談施工企業(yè)物資設備的集中采購管理

□楊穎

施工企業(yè)的主營業(yè)務是承攬各類工程項目，并按合同要求組織實施后將建筑產品交付業(yè)主，從而獲得自身的利潤。工程項目按時履約并獲得預期收益，是保證企業(yè)持續(xù)良好發(fā)展的重要基礎。工程項目的施工成本主要是由人員、物資材料、機械設備組成，其中，物資設備所占份額一般都會超過50%，所以控制物資設備的采購成本對項目的良好實施具有舉足輕重的重要作用。有效降低采購成本，不僅能使工程項目順利完成，使企業(yè)獲得較好的利潤并保持良性發(fā)展，也可為企業(yè)在后續(xù)經營中具備較好的競爭力。

一、集中采購的優(yōu)勢和必要性

過往傳統(tǒng)的分散采購模式，主要是企業(yè)在承攬到項目后，依托組建成立的項目部根據項目實施情況自行組織采購。因為是單一項目針對自身需求開展的采購，其弊端和問題也相對比較明顯。比如，由于沒有系統(tǒng)的采購策劃，導致采購次數多，同一類物資重復、頻繁采購；采購流程不規(guī)范，人為干預因素較多；采購主體層級不高，獲取的市場信息不足；采購數量不足，在市場上的談判議價能力較弱，且能爭取的售后服務保障不夠等。這些都會造成采購成本居高不下，進而致使施工成本提高，企業(yè)獲得預期收益的風險加大，甚至會導致施工質量降低。另外，由于采購分散、規(guī)范化不足，也會存在違規(guī)違紀現象，使企業(yè)在經濟和信譽上均受到一定的損失。

由于分散采購的弊端對施工企業(yè)的影響越來越明顯，近年來施工企業(yè)均開始采用更為科學和先進的集中采購模式。這種采購模式可以有效地避免傳統(tǒng)分散采購所帶來的相關問題，能較為高效地控制采購成本，進而提升施工企業(yè)的利潤和市場競爭力，促進企業(yè)的良性發(fā)展，也能更好地整合整條供應鏈產業(yè)，促進市場的健康發(fā)展。

從當前信息化高度發(fā)展和全球市場密切互動的角度來看，實施集中采購可以更為直接地匯總和整合市場優(yōu)質資源，更為直接地促進整條供應鏈上下游的規(guī)模合作，從而獲得性價比更高的產品和服務，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的有效保障。因此，集中采購模式已成為施工企業(yè)物資設備管理的必要模式。通過成立類似采購中心或供應鏈管理部的集中采購部門，可以使采購計劃更為系統(tǒng)、采購策劃更為全面、采購行為更為集中、采購流程更為規(guī)范、采購過程更為透明，資源整合更為高效，合同風險更為可控。因為站在更高層級的角度去統(tǒng)籌采購需求，使采購規(guī)模變大，也能獲得更好的供應商資源以及更好的產品、質量和服務。集中采購符合市場經濟發(fā)展的需要，具備分散采購無法比擬的優(yōu)勢。

1.實現批量采購，有利于降低采購成本

集中采購顧名思義，就是把分散在各項目的需求集中起來進行采購。正因如此，集中采購所展現出的大需求量，就能吸引更為優(yōu)質的資源參與進來，能夠更有利于進行資源比較，從而獲取更能符合企業(yè)各方面要求的供應商，取得較好的價格。同時，也可以促進企業(yè)內部的資源利用，降低資金占用的成本，不但降低了采購成本，也在一定程度上提升了企業(yè)管理水平。

2.實現合作共贏，有利于建立與供應商的長期戰(zhàn)略合作關系

由于集中采購部門屬于企業(yè)采購的最高層級部門，與市場接觸面較為廣泛和深入，掌握的供應商資源更為豐富，所以就能建立相對完善的供應商網絡。通過制定科學、合理、有效的供應商準入、評價和退出機制，自上而下系統(tǒng)性地對供應商進行篩選和考核，進而可以與部分資質高、實力強、規(guī)模大、履約好、配合度高的供應商建立長期戰(zhàn)略合作關系。這樣既可以獲取較低的價格降低采購成本，也可以保證物資設備質量，減少由于供應商數量過多造成的管理混亂和質量隱患；也可以在某些特殊需求上，進行合作開發(fā)，促進雙方的產業(yè)升級，實現合作共贏。

3.實現采購規(guī)范化，有利于提高采購效率

采用集中采購模式后，一方面，可使企業(yè)的采購辦法、流程進行統(tǒng)一，通過整合需求計劃，規(guī)?；?、區(qū)域化進行采購，確定各類主要物資設備的年度、區(qū)域供應商，可以減少各個項目分散、重復的采購活動，降低頻繁采購所引起的人力等成本，提高了采購效率；另一方面，在年度內如有新開工的項目，也可以直接應用集采結果，促進項目的快速啟動和快速響應。

二、集中采購的有效執(zhí)行

集中采購是目前較為先進和合理的采購方式，但只有使集中采購得到有效的執(zhí)行，才能讓這種先進的采購方式給企業(yè)帶來最大化的利益。

1.集中采購的制度建設

集中采購，首先要形成一套完善的制度體系，這是實施集采的基礎和原則。要制定出集中采購的綱領性文件，并配套制定不同物資設備的詳細操作流程、供應商引入評價管理辦法以及合同履行、款項支付的有關實施辦法。在制度上，要明確集中采購的物資設備范疇，要明確常年需要的、頻繁使用的、通用性較強的集采物資設備目錄。要對采購計劃的編制、采購策劃的組織、招標詢價、評標辦法、開評標及中標人的授予、合同的簽訂履行等全采購過程制定出明晰的流程，也要制定出詳細考核辦法。有制度、流程和考核，才可以使采購業(yè)務高效流轉和運作，也可以減少人為方面的干擾因素。完善的制度可以最大化地使集中采購做到有序、高效、透明、公開、公平、公正，也能使集采結果全面落地，確保達到降本增效的目的。

2.完善的信息化采購平臺

施工企業(yè)采購部門的核心業(yè)務就是采購，而充分發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢、信譽優(yōu)勢、公共關系資源優(yōu)勢，就是采購方在市場中的核心競爭力，所以采購部門只有不斷提升服務水平，增強競爭力，才能在市場博弈中占有話語權。當前，信息化和網絡的發(fā)展已經達到了一定的高度，結合自身企業(yè)的采購制度，搭建一套好的信息化采購平臺，使采購各個環(huán)節(jié)均可在信息平臺上進行，可以確保每個采購環(huán)節(jié)的高速流轉。通過在信息平臺完成采購，可以使采購過程追根溯源、有據可查，也可以減少一些人為參與的環(huán)節(jié)，實現陽光采購。同時，利用信息平臺也可以不斷累積以往采購數據，形成采購價格的數據庫，一方面為后續(xù)的采購提供價格信息支撐；另一方面也可以摸索和探尋一些市場規(guī)律，為企業(yè)大宗物資設備的采購提供一定決策依據。因此，搭載信息化發(fā)展來支撐集中采購方式，可以規(guī)范采購業(yè)務流程、減少采購周期，有效降低采購管理的成本，使集中采購能有效執(zhí)行。

3.完善的供應商管理

施工企業(yè)采購物資設備的渠道就是供應商，與最優(yōu)秀且保障企業(yè)利益的供應商保持良好的合作，對采購的結果影響至關重要。所以，加強供應商管理，營造公平競爭、合作共贏的環(huán)境，也是集中采購管理的關鍵。采購中心，首先要制定嚴格的供應商準入制度，通過嚴格考察和篩選，建立優(yōu)質的合格供應商庫。其次，應對供應商庫進行動態(tài)管理，通過掌握供應商的自身發(fā)展情況、與企業(yè)過往的合作狀況、履約能力、服務能力、質量保障能力、資金能力等，定期或不定期地綜合評價供應商、去莠存良，使供應商庫始終保持活力，確保庫中的供應商都是真正能為企業(yè)提供優(yōu)質產品和服務的合作伙伴。第三，施工企業(yè)也需要定期組織一定規(guī)模的供應商座談會，與供應商保持良好的溝通，聽取他們的意見，互相改進合作中出現的問題，以謀求合作共贏的良好關系，努力營造公平和諧的競爭環(huán)境。另外，有些供應商也是工程施工產業(yè)鏈上的一個環(huán)節(jié)，作為施工企業(yè)也可在一定程度上利用他們了解和掌握的信息，拓寬自身承攬工程項目的廣度和深度。

三、對集中采購的思索與建議

集中采購只是一種采購方式，如何利用好這種采購方式為企業(yè)節(jié)省采購成本，還需要結合不同企業(yè)自身的特點來區(qū)別對待。筆者根據自身企業(yè)集中采購的實踐，提出了思考與建議。

1.提前做好采購預案

集中采購首先要保證有較大的采購量，這樣才可以吸引到規(guī)模大、實力強的供應商參與競價，并且在實際談判中也能獲取最大的價格折扣和最好的售后服務。所以，企業(yè)內各子公司、項目部對于集采物資設備的計劃編制就尤為重要，要求需求單位必須準確、及時按要求上報計劃數量，采購中心才可以匯總數量、統(tǒng)籌規(guī)劃，確保實實在在的集中采購。而且，集中采購更應該統(tǒng)簽合同，作為企業(yè)的集中采購部門，如果采購中心僅僅是完成了集中采購的交易，卻由各子公司分別簽訂合同，那么在合同履行中因為各子公司的制度、資金狀況不同，導致不能及時付款或嚴格履行合同，就會使企業(yè)信譽受到一定損害，在后續(xù)的集中采購過程中，供應商也會適當考慮這方面的成本，導致采購價格會相對增加。

2.集中全公司采購量

施工企業(yè)的一些物資設備受項目進展的影響，會要求在短期內就完成采購。如一個新開工的海外項目，一旦中標，從提出需求計劃到組織運輸到施工所在國，給采購部門留出的時間非常緊迫，實際上并不利于獲取好的采購結果。對于一些常規(guī)物資設備的集中采購也可以借鑒房地產行業(yè)、石化行業(yè)的一些做法，在每年初框定3家年度供應單位，鎖定不同產品的價格有效期和主要合同條款，具體到每單采購時，即可直接與3家單位通過進一步談判來確定最終的中標產品和單位。同時可以約定如年度采購數量達到一定上限時，供應商還需再給出適當優(yōu)惠和回饋。如設備采購，可以在年初初步統(tǒng)計和預估今年需求總量的基礎上，通過招標詢價的方式，讓每個品牌的供應商均給出常規(guī)產品的價格、供貨周期、服務等內容，經評標推薦出3家年度供貨商。一旦實際采購時，即可立即邀請3家單位進行針對性的談判，根據前期已鎖定的相關條件，敲定最合適于此次采購的中標產品和單位。這樣可以避免每次采購均需要進行招標詢價、開評標的步驟，提高實際采購的效率，也可以確保一些緊急采購能符合需求時間；另外也約束了供應商的履約和服務，因為一旦出現問題，那么供應商可能會丟失這個企業(yè)一年的采購訂單。

四、結語

隨著市場競爭的日益激烈，采購作為能為企業(yè)帶來增值的環(huán)節(jié)，越來越引起企業(yè)管理者的重視。因此，提升企業(yè)集中采購的管理，真正做到“陽光采購”、“透明采購”就顯得尤為重要，因為集中采購不僅能夠有效地降低企業(yè)成本，增加企業(yè)的利潤空間，也會進一步提升企業(yè)的核心競爭力。