淺析公立醫(yī)院出納崗位的風險識別與控制

高思堯

(內(nèi)蒙古賽科星繁育生物技術(集團)股份有限公司 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000)

1 加強出納崗位管理的重要性

出納，是支出和收入的統(tǒng)稱。出即支出，納即收入，一出一進構成出納。很多人對出納崗位存在誤解，認為它在所有財務崗位中最簡單甚至最沒有價值的。相反，筆者認為出納崗位是非常重要且有價值的財務崗位，因為它的職責與單位的資金安全密切相關。保障資金安全是任何單位的工作基礎，一旦出納崗位發(fā)生風險，將會對整個單位造成嚴重后果。

2 公立醫(yī)院出納崗位的工作職責

2.1 核對營業(yè)收入

公立醫(yī)院收入實現(xiàn)的主要方式為通過收取貨幣資金實現(xiàn)收入。在該方式下，出納人員的主要任務是逐筆核對以貨幣資金形式體現(xiàn)的收入，并將核對無誤的現(xiàn)金及時繳存銀行。由于小數(shù)尾差的原因，在這一過程中可能出現(xiàn)收到的現(xiàn)金金額大于或小于應確認收入金額的情況，針對第一種情況，一般將現(xiàn)金金額大于收入金額的差額計入其他收入，或將現(xiàn)金金額小于應確認收入金額的差額于第二日單獨存入銀行賬戶以保證賬實相符。

2.2 開具各類結算票據(jù)

醫(yī)院每日都會有資金支付的需求，對于限額以下的資金支付一般采取網(wǎng)上銀行支付的方式進行付款，對于數(shù)額較大的支付需求則要采用開具支票或者匯票的方式進行支付。目前，大部分醫(yī)院開具支票或匯票的方式均已實現(xiàn)電子化，不僅操作簡單，而且大幅降低了開具錯誤票據(jù)的概率。票據(jù)開具完成后，出納人員需要對存根聯(lián)或記賬聯(lián)進行妥善保存，外單位向醫(yī)院開具的用于支付相關治療費用的票據(jù)同樣需要妥善保存，對于此類票據(jù)，醫(yī)院應及時對其進行背書并交存銀行。在開具票據(jù)過程中，出納人員可能會因為客觀原因導致錯誤開具票據(jù)，針對錯誤票據(jù)，出納人員應及時進行相應作廢標識并交由專人保管，作統(tǒng)一登記、銷毀。

2.3 審核并支付各類費用

2.3.1 差旅費。出納人員需嚴格按照公立醫(yī)院內(nèi)部的差旅費管理辦法對差旅費進行審核。該審核包括對報銷憑證所附發(fā)票的審核及所報銷金額標準的審核。如果未通過審核則不予付款，如果通過審核，出納人員需向相關人員支付報銷款項，實際支付款項時一般采用網(wǎng)銀支付方式，將款項直接匯入員工個人銀行賬戶。

2.3.2 科研費。針對科研費，除常規(guī)審核外，出納人員還需審核科研費的資金來源是財政資金還是醫(yī)院自有資金。針對來源為財政資金的科研費，應計入具體財政支出項目，針對來源為自有資金的科研費，應計入醫(yī)院內(nèi)部的費用項目。

2.3.3 版面費。出納人員需對版面費的真實性進行審核。在審核該類發(fā)票時要關注報銷人員所發(fā)表的文章及所在期刊是否真實存在，在獲取報銷人員向相關出版方支付版面費的憑證后，向報銷人員支付款項。

2.3.4 藥物臨床試驗費。作為一類專項資金，出納人員首先需審核藥物臨床試驗費是否經(jīng)過專項資金部門審批，然后分別審核受試者檢查費用和受試者補助費用是否與實際相符，最后向經(jīng)辦人支付相應款項。

2.4 逐日登記貨幣資金賬簿

醫(yī)院采用人工和電腦平行記賬的方式將每日發(fā)生的資金收支業(yè)務記錄于手工賬簿和電子賬簿，月末，出納人員需要獲取銀行對賬單并與手工賬簿相關記錄進行核對，同時和電子賬簿相關記錄進行核對，確保所有資金收支業(yè)務均已被準確完整的記錄。

3 加強出納崗位建設的具體措施

3.1 風險識別

3.1.1 核對營業(yè)收入。 出納人員需對每個收費員上一日的收入日報表進行核對，該報表分為左右兩個部分，左邊部分顯示該日應確認的各項醫(yī)療項目的收入明細及總額，右邊部分則顯示實現(xiàn)該日收入所應確認的貨幣資金及應收債權情況，另外，在該報表最下端單獨顯示當日該收費員辦理退票的情況。從上述報表結構中可以看出在核對每日現(xiàn)金收入時的主要風險點來源于兩個方面：①當日收入所對應的貨幣資金是否被完整、及時存入醫(yī)院的銀行賬戶，是否存在收費員私自截留收入情況；②當日退票行為是否真實，是否存在收費員偽造發(fā)票私自退款的情況。若發(fā)生上述風險則會導致醫(yī)院貨幣資金被非法套取，甚至可能會觸犯相關法律法規(guī)。

3.1.2 開具各類結算票據(jù)。 在開具票據(jù)過程中，其主要的風險點來源于出納員利用虛假印章、簽字等付款要素私自開具票據(jù)，將醫(yī)院資金非法轉出用于個人目的，如果在票據(jù)的保存和銷毀環(huán)節(jié)也未設置相應內(nèi)部控制措施，那么極易導致上述風險發(fā)生。因此，在票據(jù)的使用和銷毀環(huán)節(jié)通過限制出納人員印章的使用以及對各類票據(jù)從領用至銷毀實行全過程控制，可有效降低票據(jù)開具環(huán)節(jié)發(fā)生風險的概率。

3.1.3 審核并支付各類費用。 出納人員對各類待報銷費用進行審核時主要包含以下兩個方面：①審核報銷憑證后附發(fā)票的真實性；②審核所報銷金額的合規(guī)性。如果所附發(fā)票為虛假發(fā)票、無效發(fā)票或是與真實業(yè)務不匹配的發(fā)票，則可能會給醫(yī)院帶來涉稅風險，如果經(jīng)辦人所報銷金額超出醫(yī)院規(guī)定的標準，則不利于醫(yī)院對相關支出的控制。

3.1.4 逐日登記貨幣資金賬簿。 出納人員應將每天發(fā)生的各項現(xiàn)金收支業(yè)務逐筆登記于會計賬簿，于每月末和銀行對賬單進行核對，核對不一致將會產(chǎn)生未達賬項，應及時查找原因。如果由于入賬時間差異而導致未達賬項，出納人員應該及時制作銀行存款余額調(diào)節(jié)表予以調(diào)整，如果由于出納人員私自將貨幣資金轉出且未做賬務處理而導致未達賬項，會發(fā)生出納人員私自挪用公款的風險。

3.2 風險控制

3.2.1 核對營業(yè)收入。 針對上述風險點，一般可以采取兩個方面的內(nèi)控措施。①針對當日所有通過網(wǎng)上銀行、微信和支付寶等“云端”形式直接存入醫(yī)院銀行賬戶的貨幣資金收入，出納人員需核對每一筆銀行流水單以確認相關款項，再以當日貨幣資金收入扣除以“云端”形式實現(xiàn)的收入計算出現(xiàn)金收入，針對該部分現(xiàn)金收入，銀行每日向醫(yī)院派駐工作人員親自清點并存入銀行。通過比較計算出的現(xiàn)金收入金額與銀行工作人員清點的現(xiàn)金收入金額確保當日現(xiàn)金收入的準確性，如不一致則需及時找到原因以確認是否存在舞弊行為。 ②針對退票情況，醫(yī)院稽核科的相關人員每日會清點當日報表數(shù)量以及每張報表中包含的退票數(shù)量，規(guī)定收費員向患者退款時必須有相應發(fā)票作為退款依據(jù)，并且發(fā)票上必須具有負責為該患者診療的相應臨床科室人員簽字確認方可進行退款，防止相關人員偽造假發(fā)票騙取退款。

3.2.2 開具各類結算票據(jù)。 針對上述風險點，最有效的內(nèi)控措施是通過不相容崗位分離原則，對出納人員開具票據(jù)的權利進行一定限制，避免出納員一人即可完成票據(jù)開具全過程。①應指定出納人員之外的人員負責從銀行領用、保管相關票據(jù)并作相應記錄。②出納人員負責從票據(jù)領用及保管人處按月領取連續(xù)編號的票據(jù)。在開具票據(jù)時，需出納人員和財務負責人的名章同時有效方能開具有效票據(jù)，因此應將兩枚不同名章分別由不同人員保管，出納人員僅負責保管自己的個人名章，財務負責人的個人名章應由出納員以外的第三人負責保管。如果開具了無效票據(jù)，出納人員應及時將無效票據(jù)進行作廢處理并交至票據(jù)領用及保管人處。最后，每月末由出納人員和票據(jù)領用及保管人核對當月票據(jù)領用、開具、作廢及剩余的數(shù)量。上述措施既確保了付款環(huán)節(jié)的可控性，同時也能夠有效避免出納員利用虛假簽章私自開具票據(jù)，將單位資金挪作他用。

3.2.3 審核并支付各類費用。 醫(yī)院對于相關費用類憑證的審核流程一般分為以下4個步驟：①由經(jīng)辦人填寫報銷申請單并附報銷單據(jù)。②由經(jīng)辦人所在科室負責人審核并簽字確認。③由財務部門相關人員進行審核并簽字確認。④由分管院長進行審批。

上述費用報銷流程，也是醫(yī)院針對各類費用報銷業(yè)務的內(nèi)部控制措施，其中步驟二可以用于證實報銷憑證所對應業(yè)務的真實性，以防經(jīng)辦人員虛構業(yè)務騙取醫(yī)院資金，步驟三則是對報銷憑證所附發(fā)票的合法性及真實性進行復核，以防由于虛假發(fā)票帶來相應稅務風險。在步驟三中，相關財務負責人還應在每張發(fā)票的票面上簽名并標注日期，防止經(jīng)辦人篡改報銷憑證，擅自增加發(fā)票金額、套取醫(yī)院資金的目的。步驟四中，醫(yī)院的每一筆現(xiàn)金支出，尤其是大額資金的支付，必須由分管副院長進行審批，這一控制措施體現(xiàn)了授權審批的意義，既可以提高大額資金支付的安全性，也可以讓高層領導以更加宏觀的視角對醫(yī)院的各項資金收支進行全面把控。

3.2.4 逐日登記貨幣資金賬簿。 出納人員既負責登記銀行日記賬，又負責核對銀行日記賬是導致上述風險的根本原因，因此，每月末應讓出納人員以外的人負責從銀行獲取當月銀行對賬單并與出納人員登記的銀行日記賬進行逐筆核對，這樣就可以有效避免出納人員獨自承擔不相容的崗位職責，從而有效控制出納員私自挪用公款的風險。

4 結束語

出納崗位作為醫(yī)院財務崗位中的重要崗位之一，加強對其風險的識別與控制能夠有效防范相關風險的發(fā)生，同時也能夠進一步規(guī)范公立醫(yī)院的財務行為，確保公立醫(yī)院收入的安全與完整，更好地服務于公立醫(yī)院的各項醫(yī)療事業(yè)。