新時(shí)代檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新

◎尚春燕

（作者單位：大慶市讓胡路區(qū)東湖街道辦事處）

新時(shí)代基層街道辦事處是密切聯(lián)系群眾的關(guān)鍵單位，在推進(jìn)基層治理、服務(wù)社區(qū)群眾工作中發(fā)揮出承上啟下的橋梁與紐帶作用，具體而言，基層街道辦事處負(fù)責(zé)處理日常行政、來(lái)往接待與辦公文秘等工作，做好各級(jí)機(jī)關(guān)單位同社區(qū)群眾的溝通、協(xié)調(diào)與聯(lián)絡(luò)工作，起草、審核與下發(fā)各類通知文件，還應(yīng)負(fù)責(zé)各項(xiàng)應(yīng)知應(yīng)會(huì)的制度文件的傳播與宣傳工作等，這些工作具有涉及面較廣、工作對(duì)象較為分散、服務(wù)受眾年齡文化差異較大的現(xiàn)實(shí)特征，這就增加了日常工作的推進(jìn)難度。各項(xiàng)工作的開展與實(shí)施，都會(huì)形成大量的文字材料，這些材料就是各項(xiàng)工作順利推進(jìn)的最終見證，應(yīng)作為寶貴的檔案資料進(jìn)行收集、整理與保管。隨著各項(xiàng)管理機(jī)制的日益嚴(yán)格，新時(shí)代基層街道辦事處檔案管理工作的要求也不斷提升，實(shí)現(xiàn)檔案材料的科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。街道辦事處工作人員就應(yīng)更新工作理念，不斷提升檔案管理規(guī)范化程度，為這些資料的后續(xù)開發(fā)利用提供有效保證。

一、街道辦事處檔案材料規(guī)范化管理的具體要求

其實(shí)，從工作屬性來(lái)看，檔案資料實(shí)施規(guī)范化管理并不是一個(gè)嶄新的概念，是一項(xiàng)基本要求，這是規(guī)范化建設(shè)只有起點(diǎn)、沒有終點(diǎn)，是一個(gè)不斷完善的發(fā)展過(guò)程，隨著新時(shí)代各項(xiàng)管理機(jī)制的完善，檔案材料規(guī)范化管理也蘊(yùn)含了新的時(shí)代內(nèi)容，需要再次引起基層工作人員的高度注意。街道辦事處檔案管理主要涉及到這幾個(gè)模塊的內(nèi)容：執(zhí)行檔案管理政策精神，對(duì)年度檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃；按照年度規(guī)劃，分門別類收集各類原始檔案資料；按照檔案管理規(guī)章制度的要求，對(duì)原始材料進(jìn)行征集、保管、歸檔、著錄、卷標(biāo)與保管工作，便于以后查閱。新時(shí)代檔案材料規(guī)范化管理也包含著新的要求，對(duì)一些具體條款進(jìn)行了修正，一切條款與標(biāo)準(zhǔn)也更加嚴(yán)格、具體，可執(zhí)行性效果更為明顯，重在對(duì)檔案材料進(jìn)行優(yōu)化、統(tǒng)一與簡(jiǎn)化管理，不斷提升基層單位檔案管理的科學(xué)化、數(shù)字化程度，力爭(zhēng)檔案管理具備較高時(shí)效性、具備較強(qiáng)法律效力、內(nèi)容更加詳實(shí)，增強(qiáng)這些材料的后續(xù)開發(fā)利用價(jià)值。新時(shí)代檔案管理規(guī)范化的終極目標(biāo)，就是確保每個(gè)細(xì)節(jié)、每份材料都經(jīng)歷系統(tǒng)、常態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，工作人員嚴(yán)格控制每一份材料，條件具備的單位還可以進(jìn)行數(shù)字化處理，達(dá)到系統(tǒng)管理、全員管理、制度管理等終極目標(biāo)，徹底改變以往檔案收集不完善不系統(tǒng)的局面，實(shí)施科學(xué)化流程管理，提升檔案材料收集與整理的工作效率。從實(shí)際運(yùn)行來(lái)看，新時(shí)代檔案材料規(guī)范化管理的前提就是機(jī)制建設(shè)，通過(guò)機(jī)制來(lái)嚴(yán)格實(shí)施檔案收集的過(guò)程管理，增強(qiáng)基層街道辦事處自我修復(fù)與自我完善功能，能主動(dòng)適應(yīng)不斷變化工作內(nèi)容的挑戰(zhàn)，更好地履行服務(wù)社區(qū)群眾、做好基層治理的時(shí)代重任。

二、新時(shí)代檔案材料規(guī)范化管理工作中需要改進(jìn)的項(xiàng)目

1.檔案材料規(guī)范化管理工作意識(shí)不夠濃厚。

從實(shí)際工作來(lái)看，基層街道辦事處每天都要處理、面對(duì)大量的日常工作，需要溝通、協(xié)調(diào)、組織與推動(dòng)方方面面的工作，每天都處于超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，再加之普遍面臨人手不足的情況，故此，工作人員的重心都放在日常工作之中，對(duì)檔案材料的收集與整理的重視程度距離上級(jí)部門的要求尚有一定的距離，有時(shí)在收集檔案材料時(shí)，出于時(shí)間緊任務(wù)重的工作壓力，存在簡(jiǎn)易化現(xiàn)象，這就影響了檔案管理工作的正常推進(jìn)，缺乏信息化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化的規(guī)范化收集整理工作意識(shí)，影響了一些具有寶貴收藏價(jià)值的檔案資料的收集與整理。有的街道辦事處在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成了檔案收集與整理工作，但是并沒有嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范化整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，也沒有嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)化收集流程，這就不利于這些材料的后續(xù)查閱、檢索、開發(fā)與利用等工作的推進(jìn)。新時(shí)代我國(guó)街道辦事處也意識(shí)到檔案材料規(guī)范化管理的重要性，也高度重視規(guī)范化、制度化與標(biāo)準(zhǔn)化工作機(jī)制建設(shè)，當(dāng)時(shí)由于工作壓力的影響，有時(shí)難以有足夠的的時(shí)間來(lái)依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分整理，只能按照傳統(tǒng)的著錄方式進(jìn)行統(tǒng)一收集，也就難以挖據(jù)出價(jià)值量最高的檔案材料。

2.檔案材料規(guī)范化存儲(chǔ)依然需要進(jìn)一步改進(jìn)。

新時(shí)代隨著基層治理工作的有序推進(jìn)，我國(guó)街道辦事處的工作場(chǎng)合、辦公室設(shè)備普遍得以改善，辦公條件得以有效提升，但是，由于長(zhǎng)期存在的客觀因素，除了極少數(shù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為充分的基層社區(qū)外，絕大部分地區(qū)基層單位依然面臨辦公場(chǎng)所較為狹窄、智能化辦公設(shè)備較為欠缺的現(xiàn)實(shí)難題，很多街道辦事處中眾多工作人員擠在一個(gè)辦公室內(nèi)，依靠陳舊的電腦、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)進(jìn)行文字材料處理工作，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化檔案室、檔案館，很多檔案材料就只能暫時(shí)存放在辦公室、庫(kù)房，這就造成了隨意擺放、隨機(jī)堆放的問題，不利于后續(xù)的查詢檢索，也不利于安全管理，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)丟失、損毀情況，甚至是被水泡、失火等問題的出現(xiàn)。除了傳統(tǒng)安全管理外，隨著檔案材料數(shù)字化管理模式的推進(jìn)，很多街道辦事處都開始重視檔案材料信息化管理，改進(jìn)管理理念，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行電子化、信息化與數(shù)字化處理，開始用數(shù)字化檔案來(lái)替代紙質(zhì)檔案。但是檔案信息化建設(shè)對(duì)安全管理要求更高，除了傳統(tǒng)安全管理外，還要重視信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升安全管理等級(jí)，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒傳播、黑客的非法入侵等，這也需要加大投入，對(duì)于辦公經(jīng)費(fèi)長(zhǎng)期不足的基層來(lái)說(shuō)，增加安全經(jīng)費(fèi)投入、提升網(wǎng)絡(luò)安全管理等級(jí)肯定是捉襟見肘，這些經(jīng)費(fèi)不足的現(xiàn)狀就需要得已有效改進(jìn)。

3.專業(yè)檔案管理人員數(shù)量不足。

新階段由于基層崗位的工作屬性，在薪酬、晉升、發(fā)展前景等方面，都受到一定的制約，這就很難招聘到專業(yè)的檔案管理人才到基層街道辦事處來(lái)從事這項(xiàng)工作，故此，檔案管理的規(guī)范化程度的提升就大受影響。這些工作只能由普通工作人員來(lái)兼任，這些工作人員每天還要面對(duì)、處理日常運(yùn)行與服務(wù)工作，對(duì)這些復(fù)雜、繁多的檔案資料，只能盡最大力氣來(lái)整理，難以談得上專業(yè)化、規(guī)范化管理。從檔案材料的開發(fā)利用角度來(lái)說(shuō)，檔案資料規(guī)范化管理有助于挖掘檔案使用價(jià)值，同時(shí)對(duì)后續(xù)工作的開展提供必要借鑒，提升各項(xiàng)工作的服務(wù)效果，但是，這種規(guī)律性、價(jià)值性的挖掘工作，必須得到專業(yè)人員的指導(dǎo)，由于檔案管理人員普遍不足，就影響規(guī)范化管理的有效推進(jìn)。除了加大人才引進(jìn)外，加大對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)與繼續(xù)教育力度也是一項(xiàng)有效措施，但是這些工作人員幾乎每天都應(yīng)對(duì)大量工作，幾乎抽不出時(shí)間來(lái)進(jìn)行脫崗培訓(xùn)，他們有時(shí)也很難靜下心來(lái)認(rèn)真、系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案規(guī)范化管理實(shí)施流程，只能利用有限的業(yè)務(wù)時(shí)間來(lái)進(jìn)行有重點(diǎn)、有選擇的學(xué)習(xí)，這也影響了他們檔案規(guī)范化管理能力的提升。

三、新時(shí)代檔案材料規(guī)范化管理實(shí)施指南

1.強(qiáng)化構(gòu)建檔案材料規(guī)范化管理意識(shí)。

檔案材料規(guī)范化管理意識(shí)的構(gòu)建需要通過(guò)多種途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)，也需要全體工作人員的共同努力。第一，加大對(duì)《檔案法》、檔案管理章程、以及其他實(shí)施細(xì)則的學(xué)習(xí)力度，吃透吃準(zhǔn)實(shí)施要領(lǐng)，提升每位工作人員強(qiáng)化檔案材料收集與整理的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理章程，一絲不茍，做好每一項(xiàng)檔案材料的收集與歸檔工作。第二，發(fā)揮出辦公室工作人員的主體責(zé)任，基層街道辦事處的工作千頭萬(wàn)緒，各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)，就需要辦公室發(fā)揮出組織與協(xié)調(diào)功能，辦公室工作人員指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，有專職檔案管理員配合其工作，沒有專職人員，就需要辦公室工作人員兼任，發(fā)揮出辦公室部門對(duì)檔案管理工作的重視與支持趨向，也提升辦公室對(duì)檔案管理工作的重視程度，發(fā)揮出主體責(zé)任，不斷提升檔案管理的規(guī)范化程度。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案材料收集與整理的過(guò)程管理，強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)督，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作機(jī)制的具體要求，狠抓落實(shí)，分門別類地收集與歸檔好各種資料，克服輕視檔案資料收集的思想觀念的出現(xiàn)，本著高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。第四，營(yíng)造全員參與意識(shí)，檔案材料的收集與規(guī)范化整理不單單是辦公室、檔案管理人員的責(zé)任，而是全體工作人員的共同責(zé)任，每位人員都應(yīng)為這項(xiàng)工作的順利推進(jìn)盡一份力量，通過(guò)辦公室、檔案管理人員的組織，構(gòu)建出全員參與、高效服務(wù)的檔案管理氛圍，同時(shí)擴(kuò)大檔案材料的社會(huì)服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)街道檔案材料同其他檔案資料的有效對(duì)接，為這些材料的開發(fā)利用提供便利服務(wù)。

2.建立檔案材料安全管理機(jī)制與規(guī)范利用機(jī)制。

基層街道辦事處應(yīng)可以按照上級(jí)機(jī)關(guān)的部署，結(jié)合本社區(qū)的實(shí)際情況，制定出檔案規(guī)范化管理長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，建立起協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理與其他各項(xiàng)工作的協(xié)同推進(jìn)。不論是紙質(zhì)檔案，還是信息化數(shù)字化檔案資料，這些資料安全管理的重要性越來(lái)越突出，各單位就應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，構(gòu)建檔案材料安全管理機(jī)制，做好常規(guī)安全管理防范措施外，還應(yīng)重視信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)數(shù)字化檔案資料的挑戰(zhàn)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，建立起完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，重要機(jī)密資料進(jìn)行加密處理，必要時(shí)使用人臉識(shí)別技術(shù)，不斷提升網(wǎng)絡(luò)安全防范級(jí)別。落實(shí)檔案管理考核機(jī)制，對(duì)于長(zhǎng)期扎根于這項(xiàng)工作、一絲不茍做好檔案管理的工作人員，加大鼓勵(lì)與表彰力度，在年終考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先、績(jī)效定級(jí)、職稱晉升晉級(jí)時(shí)給予必要的照顧，讓這樣兢兢業(yè)業(yè)的工作人員長(zhǎng)期付出得到必要的回報(bào)，通過(guò)激勵(lì)措施的實(shí)施來(lái)不斷提升檔案管理規(guī)范化程度。檔案材料規(guī)范化管理的終極目的在于后續(xù)的開發(fā)與利用，只有高標(biāo)準(zhǔn)做好這項(xiàng)工作，才能有效提升這些資料的后續(xù)利用率，工作人員的規(guī)范化管理、程序化操作、零差錯(cuò)的數(shù)字化處理，做好紙質(zhì)檔案材料的及時(shí)收錄與移交、做好數(shù)字化檔按文件文檔的及時(shí)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，就為后續(xù)的開發(fā)利用提供最大便利，也不斷擴(kuò)大檔案資料的社會(huì)服務(wù)能力。

3.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。

數(shù)字化、信息化檔案管理已經(jīng)成為一種時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，我國(guó)基層街道辦事處就應(yīng)正視這股潮流的挑戰(zhàn)，積極革新檔案管理工作理念，加快檔案材料數(shù)字化處理進(jìn)程，不斷提升檔案材料信息化管理水平，按照信息化管理格式的要求來(lái)實(shí)施規(guī)范化管理，也便于這些資料的查閱、檢索與下載等后續(xù)操作。當(dāng)然，檔案材料數(shù)字化處理、信息化管理對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，也是一項(xiàng)巨大挑戰(zhàn)，不單單需要工作方式的改變，更為重要的是工作理念的變革，要從頭做起，積極學(xué)習(xí)智能化辦公軟件技術(shù)，熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施要領(lǐng)，最終成為信息化管理與數(shù)字化檔案文件轉(zhuǎn)換的積極參與者與行業(yè)領(lǐng)先者。其實(shí)，檔案材料信息化管理主要在于信息技術(shù)的運(yùn)用，工作人員就應(yīng)綜合使用多種信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集方式徹底轉(zhuǎn)變到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中進(jìn)行，紙質(zhì)檔案逐步過(guò)渡到各種類型的電子文檔，工作人員然后對(duì)電子文檔進(jìn)行復(fù)制、粘貼、存儲(chǔ)、上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，工作人員的辦公基本上離不開互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，條件具備的單位可以構(gòu)建局域網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)，共享內(nèi)部各種檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)而帶動(dòng)檔案管理工作理念的變革。信息技術(shù)的應(yīng)用也有助于提升檔案管理規(guī)范化程度，電子文檔、數(shù)字化檔案資料的收集，必須遵守規(guī)定的文本格式，按照不同類別進(jìn)行上傳，否則就會(huì)顯示上傳失敗，這也使得工作人員不能忽視任何一個(gè)細(xì)節(jié)，同時(shí)，電子檔案存儲(chǔ)、傳送方式日益數(shù)據(jù)化、智能化，有助于減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，工作人員不用再?gòu)氖掠涗?、整理、分析與搬運(yùn)等常規(guī)操作，數(shù)字化處理可以有效提升電子資料的查詢、檢索、提取、輔助以及拷貝效率，工作人員就可以騰出手來(lái)進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)化與處理?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)的使用，街道辦事處還可以充分實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)共享，不單單共享本單位各種數(shù)據(jù)資料，還可以實(shí)時(shí)查閱、檢索相關(guān)單位的信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理同級(jí)部門、上下級(jí)單位的有效聯(lián)動(dòng)，擴(kuò)大檔案資料的社會(huì)服務(wù)覆蓋面積，為這些資料的開發(fā)利用提供針對(duì)性服務(wù)，如數(shù)據(jù)傳輸、共享、統(tǒng)計(jì)分析、復(fù)制拷貝等，不斷提升數(shù)字化檔案資料的使用價(jià)值。

4.構(gòu)建完善的檔案資料規(guī)范化管理工作機(jī)制。

在街道辦事處檔案規(guī)范化管理中，工作人員立足于檔案管理實(shí)際模式，完善檔案管理制度體系是關(guān)鍵。通過(guò)制度體系在檔案管理中實(shí)施，可增強(qiáng)檔案規(guī)范化管理成果。一方面，結(jié)合檔案規(guī)范化、信息化管理工作的實(shí)踐，完善檔案管理制度體系，使規(guī)范化與信息化在檔案制度體系中體現(xiàn)；另一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理制度體系的實(shí)踐，增強(qiáng)檔案規(guī)范化管理制度體系的可操作性，進(jìn)而能夠助推檔案管理工作良好的實(shí)踐。同時(shí)，在檔案規(guī)范化管理制度體系中，融入激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理工作積極性及潛能，可使檔案管理人員更好地為檔案規(guī)范化管理工作貢獻(xiàn)力量。

5.加大對(duì)檔案管理人員、工作人員的專業(yè)培訓(xùn)力度。

針對(duì)街道辦事處檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較差、檔案開發(fā)意識(shí)薄弱等問題，負(fù)責(zé)人員需要在加大宣傳教育力度的前提下，通過(guò)“實(shí)地指導(dǎo)、分散培訓(xùn)、集中培訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)”等方式，本著“以訓(xùn)代促”“以會(huì)代訓(xùn)”“邊學(xué)邊干”的原則，開展檔案業(yè)務(wù)及檔案開發(fā)意識(shí)培訓(xùn)工作，以此提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)及思想理念，使其在豐富自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的前提下，更自覺地統(tǒng)籌工作人員的基本職能，做好檔案資源開發(fā)及規(guī)范化管理工作。在此過(guò)程中，專職、兼職檔案管理人員應(yīng)注重檔案管理人員的工作實(shí)際、工作強(qiáng)度及工作壓力，通過(guò)優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制，使檔案管理人員形成“邊學(xué)邊干”的培訓(xùn)模式。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代檔案資料規(guī)范化管理有利于基層街道辦事處社會(huì)服務(wù)的價(jià)值彰顯與功能發(fā)揮，可以使工作人員借助檔案管理工作所提供的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)及技術(shù)，提高自身協(xié)調(diào)溝通、協(xié)作合作的質(zhì)量。因此在規(guī)范化管理的過(guò)程中，專職、兼職檔案管理人員必須將檔案管理協(xié)同、推動(dòng)及服務(wù)各項(xiàng)工作的職能，作為檔案工作導(dǎo)向，注重對(duì)管理意識(shí)、保存條件及人員能力素質(zhì)等問題的解決，提高檔案管理工作的實(shí)效性，使街道辦事處可以更好、更有效、更循序漸進(jìn)地促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。