新時期企業(yè)檔案編研工作研究

萬曉斌

（普洛斯上海（投資）有限公司，上海 200135）

如何開展好檔案管理工作，這是企業(yè)發(fā)展需要重點研究的工作內(nèi)容。近年來，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案的信息量越來越多。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作，需要進行創(chuàng)新。探索檔案編研的最新對策，探索多樣化的管理形式，已經(jīng)成為推動企業(yè)發(fā)展的重要舉措。

一、檔案編研的歷史沿革

新中國成立以來，我國重視檔案工作特別是檔案編研工作。建國初期集中接管了舊中國時代的檔案資料，收集并整理了革命歷史的檔案，并建立了檔案工作的專門機構(gòu)，開啟了社會主義檔案編研工作的新紀(jì)元。20世紀(jì)50年代，國家相繼出臺了關(guān)于集中管理檔案的文件，在全國范圍規(guī)范了檔案的管理方法。1954年，國家檔案局成立；同年12月，全國檔案工作會議開幕，進一步規(guī)范了檔案編研工作。在1956年知識分子問題的專題會議上，周恩來總理提出了要重視檔案工作者在科學(xué)發(fā)展中的重要任務(wù)，對檔案編研工作的重要意義給予了肯定。1959年，中央檔案館正式成立并開館，牌匾大字由周總理親筆題寫。全國的檔案編研工作進入了全面建設(shè)的新階段。“文化大革命”期間，我國的檔案事業(yè)發(fā)展遭到了嚴(yán)重的破壞。改革開放以來，全國的檔案編研工作進入到了恢復(fù)與發(fā)展新階段。1979年，我國重新恢復(fù)了國家檔案局、中央檔案館，并召開了檔案工作會議，對新中國成立以來的檔案工作，特別是編研工作的經(jīng)驗教訓(xùn)進行了系統(tǒng)的總結(jié)。1980年，國家對科技檔案整頓以及對歷史檔案進行開放，為檔案編研提供了新的發(fā)展契機。1987年《檔案法》的頒布，使得檔案編研工作得到了進一步發(fā)展，進入到依法治檔的軌道上。我國重視檔案編研工作的研究，成立了專門的學(xué)術(shù)團體和科研機構(gòu)，重建了檔案專業(yè)。進入到20世紀(jì)90年代，我國的檔案事業(yè)發(fā)展在管理上進行了體制機制改革，建立以《檔案法》為核心的法規(guī)制度體系，進入檔案編研的法治化、制度化進程，并初步建立我國檔案事業(yè)工作體系。進入21世紀(jì)以來，我國檔案管理不斷提檔升級與轉(zhuǎn)型，編研工作的服務(wù)方式更加多樣化，加大了檔案資源的開發(fā)力度，通過服務(wù)方式的創(chuàng)新實現(xiàn)了檔案資源的共享；開始利用信息技術(shù)成果，檔案呈現(xiàn)形式由紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案發(fā)展，開啟了檔案編研信息化與數(shù)字化的發(fā)展篇章。

二、企業(yè)編研工作現(xiàn)狀及問題

近年來，企業(yè)在發(fā)展過程中對檔案文件的編研非常重視，已經(jīng)形成了相對成熟的工作規(guī)范，并且充分發(fā)揮了檔案文件的效用。但是檔案文件的編研仍然存在諸多的問題。目前，多數(shù)企業(yè)，尤其民企、小型私企的檔案室僅發(fā)揮了歸檔后的保管作用，絕大部分檔案處于“沉睡”狀態(tài)。對檔案的編研及提供利用的力度不足，深度不夠，成果有限、形式單一，主要集中于文件匯編、會議紀(jì)要、大事件等形式，沒有深入開發(fā)出承載檔案編研的更多形式。由于檔案編研工作具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性，從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力沒有達到其要求。特別是有的企業(yè)沒有選派專業(yè)的人員從事檔案工作，未很好過濾價值較低檔案，導(dǎo)致編研成果精度、純度不高。另外，編研手段相對單一，有的企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的手工作業(yè)形式，沒有充分利用信息技術(shù)的發(fā)展成果，信息化程度不夠，不利于推進企業(yè)檔案編研發(fā)展的信息化、數(shù)字化進程。企業(yè)檔案文件編研過程中出現(xiàn)的這些情況，一方面反映出檔案文件管理人員的工作理念比較落后，沒有意識到檔案編研工作的重要性，所采用的編研管理方式與檔案文件中巨大信息量的開發(fā)利用不夠協(xié)調(diào)；另一方面也反映出系統(tǒng)化檔案文件管理的缺乏，工作方式亟待優(yōu)化與創(chuàng)新。

三、提升企業(yè)編研能力的現(xiàn)實探索

企業(yè)要高度重視的檔案文件的編研工作，對不同檔案文件進行科學(xué)化管理，建立并完善相關(guān)的工作機制，改進并創(chuàng)新檔案編研的方式，從而不斷提升檔案編研工作的水平與效率。

（一）搭建并完善規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展特別是信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，企業(yè)要抓住工作機遇，對現(xiàn)代管理成果、信息技術(shù)成果進行充分運用，突破“傳統(tǒng)文檔應(yīng)用思想”，明確檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范和需求，為系統(tǒng)的編研模塊的設(shè)計和開發(fā)提供方向與指引。要完善檔案管理系統(tǒng)的版塊與功能。檔案管理系統(tǒng)按照功能的不同，可以分成四大類版塊：一是采集檔案信息的版塊，其主要是對不同類型的檔案文件管理進行日常管理與建設(shè)，包括對檔案文件進行科學(xué)歸檔，對需銷毀的檔案文件進行挑選，及時導(dǎo)入和導(dǎo)出檔案文件內(nèi)容等；二是發(fā)揮檔案文件效用的版塊，其主要著眼于檔案文件的具體應(yīng)用，包括對檔案資料進行搜索查詢，以及檔案文件的推送、借閱及賦權(quán)等，特別是在賦權(quán)方面，要針對不同檔案文件加以賦權(quán)，明確權(quán)限責(zé)任，以便于在查閱、借閱時能夠及時了解到該檔案文件最新狀態(tài)；三是檔案文件管理的版塊，主要是著眼于諸如檔案年報、發(fā)布信息等日常事務(wù)性工作，進行規(guī)范化的管理，除此之外工作人員在系統(tǒng)中開展管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)“無紙化”的實時管理；四是檔案系統(tǒng)管理與維護的版塊，主要是對檔案系統(tǒng)進行科學(xué)配置，同時要全面維護檔案系統(tǒng)，確保檔案系統(tǒng)得到高效運轉(zhuǎn)。要前置檔案管理要求，在業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)需求設(shè)計之初，就將檔案管理和編研考慮在內(nèi)，在文件的生成階段就介入，并將相關(guān)原始的重要文檔就與檔案系統(tǒng)對接，為編研提供結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)支撐。從調(diào)閱利用角度出發(fā)，搭建檔案編研的技術(shù)平臺，創(chuàng)建檔案編研的素材庫，收集內(nèi)外部有價值文檔。要開放素材庫窗口，鼓勵員工上傳反映企業(yè)文化和經(jīng)營活動的文檔，如行業(yè)峰會、團建、比賽活動等。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)挖掘、知識圖譜等技術(shù)，收集、匯編國內(nèi)外行業(yè)發(fā)展方向和動態(tài)以及新生的應(yīng)用技術(shù)，打造全數(shù)據(jù)的編研模塊，更靈活輕便形成成果。

（二）編研形式與服務(wù)方式的多樣化

企業(yè)在發(fā)展中要注重多種形式對檔案文件進行編研，同時要創(chuàng)新檔案編研服務(wù)形式。要立足于其發(fā)展過程保存下來的高價值檔案，從利用者角度出發(fā)，與企業(yè)相關(guān)部門（市場部、公關(guān)部、企宣部），整合原有檔案文件，開放企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上傳功能，搜集各類素材，形成新的編研形式，例如：企業(yè)志、對外宣傳片、先進事跡、專利背后故事介紹等，傳遞企業(yè)文化和價值觀。同時，通過技術(shù)、系統(tǒng)手段，靈活組合相關(guān)素材、文檔，定期在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)分享專題匯編成果，將外部高價值信息固化為知識，檔案部門走向企業(yè)中臺甚至前臺，更主動服務(wù)受眾。要根據(jù)檔案系統(tǒng)素材庫，要建立數(shù)字化的檔案資源，對不同檔案類型文件的特點，進行充分分析、梳理、整合，通過OCR等技術(shù)進行數(shù)字化的分類、排序和初步處理，提供經(jīng)營視角的數(shù)據(jù)統(tǒng)計成果，供企業(yè)中高層決策使用。企業(yè)檔案管理人員可以根據(jù)檔案不同的生命周期，讓企業(yè)其他部門人員現(xiàn)場了解現(xiàn)行階段檔案文件的運行，并開展“檔案與企業(yè)文化”等相關(guān)主題活動，通過檔案材料的呈現(xiàn)來引導(dǎo)企業(yè)人員更深入地認(rèn)識企業(yè)文化。

（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案編研工作人員

做好檔案編研以及相關(guān)的管理工作，專業(yè)人才是關(guān)鍵。因此，企業(yè)要重視檔案工作人才隊伍的建設(shè)，為做好新形勢下的企業(yè)檔案工作培養(yǎng)更多專業(yè)素質(zhì)強的人才。首先，必須配備專業(yè)能力強的檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)責(zé)整個企業(yè)的檔案管理事宜，從專業(yè)角度統(tǒng)籌各項工作，包括檔案的編研。其次，要對企業(yè)檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要讓檔案工作人員了解到利用者視閾下編研的要求，全面掌握整編的方式方法。要切實提升培訓(xùn)工作的效果，定期或不定期地開展培訓(xùn)。培訓(xùn)的形式可以采取在線培訓(xùn)、課堂培訓(xùn)、現(xiàn)場實踐培訓(xùn)等方式，讓檔案工作人員能夠通過培訓(xùn)來提升自身的工作水平。再次，要通過建立激勵工作機制對檔案人員進行考核。企業(yè)要定期對不同類型的檔案編研與管理進行檢查，同時要健全完善激勵工作機制，對工作機制的內(nèi)容加以具體化，明確工作的標(biāo)準(zhǔn)，針對檔案編研與管理工作表現(xiàn)突出的工作人員，給予經(jīng)濟或精神層面的獎勵，將激勵工作機制與具體考核工作相結(jié)合，提升檔案工作考核的科學(xué)化水平。最后，要規(guī)劃好檔案部門內(nèi)人員的分工職責(zé)，明確個人工作重點，培養(yǎng)編研板塊的專家，同時開放人才晉升渠道，增強檔案人員工作的積極性、創(chuàng)造性。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案工作的最終目的是開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案的潛在價值，服務(wù)于企業(yè)，并為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。由于企業(yè)檔案在實際工作中并不局限于保存和憑證價值，面對新形勢，企業(yè)檔案工作者在做好收集等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的同時，應(yīng)該更新管理觀念，堅持成果“走出去”，從現(xiàn)實利用價值和情報性價值的視角，創(chuàng)新編研模式，借助信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)加大對關(guān)聯(lián)檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地服務(wù)于企業(yè)各項工作。