物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化探索

文/張慧（北京中關(guān)村鴻嘉物業(yè)服務(wù)有限公司）

當(dāng)前我國(guó)國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)高速增長(zhǎng)的、粗放式的發(fā)展時(shí)代已然過(guò)去，現(xiàn)在的社會(huì)環(huán)境與之前也大相徑庭。無(wú)論是從國(guó)際市場(chǎng)看，還是從國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)看，各行業(yè)間企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)都在日益增長(zhǎng)。在面臨這樣的局勢(shì)下，各公司要發(fā)展就要探索、創(chuàng)新一條更加適合的路徑，縱觀國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的公司和經(jīng)營(yíng)者管理案例，把先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息化技術(shù)引入公司日常經(jīng)營(yíng)管理中，對(duì)于公司的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，比如優(yōu)秀的財(cái)務(wù)信息化軟件有金蝶、用友等。而我國(guó)物業(yè)行業(yè)興起較晚，物業(yè)公司引用財(cái)務(wù)信息化技術(shù)時(shí)間更短，目前為止，在信息化方面仍然存在著眾多問(wèn)題，比如缺乏對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的整體規(guī)劃、預(yù)算缺乏專門的信息化管理系統(tǒng)、資金信息化建設(shè)水平低、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)人財(cái)物保障不足等，因此，本文就針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)探究。

一、財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)理論概述

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展會(huì)計(jì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和原則也在不斷變化，以適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步和企業(yè)發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的有效融合也進(jìn)一步推進(jìn)了財(cái)務(wù)管理信息化的理論形成。雖然會(huì)計(jì)電算化、會(huì)計(jì)信息化、財(cái)務(wù)管理信息化在表面概念上有一定的相似性，但是其本質(zhì)上仍然有一些差異。本文認(rèn)為財(cái)務(wù)管理信息化是建立在企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化重組的基礎(chǔ)上，具有財(cái)務(wù)管理集成化、組織彈性化、管理目標(biāo)多樣化、同步實(shí)物流、資金流、數(shù)據(jù)流的特點(diǎn)。然后融合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)分析等技術(shù)，有效整合企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的所有部門信息，并通過(guò)該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)事前、事中、事后等的控制，為企業(yè)管理者提供了更加準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)、決策、控制、分析工具，也通過(guò)信息共享提升了企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)效率，在一定程度上增強(qiáng)了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、物業(yè)公司在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題

（一）建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的規(guī)劃不完善

物業(yè)公司在實(shí)際財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件建設(shè)過(guò)程中并沒(méi)有確實(shí)秉承著“統(tǒng)籌管理、整體規(guī)劃”的基本原則，也沒(méi)有結(jié)合物業(yè)公司實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)需求、財(cái)務(wù)工作需求、公司內(nèi)控側(cè)重點(diǎn)、當(dāng)前資產(chǎn)狀況、未來(lái)短時(shí)間內(nèi)公司發(fā)展前景等情況，以至于建設(shè)的財(cái)務(wù)管理信息化軟件并不能順利推進(jìn)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)，也無(wú)法發(fā)揮系統(tǒng)平臺(tái)的高效作用。而且實(shí)際物業(yè)公司使用信息化軟件時(shí)，財(cái)務(wù)管理部門也沒(méi)有與軟件開(kāi)發(fā)公司之間進(jìn)行足夠的溝通，導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種信息不對(duì)稱和功能對(duì)接難的情況，進(jìn)而影響軟件系統(tǒng)的實(shí)際效果[1]。

（二）預(yù)算缺乏專門的信息化管理系統(tǒng)

物業(yè)公司進(jìn)行預(yù)算編制主要是采用“上下雙向結(jié)合”的方式，并根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求精細(xì)化預(yù)算編制，在預(yù)算信息化方面，需要關(guān)注的預(yù)算編制環(huán)節(jié)主要有資料收集、預(yù)算編制、預(yù)算審核三方面。在物業(yè)公司相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)算編制期間，編制內(nèi)容關(guān)系著眾多部門、單位、項(xiàng)目?jī)?nèi)容，而且實(shí)際各部門的經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)情況都有所差異，而財(cái)務(wù)部門要負(fù)責(zé)整理所有關(guān)于預(yù)算方面的資料，從整個(gè)預(yù)算資料收集，到各部門預(yù)算編制上報(bào)、財(cái)務(wù)部門匯總預(yù)算草案、預(yù)算方案敲定及落實(shí)，整體需要的時(shí)間較長(zhǎng)。物業(yè)公司預(yù)算編制涉及的數(shù)據(jù)是方方面面的，再加上客戶源不同，就需要財(cái)務(wù)人員根據(jù)不同的客戶群體制定可實(shí)行的預(yù)算管理方案，在這一過(guò)程中雖然大部分工作可以借助信息化技術(shù)完成，但是仍然存在著部分預(yù)算管理職能工作需要工作人員利用簡(jiǎn)單的word、access、office等基礎(chǔ)辦公軟件處理日常工作中的數(shù)據(jù)信息，對(duì)于深入的系統(tǒng)分析軟件、數(shù)學(xué)建模等軟件幾乎不涉及，整體缺乏對(duì)其的深入剖析和潛藏信息挖掘，也無(wú)法保障人工分析數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性[2]。

（三）財(cái)務(wù)信息化建設(shè)人財(cái)物保障不足

當(dāng)前社會(huì)財(cái)務(wù)管理發(fā)展已然步入高速發(fā)展期，必須要引入優(yōu)秀的軟件行業(yè)人員輔助公司發(fā)展。但是在當(dāng)前社會(huì)背景下，公司在進(jìn)行財(cái)務(wù)人員招聘過(guò)程中一般都是以財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)、金融等專業(yè)為主，幾乎不會(huì)涉及軟件專業(yè)的人員。這樣的財(cái)務(wù)人員在實(shí)際的財(cái)務(wù)管理過(guò)程中可以利用自身專業(yè)知識(shí)處理一些財(cái)務(wù)方面的難題，對(duì)于信息化系統(tǒng)、軟件存在問(wèn)題，就無(wú)法快速做出應(yīng)對(duì)，還要依賴外部計(jì)算機(jī)專業(yè)人員或者軟件開(kāi)發(fā)人才。目前市場(chǎng)上對(duì)于熟悉信息化軟件系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用的綜合性財(cái)務(wù)人才需求量很大，但是人才缺口也較大。所以各行業(yè)企業(yè)、公司在持續(xù)升級(jí)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件的同時(shí)也要注意財(cái)務(wù)人員的多方面發(fā)展，緊跟信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，利用專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)和大數(shù)據(jù)的融合更好地進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作，彌補(bǔ)公司因財(cái)務(wù)信息化技術(shù)人才的缺乏導(dǎo)致的信息化建設(shè)受限[3]。

另外，公司資金信息化建設(shè)水平低。物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)更需要有充足的資金支持和其他各部門人員的協(xié)助，有些物業(yè)公司雖然目前有財(cái)務(wù)服務(wù)器，但是由于使用年限較長(zhǎng)，系統(tǒng)也沒(méi)有及時(shí)更新升級(jí)，內(nèi)存容量也無(wú)法滿足目前業(yè)務(wù)活動(dòng)需求，如果不能及時(shí)配置更大容量的服務(wù)器或者引入相對(duì)更大容量、體量的服務(wù)器，后期可能會(huì)給物業(yè)公司財(cái)務(wù)管控工作帶來(lái)一定的技術(shù)阻礙。除此之外，物業(yè)公司原來(lái)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是在原來(lái)的業(yè)務(wù)活動(dòng)基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)的，對(duì)于當(dāng)前不斷發(fā)展、不斷擴(kuò)充的業(yè)務(wù)活動(dòng)已然不適應(yīng)，還有些傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)是在多個(gè)兄弟單位共同搭建的固定網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致丟包現(xiàn)象的頻繁發(fā)生，也會(huì)讓財(cái)務(wù)管理信息化工作的有序推進(jìn)受到設(shè)施限制。少數(shù)物業(yè)公司目前使用的報(bào)賬系統(tǒng)仍然是單機(jī)模式，根本無(wú)法有序推進(jìn)智能化建設(shè)，所以公司為了升級(jí)、更新財(cái)務(wù)管理軟件，很有必要更新升級(jí)硬件、軟件設(shè)施，更換合適的財(cái)務(wù)組專線提升財(cái)務(wù)軟件的整體水平。

三、優(yōu)化物業(yè)公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的建議

（一）建立業(yè)財(cái)融合一體化系統(tǒng)框架

針對(duì)物業(yè)公司近年來(lái)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，公司內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都與財(cái)務(wù)工作有一定的關(guān)聯(lián)度，所以要努力提升財(cái)務(wù)工作的效率、質(zhì)量和水平，才能實(shí)現(xiàn)物業(yè)公司業(yè)務(wù)量的增加，同時(shí)幫助公司取得長(zhǎng)足進(jìn)步。從物業(yè)公司的實(shí)際需求分析，要完善財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)就要建立業(yè)財(cái)融合一體化軟件系統(tǒng)，首要工作是建立線上保障系統(tǒng)、銀企聯(lián)合系統(tǒng)、完整的預(yù)算管理系統(tǒng)；然后，優(yōu)化現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、綜合查詢系統(tǒng)、客戶資料管理系統(tǒng)；最后，建立財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和資產(chǎn)管控系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，保障賬賬相符、賬賬透明、賬賬公開(kāi)，也可以極大地提升公司的財(cái)務(wù)管理水平。

（二）上線運(yùn)行預(yù)算管理，推進(jìn)預(yù)算信息化建設(shè)

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)物業(yè)公司預(yù)算管理系統(tǒng)的全覆蓋、全員參與、全過(guò)程監(jiān)管，還可以利用預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門、責(zé)任主體等的關(guān)聯(lián)。預(yù)算管理系統(tǒng)的建設(shè)最大的優(yōu)點(diǎn)在于所有數(shù)據(jù)信息只需要錄入一次，各部門人員就可以共享數(shù)據(jù)信息，既減少了員工工作量，也避免了因?yàn)殡娮颖砀癫幌嗳?、多次錄入、多次審核造成的人為傳輸失誤[4]。對(duì)于預(yù)算管理信息化板塊的設(shè)計(jì)主要有以下幾個(gè)重要板塊，具體如表1所示。

表1 預(yù)算信息化內(nèi)容設(shè)計(jì)表

（三）為財(cái)務(wù)信息化軟件提供充足的保障

1.現(xiàn)金流資金保障

資金是公司搭建財(cái)務(wù)信息化軟件的基礎(chǔ)保障，也是重要的、必不可少的保障，為了保障公司財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，公司要加大資金投入力度，而且軟件項(xiàng)目的資金投入不是短期的、一次性的，還要從長(zhǎng)期角度出發(fā)，安排獨(dú)立的、專業(yè)的資金管理人員，對(duì)公司日常資金使用、信息化系統(tǒng)建設(shè)的合理性、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)完整性、資金操作的有序規(guī)范性等進(jìn)行全程監(jiān)管，加強(qiáng)對(duì)公司財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的維護(hù)和保養(yǎng)頻率，確保財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行以及安全性；還可以考慮與銀行建立長(zhǎng)久合作關(guān)系，為公司資金籌集爭(zhēng)取更多機(jī)會(huì)。

2.制度保障

物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)能否有效開(kāi)展工作，完善的制度保障是重點(diǎn)。公司制度建設(shè)主要需注意以下幾點(diǎn)：第一，各部門、各員工要明確自身部門職責(zé)、崗位職責(zé)，各司其職，互相協(xié)助、監(jiān)管，有序開(kāi)展日常工作；第二，為了清晰劃分各職能部門、人員職責(zé)，需科學(xué)進(jìn)行人員管理，制定完善的授權(quán)管理制度，對(duì)于不同層級(jí)、不同部門人員設(shè)置合理的登錄、瀏覽信息化系統(tǒng)權(quán)限，避免越權(quán)行為、徇私舞弊行為等不良行為的發(fā)生；第三，健全信息安全維護(hù)制度，安排專門的人員進(jìn)行系統(tǒng)軟件的維護(hù)，減少軟件系統(tǒng)損壞導(dǎo)致的損失。

3.技術(shù)保障

公司財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，自然需要投入大量的綜合性技術(shù)人才。財(cái)務(wù)管理工作人員的專業(yè)技能水平和綜合素質(zhì)的高低直接決定著公司財(cái)務(wù)管理工作的運(yùn)行效果，因?yàn)槊總€(gè)財(cái)務(wù)人員都擔(dān)負(fù)著一定的崗位職責(zé)，每個(gè)崗位的員工都要各司其職，要把原本單一的財(cái)務(wù)管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)樘幚碡?cái)務(wù)軟件、系統(tǒng)審核、軟件支付等綜合性工作，財(cái)務(wù)人員有了足夠的專業(yè)能力和技術(shù)水平，才能進(jìn)一步為公司運(yùn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)提供一定的幫助，輔助公司財(cái)務(wù)管理工作順利進(jìn)行，協(xié)調(diào)各職能部門日常工作管理，進(jìn)而提升公司整體財(cái)務(wù)管理質(zhì)量和效率。

4.人才保障

公司財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)需要專業(yè)的財(cái)務(wù)技術(shù)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員要具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件、硬件設(shè)施三方面的技能，積極配合公司財(cái)務(wù)工作。公司人才的培養(yǎng)人員可以從外部高薪聘請(qǐng)，也要在內(nèi)部不斷培養(yǎng)，提高內(nèi)部財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)人員整體的技術(shù)水平。

（四）完善信息化績(jī)效考核體系，制定獎(jiǎng)懲措施

物業(yè)公司很多管理層一般只注重業(yè)務(wù)人員的業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)情況，忽略對(duì)行政、財(cái)務(wù)等部門的重視程度，錯(cuò)誤地認(rèn)為這些部門并不能給公司帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)利益，不能產(chǎn)生明顯的效益，所以也會(huì)忽略對(duì)其工作人員的重視程度，導(dǎo)致財(cái)務(wù)、行政等人員工作積極性不高、缺乏主動(dòng)性和熱情。所以，為了保障財(cái)務(wù)人員和后勤行政部門人員的工作積極性，物業(yè)公司要完善信息化績(jī)效考核體系，制定合理的獎(jiǎng)懲制度、考核評(píng)價(jià)制度，把各部門人員的個(gè)人收入與公司財(cái)務(wù)管理信息化水平相掛鉤，獲得各部門員工的大力支持和配合，以保障公司信息化系統(tǒng)的有序開(kāi)發(fā)和使用[5]。

四、總結(jié)

總而言之，在信息化技術(shù)迅速席卷的當(dāng)前時(shí)代，各種數(shù)據(jù)化技術(shù)的悄然興起、廣泛應(yīng)用，讓人們已然處于數(shù)字經(jīng)濟(jì)化、先進(jìn)技術(shù)時(shí)代，在這樣的大環(huán)境背景下，物業(yè)公司為了更好地順應(yīng)時(shí)代潮流，自然也要不斷發(fā)展信息化水平，進(jìn)入信息化和數(shù)字化技術(shù)階段。目前我國(guó)物業(yè)公司已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理信息化軟件的建設(shè)，但是仍然有很大的發(fā)展空間。對(duì)于本文中提到的物業(yè)公司財(cái)務(wù)管理信息化軟件中存在的問(wèn)題，本文也提出了相應(yīng)的優(yōu)化建議：建立業(yè)財(cái)融合一體化系統(tǒng)框架，上線運(yùn)行預(yù)算管理，推進(jìn)預(yù)算信息化建設(shè)，提供有力的保障措施，完善信息化績(jī)效考核體系，制定獎(jiǎng)懲措施等，以提高物業(yè)公司財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和效率，提升公司資金使用率，也方便公司中高層管理人員全方位掌控內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)資金流向，促進(jìn)公司快速、穩(wěn)定的發(fā)展。