談大數(shù)據(jù)時代電子化憑證的會計風險與防范措施

宇豪

晉能控股煤業(yè)集團有限公司水泥廠

現(xiàn)階段，因為會計信息準確性較低，因此增加了損失出現(xiàn)概率，這種現(xiàn)象被稱之為會計方面的風險。在日常生活中，人們往往忽視或者沒有加大信息失真造成會計風險問題的重視程度，從實際情況來看，此種類型的信息風險造成的后果是十分嚴峻的，除了直接影響到企業(yè)經(jīng)濟之外，同時還會損害社會利益。所以怎樣動態(tài)性的識別風險、落實完善措施、預防風險、降低損失的出現(xiàn)是目前財務(wù)管理的基本目標。

一、電子會計憑證的發(fā)展趨勢

當前階段，會計憑證日益完善和改進，逐漸朝著良好的趨勢發(fā)展，所謂會計憑證，主要表現(xiàn)為將經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際開展情況詳細的記錄下來，為登記賬薄提供一定的依據(jù)。而紙質(zhì)類型的會計憑證則是通過紙張的形式把經(jīng)濟業(yè)務(wù)開展現(xiàn)象重點記錄下來，然后將其當成書面證明，有效整理。伴隨著社會經(jīng)濟水平的提升，科學技術(shù)日益改進和完善，紙質(zhì)會計憑證逐漸被替換，電子化會計憑證隨之形成，該項憑證是以計算機的形式儲存經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)的各項信息數(shù)據(jù)，此種現(xiàn)象被稱之為電子會計憑證，不過不管何種類型的會計憑證方式，最終的目標都是為了有效記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況而形成的，明確要求確保會計信息的真實性和完善性，從一定程度上推動企業(yè)穩(wěn)定運行。

(一)有利于企業(yè)對會計信息高效率的管理

和以往傳統(tǒng)類型的紙質(zhì)會計憑證相比較來看，應(yīng)當定期將其整理裝訂成冊。在企業(yè)規(guī)模日益拓展、業(yè)務(wù)量增多的背景下，很容易搞混憑證所需要的附件，甚至發(fā)生附件丟失問題，不利于提升憑證整理歸檔的效率。處于計算機系統(tǒng)環(huán)境下開展線上計算工作，將會自動的對憑證進行編號，憑證的附件也不會受到人為因素影響而發(fā)生誤差，這從一定程度上改善了企業(yè)賬務(wù)流程，提升了企業(yè)會計信息管理質(zhì)量。

(二)能夠節(jié)省檔案管理空間和人力物力

在會計電算化工作開展前期階段中，企業(yè)對紙質(zhì)憑證定期整理，所需要的人力物力時間是非常多的，而且憑證歸檔處理以后最多保存30年，在這一階段中，為了確保憑證保存的完善性，依舊需要投入較多的人力和物力。而應(yīng)用電子化憑證可以直接把憑證儲存在計算機內(nèi)，保存時間較久，可以為后期應(yīng)用提供便利。

(三)能夠與大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求相符合

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)中的會計憑證逐漸朝著電子化和信息化渠道邁進，不過會計憑證全面電子化也有著諸多的問題存在，企業(yè)不再一昧的展開手工做賬，而是把電子會計憑證打印出來紙質(zhì)保存處理。對此，需要電子會計朝著全面化趨勢發(fā)展，從發(fā)展中有效改進和完善。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下會計風險呈現(xiàn)出的特征

(一)具體產(chǎn)生背景

現(xiàn)階段，會計憑證包含了諸多類型，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)類型的憑證以及電子類型的會計憑證，分別是傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證以及利用計算機等電子設(shè)備形成能夠傳輸和儲存的電子化會計憑證。對于電子會計憑證來講，經(jīng)過不斷發(fā)展日益完善，主要是以現(xiàn)代化計算機為主。在互聯(lián)網(wǎng)和計算機科學技術(shù)創(chuàng)新和改進的背景下，電子商務(wù)以及電子政務(wù)運行進程逐漸加快，我們迎來了大數(shù)據(jù)時代，諸多大量的數(shù)據(jù)被全面儲存和記錄下來，得到了合理的應(yīng)用，大數(shù)據(jù)的發(fā)展也減少了數(shù)據(jù)儲存成本和處理成本的輸出。最近幾年中，基于互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，在這一背景下，電子化類型的會計憑證得到了良好的發(fā)展，企業(yè)加大了對其的應(yīng)用程度。

(二)對于電子會計憑證的具體應(yīng)用

電子會計憑證涉及了電子發(fā)票、電子行程單和財政電子票據(jù)等。我國推行了高鐵電子客票試點，經(jīng)過長時間的發(fā)展，會計憑證電子化朝著良好的趨勢邁進。

(三)電子會計憑證應(yīng)用過程中面臨的會計風險

在會計風險中，票據(jù)風險有著不容易察覺而且出現(xiàn)概率十分高的特征，特別是應(yīng)用了諸多的電子會計憑證以后，此種風險更是呈現(xiàn)出了隱蔽性強的特點。基于電子會計憑證的進一步落實，基層單位普遍存在著一些規(guī)范性不足的現(xiàn)象。通過探究來看，在電子化憑證報銷入賬期間，基本的缺陷如下所示。第一，在單位報銷過程中，僅僅是簡單的保存電子會計憑證，并沒有精準的核實信息。第二，具備隨意被篡改、無法有效辨認的特征，加劇了會計人員對票據(jù)進行檢查的復雜程度，當存在著單位或者個人重復性報銷以及篡改信息等不良行為的話，必定會對會計工作產(chǎn)生不良的影響。

(四)產(chǎn)生電子會計憑證風險的具體原因

通過探究表明，應(yīng)用電子票據(jù)可能引起以下幾方面風險，從主觀意識上來看，會計人員并沒有綜合性了解到新型的事物和政策以及技術(shù)標準變化情況。尤其是電子憑證發(fā)展期間，我國檔案局尚未落實統(tǒng)一的儲存要求，會計從業(yè)人員難以積極應(yīng)對該項變化?？陀^方面來講，財務(wù)人員工作量非常多，使用的管理系統(tǒng)比較單一，缺少專業(yè)性人才，根本不符合新時代發(fā)展要求，也無法做出完善的管理對策。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下電子化憑證會計風險防范措施的落實

(一)在單位方面制定的技術(shù)性預防措施

第一，現(xiàn)階段，電子票據(jù)紙質(zhì)打印工作開展過程中，還有著諸多的問題存在，根本不符合檔案管理基本要求，難以將電子類型的打印件當成入賬、歸檔的基本憑證?；诖耍鯓舆M行電子憑證的流轉(zhuǎn)和入賬以及歸檔處理是面臨的主要難點。面對于該項問題，我國組合形成了專門的工作小組。以業(yè)務(wù)量大、技術(shù)十分成熟的大型企業(yè)為基本研究對象，動態(tài)性事實了相關(guān)的電子發(fā)票報銷以及入賬處理等多項作業(yè)，結(jié)合相關(guān)的經(jīng)驗以及采取合理的方式進一步完善和健全的數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展制度。第二，在重大事件開展過程中，電子發(fā)票產(chǎn)生了良好的效果，適合在遠程報銷中進行應(yīng)用，比如有著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展條件的企業(yè)，當發(fā)生了相關(guān)重大事情以后，能夠借助互聯(lián)網(wǎng)平臺展開遠程辦公處理操作，高效率的完成報銷作業(yè)，采取電子發(fā)票等多種方式全面解決員工的發(fā)票交單問題。第三，有關(guān)單位采取電子化流轉(zhuǎn)驗證和紙質(zhì)憑證存檔并行的方式。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位都積極找尋符合自身要求的措施，對風險加以預防，將成本控制在合理范圍。舉例說明，某項上市公司在報銷過程中以紙質(zhì)和電子化流轉(zhuǎn)并行的方式為主?；静僮髁鞒倘缦滤?，首先，員工申請報銷過程中掃描全部的發(fā)票，制作成電子版?zhèn)鬏數(shù)骄W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，檢驗票據(jù)是否真實合格，確保符合要求的情況下經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)渠道申請報銷審批處理。然后，各項領(lǐng)導對該項申請流程重點審批，通過以后財務(wù)人員重點加以報銷，完成付款操作。第四，進行全流程無紙化的報銷流轉(zhuǎn)控制。當前階段，社會方面已經(jīng)正確了解到了信息化建設(shè)的必然性，部分事業(yè)單位和高校紛紛創(chuàng)建了規(guī)范性的內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)。其中，對電子化憑證進行入賬以及歸檔處理是不可缺少的一方面，可以借助規(guī)范性的信息化系統(tǒng)平臺以及發(fā)票驗證服務(wù)器對員工報銷進行重點審核。無紙化報銷環(huán)節(jié)是報銷人員得到了相關(guān)發(fā)票以后，有關(guān)人員負責簽字和審批處理，報銷人員只需要登錄到局域網(wǎng)的財務(wù)信息系統(tǒng)中發(fā)起遠程報銷申請即可。流轉(zhuǎn)期間通過各項管理層網(wǎng)上審批完成的單據(jù)，不需要再走紙質(zhì)簽字流程，只需要經(jīng)辦人簽字即可，利用信息化軟件系統(tǒng)對電子審批件進行重點保存，打印紙質(zhì)版入賬，確保整個內(nèi)部控制系統(tǒng)的完善性和規(guī)范性。不過在保留電子化憑證信息資料過程中，必須與電子檔案管理方式和規(guī)定要求相符合，這種無紙化報銷的方式產(chǎn)生的效果極高，既可以減少成本輸出，還可以降低風險的出現(xiàn)，為工作開展提供最大的便利。

(二)在國家政策方面制定的預防措施

當前階段，電子會計憑證報銷入賬以及儲存歸檔管理工作得到了規(guī)范性的實施，人們也逐漸認識到了該項工作的重要性，并且也加大了對其的重視程度，從戰(zhàn)略方面頒布了有關(guān)的規(guī)定，對各項入賬、歸檔的條件展開了明確，同時還完善了電子會計檔案形成和管理的基本內(nèi)容，從而確保電子評價的規(guī)范性。

(三)其他應(yīng)用的一系列措施

通常情況下，企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)加大了技術(shù)防范風險方式的探究力度，一般是采取會計軟件系統(tǒng)和電子系統(tǒng)以及儲存方式對電子會計憑證真實性全方面檢驗，判斷是否符合標準要求。當不具備規(guī)范性電子檔案管理系統(tǒng)支持的背景下，檔案管理人員可以直接在會計核算部門內(nèi)得到電子類型的發(fā)票，采取電子形式儲存起來，確保歸檔儲存與實際需求相一致，從根本上保障歸檔過程中電子發(fā)票的完善程度。

(四)會計公司預防會計發(fā)票風險的基本措施

自從電子化憑證得到了廣泛應(yīng)用以后，社會方面形成了一大批專業(yè)性的會計企業(yè)，主要是研究相關(guān)的電子發(fā)票報銷管理系統(tǒng)，結(jié)合實際情況制定健全的電子發(fā)票報銷方案，進而朝著數(shù)字化趨勢發(fā)展，從根本上提升企業(yè)經(jīng)營和管理質(zhì)量，規(guī)避會計風險的形成。專業(yè)性的會計公司提供良好的軟件產(chǎn)品服務(wù)，保持整個信息化操作的簡便性，專業(yè)性會計公司預防會計風險的重點表現(xiàn)在以下幾方面。第一，注重電子發(fā)票報銷功能的體現(xiàn)。相關(guān)公司創(chuàng)建規(guī)范性的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，員工能夠隨時提起報銷流程和審批報銷流程，采取影像識別技術(shù)靈活性的整理電子發(fā)票信息，自主形成費用明細，確保滿意度。第二，發(fā)票檢驗和查詢功能的體現(xiàn)；系統(tǒng)檢驗電子抵賬系統(tǒng)接口，校對發(fā)票的真實性，以免產(chǎn)生不良的假票現(xiàn)象，從根本上避免稅務(wù)風險的發(fā)生。并且系統(tǒng)還能夠綜合性的比較儲存的已經(jīng)報銷的發(fā)票信息，以此規(guī)避不良報銷風險的出現(xiàn)。第三，將電子檔案管理功能清楚的體現(xiàn)出來；針對于員工報銷的相關(guān)發(fā)票來講，可以在系統(tǒng)內(nèi)有效儲存和整理，為人員查閱和檢索提供了便利，在點開發(fā)票以后就能夠查找到原圖，將電子發(fā)票打印出來。第四，從個人道德方面對風險加以預防；單位需要做好宣傳演講工作，增強誠信理念，各項員工從個人角度了解到隨意篡改電子票據(jù)和重復報銷的不良后果，從根本上避免該項行為的發(fā)生。針對會計從業(yè)人員來講，必須展開技術(shù)和法律法規(guī)的培訓工作，以此規(guī)避會計風險的發(fā)生。

(五)對電子會計憑證信息系統(tǒng)進行完善和改進

當前階段，需要做好電子會計憑證、信息化系統(tǒng)的升級和改進工作，避免保存風險出現(xiàn)概率。保存原始憑證的過程中，應(yīng)當優(yōu)化各項工作要點，明確人員具體責任。第一對各項員工的權(quán)限設(shè)置加以確定；查看憑證的過程中，權(quán)限應(yīng)當處于只讀狀態(tài)，不能隨便對數(shù)據(jù)內(nèi)容加以編輯，從而確保數(shù)據(jù)的安全性和準確性。第二，對系統(tǒng)加密功能加以改善；明確加密的指數(shù)，以免外來因素對系統(tǒng)性能產(chǎn)生不良的影響。第三，制定規(guī)范性的系統(tǒng)憑證管理流程；具體的憑證流程表現(xiàn)為：提交查看申請、同意申請、管理人員通過申請查看憑證、歸還憑證。通過優(yōu)化流程的方式節(jié)省時間，提升憑證管理效率，保證工作有效進行。

(六)加大數(shù)據(jù)檢查和維護力度

為了避免會計信息發(fā)生被隨意修改和丟失問題憑證，管理人員應(yīng)當加大數(shù)據(jù)的檢驗和檢測力度，確保數(shù)據(jù)得到有效的維護。首先，檢查硬件，保障憑證儲存介質(zhì)的完善程度，一旦介質(zhì)被損壞以后必須及時將數(shù)據(jù)信息拷貝到新的磁盤中，把舊磁盤銷毀。其次，檢查軟件性能，使用數(shù)據(jù)校對軟件，讀寫和驗證電子會計憑證，確保會計信息讀取的正確性。如果信息讀取存在偏差的話，應(yīng)及時更新和改進軟件系統(tǒng)。最后，檢驗具體的內(nèi)容，確保內(nèi)容的完善性，可以以簡單隨機抽樣和系統(tǒng)抽樣的方式審核電子會計憑證，檢查內(nèi)容的真實性和完善性。發(fā)現(xiàn)內(nèi)容方面存在誤差的話，必須及時找尋原因，將問題徹底解決。

(七)構(gòu)建良好的儲存環(huán)境

在傳統(tǒng)和變革產(chǎn)生矛盾以后，可以基于傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上加大變革力度。對于原始憑證來講，本身有著不容易篡改數(shù)據(jù)和便于后期查看的作用，企業(yè)可以選擇兩者并存的方式對會計憑證加以管理，綜合性考慮到原始憑證所需的紙質(zhì)成本，可以只對紙質(zhì)會計憑證做賬的部分進行保存，不需要再保存紙質(zhì)附件。這樣一來，能夠產(chǎn)生憑證備份的效果，以免原始數(shù)據(jù)被隨意修改。除了做好備份處理，還必須構(gòu)建良好的儲存環(huán)境，雖然在電子設(shè)備中儲存了電子檔案，不過受到周圍物理因素的影響，電子設(shè)備性能下降，進而對保存環(huán)境產(chǎn)生了不良的影響，電子檔案必須符合防火、防潮、防塵等一系列要求，確保電子設(shè)備磁片的穩(wěn)定性，同時安裝監(jiān)控器和防盜設(shè)施，對檔案室的人員出入情況重點監(jiān)控。

四、結(jié)語

從以上論述來看，伴隨著科學技術(shù)的創(chuàng)新和改進，電子化憑證隨之形成，從一定程度上加快了其它產(chǎn)業(yè)和技術(shù)的進一步發(fā)展。但是電子化憑證也引起了各種各樣的會計風險，這就需要采取合理的技術(shù)方式規(guī)避風險的發(fā)生，避免漏洞的出現(xiàn)。會計信息化的不斷發(fā)展有利于將面臨的風險隱患徹底解決，在采取信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上整理會計資料，提升會計業(yè)務(wù)質(zhì)量，科學合理的應(yīng)用各項資源，規(guī)避會計風險的發(fā)生，確保會計基礎(chǔ)工作得到良好的開展。