論新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

內(nèi)蒙古錦聯(lián)鋁材有限公司 劉麗娟

為了使企業(yè)檔案管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，保證企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設(shè)速度，保證企業(yè)的健康發(fā)展。在新形勢(shì)下，提升企業(yè)檔案管理信息化程度是企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，也是對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

首先，能夠使查閱檔案變得更加便捷，從而使檔案管理的效率得到進(jìn)一步提高，降低經(jīng)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享性是檔案管理信息化最顯而易見(jiàn)的優(yōu)勢(shì)。檔案管理信息化能夠通過(guò)各種技術(shù)手段將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案資料，從而完成檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使檔案保存與管理變得更加規(guī)范，并且將其融入企業(yè)局域網(wǎng)建設(shè)，結(jié)合現(xiàn)階段的先進(jìn)辦公系統(tǒng)，建立文檔一體化授權(quán)查閱機(jī)制和管理體系，使企業(yè)中擁有相關(guān)權(quán)限的員工自主地在檔案管理系統(tǒng)中完成檔案資料的查閱，簡(jiǎn)化工作流程，避免企業(yè)財(cái)力、物力、人力的浪費(fèi)。檔案管理使用一體化的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)高度資源共享，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的交流，提升企業(yè)各部門(mén)的團(tuán)隊(duì)合作能力，可使企業(yè)擁有更高的經(jīng)營(yíng)管理效率。

其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化能夠使檔案損壞、遺失的情況得到改善，從而保證檔案的完整性。檔案管理信息化建設(shè)工作具有很強(qiáng)的綜合性，配合科學(xué)的辦公軟件，能夠?qū)ζ髽I(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公中產(chǎn)生的各種信息資源進(jìn)行更高效的保存與整理，從而在辦公的過(guò)程中完成大量電子檔案信息的收集、存檔工作，并且能夠與資料的特性相結(jié)合，保留其修改審批流程，從而使企業(yè)檔案資料更加完整，也可以由各部門(mén)完成自身檔案資料的收集與上傳，最后再由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理檔案資料。

二、企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)面臨的障礙

（一）管理觀念滯后

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)重生產(chǎn)、輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，對(duì)企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)缺乏足夠的重視。就檔案管理而管理的落后的企業(yè)檔案管理念較為突出，企業(yè)生產(chǎn)者、經(jīng)營(yíng)者和管理者未樹(shù)立“大檔案”管理理念，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案實(shí)際上就是企業(yè)的重要資源，企業(yè)檔案信息實(shí)際就是企業(yè)的重要資產(chǎn)，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)過(guò)于重視企業(yè)檔案管理的效率和便捷性，遷移保管、容災(zāi)備份、實(shí)時(shí)歸檔及開(kāi)發(fā)利用等方面重視不夠。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一

對(duì)于很多大中型企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求大不同，而且企業(yè)內(nèi)部的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。另外，檔案數(shù)據(jù)的格式和錄入信息的內(nèi)容不同，很容易使得數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤甚至丟失。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，除了需要更改和遷移歷史數(shù)據(jù)之外，還要不斷規(guī)劃管理新建的數(shù)據(jù)，為此，要想盡快貫徹落實(shí)好數(shù)字化、信息化建設(shè)，就必須不斷規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）基礎(chǔ)資料有流失風(fēng)險(xiǎn)存在

在不斷推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變得越來(lái)越復(fù)雜，十分注重過(guò)程及細(xì)節(jié)管理，的道路導(dǎo)致在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中出現(xiàn)大量的基礎(chǔ)性和過(guò)程性資料，并且在日常工作中有較多的應(yīng)用機(jī)會(huì)，具有較高的保存價(jià)值。但是因?yàn)榛A(chǔ)資料數(shù)量較多，需要投入大量的資源才能將其全部納入到企業(yè)檔案管理中，并且在實(shí)際調(diào)閱使用時(shí)也存在諸多不便。所以，企業(yè)應(yīng)該對(duì)資料的重要程度進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，著重收集重要程度高的資料以及結(jié)果性資料，對(duì)于重要程度較低的資料可以劃分到具體部門(mén)甚至由具體人員負(fù)責(zé)保管。另外，負(fù)責(zé)企業(yè)資料管理的人員缺乏相關(guān)的管理手段和能力，變動(dòng)較為頻繁，極易導(dǎo)致檔案資料的流失，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展不利。

（四）缺乏企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)

從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)來(lái)講，因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)的技術(shù)導(dǎo)致無(wú)法有效提升檔案管理效率。企業(yè)應(yīng)該將其作為一個(gè)重要的努力方向，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，需要充分利用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，很多企業(yè)因?yàn)橄嚓P(guān)的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程。另外，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還依賴于企業(yè)信息化建設(shè)。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須納入企業(yè)信息化建設(shè)總體框架內(nèi)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，其在檔案管理的過(guò)程中遇到了很多困難，要想促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就必須將其納入單位的總體規(guī)劃中，并分階段實(shí)施，才能真正促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。企業(yè)檔案管理工作必須先為生產(chǎn)服務(wù)，然后再為企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。為此，在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化管理的過(guò)程中，不能完全封閉，只有將企業(yè)檔案信息化管理和企業(yè)生產(chǎn)決策信息化建設(shè)相結(jié)合，并找準(zhǔn)自己的定位，才能真正發(fā)揮檔案信息化的作用。要想真正確保檔案信息化建設(shè)有效地推行下去，就必須將檔案信息化建設(shè)融入企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃中去。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，只有在建設(shè)實(shí)施企業(yè)信息化的過(guò)程中，從檔案信息化建設(shè)的需求出發(fā)，并加大對(duì)資金的投入、引進(jìn)設(shè)備、培養(yǎng)高素質(zhì)人才，才能確保檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

（二）制定檔案信息化建設(shè)的制度與方案，加強(qiáng)質(zhì)量控制

對(duì)于檔案信息化來(lái)說(shuō)，其基礎(chǔ)在于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。如果沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就不能整合與共享檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)。為此，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的初期，就必須制定與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能從根本上真正解決檔案數(shù)字化和信息化的缺陷。在制定檔案信息化建設(shè)方案的過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守檔案信息化建設(shè)的有關(guān)制度，制定好檔案信息化建設(shè)方案，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（三）加大系統(tǒng)設(shè)備投入

企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)離不開(kāi)軟硬件的投入，需要立足企業(yè)檔案管理需要，加大企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)所需的系統(tǒng)設(shè)備投入力度。將檔案信息化平臺(tái)建設(shè)編入企業(yè)信息化規(guī)劃，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、裝訂機(jī)、打印機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、專(zhuān)業(yè)掃圖儀等硬件設(shè)備，還要配齊相應(yīng)的檔案信息化管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)，如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件、專(zhuān)業(yè)檔案掃描軟件或檔案平臺(tái)集成，定期做好信息化管理系統(tǒng)的升級(jí)，使企業(yè)檔案信息化管理始終處于先進(jìn)水平。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案資料分類(lèi)號(hào)和題名規(guī)范化

利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理最明顯的優(yōu)勢(shì)就是能夠使人們的檢索需求得到滿足。為了保證能夠進(jìn)行完整地檢索，需要檔案管理人員強(qiáng)化分類(lèi)工作，與國(guó)家相關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)檔案分類(lèi)工作進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和所屬部門(mén)等對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)。在進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)校審力度，避免分類(lèi)工作出錯(cuò)，并且還應(yīng)該組織相關(guān)人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)所有檔案資料文件標(biāo)引一致化，從而更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)地開(kāi)展檔案管理工作。另外，實(shí)現(xiàn)檔案資料分類(lèi)號(hào)規(guī)范化，雖然能夠保證檢索檔案資料時(shí)的查全率，但無(wú)法為查準(zhǔn)率提供有效保障。所以，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)該對(duì)檔案資料題名進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，避免檢索檔案資料時(shí)文不對(duì)題的情況的發(fā)生。

（五）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

信息化人才隊(duì)伍建設(shè)是企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的重要支撐和保障。立足企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)和后期管理需要，加大人才引進(jìn)力度，重點(diǎn)是加大計(jì)算機(jī)信息技術(shù)人才引入，持續(xù)優(yōu)化企業(yè)檔案管理人才的年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)。做好現(xiàn)有檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)，以及檔案信息化管理軟件應(yīng)用的知識(shí)輪訓(xùn)。通過(guò)走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)等方式，持續(xù)加大檔案隊(duì)伍建設(shè)，將檔案信息化納入隊(duì)伍建設(shè)重要內(nèi)容，不斷提升企業(yè)檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（六）提升企業(yè)管理水平

為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，必須利用流程再造來(lái)提升企業(yè)管理。對(duì)于企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，其具體流程在于，當(dāng)各業(yè)務(wù)部門(mén)形成文件后，利用文件管理系統(tǒng)將其編入檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后由檔案管理人員審核待歸檔的檔案，審核合格并填寫(xiě)合格信息后，才能將其歸檔，對(duì)于那些未審核成功的數(shù)據(jù)資料，應(yīng)當(dāng)退還給有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，并由其進(jìn)行修改。這樣不僅使得檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能有效結(jié)合，還使得文件真正實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸，有效提升了檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。

（七）實(shí)現(xiàn)資源整合

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，其發(fā)展服務(wù)的信息基礎(chǔ)在于整合資源，收集社會(huì)中關(guān)于本行業(yè)的有關(guān)政策、制度和未來(lái)發(fā)展前景等信息，并加以整合研究，有利于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。為此，企業(yè)要根據(jù)自身的特點(diǎn)和行業(yè)特點(diǎn)來(lái)收集相關(guān)資料，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立與之相關(guān)的板塊，為專(zhuān)業(yè)人士提供便利。同時(shí)，要盡可能豐富企業(yè)相關(guān)信息資源，不僅要對(duì)企業(yè)所有的檔案進(jìn)行管理，還要收集很多優(yōu)秀企業(yè)甚至是其他同類(lèi)型企業(yè)相關(guān)信息。

四、結(jié)論

總而言之，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的整體性，需要制度、設(shè)備、人員等全方位的支持。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中離不開(kāi)檔案信息化工作，為此，只有采取積極的應(yīng)對(duì)措施，并提前做好準(zhǔn)備，才能建設(shè)好企業(yè)的檔案信息化，從而使其更加科學(xué)規(guī)范。