用信息治理理念推動(dòng)檔案資源共享發(fā)展

郭明霞

(內(nèi)蒙古自治區(qū)氣候中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

1 檔案信息治理的基本內(nèi)涵

信息治理(Information Governance)是在各種新信息技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)和社會(huì)快速發(fā)展的背景下孕育而生的新概念，關(guān)注電子記錄治理、自媒體組織、個(gè)人治理、授權(quán)許可等領(lǐng)域中信息存取的可持續(xù)性發(fā)展。檔案信息治理是具有檔案信息權(quán)利主體對(duì)檔案進(jìn)行存取，從而有效促進(jìn)檔案信息保管和利用的手段。部分學(xué)者觀點(diǎn)認(rèn)為檔案工作正經(jīng)歷著“檔案管理”向“檔案治理”發(fā)展演變的過(guò)程，也有部分學(xué)者認(rèn)為檔案工作的變遷路徑是從“檔案行政管理”向“檔案治理”發(fā)展。在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》一文中，就已經(jīng)提到了“檔案治理法治化”概念。在國(guó)家治理能力和治理體系現(xiàn)代化建設(shè)要求下，檔案信息治理的內(nèi)涵應(yīng)與國(guó)家的整體框架相適應(yīng)，以保證檔案信息環(huán)境安全為前提，以促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展為主要目標(biāo)，開展檔案工作信息化建設(shè)。檔案信息治理的發(fā)展路徑從檔案的信息化管理到檔案安全基礎(chǔ)上的開放共享利用，最大限度發(fā)揮檔案的社會(huì)化作用。

2 信息治理對(duì)檔案資源融合共享的要求

2.1 檔案資源融合共享的范圍

檔案資源融合共享，是檔案權(quán)利主體向社會(huì)化服務(wù)客體提供有效可利用檔案資源，同時(shí)客體利用的效果反作用于檔案資源，推動(dòng)檔案發(fā)展。我國(guó)檔案資源是指檔案數(shù)據(jù)的開放和信息平臺(tái)的共享，優(yōu)先推動(dòng)與民生保障服務(wù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開放，積極探索助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)和社會(huì)治理創(chuàng)新的檔案信息服務(wù)，開發(fā)檔案網(wǎng)站和終端多源提供檔案服務(wù)渠道。

2.2 檔案資源共享的限制

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能和云技術(shù)的發(fā)展，檔案被多渠道廣泛利用，同時(shí)檔案資源利用存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。開展檔案資源的風(fēng)險(xiǎn)治理，主要是從檔案制度化規(guī)范化角度、檔案資源的安全性角度、檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)角度提出新的內(nèi)涵。充分考慮檔案開發(fā)所面臨的新形勢(shì)，將檔案信息化管理過(guò)渡到檔案信息治理，必須以檔案管理規(guī)范化、制度化和信息化為前提。

2.2.1 檔案的制度化規(guī)范化角度。 遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》及檔案法規(guī)規(guī)章，嚴(yán)格遵守檔案向社會(huì)開放期限，定期對(duì)檔案開放目錄進(jìn)行檢查核實(shí)，保證檔案開放符合相關(guān)規(guī)定。完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案工作職責(zé)，用制度的框架約束檔案工作。開展檔案開放評(píng)價(jià)機(jī)制，通過(guò)檔案開放評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，規(guī)范檔案開放的條件、范圍和期限。強(qiáng)化追責(zé)問(wèn)責(zé)機(jī)制，落實(shí)檔案開放責(zé)任制，減少檔案資源共享過(guò)程中的安全隱患。

2.2.2 檔案資源安全性角度。 檔案完成“應(yīng)收盡收”“應(yīng)交盡交”，是完善檔案資源的重要手段。檔案資源對(duì)檔案資源和檔案實(shí)體進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于符合共享?xiàng)l件的應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行資源共享。檔案資源不足以向社會(huì)共享的，或者對(duì)檔案實(shí)體本身會(huì)造成不可逆的影響的，應(yīng)當(dāng)暫緩共享。檔案資源缺乏有效管理的、檔案資源混亂未進(jìn)行整理和評(píng)估的，應(yīng)當(dāng)暫緩共享。對(duì)不具備條件共享的檔案資源，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類，符合共享?xiàng)l件，應(yīng)及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源融合共享。

2.2.3 檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)角度。檔案信息管理形成的檔案共享平臺(tái)、檔案一體化平臺(tái)等，具有網(wǎng)絡(luò)功能或?qū)ν獠殚喞霉δ艿?，?yīng)當(dāng)做好檔案信息安全管理，進(jìn)行信息等級(jí)評(píng)定，采取有效措施對(duì)公開檔案和非公開檔案進(jìn)行物理隔離，同時(shí)確保實(shí)現(xiàn)與涉密信息檔案的隔離，保證非共享檔案資源的安全。

2.3 信息治理對(duì)檔案共享的促進(jìn)作用

檔案信息治理的基礎(chǔ)是檔案信息數(shù)據(jù)的有效和完整。檔案信息治理通過(guò)控制、監(jiān)督與規(guī)范3個(gè)部分實(shí)現(xiàn)檔案信息的治理。

2.3.1 控制。檔案資源融合共享，共享過(guò)程對(duì)檔案信息具有控制能力。對(duì)檔案信息權(quán)利主體具有服從性質(zhì)，但對(duì)客體具有限制功能。當(dāng)檔案信息權(quán)利主體對(duì)檔案資源進(jìn)行授權(quán)共享，客體能夠便捷實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的有效獲取。當(dāng)檔案信息權(quán)利主體對(duì)檔案資源實(shí)行限制性共享，客體不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的有效獲取。檔案信息權(quán)利主體的控制，就是對(duì)客體的一種授權(quán)與約束。

2.3.2 監(jiān)督。信息治理賦予檔案資源的共享能力，對(duì)檔案利用也具有監(jiān)督作用，在檔案資源共享過(guò)程中，客體利用的反饋對(duì)檔案資源有影響時(shí)，檔案信息權(quán)利主體對(duì)檔案資源的共享進(jìn)行調(diào)整，或?qū)n案利用客體反饋利用中存在的問(wèn)題，避免檔案被不正當(dāng)利用。檔案利用客體對(duì)主體的反饋是對(duì)主體的反作用，通過(guò)反饋獲取的信息形成的監(jiān)督?jīng)Q策機(jī)制能夠更有效地治理檔案利用過(guò)程中存在的關(guān)鍵性問(wèn)題。

2.3.3 規(guī)范。信息治理的最終目的是規(guī)范客體利用檔案資源，檔案信息主體在接受控制、監(jiān)督的反饋機(jī)制后，收集檔案資源利用信息和存在的問(wèn)題，調(diào)整現(xiàn)有的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善檔案資源利用載體，開展檔案風(fēng)險(xiǎn)治理，實(shí)現(xiàn)檔案利用的有效和安全。調(diào)整檔案規(guī)范的過(guò)程，也是檔案治理的一種自我修復(fù)、自我校正的過(guò)程，起到調(diào)節(jié)促進(jìn)的作用。

2.4 檔案信息資源共享途徑

多渠道、多模式開發(fā)檔案信息資源社會(huì)化共享途徑。信息治理下的檔案信息資源應(yīng)當(dāng)具有多元化，在檔案資源完整、有效的前提下，開發(fā)多元的數(shù)據(jù)模式，提供更加貼近客體需求的檔案資源，為客體節(jié)約檔案資源利用成本，將單一的檔案資源變?yōu)樯鐣?huì)化檔案多元數(shù)據(jù)集，通過(guò)檔案資源的二次開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)便捷式共享。共享的目的是有效服務(wù)，尋找更加契合客體需求的共享途徑，便捷、高效地提供服務(wù)才能是檔案信息資源活起來(lái)，形成有效循環(huán)利用。

3 信息治理在檔案資源利用中的缺陷

檔案信息治理的基礎(chǔ)仍舊是檔案資源的完整性和有效性。檔案信息管理的基礎(chǔ)是檔案的收集、歸檔整理和完善。檔案信息治理對(duì)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提出了更高要求。因此，檔案的收集、分類和歸檔需要準(zhǔn)確并具有一定關(guān)聯(lián)性，檔案資源在錯(cuò)誤的分類中將不能實(shí)現(xiàn)檔案資源的查找與共享。檔案信息治理對(duì)檔案基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)具有較高要求。

4 發(fā)揮信息治理在為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供檔案資源利用的重要作用

4.1 保障檔案資源可靠性

檔案信息治理同樣需要發(fā)揮檔案管理職能，對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)源頭管控，在做到“應(yīng)收盡收”“應(yīng)交盡交”的前提下，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的甄別，提升檔案分類效能，將檔案資源的利用與檔案分類相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案資源的多元化利用基礎(chǔ)。制定檔案分類方案，并進(jìn)行有效論證，通過(guò)檔案利用反饋信息及時(shí)調(diào)整檔案分類，確保檔案資源的可靠性。

4.2 開展檔案資源利用統(tǒng)計(jì)

檔案信息治理的目的是實(shí)現(xiàn)檔案利用效能的最大化。信息治理應(yīng)當(dāng)具有針對(duì)性，不同行業(yè)、不同類別的檔案治理方式各有不同，信息治理的要求不僅相同。制定不同的檔案信息治理準(zhǔn)則，利用統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果提供針對(duì)性檔案利用服務(wù)，形成檔案的特色化服務(wù)業(yè)務(wù)，開展檔案信息治理才能有章可循，檔案服務(wù)效能才能凸顯。

4.3 檔案資源利用的安全模型研究

安全有效利用檔案資源，對(duì)不同檔案資源分類開展安全等級(jí)評(píng)估，實(shí)現(xiàn)評(píng)估結(jié)果動(dòng)態(tài)化管理，檔案資源融合共享要符合評(píng)估條件。安全模型的建立應(yīng)當(dāng)充分考慮調(diào)研成果、統(tǒng)計(jì)結(jié)果和檔案管理要求等，厘清數(shù)據(jù)開放與維護(hù)的責(zé)任，安全風(fēng)險(xiǎn)治理達(dá)標(biāo)的檔案提供信息融合共享。

4.4 檔案資源在信息治理中的評(píng)價(jià)反饋

信息治理的優(yōu)劣，應(yīng)當(dāng)通過(guò)評(píng)價(jià)反饋體系來(lái)實(shí)現(xiàn)。要對(duì)信息治理過(guò)程中的數(shù)據(jù)優(yōu)劣性、利用便捷性、實(shí)際利用率、為社會(huì)提供的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面記性綜合評(píng)價(jià)，提出信息治理環(huán)境下檔案資源發(fā)展存在的主要問(wèn)題。評(píng)價(jià)反饋的優(yōu)劣直接決定檔案信息資源在調(diào)整規(guī)范、政策等方面的決策性，也是檔案服務(wù)優(yōu)劣的直接體現(xiàn)，可以實(shí)現(xiàn)有效促進(jìn)信息治理過(guò)程中的良性循環(huán)。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息治理的延伸是促使檔案推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，因此在檔案限制性共享構(gòu)成中仍應(yīng)充分考慮到社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，符合國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)要求，發(fā)揮對(duì)檔案安全、有效使用的控制、監(jiān)督與規(guī)范作用，積極探索助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)和社會(huì)治理創(chuàng)新的檔案信息服務(wù)，推動(dòng)檔案信息資源社會(huì)化共享服務(wù)，厘清數(shù)據(jù)開放與維護(hù)的責(zé)任，助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)和社會(huì)治理創(chuàng)新檔案信息服務(wù)。