所使用的辦公平臺，只有應用計算機技術，各項操作功能才能夠正常使用，因此可以說，辦公自動化系統(tǒng)的建立離不開計算機技術的支持。尤其在市場競爭形勢日趨激烈的今天，社會各行各業(yè)已將提高計算機技術的應用水平，作為衡量辦公自動化水平先進性的一個重要標志。

一、計算機技術在辦公自動化中的應用優(yōu)勢分析

（一）提升辦公效率，減少人工成本

計算機技術在辦公自動化中的應用，使各企事業(yè)單位實現(xiàn)了無紙化辦公，應用計算機技術的硬件存儲功能與網(wǎng)絡通信技術可以實現(xiàn)資源共享，單位領導層與基層員工無需紙質化的信息傳遞流程，便可以在辦公自動化系統(tǒng)中完成整個辦公流程，這就促進了辦公效率的大幅提升。比如以文件管理工作為例，過去，在對文件進行收集、整理、歸檔過程中，需要投入大量的人力資源，并按照部門、文件類型予以分類處理，然后完成文件的編目、裝訂、立卷、存儲等工作。這一系列工作流程，不僅耗費大量的時間與人力資源成本，同時，也給后續(xù)文件的借閱、查找等工作增加了工作量。而應用計算機技術后，工作人員可以直接應用辦公自動化系統(tǒng)中的文件處理程序以及檔案管理程序，對文件進行編碼、排序、分類、歸檔處理，并且可以快速形成易于查找、易于閱覽、易于批量處理的電子文件。這種處理方法一方面節(jié)省了大量的紙張等耗材，另一方面也減輕了工作人員的壓力與負擔。因此可以說，計算機技術在辦公自動化中的應用在提高辦公效率、節(jié)省人工成本方面發(fā)揮了不可替代的重要作用[1]。

（二）打破空間限制，實現(xiàn)遠程辦公

辦公自動化系統(tǒng)的普及應用給各單位的日常工作提供了諸多便利條件，尤其對信息傳遞與處理工作來說，過去，單位領導與各部門的信息交流常常借助于電話這一交流工具，而這種交流方式在處理領導指令時，極易出現(xiàn)錯誤與漏洞，以至于嚴重了各項工作的正常展開。而以計算機技術為載體的辦公自動化系統(tǒng)建立以后，單位領導完全可以在系統(tǒng)平臺上面發(fā)布各項工作指令，各部門借助于計算機技術、內部局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)可以第一時間接收到領導的指令，而各項工作指令的執(zhí)行情況也直接可以反饋給上級主管領導。這種打破空間限制的遠程辦公模式使信息處理速度變得更加高效快捷，同時，各項工作指令的執(zhí)行效果也能夠突顯出來。

（三）保密性能卓越，數(shù)據(jù)存儲海量

企事業(yè)單位在開展各項經(jīng)濟活動、社會活動與經(jīng)營活動時，將產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，比如財務信息、人力資源信息、材料設備信息、各類文件信息等，這些信息大多屬于單位內部的保密信息，如果出現(xiàn)信息泄漏的情況，將給單位造成巨大的經(jīng)濟損失或者名譽損失。而應用計算機技術以后，辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫存儲功能日漸完善，尤其在大數(shù)據(jù)技術的支持下，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫能夠同時容納和存儲海量化信息資源，并且可以應用計算機加密技術，為這些信息資源設置一道堅固的防護屏障，這不僅提高了單位內部信息的安全性能，同時，各類信息資源的利用率也得到大幅提升[2]。

（四）資源高效配置，突顯協(xié)同效應

過去，各企事業(yè)單位在日常工作當中，常常由于部門間溝通協(xié)作通道不暢，導致工作效率受到嚴重影響。而應用計算機技術以后，各部門的工作職能能夠在辦公自動化系統(tǒng)中顯示出來，各部門工作人員在處理日常工作時，可以根據(jù)部門職責，直接在計算機系統(tǒng)當中完成工作部署、信息反饋以及控制管理工作，并且各部門之間可以隨時在辦公自動化平臺進行互動交流，這種協(xié)同工作態(tài)勢的形成促進了工作效率的大幅提升。比如以“會議管理”這一系統(tǒng)操作模塊為例，當行政辦公室下達召開會議的指令后，這一信息將直接反饋給其它部門的系統(tǒng)平臺上面，然后根據(jù)指令內容，各部門可以根據(jù)部門人員的具體情況，將參會人員、會議商討內容等信息及時反饋給指令發(fā)送部門?？梢裕嬎銠C技術的應用給部門協(xié)同效應的形成提供了強大的技術支持。

二、辦公自動化中應用計算機技術存在的主要問題

（一）信息意識淡薄

受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，企事業(yè)單位內部一些年齡偏大的員工對計算機等先進的科學技術的認知還存在誤區(qū)，這一類人群認為傳統(tǒng)的人工操作模式更易于理解、更易于接受，以至于單位的信息化辦公進程嚴重滯后。比如在應用辦公自動化系統(tǒng)時，年齡偏大的員工在操作過程中，甚至不了解界面的一些基本操作功能。以文件檢索功能為例，由于操作人員不熟悉文件檢索流程，以至于在檢索過程中，將文件名全部輸入到檢索框內，這就浪費了大量時間，進而給工作效率造成嚴重影響。

（二）專業(yè)技術水平亟待提升

計算機技術作為信息技術的一個重要分支，不僅專業(yè)性強，而且涉及的專業(yè)領域較為廣泛，這就要求專業(yè)技術人員在具備計算機理論知識的前提下，還需要具備較強的實踐操作能力。尤其在辦公自動化系統(tǒng)維護與管理工作中，如果技術人員的計算機硬件知識與軟件編程知識欠缺，那么將給系統(tǒng)的正常運行造成嚴重影響。目前，雖然各企事業(yè)單位均建立了辦公自動化系統(tǒng)，但是，在專業(yè)人才引進方面還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。比如引進的應屆大學畢業(yè)生，只具備深厚的計算機理論根底，而缺少實戰(zhàn)經(jīng)驗，導致在實際工作當中常常出現(xiàn)“紙上談兵”的情況，能及時發(fā)現(xiàn)問題，卻無法解決問題[3]。

（三）辦公自動化系統(tǒng)升級滯后

由于現(xiàn)有專業(yè)技術隊伍，已經(jīng)習慣了正常的工作流程，但是，辦公自動化系統(tǒng)隨著計算技術的升級也需要定期進行升級操作，而專業(yè)技術人員在缺少系統(tǒng)培訓的情況下，很難在短時間內熟練掌握計算機的應用技術，以至于辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)有的各項功能與單位的實際工作不相匹配。比如以計算機加密技術為例，隨著加密技術的日漸成熟，目前，多數(shù)企事業(yè)音準應用的辦公自動化系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了多重加密，即鏈路加密、端到端加密、節(jié)點加密等。比如辦公自動化系統(tǒng)登錄權限的加密技術，過去，為了防止外來人員登錄系統(tǒng)平臺，各單位常常采取設置復雜登錄密碼的形式進行加密處理。但是，這種方法的安全指數(shù)相對較低，一旦遭遇黑客攻擊或者計算機病毒，系統(tǒng)的運行狀態(tài)將直接受到影響，甚至造成系統(tǒng)癱瘓。因此，在辦公自動化系統(tǒng)升級以后，出現(xiàn)了更為先進的加密技術，比如人臉識別技術，如果系統(tǒng)升級速度慢，這項新型的加密技術將無法應用在系統(tǒng)防護領域，無形當中就增加了辦公自動化系統(tǒng)的運行風險。

（四）監(jiān)督管理環(huán)節(jié)薄弱

計算機技術主要涵蓋硬件技術、軟件技術以及互聯(lián)網(wǎng)技術，隨著各企事業(yè)單位信息化建設進程的逐年推進，各單位的計算機技術應用水平也越來越高，但是，多數(shù)單位在管理和維護計算機硬件設備與軟件設施時，由于監(jiān)管力度缺失，以至于硬件設備的使用壽命大打折扣，究其原因主要是由于操作人員的人為破壞，尤其對于計算機專業(yè)知識匱乏的人員來說，在操作各種硬件設備時，不執(zhí)行正常的操作規(guī)程，而隨心所欲，盲目進行操作，這種操作方式的后果輕則破壞系統(tǒng)的正常運行，嚴重的還會導致系統(tǒng)癱瘓，這就給企事業(yè)單位造成了巨大的經(jīng)濟損失。

三、計算機技術在辦公自動中的應用策略

（一）完善信息管理機構職能

在信息化背景下，計算機在社會各領域已經(jīng)得到普遍推廣和應用，因此，為了充分發(fā)揮計算機技術的應用優(yōu)勢，各單位首先需要建立一個科學完善的信息管理機構，并自上至下設置專職管理人員，比如計算機技術崗位、系統(tǒng)維護崗位、辦公自動化系統(tǒng)運行監(jiān)督崗位等，以系統(tǒng)維護崗位的職責權限為例，為了確保辦公自動化系統(tǒng)能夠正常運行，維護人員應當樹立高度的主人翁責任意識與大局意識，進一步加大對計算機硬件系統(tǒng)、軟件設施以及附屬設備的檢查頻次，如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應當及時予以處理，以避免事態(tài)惡化。比如在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)某部門的某一臺計算機感染了計算機病毒，維護人員應當?shù)谝粫r間切斷與這臺計算機相連的所有信息傳輸通道，使計算機之間實現(xiàn)物理隔離，然后利用殺毒軟件對病毒進行消殺處理，當確定計算機病毒得到徹底清理以后，方可再次與其它計算機建立連接通道。通過這種責任落到實處的管理方法，既能夠保障辦公自動化系統(tǒng)始終保持正常運行狀態(tài)，同時，計算機技術的應用優(yōu)勢也能夠進一步得到體現(xiàn)。

（二）制訂科學的內部培訓機制

專業(yè)人才隊伍是保障辦公自動化系統(tǒng)正常運行的先決條件，尤其對計算機人才隊伍建設工作來說，各單位應當結合當前的社會形勢與高科技技術的發(fā)展形勢，制訂一套針對性強、實效性好的內部培訓計劃，在計劃當中應當列入以下內容：第一，計算機理論知識、實踐操作知識以及辦公自動化系統(tǒng)各項功能的操作規(guī)程;第二，國家及行業(yè)出臺的法律、法規(guī)、政策以及單位內部制訂的各項管理制度;第三，與計算機技術息息相關的一些新型技術的應用原理與實踐操作知識，比如互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術、數(shù)字技術、人工智能技術等。然后通內部集中培訓、專家座談或者遠程線上培訓的方式，為計算機人才隊伍綜合實力的提升提供更多的機遇。另外，為了驗證培訓效果，單位內部的人力資源部門應當利用抽查與隨機檢查的方式，對計算機專業(yè)人員的崗位技能、個人操作水平以及工作成果進行檢驗，如果發(fā)現(xiàn)計算機專業(yè)人員與崗位的匹配度相差甚遠，應當遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，給一些優(yōu)秀的計算機專業(yè)人員提供更加廣闊的發(fā)展空間與平臺[4]。

（三）加大軟硬件投入力度

企事業(yè)單位的辦公自動化系統(tǒng)在運行過程中，需要大量硬件設備與軟件的支持，與此同時，由于設備始終處于一種連續(xù)運轉狀態(tài)，在這種情況下，設備的使用壽命將受到嚴重影響。如果不及時予以更換或者維護，將給正常的日常辦公流程產(chǎn)生不利影響。另外，由于計算機軟件的更新?lián)Q代速度較快，如果目前所應用的軟件版本與現(xiàn)行版本存在較大出入，那么，辦公自動化系統(tǒng)的部分功能將無法正常使用。因此，為了切實解決這一問題，推進單位的信息技術應用與發(fā)展進程，各企事業(yè)單位應當結合自身的實際情況，建立一個計算機硬件與軟件專項基金管理機構，并于每年年初制訂一個計算機軟件、硬件需求計劃，然后由專業(yè)技術人員負責對計劃內容進行審核，在遵循“成本節(jié)約”原則的前提下，保證購置的軟件與硬件能夠滿足正常工作需要。

比如辦公自動化系統(tǒng)的附屬設備打印機、復印機、掃描儀、數(shù)碼照相機、攝像頭等硬件設備，各部門在制訂需求計劃時，應當及時對這些設備的使用狀態(tài)進行檢查，當確定使用狀態(tài)異常，無法滿足正常工作需要時，應當結合部門的實際工作量與具體的工作內容，制訂一個科學合理的需求計劃，然后由專項基金管理機構負責人統(tǒng)一對各部門上報的需求計劃進行審核，并指派專業(yè)技術人員對部門的實際需求重新予以驗證，以保證每一分錢都能夠花在刀刃上。

（四）提高監(jiān)督管理效力

為了延長計算機以及附屬硬件設施的使用壽命，各單位應當組建一個辦公系統(tǒng)自動化監(jiān)督領導小組，并根據(jù)單位當前的計算機臺數(shù)、附屬設備數(shù)量以及具體使用情況，制訂一套適時可行的監(jiān)督管理計劃，在計劃當中應當列明日常檢查頻次，檢查的重點內容。同時，為了提高監(jiān)督管理效力，確保各部門在實際工作當中能夠遵章守紀，嚴格按照正確的操作規(guī)程來操作和使用計算機，監(jiān)督領導小組可以定期指派專業(yè)技術人員對計算機操作人員進行現(xiàn)場指導與一對一培訓，使操作人員在熟練掌握計算機基本操作常識的前提下，能夠樹立維護計算機軟硬件設施主人翁責任意識，進而為單位辦公自動化水平的提升做出積極貢獻。

結束語：

辦公自動化是各行各業(yè)在發(fā)展壯大進程中所必然歷經(jīng)的一種趨勢，而計算機技術作為實現(xiàn)辦公自動化所必需的高端技術，在提升工作效率、節(jié)約人力資源成本、促進各項工作的有序銜接方面發(fā)揮著至關重要的作用。因此，各單位的專業(yè)技術人員應當不斷提升自身的專業(yè)技術水平與職業(yè)素養(yǎng)，并積極借鑒與吸取先進的經(jīng)驗，進而為辦公自動化水平的提升注入源源不斷的驅動力，以實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的美好愿景。

參考文獻：

[1]陳晨.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].網(wǎng)絡安全技術與應用，2021（12）：105-106.

[2]王建平.計算機技術在電力系統(tǒng)自動化中的應用分析[J].中國管理信息化，2021，24（20）：184-185.

[3]王鑫.計算機多功能技術在辦公自動化中的運用[J].電子技術與軟件工程，2021（09）：126-127.

[4]楊佳.分析計算機技術在辦公自動化中的應用探究[J].電腦編程技巧與維護，2021（01）：14-15+20.