關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

王瓊

摘 要：在新時期發(fā)展形勢下，如何做好檔案信息化建設(shè)與檔案管理，適應(yīng)社會新時期發(fā)展需要，值得相關(guān)部門及人員深思，為此，文章從檔案信息化概念及特征出發(fā)，通過對檔案信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的闡述以及當前檔案管理上常見問題的思考，提出一些有利于檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)對策，從而促進檔案管理工作跟上時代發(fā)展的節(jié)奏。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

引言

推動檔案管理工作信息化不但可以提高檔案利用的效率、加強對檔案實物的保護，還可以挖掘檔案資源在多方面的應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案資源的價值。在檔案館（室）建設(shè)中，必須要對檔案信息化建設(shè)的作用進行深入研究，通過多種方式提高對檔案管理信息化的重視，從檔案管理機制、設(shè)備等多個維度切入，積極推動信息化建設(shè)工作，引入多元化的技術(shù)手段， 切實提升檔案信息化建設(shè)工作的效率以及建設(shè)質(zhì)量，確保該工作的具體效用可以得到充分展現(xiàn)，以此促進檔案管理工作實現(xiàn)快速化發(fā)展。

1檔案信息化概述與特征

1.1檔案信息化概述

檔案信息化是指在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。從檔案管理模式上講，是利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。以往傳統(tǒng)檔案管理通常以紙質(zhì)檔案為主，在檔案歸檔整理上工作量大、效率不高，很難在檔案資料整理過程中不出現(xiàn)失誤或錯誤，保存過程中還會出現(xiàn)丟失或損毀等問題，在信息化時代發(fā)展中，該模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前社會的需求。檔案信息化管理能較好改善傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題，使檔案管理的質(zhì)量和水平得到有效提升。

1.2檔案信息化的特征

檔案信息化建設(shè)工作主要是突破傳統(tǒng)檔案管理的模式，向信息化和多元化方向發(fā)展。在檔案日常管理工作中，通過建立電子文件管理和數(shù)據(jù)庫，加強現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而促進檔案信息化建設(shè)，使得檔案信息化建設(shè)成為檔案管理的主要形式。另外，檔案信息化管理還具有較多的特點及優(yōu)勢，如：有效提高檔案管理工作效率、便于檔案資料查找、有效保護實物資料等。

2檔案信息化建設(shè)與檔案管理的常見問題

2.1無法正確認識以及應(yīng)用檔案信息化

信息技術(shù)不斷發(fā)展，公文處理、合同管理、人力資源管理和財務(wù)共享等多種管理系統(tǒng)出現(xiàn)在大眾視野，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法順應(yīng)新時期的發(fā)展要求。對此，需積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，跟上時代發(fā)展的腳步，引導(dǎo)工作人員高度重視檔案管理。如今，部分檔案管理人員并不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作采用傳統(tǒng)的工作模式即可滿足現(xiàn)階段的工作要求，無需設(shè)置現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。這些人員從思想上便忽視了檔案管理工作，阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的長足進步，同時也降低了檔案管理的效率。

2.2對信息資源的利用觀念存在很大問題

傳統(tǒng)的檔案管理目的是對信息進行管理和保存，而在這個信息化的時代，信息資源的重要性越來越受重視，檔案管理信息化建設(shè)就是為了企業(yè)單位更好地分享資源、使用資源。但是目前許多檔案管理人員的想法較為保守，只在意檔案信息的存放，對于檔案信息的分享和共享的概念存在著很大的問題，最終導(dǎo)致檔案管理水平無法提高。

2.3檔案工作的重視程度不夠

目前很多企業(yè)單位都在向互聯(lián)網(wǎng)媒體轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在較火的短視頻平臺就是一些企業(yè)單位宣傳和拓寬業(yè)務(wù)的好渠道。對于檔案管理工作而言，企業(yè)單位相關(guān)負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建設(shè)的意識和重視程度十分欠缺，導(dǎo)致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差， 思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發(fā)展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質(zhì)的檔案管理模式，對于新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用并沒有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

3對于檔案信息化建設(shè)的檔案管理工作的優(yōu)化對策

3.1通過科學的方式對檔案管理機制進行優(yōu)化

對于檔案管理機制不完善等一系列矛盾問題，檔案管理部門應(yīng)當扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)思維觀念，正確認識檔案管理機制的重要性，并結(jié)合具體工作需求， 通過科學的方式對檔案管理機制進行改進以及優(yōu)化，從而為檔案管理工作提供重要的參考依據(jù)。在實際操作的過程中，各地企事業(yè)單位必須要制定與本單位實際工作高度相符的管理機制，對國家有關(guān)法律法規(guī)進行綜合性考慮與分析，保障檔案管理機制具備相對較強的科學性以及合理性，確保檔案管理機制的效用得到充分展現(xiàn)。在開展檔案管理工作的過程中，可以利用完善制度的模式對消除檔案管理工作中所存在的不足之處，妥善處理檔案管理工作中所存在的矛盾問題。與此同時，還必須完善績效考核機制、獎懲機制，對明確落實檔案管理人員的基本任務(wù)，圍繞檔案管理工作開展績效考核，要按照相關(guān)規(guī)定給予其一定的獎勵，對于那些以一顆消極態(tài)度進行工作的人員給予懲處，充分展現(xiàn)出該制度在約束、激勵兩個方面的重要性作用，保證檔案管理工作的開展是以公平、公正為原則，充分激發(fā)管理人員的積極性，推動檔案管理工作實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的目標。

3.2加強信息化管理技術(shù)的應(yīng)用

檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，應(yīng)注重其信息化管理手段的提升，是保證檔案管理效率和質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。首先要完善信息化管理制度，并嚴格執(zhí)行檔案管理制度，促進實際管理水平的提高。其次要積極應(yīng)用先進的管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，確保最大限度上提高檔案管理的信息化水平，促進現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

3.3增加檔案管理人員的專業(yè)能力

人才是當今社會發(fā)展中重要的因素，檔案管理人員是主要的落實者和信息管理的推動者，也是檔案信息化建設(shè)中的重要保障，增強自身的管理能力和素養(yǎng)，對檔案的管理工作有直接的影響。因此，單位想要加快檔案信息化進程，就可通過培訓、開交流會、專題講座等形式，對檔案管理人員技能進行培訓，從多方面提高檔案管理人員的專業(yè)水平、能力。同時， 還可以培訓其先進的管理思想、理念等，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識，讓培訓者在培訓的過程中通過專業(yè)知識的理解能夠累計更多知識，掌握核心內(nèi)容，相關(guān)部門還應(yīng)該做到：招人才、愛人才、留人才的良好工作氛圍，工作單位應(yīng)該賞罰分明，這樣可以促進檔案管理工作者在工作實踐中、工作崗位能發(fā)揮自己的特長，將自己飽滿的熱情投入檔案管理工作，為促進檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

4結(jié)束語

綜上所述，關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)工作，其可以促使檔案管理工作的服務(wù)水平得到顯著化提升，為管理者、應(yīng)用者帶來極大的便利，保證檔案資源得到良好運用，使檔案管理工作的效用得到充分展現(xiàn)。同時，有關(guān)單位還必須要進一步強化檔案管理工作，找出檔案管理工作過程中所存在的一系列不足之處，然后結(jié)合具體需求制定科學化、合理化的信息化建設(shè)發(fā)展方案，妥善處理檔案管理工作過程之中所存在的不足之處，使檔案管理的效能得到充分展現(xiàn)。

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