基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析

衛(wèi)明娟

摘 要 近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展非常迅速，建筑行業(yè)的規(guī)模也在不斷擴大，而且工程施工工藝也是比較復(fù)雜的，工程中的檔案對于我們國家來說是十分重要的一部分。在我們國家的建筑檔案之中也會有很多問題，工程建筑檔案信息使用的是傳統(tǒng)的檔案管理方式，并不能滿足當下社會的需求，本文主要就目前我國建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀以及當前存在的問題進行了比較詳細的分析和討論，并且基于此提出檔案管理的建議，希望能對使我國工程建筑檔案信息化管理建設(shè)有所助力。

關(guān)鍵詞 建筑檔案 建設(shè)方法 信息化管理

中圖分類號：G27;TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2022）01-0086-03

我國經(jīng)濟水平和社會的建設(shè)水平都在飛速發(fā)展，建筑行業(yè)抓住了當前非常良好的機遇，發(fā)展的勢頭較好，并且在發(fā)展的過程當中也取得了很好的成效。但是就目前的情況來看，我國的建筑施工企業(yè)數(shù)量越來越多，所以建筑行業(yè)的秩序越發(fā)混亂，很多的施工單位為了能夠讓自身的經(jīng)濟利益有所提高，往往對施工質(zhì)量把控不嚴，比如一些豆腐渣工程就頻頻出現(xiàn)，在這些建筑工程投入使用之后，就出現(xiàn)了非常多的問題，這對于人民的生命安全有著非常大的危害，所以必須十分關(guān)注建筑工程的安全信息。

1 我國工程建筑檔案管理現(xiàn)狀

工程檔案是十分重要的，因為工程檔案涉及整個工程管理過程，是非常重要的素材，工程建筑檔案從整個工程的立項審批到后期的勘察設(shè)計以及項目招標投標等等環(huán)節(jié)都有涉及，需要妥善保存。

1.1 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)緩慢

隨著我們國家科學技術(shù)的發(fā)展，我們對于工程建設(shè)越來越重視，檔案的信息化也有加快的趨勢，這就需要提高對檔案的關(guān)注度，加大相關(guān)的資金投入。但是就目前的情況來看，很多的媒體資料都顯示我國工程建筑檔案信息化建設(shè)的步伐還是比較緩慢，對于經(jīng)濟發(fā)展和社會要求也還不能滿足。在工程建筑檔案信息建設(shè)當中，檔案來源是非常不同的，信息也比較分散，統(tǒng)一起來是有很大難度的，難以進行更加規(guī)范化的管理。其次，雖然我國對于工程建筑檔案管理信息化的建設(shè)投資力度加大了，但是很多的單位在進行工程建筑檔案信息管理時，也并不能側(cè)重于對工程建筑檔案的信息化管理，只關(guān)注于實體的檔案管理，對于信息化建設(shè)的檔案管理還是力度比較弱，并不能真正地將這項工作重視起來。

1.2 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)動力不足

就目前的情況來看，我國目前的檔案信息化的管理還處于起步階段，并且在建設(shè)的過程當中仍然存在著非常多的問題和不足。本質(zhì)的問題就是我們在對檔案進行管理的時候，并沒有具體針對群眾進行檔案管理，綜合種種原因就會讓檔案的信息化速度變慢，并且在進行信息化建設(shè)管理的過程當中，也沒有非常專業(yè)的技術(shù)人才，這也是阻礙工程建筑檔案信息化管理的一個非常重要的原因[1]。檔案工作管理人員對于這項工作的重要性認識也比較差，在工作的過程當中經(jīng)常會出現(xiàn)弄虛作假的情況，沒有認真地對待這項工作，這樣就沒有辦法讓工程建筑檔案管理信息化建設(shè)更加真實和可靠，非常不利于工程建筑檔案信息化管理的深入發(fā)展。

2 工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的重要性

如果企業(yè)可以將檔案進行信息化的管理，那么可以在很大程度上提高工作的效率，也可以幫助大家進一步地對于檔案有一個整理，幫助企業(yè)未來更進一步地充分發(fā)展，對于企業(yè)來說是十分有必要的。并且針對檔案提出相應(yīng)的對策和解決辦法，真正讓檔案管理更加為社會服務(wù)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)對于企業(yè)的發(fā)展重要性主要表現(xiàn)在以下幾個方面當中。

2.1 改善檔案管理工作

讓檔案實現(xiàn)真正的信息化和開放化的管理，發(fā)揮它的作用是非常重要的，信息化建設(shè)在企業(yè)的檔案部門應(yīng)用時，是非常具有建設(shè)性意義的，這樣能夠讓檔案工作從管理逐漸利用起來，從而讓信息得到更好的存儲和服務(wù)，真正讓資源得到非常有效的管理和配置，讓其為社會提供更加具有效果的服務(wù)。

2.2 拓展檔案服務(wù)

從根本上來講，檔案信息管理工作處于一種信息資源的管理層面，信息資源的價值主要體現(xiàn)在采集和利用方面，并且直接關(guān)系到信息資源的實效和它能夠使用的規(guī)模，因此信息化建設(shè)對于目前的檔案工作來說是非常重要的，能夠真正讓檔案工作在服務(wù)的領(lǐng)域方面變得更加寬闊，促進社會的發(fā)展。

2.3 增加信息儲量

科學技術(shù)對于信息技術(shù)行業(yè)的發(fā)展有著非常大的推動作用，尤其是在信息儲存技術(shù)方面的成就也是非常大的。同時在各個領(lǐng)域的應(yīng)用也非常廣泛，信息儲存技術(shù)讓企業(yè)檔案的管理變得更加方便，信息資源的采集也越來越快速，而且信息的儲存空間也越來越大，和之前的紙質(zhì)儲存條件相比較來講，組成的條件越來越好，密度也越來越大，質(zhì)量越來越高。同時信息存儲技術(shù)，對于檔案信息資源存儲的安全系數(shù)有著非常好的促進作用，從方式比較單一的紙質(zhì)存儲到現(xiàn)在的多元化存儲方式，有了非常大的發(fā)展，比如現(xiàn)在的圖表、影像、動畫等等形式都可以進行存儲[2]。

3 基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)措施

我國的工程管理信息化建設(shè)的發(fā)展越來越快，這對于我國建筑行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展有著非常大的促進作用。所以我國必須加強對于工程建筑檔案管理信息化的關(guān)注力度和資金的投入力度，讓工程建筑檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)置更加的完善，幫助我國工程建筑檔案的信息收集和管理能力越來越強。

3.1 增強工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識

工程建筑檔案在建筑工程中是非常重要且不可缺少的一個體系。檔案可以十分清楚的展示工程建筑物，以及直接看出施工質(zhì)量。我國工程建筑檔案的建設(shè)是比較緩慢的，而且開放性也比較差，一直處于封閉的狀態(tài)，不能與時俱進，這就使得工程建筑檔案不能發(fā)揮其效用。為了提高我國的工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識，就必須讓其管理工作和信息化建設(shè)更加有機地進行結(jié)合，保證在工作的過程當中能夠脫離傳統(tǒng)的管理模式，讓其不再受束縛和影響[3]。建立起一套比較科學健全的工程建筑檔案信息化管理方案和模式，真正促進我國經(jīng)濟社會發(fā)展。

3.2 加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度

檔案管理人員在檔案工作中是十分重要的主體，他們直接關(guān)系著檔案的質(zhì)量以及管理，而且也是主要的參與工作人員[4]。檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，對于工程建筑檔案管理的工作有著直接的影響，如果他們的專業(yè)能力不足，必然會導致檔案工作的進行十分困難，同時我們的檔案工作也需要隨著社會的發(fā)展不斷發(fā)展，因此我們對于檔案工作也需要進行不斷地創(chuàng)新，只有創(chuàng)新才能更好地推動發(fā)展。當前我們的管理水平還是比較低的，需要對檔案進行進一步的管理加強，不斷滿足我們現(xiàn)在對于檔案的要求，才能更好地進行檔案事業(yè)的發(fā)展。對于檔案管理員來說，在工作時需要不斷地進行自我充實，讓自己的知識面越來越豐富，更加廣泛地提升自己的價值，同時很多的管理部門也必須加強對于工程建筑檔案管理工作人員的培養(yǎng)，提高他們的現(xiàn)代化意識，同時也提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)水平，一定要加強對于計算機的使用水平，幫助員工可以更好地進行檔案的管理，只有這樣才能保證檔案的管理效率，同時才能夠提高工程檔案管理的信息化水平。

3.3 樹立工程建筑檔案信息化管理的安全意識

信息技術(shù)在我國不斷地發(fā)展，這讓工程建筑檔案管理越來越方便，同時管理方法和管理途徑也越來越便捷，這對于我國的工程建筑檔案、信息化管理都有一定的推動作用，尤其是在效率和質(zhì)量上作用是非常大的[5]。但是因為信息技術(shù)有非常大的不確定性，這就埋下了一定的風險和隱患。就目前的情況來看，我國很多的建筑單位對于工程建筑檔案的信息化建設(shè)是比較忽視的，而且對于安全性和機密性方面的設(shè)置也比較薄弱，這就使得很多的工程建筑檔案會出現(xiàn)非常多的丟失和泄密問題，這對于建筑單位和管理單位的影響是非常嚴重的，對不利于我國建筑行業(yè)的發(fā)展。針對這樣的情況，相關(guān)部門必須加強對于建筑檔案的機密性管理，加強對工程建筑檔案的加密設(shè)置，同時運用相關(guān)的技術(shù)來讓工程建筑檔案的安全系數(shù)提高，真正讓信息化管理和實際應(yīng)用進行科學的結(jié)合，促進我國建筑檔案管理的科學性和有效性。

3.4 提高對工程建筑檔案信息化管理的認知程度

通過實際調(diào)查了解到，由于我國傳統(tǒng)的工作負責人員自身素養(yǎng)比較低，因此在傳統(tǒng)思想下進行工作所產(chǎn)生的弊端較大，為了有效地減少這類弊端，減少后續(xù)順利開展檔案管理工作可能造成的消極影響，就需要我國工作人員在日常生產(chǎn)和工作過程之中予以高度重視，并且立足于當下時代發(fā)展的新思想來進行自身意識的改變。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，科技力量也在逐漸增強，與此同時，我國大量信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于當前檔案管理工作之中并發(fā)揮出巨大優(yōu)勢，為了更好地滿足當前市場和檔案發(fā)展的實際需要，就需要借助大型的新興設(shè)備來進行檔案自動化管理技術(shù)的有效提升，這樣可以在最大程度上避免由于人為操作失誤而產(chǎn)生的惡劣影響。因此，這也就要求我國工作人員必須努力轉(zhuǎn)換自身管理理念，符合現(xiàn)代化的要求，從而在最大程度上推動我國工程建筑檔案信息資料的整理和利用效率進一步提升。不僅如此，我國工程建筑檔案信息化管理水平進一步提升，在最大程度上可以推動我國管理深化改革進程，同時更加滿足當前實際工作的需要，從而在最大程度上推動我國建筑檔案信息化水平不斷提升。

3.5 建立工程建筑檔案管理的信息歸集系統(tǒng)

據(jù)實踐調(diào)查了解到，當前我國的建筑工人對于內(nèi)部信息檔案的需求量是比較大的，因此為了更好地滿足建筑工人的實際需要，就需要科學合理地規(guī)劃建筑檔案管理的系統(tǒng)[6]。同時為了方便工作人員更加準確地了解工程的信息和相關(guān)資料，相關(guān)工作人員需建立科學合理的檔案系統(tǒng)，并且運用現(xiàn)代化科技手段在最大程度上支持檔案信息可以以文本的形式進行有效保存，方便后期工作人員進一步對于信息的內(nèi)容進行了解和掌握，同時有利于后期工程的順利開展。不僅如此，我國企業(yè)還需要對工程建筑檔案信息管理部門進行有效的監(jiān)督，這樣可以更快更好地加強對于信息的處理能力，同時可以把它歸集到具體的工程建筑檔案信息系統(tǒng)中去，通過科學化的手段來加強相關(guān)數(shù)據(jù)的有效處理，并且通過計算機的有效分類與組合可以更好地將檔案進行分類整理，這樣編輯成合適的數(shù)據(jù)庫，方便后續(xù)工程人員可以對于信息進行及時的了解與維護。

4 結(jié)語

綜合上述觀點，可以了解到我國當前建筑檔案信息化建設(shè)的過程中仍面臨著嚴重的困難與任務(wù)。因此，為了更好地強化信息化水平，就需要我國工作人員強化日常的工作流程，并且努力提升自身的知識能力。對于一些突發(fā)的問題也要引起相關(guān)工作人員的高度重視，這樣可以在最大程度上推動相關(guān)工作順利開展，同時方便我國工作人員查找相關(guān)的信息內(nèi)容。我們也了解到檔案信息化建設(shè)對于我國的檔案工作發(fā)展是非常必然的發(fā)展趨勢，同時也是檔案工作在創(chuàng)新發(fā)展時的必經(jīng)之路。就目前的情況來看，現(xiàn)代化社會發(fā)展非常迅速，檔案管理部門必須及時地關(guān)注好檔案信息化建設(shè)，推進其發(fā)展進程，讓資源得到充分的利用并提升其質(zhì)量和效率。在今后的發(fā)展過程當中，還必須遵循相關(guān)的規(guī)定，真正學習到相關(guān)的知識，推動我國工程建筑檔案信息化建設(shè)的進步。

參考文獻：

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[2] 王雨佳，陳美芳，路琴琴.基于信息化下工程建筑檔案管理建設(shè)方法的思考[J].卷宗，2018（19）：103.

[3] 王曉磊.淺談信息化背景下工程建筑檔案管理建設(shè)的方法[J].赤子，2019（14）：166.

[4] 孫斌.基于信息化背景下的工程建筑檔案管理建設(shè)[J].科技風，2017（23）：1.

[5] 周旭.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法分析[J].信息周刊，2018（23）：1.

[6] 孟磊.互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理信息化的建設(shè)方法探微[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2018（24）：2830.