推進基層房產(chǎn)檔案標準管理的幾點思考

梁 軍

（安康中心城區(qū)房產(chǎn)交易與物業(yè)事務中心，陜西 安康 725000）

近年我國房地產(chǎn)市場發(fā)展迅速，房屋產(chǎn)權交易檔案不斷增多，人們對房產(chǎn)檔案管理提出更高的要求。房產(chǎn)檔案需準確完整地記錄房產(chǎn)的真實信息，一般來源廣泛、數(shù)量大，且具有一定程度的區(qū)域性，與房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展密切相關，加上國家的房地產(chǎn)調控政策與法規(guī)較多，房產(chǎn)檔案管理有利于國家房地產(chǎn)政策的落實，能充分反映各種政策落實后的效果，使國家相關部門能及時合理地調整政策，更好地服務于社會大眾?，F(xiàn)代化社會經(jīng)濟發(fā)展，推動我國房地產(chǎn)行業(yè)飛速發(fā)展，尤其是基層房地產(chǎn)行業(yè)近年快速發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理需要解決諸多問題，新形勢下的基層房產(chǎn)檔案管理工作者要具備較高的管理意識，重在推進基層房產(chǎn)檔案管理的進一步發(fā)展，促使其長遠意義充分發(fā)揮，推動我國房地產(chǎn)市場經(jīng)濟的快速發(fā)展。

1 推進基層房產(chǎn)檔案標準管理的重要意義

1.1 基層房產(chǎn)檔案標準管理的特點

現(xiàn)代化科技與經(jīng)濟飛速發(fā)展，我國的房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展進一步加快，房產(chǎn)檔案管理工作已不能適應現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理需求，尤其是基層房產(chǎn)檔案管理工作中存在諸多不足之處，導致房產(chǎn)檔案管理工作較為滯后?；鶎臃慨a(chǎn)檔案資料大都是紙質資料，各項管理工作需要人工完成，比如房產(chǎn)檔案資料的錄入和查詢以及整理等，導致基層房產(chǎn)檔案管理工作人員的工作量大，且實際工作中有許多難度，稍有不慎便出現(xiàn)信息錄入錯誤或者遺漏等，檔案資料質量較低，檔案管理工作效率欠佳。據(jù)實際調查顯示，我國基層房產(chǎn)檔案管理工作中采用的方式并無統(tǒng)一的標準和規(guī)則，檔案管理中的問題并無標準的規(guī)章制度可以評判。由于我國社會經(jīng)濟發(fā)展飛速，傳統(tǒng)的基層房產(chǎn)檔案管理模式不能適應房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的實際需求，這也是目前我國基層房產(chǎn)檔案管理的主要特點，要注重基層房產(chǎn)檔案管理的新探索。

1.2 基層房產(chǎn)檔案標準管理的重要性

基層房產(chǎn)檔案管理涉及眾多內容，推進基層房產(chǎn)檔案管理工作時，要明確各項工作開展的目的，因為房產(chǎn)檔案高質量管理，有利于工作人員的管理效率提高，更好地服務于需求對象，提高房產(chǎn)檔案的利用率。推進基層房產(chǎn)檔案管理要注重信息化手段的運用，各種房產(chǎn)檔案可進行嚴格的分類管理，且房產(chǎn)檔案的信息能被快速搜索，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，基于信息化手段的房產(chǎn)檔案管理方式更為簡單便捷，工作人員能快速找到需要的信息和資料，從而充分改善基層房產(chǎn)檔案服務水平?；鶎臃慨a(chǎn)檔案管理工作不斷地創(chuàng)新能推動房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，使房產(chǎn)檔案信息廣泛服務于現(xiàn)實社會，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

2 基層房產(chǎn)檔案標準管理的問題解析

2.1 基層房產(chǎn)檔案信息劇增，檔案管理工作滯后

房產(chǎn)檔案涉及的信息內容諸多，包括房地產(chǎn)權屬登記和調查以及權屬轉移、變更等方面內容，一般有文字、圖表和聲像等歷史記錄，具有較強的保存價值。房產(chǎn)檔案管理工作中形成的真實信息記錄，是房地產(chǎn)權屬登記和管理的重要依據(jù)，屬于城市建設檔案的關鍵內容。近年我國的房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展飛速，關于房產(chǎn)的檔案信息不斷增多，比如房屋產(chǎn)權權屬登記和房產(chǎn)糾紛仲裁、房產(chǎn)交易等行為，均會產(chǎn)生大量的房產(chǎn)檔案信息，尤其是國家高度重視城市規(guī)劃建設、保護房屋權利人合法權益等方面工作，這則顯得房產(chǎn)檔案管理非常重要。但據(jù)實際調查顯示，我國目前的房產(chǎn)檔案管理工作較為滯后，尤其是基層房產(chǎn)檔案管理，許多工作跟不上房產(chǎn)檔案庫存數(shù)量和信息量劇增的實際問題，比如某縣的房產(chǎn)檔案庫存數(shù)量大約為12萬卷，2018年全縣發(fā)放產(chǎn)權證18 572本，抵押房產(chǎn)3 965件，4 962件預告登記信息，8 931人次的查檔利用情況，這些基層房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)的不斷增多，使得檔案管理工作面臨較大的挑戰(zhàn)，檔案服務質量與水平欠佳。

2.2 管理者法制觀念不強，日常管理歸檔意識較低

基層房產(chǎn)檔案管理工作較為混亂，工作責任并不明確，實際工作中并無科學合理的管理制度，部分基層管理者不具備較強的法制觀念，工作責任心較低，房屋權屬登記完成后，檔案資料不能及時歸檔，導致未整理的檔案資料不斷增多，管理效率低，致使房產(chǎn)檔案不能有效利用，并容易造成較嚴重的房產(chǎn)檔案資料丟失的情況，對基層房產(chǎn)檔案管理工作造成較大的影響。如果登記的房產(chǎn)檔案資料未能及時歸檔，則發(fā)生材料破損的風險明顯增強，且關于房產(chǎn)檔案的統(tǒng)計報表和影像等資料未能及時入檔，導致房產(chǎn)檔案不能有效利用，比如基層部分房產(chǎn)檔案中無準確的分幅平面圖和測繪資料等，嚴重時可能導致房產(chǎn)檔案失效。

2.3 檔案信息內容不全面，房產(chǎn)檔案管理環(huán)節(jié)斷開

基層房產(chǎn)檔案管理功能欠佳，因為房產(chǎn)檔案管理內容較少，主要包括房屋權屬登記類檔案采集和保管等，實際工作中主要是對上述資料進行利用，關于房產(chǎn)的拆遷信息和預售等資料并未及時登記和更新，甚至有房產(chǎn)檔案中并無物業(yè)用房繳費和安全鑒定等方面內容，導致檔案信息內容不全面，檔案管理業(yè)務不及時、不連續(xù)。基層的房產(chǎn)交易和房產(chǎn)權屬登記等方面檔案管理工作并未統(tǒng)一管理，導致相關業(yè)務環(huán)節(jié)斷開，這種分開管理的房產(chǎn)檔案，導致房產(chǎn)檔案管理工作不能統(tǒng)一協(xié)調，致使實際工作中存在諸多管理漏洞。

3 推進基層房產(chǎn)檔案標準管理的把控要點

3.1 確?；鶎臃慨a(chǎn)檔案完整，提高管理工作標準

基層房產(chǎn)檔案標準管理要注重檔案的完整性，保證各種檔案不壞、不丟，嚴格保證檔案資料完好無損，對出現(xiàn)損壞的資料及時搶救。注意保證基層房產(chǎn)檔案的安全性，避免因為工作疏忽而出現(xiàn)檔案丟失的問題，確保各種檔案資料不會散落，加強基層房產(chǎn)檔案集中管理，提高基層房產(chǎn)檔案管理水平。要避免基層房產(chǎn)檔案管理井然有序，避免各種檔案不散亂，注意保管工作有序達標，整齊排列各種檔案資料，保證基層房產(chǎn)檔案擺放有規(guī)有矩。

3.2 強化基層房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化程度，提高管理人員法律意識

基層房產(chǎn)檔案標準管理要注重現(xiàn)代化，同時管理人員的法律意識要不斷加強，實際管理工作中要不斷加強基層房產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)道德，保證基層房產(chǎn)檔案不被篡改，避免歷史事實未能被真實記錄，防止各種基層房產(chǎn)檔案資料被歪曲?；鶎臃慨a(chǎn)檔案標準管理一定要實事求是，秉持尊重歷史的原則，最大程度維持基層房產(chǎn)檔案資料的原貌，不斷提高基層房產(chǎn)檔案管理水平。基層房產(chǎn)檔案管理人員要不斷提高自身的現(xiàn)代化水平，增強自身對各種信息的認識和應用能力，強化自身對各種信息的鑒別能力，有效提高基層房產(chǎn)檔案資源完整管理的意識，為社會各界提供基層房產(chǎn)檔案資源查詢的途徑，提升基層房產(chǎn)檔案資料的應用率。基層房產(chǎn)檔案管理人員要注重自身綜合能力加強，不斷學習各種有用的現(xiàn)代化設備，能有效將各種現(xiàn)代化設備用于基層房產(chǎn)檔案管理工作中，緊跟時代的發(fā)展，根據(jù)國家的規(guī)定展開基層房產(chǎn)檔案標準管理工作，確保每項工作依法辦理。

3.3 把控基層房產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新，推動標準化管理發(fā)展

基層房產(chǎn)檔案管理工作要進行不斷的創(chuàng)新，管理人員要注重自己觀念的創(chuàng)新，對各項管理工作進行有效的創(chuàng)新，確保各項基層房產(chǎn)檔案資料標準化管理。要注意基層房產(chǎn)檔案管理工作創(chuàng)新不可以將基礎管理理念和手段全部拋棄，不僅要對基礎管理工作進行深度分析，綜合總結當下與未來的管理趨勢，要在不斷發(fā)展的過程中進行創(chuàng)新。管理人員要基于基層房產(chǎn)檔案管理實際情況進行合理的創(chuàng)新，關注市場經(jīng)濟模式的發(fā)展，著眼于未來發(fā)展進行分析，同時注意借鑒有效的管理方式，積極主動學習新的知識和技能，持續(xù)強化管理人員自身綜合能力，可推動標準化管理進一步發(fā)展。

4 推進基層房產(chǎn)檔案標準管理的核心內容

4.1 注重基層房產(chǎn)檔案基礎業(yè)務管理，制定檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃

房產(chǎn)檔案管理部門要高度關注基層公民的實際需求，了解其對房產(chǎn)檔案工作的具體需求，根據(jù)公民的需求制定合理的檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃，構建完善的規(guī)章制度，確保每項檔案管理工作有據(jù)可循。重視房產(chǎn)檔案資料收集，加大各種檔案資料整理，對房產(chǎn)文件和材料進行仔細歸檔，要加強材料歸檔范圍確定，制定合理的分類方案和歸檔制度，要求檔案管理根據(jù)要求與規(guī)則進行。綜合了解基層房產(chǎn)檔案資料，對其進行科學的分類，確保檔案資料合理排列，并對檔案材料進行整理和裝訂，管理部門安排專業(yè)的工作人員去基層進行業(yè)務指導，使基層的房產(chǎn)檔案管理人員能正確立卷，輔助其做好房產(chǎn)材料收集和征集，對積壓的各種房產(chǎn)資料進行分類管理，指導其對相關房產(chǎn)檔案進行有效移交，保證每份房產(chǎn)檔案資料及時歸檔，使基層的房產(chǎn)檔案管理得到有效管控。

4.2 提高基層房產(chǎn)檔案信息化管理水平，完善檔案管理信息系統(tǒng)

基層房產(chǎn)檔案管理要高度關注數(shù)字化建設的進程，不斷提高檔案信息化管理水平，構建完善有效的房產(chǎn)綜合信息數(shù)據(jù)中心，將樓盤表作為工作核心，納入房產(chǎn)電子檔案信息，做好電子檔案數(shù)據(jù)庫和房產(chǎn)測繪數(shù)據(jù)庫，對房產(chǎn)數(shù)據(jù)的各種信息進行全面管理。針對紙質檔案信息化管理時，采用專業(yè)的技術對檔案案卷進行掃描，將各種紙質檔案數(shù)字化。基于基層房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化，對房產(chǎn)資料和數(shù)據(jù)做全方位的整合，確保樓盤實現(xiàn)掛接，使各項管理工作形成嚴密的邏輯關系，保證房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)完善。采用數(shù)字化技術將基層房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)全部納入，確保信息系統(tǒng)中的資料完善，數(shù)據(jù)信息準確無誤，信息之間具有較強的關聯(lián)性，能確保房產(chǎn)檔案得到綜合管理。推進基層房產(chǎn)檔案管理要重視房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的不斷完善，保證在業(yè)務接受審核時，具有直接的相關業(yè)務數(shù)據(jù)顯示，使各種電子文件有嚴密的邏輯關系，促使房產(chǎn)檔案信息和交易信息在系統(tǒng)內形成統(tǒng)一。基層房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)要注意結合地理信息技術，注重圖文資料的細節(jié)管理，加強房屋權屬登記管控，保證每項信息數(shù)據(jù)的可靠性，使房產(chǎn)檔案得到全方位管理，將商品房預售和合同備案、測繪等信息綜合管理，確保房產(chǎn)可以以圖像、影像進行管理，提高基層房產(chǎn)檔案管理圖文一體化水平?；鶎臃慨a(chǎn)檔案管理工作進行信息化管理前，工作人員要根據(jù)實際情況設置合理的管理目標，要防止工作重復，加強房產(chǎn)檔案的歸檔質量，有效提高房產(chǎn)檔案歸檔效率。

4.3 加強房產(chǎn)檔案資料收集和利用，提高房產(chǎn)檔案服務水平

基層房產(chǎn)檔案管理要注重檔案資料收集和利用，根據(jù)基層的工作實況，構建合理的客戶收集網(wǎng)，注重重要單位的資料收集，定期收集個人的房產(chǎn)變動信息，充分完善房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡，提高檔案信息利用服務水平，動態(tài)收集房產(chǎn)檔案的利用情況。請專業(yè)的人員對房產(chǎn)檔案進行嚴格的編研，不同時期的房產(chǎn)熱點不同，且有著不同的重點需求，管理者要注重自身館藏的運用，加強編研質量與利用，對房產(chǎn)檔案進行嚴格的篩選，過濾掉不符合編研要求的資料，選擇可用于房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中有價值的資料，對各種資料進行綜合分析，根據(jù)實際需求進行各種資料加工，對其進行適當?shù)耐卣?，使其內涵豐富。房產(chǎn)檔案管理者要加強開發(fā)，編研出符合基層房產(chǎn)檔案管理的信息資料，確保信息資料具備系統(tǒng)化和層次化，提高編研資料的質量和可利用性，促使基層房產(chǎn)檔案管理的服務功能增強，能為社會提供高質量的房產(chǎn)檔案服務，使其更好的發(fā)揮經(jīng)濟價值。注重基層房產(chǎn)檔案利用方式的改進，不斷完善其服務方式，加強房產(chǎn)檔案利用的宣傳工作，利用房產(chǎn)檔案為社會主動提供服務，為檔案館引入更多的客戶資源，并充分擴大房產(chǎn)檔案對社會的影響力，更好地滿足社會利用者的需求，使檔案的有償利用率有效提高，提升房產(chǎn)檔案細節(jié)管理水平。

5 小結

基層房產(chǎn)檔案標準管理關系著房產(chǎn)行業(yè)和國家經(jīng)濟發(fā)展，要做好房產(chǎn)檔案管理模式的探索，重在以新型房產(chǎn)檔案管理手段，不斷提高房產(chǎn)檔案管理工作水平和效率，使其更好地服務于社會。文章對推進基層房產(chǎn)檔案管理做出幾點思考，注重基層房產(chǎn)檔案基礎業(yè)務管理，制定檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃， 提高基層房產(chǎn)檔案信息化管理水平，完善檔案管理信息系統(tǒng)，加強房產(chǎn)檔案資料收集和利用，提高房產(chǎn)檔案服務水平。