水利水電數(shù)字化檔案室探索與建設(shè)

薛瑋翔，黃俊龍

（廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，510610，廣州）

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無(wú)形資產(chǎn)的組成要素。水利勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)歷史悠久，檔案資源豐富，以廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司為例，包含60余年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄和勘測(cè)設(shè)計(jì)的交付成果，是多年技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的沉淀；但是這些資源在管理和利用上存在一些問(wèn)題，如檔案的保存整理方式不統(tǒng)一，歸檔過(guò)程不標(biāo)準(zhǔn)，缺乏高效的檔案調(diào)閱與知識(shí)管理平臺(tái)等。同時(shí)，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，企業(yè)的數(shù)字化生產(chǎn)與自動(dòng)歸檔模式也需要探索研究，數(shù)字化檔案室需要解決電子文檔在線歸檔、文件四性（準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性）檢測(cè)、知識(shí)平臺(tái)的權(quán)限與利用等問(wèn)題。

為引導(dǎo)檔案信息化的發(fā)展，2014年6月，國(guó)家檔案局正式發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確了數(shù)字檔案室的職能是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。2016年4月，國(guó)家頒布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確檔案行政管理部門對(duì)企業(yè)檔案工作監(jiān)管界線和納入國(guó)家檔案資源體系的企業(yè)檔案范圍，推進(jìn)企業(yè)檔案資源合理布局。2016年10月，國(guó)家檔案局下達(dá)《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》的通知，明確數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容評(píng)價(jià)指標(biāo)包括組織建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)和保障系統(tǒng)建設(shè)五大方面。

一、全國(guó)水利勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案生成管理現(xiàn)狀

隨著企業(yè)數(shù)字化、信息化工作的推進(jìn)，水利勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)的檔案管理逐漸從紙質(zhì)的生產(chǎn)原料和成果報(bào)告編制歸檔、物理方式儲(chǔ)存管理，往數(shù)字化檔案管理的方向推進(jìn)。數(shù)字化管理不僅僅是成果的數(shù)字化，更是生產(chǎn)過(guò)程的數(shù)字化、簽名認(rèn)證的數(shù)字化。通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)各水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的調(diào)研，目前全國(guó)各大水利勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的檔案生成數(shù)字化過(guò)程大致分成兩類：

第一類，電腦生產(chǎn)制圖后將圖紙等生成原料打印，進(jìn)行校審流程并手簽圖紙，保存紙質(zhì)流程單作為附件材料，生成紙質(zhì)檔案，再將檔案掃描電子復(fù)件存入數(shù)據(jù)庫(kù)中保存、整理和關(guān)聯(lián)。這種檔案管理過(guò)程可以將電子檔案與物理檔案庫(kù)相關(guān)聯(lián)，便于檔案的查找，但實(shí)際上只是利用了數(shù)字化的存儲(chǔ)功能，從設(shè)計(jì)成果到檔案成果的形成過(guò)程中，數(shù)字化系統(tǒng)并沒(méi)有參與，也沒(méi)有使用數(shù)字簽名與認(rèn)證，屬于初級(jí)的數(shù)字化進(jìn)程。

第二類，采用ERP流程管理的方式托管審批流程，線下校審圖紙并簽名，將完成手工簽名校審流程生成的成果文件導(dǎo)入系統(tǒng)，加蓋數(shù)字簽名，認(rèn)證后放入系統(tǒng)，與數(shù)字化的審批流程信息一起，形成電子檔案。這種方案將流程的管理結(jié)果數(shù)字化，并使用了數(shù)字簽名等認(rèn)證手段。這種雙軌制雖然滿足了成品電子檔案元數(shù)據(jù)、流程數(shù)據(jù)的要求，但還存在一個(gè)核心問(wèn)題：檔案成果依舊是紙質(zhì)成果的復(fù)件，是將要?dú)w檔的紙質(zhì)成果文件電子化并加以認(rèn)證，而不是生產(chǎn)過(guò)程的原件，即檔案是成果生成過(guò)程中自然而然形成的。在這種模式下，有些大型水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院取消了紙質(zhì)的檔案庫(kù)，全部由電子化保存，依舊是屬于電子檔案單套制，電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存，而不是真正意義上的單軌制，即從生產(chǎn)過(guò)程到歸檔過(guò)程全部數(shù)字化，數(shù)字檔案本身即為生產(chǎn)資料原件。

2.檔案利用管理現(xiàn)狀

檔案資源的數(shù)字利用不僅體現(xiàn)在可查性，更應(yīng)體現(xiàn)在知識(shí)性上。將檔案資源變成知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，才能更好地發(fā)揮檔案資源的作用。不僅僅是整理檔案文件的索引字典，更需要實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)詞條的數(shù)據(jù)挖掘，甚至覆蓋全部成果的全文檢索、計(jì)算分析與整理推送，形成智能化的知識(shí)平臺(tái)。因此，檔案資源的元數(shù)據(jù)組件、數(shù)據(jù)挖掘能力和平臺(tái)敏捷性、集成性將決定檔案利用管理的數(shù)字化程度。

由于水利水電設(shè)計(jì)行業(yè)的特殊性，大部分勘測(cè)設(shè)計(jì)單位都積累有50年以上的豐富檔案資源。如何將堆積在檔案柜中的歷史檔案材料變成企業(yè)經(jīng)驗(yàn)智庫(kù)，是各個(gè)設(shè)計(jì)單位檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中要解決的重點(diǎn)問(wèn)題。目前，國(guó)內(nèi)各勘測(cè)設(shè)計(jì)單位基本上都完成了紙質(zhì)檔案掃描工作，將柜子里的檔案資料擺放在數(shù)字化的“書架”上，將書名放在了管理員的手冊(cè)里，但很少有單位將歷史檔案的詳細(xì)元數(shù)據(jù)、搜索關(guān)鍵詞甚至全文檢索對(duì)接到數(shù)字化系統(tǒng)中，與數(shù)字化系統(tǒng)的多維整理架構(gòu)相對(duì)接。這是個(gè)龐大的整理錄入工作任務(wù)。

二、國(guó)家示范性數(shù)字檔案室的創(chuàng)新思路及目標(biāo)

1.檔案生產(chǎn)流程

為實(shí)現(xiàn)真正意義上的單軌制檔案管理，檔案系統(tǒng)必須與生產(chǎn)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)、公文發(fā)布系統(tǒng)和知識(shí)利用平臺(tái)相融合。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目啟動(dòng)就是檔案目錄建立的節(jié)點(diǎn)，項(xiàng)目工作包分解結(jié)構(gòu)層次就是檔案結(jié)構(gòu)層次，項(xiàng)目生產(chǎn)過(guò)程就是成果匯聚的過(guò)程，生產(chǎn)資料的流程執(zhí)行過(guò)程就是項(xiàng)目附加屬性建立的過(guò)程，項(xiàng)目收尾的結(jié)果就是檔案最終生成的結(jié)果。項(xiàng)目的生產(chǎn)過(guò)程自始至終都在檔案管理的監(jiān)控過(guò)程中，工程師使用生產(chǎn)協(xié)同系統(tǒng)，在最終歸檔要求的架構(gòu)體系下進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)，不需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或執(zhí)行秘書專門整理歸檔材料，而是在項(xiàng)目進(jìn)行中隨著各個(gè)階段、各個(gè)專業(yè)成果的完成逐漸填充歸檔文件，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)結(jié)束時(shí)自然而然地形成歸檔成果。檔案人員從項(xiàng)目啟動(dòng)就可以介入檔案管理，對(duì)項(xiàng)目的歸檔進(jìn)度和成果檔案質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)察，而不是在項(xiàng)目最后再集中核對(duì)驗(yàn)收。

為實(shí)現(xiàn)上述管理理念，不僅需要單一的檔案系統(tǒng)和檔案驗(yàn)收制度，更需要一個(gè)將成果理念、元數(shù)據(jù)核對(duì)單與流程數(shù)據(jù)附屬深度融入的生產(chǎn)協(xié)同系統(tǒng)和一個(gè)全局的成果形成制度，這也是廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院數(shù)字檔案室國(guó)家試點(diǎn)建設(shè)的創(chuàng)新理念和示范思路。如何將流程固化，元數(shù)據(jù)歸集是生產(chǎn)協(xié)同系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心要素。

作為數(shù)字檔案室的重要組成模塊，廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院開(kāi)發(fā)并推行了生產(chǎn)協(xié)同系統(tǒng)，系統(tǒng)在生產(chǎn)管理模式上借鑒了Bentley公司的ProjectWise協(xié)同系統(tǒng)管理模型，針對(duì)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)的具體工作形式，結(jié)合行業(yè)生產(chǎn)工作中的工程階段、專業(yè)劃分、責(zé)任分配、生產(chǎn)管理制度創(chuàng)建項(xiàng)目模版，并參照企業(yè)檔案成果要求、工程圖紙圖號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，在成果文檔添加元數(shù)據(jù)屬性、流程屬性、增量電子文件。協(xié)同系統(tǒng)通過(guò)歸檔接口，經(jīng)系統(tǒng)審核將符合數(shù)據(jù)規(guī)范的檔案成果上傳到檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫(kù)，再經(jīng)過(guò)檔案工作人員的確認(rèn)后發(fā)布到正式庫(kù)中。

2.檔案處理流程與數(shù)字認(rèn)證

檔案成果的審批流程、流轉(zhuǎn)記錄與數(shù)字認(rèn)證是檔案內(nèi)容的重要組成部分，一份合格的檔案成果，不僅需要?dú)w檔文件本身，還需要?dú)w檔該成果的流程處理數(shù)據(jù)和責(zé)任人的數(shù)字認(rèn)證。生產(chǎn)協(xié)同系統(tǒng)中以文檔為基礎(chǔ)，將流程數(shù)據(jù)作為文檔的附加屬性綁定到文檔的數(shù)據(jù)集中。因此，在協(xié)同工作系統(tǒng)中，針對(duì)不同的文檔類型，設(shè)置了各類審批校核流程。同時(shí)，電子檔案的簽名認(rèn)證需要符合國(guó)家檔案法的電子簽名認(rèn)證流程。

在廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院數(shù)字檔案室建設(shè)中，對(duì)數(shù)字證書和電子簽名設(shè)計(jì)的流程：①企業(yè)為每個(gè)參與生產(chǎn)的人員都頒發(fā)一個(gè)數(shù)字證書(包含公鑰和私鑰)，數(shù)字證書私鑰由個(gè)人保管，公鑰企業(yè)內(nèi)共享；②提前收集每個(gè)生產(chǎn)人員的簽名字樣，制作成簽名圖；③設(shè)計(jì)人員使用各種工具進(jìn)行設(shè)計(jì)，產(chǎn)生的圖紙統(tǒng)一轉(zhuǎn)成PDF格式的圖紙；④設(shè)計(jì)人員使用自己的數(shù)字證書和簽名圖片，在PDF圖紙上進(jìn)行電子簽名；簽名前要將設(shè)計(jì)素材打包進(jìn)PDF并填寫圖紙?jiān)獢?shù)據(jù)；⑤校核人員收到設(shè)計(jì)人員傳送的PDF圖紙，校核后使用自己的數(shù)字證書簽名；⑥如果圖紙需要審核和批準(zhǔn)，圖紙也發(fā)送給相關(guān)人進(jìn)行電子簽名；⑦設(shè)計(jì)人員將電子簽名好的PDF圖紙送到出版科，出版科根據(jù)企業(yè)匯總的公鑰庫(kù)驗(yàn)證簽名有效性，并使用企業(yè)為出版科專門制作的出圖電子簽名章在PDF上蓋章；⑧出版科使用蓋好章的PDF進(jìn)行圖紙打印和分發(fā)；⑨具備電子簽名和電子圖章的PDF圖紙上傳到暫存庫(kù)；⑩數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對(duì)暫存庫(kù)的電子檔案進(jìn)行識(shí)別和歸檔。

3.檔案管理利用

擁有了完善的檔案模板和大量的檔案資源，將這些檔案財(cái)富變得能用、好用、善用，是將檔案的知識(shí)屬性轉(zhuǎn)變成生產(chǎn)力量和組織過(guò)程資產(chǎn)的關(guān)鍵一環(huán)。設(shè)計(jì)檔案利用環(huán)節(jié)，關(guān)鍵要統(tǒng)籌處理好審批流程的安全性與便捷性這一矛盾沖突。檔案的瀏覽借閱審批流程復(fù)雜，固然能提高檔案管理的安全性，但同時(shí)也會(huì)阻礙用戶的使用熱情。因此需要分析工程師調(diào)用檔案的各個(gè)使用場(chǎng)景，針對(duì)每個(gè)使用場(chǎng)景，設(shè)計(jì)在數(shù)據(jù)安全的前提下最便捷的審批流程。

檔案利用平臺(tái)同時(shí)應(yīng)做好專題整編和知識(shí)推廣，鼓勵(lì)工程師們從知識(shí)積累的資產(chǎn)中學(xué)習(xí)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，更精準(zhǔn)地對(duì)搜索結(jié)果進(jìn)行排序。利用PDF文檔的ORC識(shí)別技術(shù)和全文檢索索引庫(kù)技術(shù)，識(shí)別圖紙和對(duì)報(bào)告內(nèi)的文字形成索引，真正做到檔案數(shù)據(jù)的全文檢索。

三、水利水電數(shù)字檔案室的建設(shè)成果

1.工作協(xié)同系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

基于數(shù)字檔案室的設(shè)計(jì)需求，廣東省水利電力勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院開(kāi)發(fā)了文檔協(xié)同系統(tǒng)。文檔協(xié)同系統(tǒng)基于C/S及B/S的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，能有效提供資源共享。

用戶可通過(guò)文件夾的層次，分門別類存放不同的文件，使訪問(wèn)更為方便快捷，并可通過(guò)拖放的方式，直接把Windows資源管理器中的文件夾/文件拖進(jìn)系統(tǒng)；系統(tǒng)中文件的互斥訪問(wèn)控制機(jī)制，為不同用戶訪問(wèn)同一個(gè)文件進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，使多用戶可對(duì)同一文件進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)了文件的唯一性。

通過(guò)與電子簽名軟件的集成，可直接調(diào)用數(shù)字證書電子簽名軟件對(duì)文檔協(xié)同系統(tǒng)中的成果文件進(jìn)行簽名，實(shí)現(xiàn)從設(shè)計(jì)過(guò)程到成果確認(rèn)在同一個(gè)平臺(tái)銜接。通過(guò)與數(shù)字檔案歸檔接口的調(diào)用，文檔協(xié)同平臺(tái)的項(xiàng)目成果可以直接歸檔到數(shù)字檔案系統(tǒng)。

2.檔案系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

檔案管理系統(tǒng)包含文件采集、第三方檔案數(shù)據(jù)接收、質(zhì)檢入庫(kù)功能、編目管理。文件采集模塊能對(duì)各類業(yè)務(wù)文件分門別類并有序采集，能根據(jù)不同的業(yè)務(wù)文件自由制定分類、著錄項(xiàng)、查詢項(xiàng)、報(bào)表樣式等。其中，著錄界面提供左邊瀏覽圖（除文本類）、右邊著錄項(xiàng)、下面元數(shù)據(jù)信息采集；文件采集模塊可根據(jù)不同歸檔方式采取相應(yīng)采集模式，包含單件文件采集功能、組卷功能。質(zhì)檢入庫(kù)對(duì)歸檔文件進(jìn)行預(yù)歸檔效果顯示，具備目錄細(xì)閱、撤銷歸檔、修改、入庫(kù)、查詢、打印等功能。

編目管理能對(duì)各類業(yè)務(wù)檔案目錄的主要信息分門別類并有序采集，打印出相應(yīng)分類的編目封面及背脊標(biāo)簽信息，具備采集、修改、刪除、目錄細(xì)閱、查詢、打印等功能。

分類管理是檔案系統(tǒng)中的核心功能，所有的檔案目錄數(shù)據(jù)都是基于分類進(jìn)行組織管理，具備新建根分類、新建子分類、界面設(shè)計(jì)、報(bào)表配置等功能。如圖1所示。

圖1 檔案分類示意圖

電子檔案在入庫(kù)時(shí)應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)范的要求將其轉(zhuǎn)換成適合長(zhǎng)期保存的電子文件格式并完成封裝，同時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行文件四性檢測(cè)，以保證文件可長(zhǎng)期保存。

3.檔案利用平臺(tái)的實(shí)現(xiàn)

檔案利用平臺(tái)建設(shè)是以“檔案保管”轉(zhuǎn)變成“檔案服務(wù)”為目標(biāo)的檔案查詢共享平臺(tái)，即從“以檔案資源為主”轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙詸n案服務(wù)為主”，方便用戶即時(shí)查檔，提高檔案利用效率。其功能模塊主要是綜合檢索、在線借閱、實(shí)體借閱等功能。對(duì)系統(tǒng)中所有已登記在冊(cè)的檔案，平臺(tái)提供綜合查詢。支持通過(guò)檔案分類、檔號(hào)、部門等條件進(jìn)行分類檢索。支持用戶對(duì)所查詢到的檔案進(jìn)行在線借閱、實(shí)體借閱的申請(qǐng)；同時(shí)根據(jù)利用目的，借閱類型分批生成借閱單。支持批量借閱申請(qǐng)。申請(qǐng)用戶可在個(gè)人中心中對(duì)所提出的借閱數(shù)據(jù)進(jìn)行查看，包括待審核、已通過(guò)、未通過(guò)以及已過(guò)期等借閱申請(qǐng)查看。已通過(guò)的借閱申請(qǐng)，即可根據(jù)申請(qǐng)類型進(jìn)行在線閱覽。