業(yè)務檔案規(guī)范化管理發(fā)展方向及思考

文/焦方艷（石家莊市交建高速公路建設(shè)管理有限公司）

提高檔案管理的規(guī)范性，可以使事業(yè)單位的檔案應用價值得到大幅度提升。從當前事業(yè)單位業(yè)務改革的實際情況來看，檔案資料的應用價值日益凸顯出來，唯有充分提高業(yè)務檔案的規(guī)范化管理水平，才可以保證事業(yè)單位在新時期實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。因此，很多事業(yè)單位的工作人員都將提高檔案規(guī)范化管理水平作為重點關(guān)注的問題。

一、業(yè)務檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）業(yè)務檔案管理信息化程度較低

實現(xiàn)信息化技術(shù)的合理應用可以使業(yè)務檔案的管理方式具備更高的規(guī)范性。但是，部分事業(yè)單位的業(yè)務檔案管理人員雖然具備信息化技術(shù)的操作能力，但缺乏對現(xiàn)階段檔案管理工作效率及其影響因素的研究，未能對檔案管理模式進行調(diào)整創(chuàng)新，導致紙質(zhì)檔案保存模式依然占據(jù)主體地位，無法在軟件資源的合理應用之下，為業(yè)務檔案管理方式的調(diào)整創(chuàng)新提供技術(shù)支持。一些事業(yè)單位的檔案管理人員雖然引進了先進的軟件資源，但對于檔案資料的調(diào)取有效性缺乏充分研究，未能對檔案信息資料進行合理的分類，導致檔案信息無法在有效提取加工的基礎(chǔ)上得到改良，也使得傳統(tǒng)檔案資料的應用價值難以得到充分繼承。部分事業(yè)單位在處理業(yè)務檔案管理的具體工作過程中，對于電子檔案的保管便捷性重視程度較低，缺乏對檔案修改和查閱需求的考察，導致檔案管理成本無法得到更加有效地控制，難以在網(wǎng)絡傳輸渠道得到改進的情況下，實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞，無法提升檔案保管和應用效率。

（二）業(yè)務檔案管理人員的培訓質(zhì)量較差

提高業(yè)務檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培育水平，有助于業(yè)務檔案管理規(guī)范度的提升。但是，一些事業(yè)單位雖然開展了對業(yè)務檔案管理人員的技能培訓，卻對影響事業(yè)單位和諧發(fā)展的因素重視程度較低，缺乏對檔案管理效率的考察，導致事業(yè)單位在針對檔案管理人員開展培訓的過程中，無法具備足夠的耐心，難以在提高檔案資料應用價值的情況下，為檔案管理培訓方案的創(chuàng)新設(shè)計提供精準支持。一些事業(yè)單位在開展業(yè)務檔案管理的相關(guān)工作過程中，對于檔案管理專業(yè)人才的聘請情況關(guān)注程度較低，未能提高培訓時間的設(shè)計規(guī)范性，導致檔案管理工作相關(guān)專業(yè)知識難以得到更高水平的普及。部分事業(yè)單位在制定業(yè)務檔案管理人員的具體培訓策略過程中，缺乏對檔案管理專業(yè)知識落實情況的考察，無法在檔案管理評比模式得到合理構(gòu)建的基礎(chǔ)上，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性。

（三）業(yè)務檔案保密管理質(zhì)量較差

唯有充分提高業(yè)務檔案保密管理質(zhì)量，才可以在提高業(yè)務檔案管理規(guī)范性的基礎(chǔ)上，充分開發(fā)出檔案資料的應用價值。但是，一些事業(yè)單位在制定檔案保密管理的具體策略過程中，對于《保密法》的組織學習存在不足，缺乏對檔案管理專業(yè)人員保密意識培育情況的關(guān)注，導致檔案管理人員雖然可以獲得專業(yè)的保密教育，但無法在提高檔案資料總體保密水平的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案資料保密期限的合理設(shè)置，也使得檔案信息的復制和抄錄行為無法得到有效的調(diào)整創(chuàng)新。一些業(yè)務檔案的翻拍工作在實施過程中，缺乏對事業(yè)單位實際需求的考察，未能對檔案資料的保密程度及其影響因素進行有效分析，導致檔案資料的利用對象和利用范圍無法得到科學的設(shè)定，也使得閱文室的重要應用價值難以凸顯。部分事業(yè)單位的業(yè)務檔案保密管理人員雖然具備提高檔案資料編研范圍的重視，但未能實現(xiàn)涉密內(nèi)容的有效控制，導致涉密檔案銷毀等重要工作無法具備理想的基礎(chǔ)條件，難以在鑒定部門的工作得到改進的基礎(chǔ)上，為檔案銷毀性質(zhì)的工作提供更高水平的監(jiān)督，無法為檔案泄密問題的規(guī)避控制提供幫助。一些事業(yè)單位雖然具備提高檔案資料保密水平的愿望，但對于銷毀文件的去向缺乏詳細考察，未能對泄露檔案信息的責任進行嚴格追究，不利于涉密檔案的高水平保護。

（四）業(yè)務檔案管理制度尚不完善

制度是影響事業(yè)單位業(yè)務檔案管理規(guī)范性的重要因素，但是，一些事業(yè)單位在探索業(yè)務檔案規(guī)范化管理的路徑過程中，對于檔案管理網(wǎng)絡的構(gòu)成情況重視程度較低，缺乏與檔案管理層人員的有效溝通，未能對檔案管理相關(guān)制度的局限性進行準確的分析研究，導致檔案管理制度與業(yè)務檔案管理的實際需求對接不夠緊密，無法在充分適應本單位實際情況的基礎(chǔ)上，為檔案管理制度價值的開發(fā)提供幫助。一些業(yè)務檔案管理制度在建設(shè)的過程中，雖然進行了檔案管理制度的創(chuàng)新探索，但對于檔案資料分類管理的相關(guān)需求重視程度較低，缺乏對檔案管理基本內(nèi)容構(gòu)成情況的考察，未能對影響檔案管理順暢性的各方面因素進行完整的分析，導致檔案資料的收集與整理工作無法保證擁有理想的基礎(chǔ)條件，難以在提高檔案資料編目合理性的同時，更好地提升檔案資料的保存與應用質(zhì)量。一些業(yè)務檔案的管理制定在探索構(gòu)建過程中，缺乏對檔案信息完整性與有效性的考察，未能對檔案人員相關(guān)職責進行全面落實，導致檔案資料的歸檔保密制度無法得到相應的調(diào)整創(chuàng)新，也使得檔案信息的利用無法在制度的幫助下得到優(yōu)化處置。一些事業(yè)單位雖然探索了業(yè)務檔案管理制度的調(diào)整，但缺乏對檔案資料鑒定與銷毀情況的重視，未能對現(xiàn)有檔案管理工作的程序進行科學設(shè)置，導致制度因素的指導性價值難以凸顯，無法在完善檔案管理機構(gòu)和主體職責的情況下，保證檔案管理制度得到更高水平的應用。一些事業(yè)單位雖然進行了現(xiàn)有檔案管理制度的探索調(diào)整，但對于檔案管理相關(guān)部門的管理工作缺乏足夠重視，未能結(jié)合各部門的實際情況制定檔案保管員的崗位設(shè)計策略，導致檔案管理人員的主體職責無法保證得到有效落實，難以在制度的幫助之下為各階段檔案管理目標與任務的設(shè)計提供幫助。

二、提高業(yè)務檔案規(guī)范化管理質(zhì)量的策略

（一）提高業(yè)務檔案管理信息化程度

事業(yè)單位的檔案管理專業(yè)人員一定要對提高檔案管理信息化程度的重要價值予以研究，尤其要在信息技術(shù)高效應用基礎(chǔ)上，對影響業(yè)務檔案調(diào)取質(zhì)量的各方面因素進行總結(jié)，使信息化技術(shù)的突出應用優(yōu)勢得到凸顯，為提高業(yè)務檔案的配置效率創(chuàng)造理想的技術(shù)條件。事業(yè)單位一定要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的局限性進行總結(jié)，通過軟件資源的合理應用，有效地提升檔案管理技術(shù)等級，使檔案管理信息化的突出優(yōu)勢得到顯現(xiàn)，更好地滿足業(yè)務檔案的創(chuàng)新管理需要。事業(yè)單位在應用信息化技術(shù)進行檔案管理方式調(diào)整的過程中，還需要加強對檔案信息分類和分析工作的研究，尤其要對檔案信息提取加工所需條件進行總結(jié)，使信息技術(shù)的應用可以在提高檔案信息管理便捷度方面發(fā)揮積極影響，并保證在檔案資料得到有效修改和訂閱的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理成本的有效控制。在引進信息技術(shù)改進檔案管理方式的過程中，還需要加強對檔案資料信息傳輸情況的關(guān)注，有效的提升檔案資料調(diào)取效率，使信息化技術(shù)的突出應用優(yōu)勢得到進一步顯現(xiàn)。

（二）提高業(yè)務檔案管理人員的培訓質(zhì)量

事業(yè)單位需要結(jié)合業(yè)務檔案調(diào)取和應用的實際需要，對業(yè)務檔案管理人員的培訓管理方案進行有效設(shè)定，從促進事業(yè)單位和諧發(fā)展的角度出發(fā)，對提高檔案管理效率的因素進行總結(jié)，使檔案管理培訓工作可以具備更高的規(guī)范性。事業(yè)單位的培訓人員需要保證對業(yè)務檔案管理人員具備足夠的耐心，結(jié)合檔案資料調(diào)取應用的實際需要，制定檔案管理人員的素質(zhì)培育策略，使檔案管理人員在參與培訓的過程中，可以充分明確檔案管理工作的價值，確保培訓所得經(jīng)驗得到充分應用。在制定檔案管理人員培訓的具體方案過程中，需要加強對檔案管理工作重要價值的解釋說明，尤其要對檔案管理技能的培訓時間進行規(guī)范設(shè)定，并保證與檔案管理相關(guān)的業(yè)務評比模式得到有效構(gòu)建，使檔案管理團隊成員的積極性可以得到更高水平的調(diào)動，為檔案管理人員積極開展工作提供有利的基礎(chǔ)條件。

（三）提高業(yè)務檔案的保密管理質(zhì)量

在制定業(yè)務檔案保密管理的具體方案過程中，一定要從提高檔案資料管理規(guī)范性的角度出發(fā)，對《保密法》等重要法律資料進行學習，使檔案管理人員的保密意識可以得到有效強化，以便能夠在保密教育活動得到高水平組織的情況下，提高檔案資料保密水平。事業(yè)單位一定要加強對檔案保管期限構(gòu)成情況的研究，尤其要對業(yè)務檔案審批管理方案進行相應的調(diào)整創(chuàng)新，使檔案的抄錄和復制等行為得到有效約束，以此維護檔案保密質(zhì)量。業(yè)務檔案的管理人員還需要加強對檔案資料保密程度的關(guān)注，尤其要對檔案資料的利用對象和利用范圍進行考察，使檔案資料可以在規(guī)范查閱的基礎(chǔ)上避免出現(xiàn)信息外泄的問題。在制定業(yè)務檔案保密管理的具體方案過程中，要加強對涉密檔案編研范圍的關(guān)注，根據(jù)業(yè)務檔案的特征制定保密內(nèi)容的管控方案。事業(yè)單位涉密檔案銷毀工作至關(guān)重要，業(yè)務檔案管理人員需要盡快完善檔案銷毀審批方案，結(jié)合鑒定部門的工作特征，對檔案資料的監(jiān)督銷毀工作進行調(diào)整，使檔案信息外泄等問題可以得到有效的規(guī)避控制，并保證對檔案銷毀過程中的懈怠現(xiàn)象進行嚴格督查，有效提升檔案管理和調(diào)取的規(guī)范性。

（四）加快完善業(yè)務檔案管理制度

事業(yè)單位在進行業(yè)務檔案管理制度探索建設(shè)的過程中，一定要將提高業(yè)務檔案管理規(guī)范性作為主要目標，尤其要對影響檔案管理網(wǎng)絡構(gòu)建質(zhì)量的各方面因素進行總結(jié)，使檔案管理制度在建設(shè)的過程中，可以保證各部門成員實現(xiàn)有效的思想交流，以便能夠為制度的合理構(gòu)建提供有利的基礎(chǔ)條件。在業(yè)務檔案管理制度具體建設(shè)的過程中，一定要保證檔案管理制度與業(yè)務檔案調(diào)取應用的相關(guān)需求相符合，充分結(jié)合本單位的實際情況，對制度作出調(diào)整，使檔案資料的分類水平可以得到提升，以便能夠在制度的幫助之下提高檔案資料的整理保存水平。事業(yè)單位還需要加強對檔案資料有效性和齊全性的考察，使檔案管理人員的主體職責可以得到充分明確，以便能夠在改良檔案利用制度的基礎(chǔ)上，更好地滿足檔案資料的利用需求，使事業(yè)單位業(yè)務的檔案管理工作能夠具備更高的規(guī)范程度。

三、結(jié)論

隨著事業(yè)單位業(yè)務改革的持續(xù)深入，檔案管理工作的重要價值日益顯現(xiàn)出來，唯有提高業(yè)務檔案的管理規(guī)范性，才可以保證事業(yè)單位在新時期實現(xiàn)更高水平的發(fā)展。因此，對業(yè)務檔案規(guī)范化管理的相關(guān)問題加以研究，并結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，制定提升業(yè)務檔案規(guī)范化管理水平的具體策略，對確保事業(yè)單位在新時期的高質(zhì)量發(fā)展具有十分重要的意義。

相關(guān)鏈接

檔案資料管理員安全崗位職責：

1、嚴格執(zhí)行《檔案借閱制度》，檔案內(nèi)容一律不得外傳。

2、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要隨手關(guān)燈、關(guān)窗、關(guān)門，鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

3、檔案主要供應本單位使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經(jīng)領(lǐng)導批準同意。經(jīng)同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時歸還給檔案保管員。

4、檔案庫房是保管檔案的機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可一律不得進入庫房。

5、要定期或不定期的進行保密情況檢查，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，要及時報告有關(guān)部門和領(lǐng)導，積極采取有效措施。

6、在庫房內(nèi)不得存放易燃品和私人物品，嚴禁吸煙。做好通風、降濕、防火、防盜和衛(wèi)生工作。