商旅平臺差旅服務體系在F公司中的構(gòu)建和運行

吳文釗

（福建中煙工業(yè)有限責任公司，福建 廈門 361012）

0 引言

F公司是一家面向全國銷售產(chǎn)品的制造業(yè)公司，目前在各省份均有自己的營銷團隊，營銷業(yè)務人員近400人。隨著市場競爭日趨激烈，開展營銷活動的需求日益增長，營銷費用的類別也越來越多，但營銷人員做業(yè)務已經(jīng)殫精竭慮，整理和填報票據(jù)的時間越來越少，出現(xiàn)了業(yè)務和財務不能兼顧的局面。一方面，逐漸加大的外部監(jiān)管力度和業(yè)務的靈活性都要求營銷人員提供愈加完善的信息佐證；另一方面，業(yè)務人員希望花費盡可能少的時間更高效地完成報銷工作。因此，F(xiàn)公司的營銷財務團隊于2020年首先從差旅業(yè)務入手，開展了商旅平臺試點，即建設(shè)信息化系統(tǒng)來提高營銷人員差旅報銷的效率和 規(guī)范性。

1 商旅平臺差旅服務體系相關(guān)內(nèi)容概述

商旅平臺作為當前差旅管理的熱門服務工具［1］，是一個囊括了交通、住宿的第三方一站式商旅服務平臺。

1.1 商旅平臺差旅服務體系的意義

商旅平臺差旅服務體系的意義在于打造一站式差旅服務系統(tǒng)，通過平臺墊資和統(tǒng)一結(jié)算，最大限度節(jié)省出差人員報銷的時間和精力，同時以更豐富的差旅要素選擇、更優(yōu)質(zhì)的差旅體驗、更便捷清晰的結(jié)算信息以及更全面的差旅報表分析為公司的差旅業(yè)務管理提供新的發(fā)展方向。

1.2 商旅平臺差旅服務體系的內(nèi)容

1.2.1 線上審批系統(tǒng)

商旅平臺訂單的前提條件是應當具有對應的出差審批單［2］。商旅平臺上的賬單是統(tǒng)一結(jié)算的，需保證費用是因公出差費用，因此應當提前建立審批單，確保每個差旅訂單都能與對應的出差申請審批單對上號。商旅平臺訂單上的地點和日期應當控制在出差審批單上審批通過的出差地點和時間內(nèi)。

1.2.2 商旅平臺差旅服務內(nèi)容

商旅平臺屬于第三方供應商，根據(jù)出差人員下的訂單，核對出差審批單，然后向其對應的下游供應商下單，從而提供服務。每月末，按當月實際完成訂單匯總后將賬單和清單發(fā)送給F公司進行結(jié)算。出差人員全程只需下訂單，無須進行報銷操作，差旅信息可查詢、可對照。

2 商旅平臺差旅服務實施過程

F公司營銷中心于2020年開始啟動商旅平臺差旅服務項目。結(jié)合差旅業(yè)務實際需求，項目組成員構(gòu)建了一套商旅平臺差旅服務方案，如圖1所示。

圖1 商旅平臺差旅服務方案

該方案涉及3個操作模塊，涵蓋了差旅出行管理的大部分內(nèi)容和操作環(huán)節(jié)，包括出差審批、出行訂單、對賬結(jié)算等［3］。2020年9月，商旅平臺差旅管理模塊建設(shè)完成，首先在F公司營銷中心展開試點。具體的項目實施主要包含以下內(nèi)容。

2.1 可行性分析

商旅平臺對于F公司來說是一項全新的業(yè)務，要在公司開展招標，需要進行充足的可行性論證。項目組在項目開展之前就先開展了差旅業(yè)務線上一體化的可行性研究，與目前國內(nèi)領(lǐng)先的商旅平臺供應商如攜程、同程、阿里等進行了業(yè)務探討，隨后結(jié)合公司實際情況，提供了充足的論證依據(jù)，完成了項目的招標立項。

2.2 線上審批和訂單管理的系統(tǒng)改造

在商旅平臺下單必須有對應的出差審批單。為了能夠合理管控差旅訂單的范圍，項目組申請在現(xiàn)有的報銷管理模塊維護中增加出差審批單節(jié)點，設(shè)定填報的關(guān)鍵要素，界定對應的審批流程。同時，對接商旅平臺，待出差審批單審核通過后，信息將自動以加密的形式同步至平臺。

2.3 表單和流程設(shè)計

商旅平臺初期試用可能存在只使用部分平臺功能的出差業(yè)務，如機票通過電話訂購、酒店住宿使用商旅平臺下單等情況。為了讓商旅平臺能夠被出差人員使用，更好地收集改進建議，項目組設(shè)計了平臺外費用明細表，業(yè)務人員出現(xiàn)平臺外費用時，可在粘貼發(fā)票時填寫此表，再由后勤部門負責收集匯總進行報銷，以便滿足各類出差人員的不同需求。

2.4 移動端管理

對營銷人員來說，市場的變化會導致其行程的臨時性、緊急性以及不確定性大大增加。為避免這種情況，出差審批和平臺下單的節(jié)點都要同步至移動端，出差人員和審核人員能在第一時間填寫和審批，在移動端就能夠完成差旅出行訂單全過程。真正做到線上一步下單，一站式定制差旅服務。

此外，以往的差旅標準只以標準化文件的形式發(fā)布在公司辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)上，出差人員要查詢不太便利。對此，項目組不但在系統(tǒng)中內(nèi)置了出行標準作為平臺下單的提示信息，同時還在移動端設(shè)計了展示頁面，可以及時提供最新的差旅標準，發(fā)送各項通知。

3 項目實施效果

商旅平臺功能自2020年9月正式上線以來，到現(xiàn)在試用人員約20人，有意愿常用的人員只有一半。在沒有行政要求的前提下，該項目的試點不能算成功。作為財務信息化浪潮下的一次小嘗試，在這一時間節(jié)點可以做一番回顧，總結(jié)項目開展的成效與得失。

3.1 項目全覆蓋管控差旅業(yè)務的各方面

傳統(tǒng)的差旅業(yè)務存在著管控不到位（出差審批后補）、票據(jù)多且易遺失等問題［4］，無論是對財務人員還是出差人員都造成了較大的困擾。差旅業(yè)務商旅平臺化管理將出差業(yè)務的全流程固化在系統(tǒng)中，通過第三方公司進行差旅行程的統(tǒng)計和費用支付，出差人員不需要墊資，審批范圍內(nèi)訂單自助管理，沒有后續(xù)貼單報銷的問題。財務人員收到發(fā)票和行程清單后，可以清楚地了解業(yè)務全貌，節(jié)省了大量的審核時間。在項目運作過程中，更加便捷和無需墊資這兩點也都得到了試用人員的認可，先審批后下單的流程設(shè)置和內(nèi)置的各種差旅標準也保證了實際業(yè)務能夠滿足公司差旅制度的要求，大大提升了公司的差旅管理水平。

3.2 管理要求的變化影響了使用意愿

在未運用商旅平臺的差旅業(yè)務管控中，相關(guān)人員都已經(jīng)習慣弱計劃性的差旅要求。在系統(tǒng)內(nèi)置了先審批、后下單的差旅管理邏輯后，使用人員普遍認為其較為麻煩。從財務管理的角度來看，先審批后產(chǎn)生費用理所當然，畢竟審批是費用產(chǎn)生的前提，但在具體的實際業(yè)務中可能略顯教條。例如，常跑市場的營銷人員因業(yè)務變化，在接到出差計劃變更的指令準備訂機票退酒店時，還要等待上一級人員的審批，往往就容易產(chǎn)生抵觸情緒。因此，一定范圍內(nèi)的后補審批單功能可能是解決問題的一個方向。

從這個角度來說，項目在營銷部門試點可能并不是一個好的選擇。從商旅平臺的設(shè)計理念來說，全流程的系統(tǒng)管控更契合強計劃性的出差業(yè)務，項目的目標人群最好是職能部門的人員。對于職能部門來說，出差基本上都有固定的路線和固定的時間，很少會發(fā)生臨時變更的情況，但對于營銷人員來說，一定程度的靈活性是業(yè)務開展不可或缺的，因此如何在規(guī)范和效率之間找到平衡，依然是商旅平臺項目研究的方 向之一。

3.3 商旅平臺提供的服務與用戶需求仍有差距

無論是在本項目開展之前的調(diào)研階段還是在實際開展過程中，最常見的問題就是商旅平臺的功能和普適性還存在較多不足。例如，營銷中心在各大城市均有幾家長期合作的酒店，酒店的價格往往都低于平臺報價，在推行商旅平臺管理后，協(xié)議價格在平臺上架的流程較為復雜，導致在推行試點過程中出差人員往往以平臺價格沒有競爭力作為借口拒絕使用。

筆者從和商旅平臺的座談中了解到，目前在線旅行社（Online Travel Agency，OTA）依然是各平臺的主攻方向，對商旅方面的開發(fā)和運用還處于上升期，并沒有特別成熟的通用型產(chǎn)品。商旅用戶的規(guī)范性和復雜性遠高于OTA，不同公司的差旅規(guī)定也往往存在差異，導致供應端的系統(tǒng)暫時還未能全面契合企業(yè)商務差旅的出行需求。

4 商旅平臺差旅服務啟發(fā)

F公司的商旅平臺項目開展歷程反映了智能財務在企業(yè)中推行的現(xiàn)狀。智能財務是當前管理會計發(fā)展的方向之一，高效便利的系統(tǒng)能夠極大地解放財務人員，但是可以提升效率、造福財務和業(yè)務的工具很難被接受，除技術(shù)因素外，推廣的過程和方式可能也是造成阻礙的原因。筆者認為智能財務的推廣可以從以下幾方面考慮。

4.1 上下齊心，以上率下

對大多數(shù)企業(yè)來說，管理層是否支持一個項目至關(guān)重要。對于智能財務這類還處于成長期的創(chuàng)新項目來說，若只是一味追求系統(tǒng)的對接和流程的改動，結(jié)果只能事倍功半［5］，應當在項目開展之前和過程中發(fā)揚矛盾論的精神，針對公司和業(yè)務中的關(guān)鍵人員做好溝通和解釋工作，只有獲得支持才能做出 成效。

4.2 直擊痛點，局部突破

以商旅平臺項目為例，完整的商旅平臺服務包含機票、動車、酒店和網(wǎng)約車4個部分，目前糾結(jié)較多的主要在酒店價格方面。在實際運用中，只要求出差人員在訂購機票、動車票時運用該平臺，酒店自訂，通過財務人員后期的匹配來建立新的差旅習慣，這不僅避免了酒店價格偏高帶來的不利影響，還可以讓相關(guān)人員享受到批量訂票而無須粘貼和填寫出差審批單的好處，在很大程度上迎合了業(yè)務人員的需求。業(yè)務人員的差旅習慣養(yǎng)成后，推廣人員再逐步推動酒店協(xié)議價格上架，如此業(yè)務人員的抵觸情緒就可以得到一定程度的緩解。要實現(xiàn)這一目標，需要推廣人員在前期就從業(yè)務角度出發(fā)，找到智能財務中最能提高業(yè)務效率的特點進行宣傳和利用，隨后潛移默化地改變業(yè)務人員的習慣，最終實現(xiàn)智能財務順利運行。

4.3 做好智能財務在業(yè)財融合中的定位宣貫

很多智能財務項目在宣貫時往往偏重財務方面的提升，如自動稽核自動制單等。但對業(yè)務人員來說，以往只要粘貼發(fā)票，現(xiàn)在多了一道掃描的程序，識別不出的還需手工填制，無形中業(yè)務人員就產(chǎn)生了抵觸心理，因此在宣貫時更應著重說明項目對業(yè)務方面的提升作用，無論是效率還是規(guī)范性，這樣能讓業(yè)務人員從心理上更加理解和支持智能財務的推行。