信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新

淄博市國(guó)土資源保障中心 孫志國(guó)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案主要指的是相關(guān)單位各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中形成的，具有一定查考、利用和保存價(jià)值的，各種形式及載體的歷史記錄。業(yè)務(wù)檔案管理是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，在確保機(jī)關(guān)單位科學(xué)決策，提高業(yè)務(wù)、管理和服務(wù)水平等方面發(fā)揮著重要作用。國(guó)家對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、移交、保存、使用等都有嚴(yán)格的規(guī)定，強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理。在信息化時(shí)代背景下，業(yè)務(wù)檔案管理工作也需要科學(xué)將信息化技術(shù)運(yùn)用其中，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)創(chuàng)新，提高檔案管理的水平和質(zhì)量效果。

一、信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)和意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展和實(shí)施強(qiáng)調(diào)為人民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，我國(guó)各項(xiàng)改革工作的實(shí)施，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位提出了更高要求。業(yè)務(wù)檔案管理工作是單位組織管理工作的重要內(nèi)容，相關(guān)工作的開展和實(shí)施在保證單位組織有序運(yùn)營(yíng)、科學(xué)決策，提高單位組織服務(wù)質(zhì)量和工作效率等方面發(fā)揮著重要作用。隨著單位組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的增多、業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)大，檔案管理的信息內(nèi)容也逐漸增多，檔案管理工作的實(shí)施強(qiáng)調(diào)對(duì)這些信息進(jìn)行科學(xué)整合、合理記錄、分類管理、及時(shí)歸檔、妥善保管、有效利用。信息化時(shí)代背景下，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)信息化建設(shè)，科學(xué)運(yùn)用信息化技術(shù)和手段，完善相關(guān)檔案的登記入冊(cè)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效管理，創(chuàng)新檔案管理的模式，優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理的流程，確保檔案準(zhǔn)確、安全，更好地滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際工作實(shí)施及健康發(fā)展的需求，最大化的發(fā)揮檔案管理的作用和價(jià)值。

二、信息化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用有著明顯的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，信息化建設(shè)，是檔案管理工作創(chuàng)新的主要趨勢(shì)之一。一是有助于提高檔案管理工作的效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理涉及到的工作比較多、范圍廣、內(nèi)容繁雜、工作量大，與單位組織各部門及業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)施密切相關(guān)，信息化技術(shù)的運(yùn)用，能夠高效處理數(shù)量多、類型復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，極大地提高了檔案資料收集、整理、歸檔、保存、共享和利用的效率，還節(jié)約了檔案管理的時(shí)間和成本。二是保障檔案的完整性和安全性。將機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子文檔、數(shù)字文檔、原始紙質(zhì)文檔、聲像文件等構(gòu)建為一個(gè)完善的檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，豐富了檔案載體，擴(kuò)大了檔案存儲(chǔ)的空間，同時(shí)有助于減少檔案磨損、丟失等問題，方便檢索、查閱和利用檔案資源。三是，方便檔案資源共享共用。借助物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、信息化平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)傳遞和共享利用，檔案信息的提取、保存、更改等只需要依照規(guī)范的流程和一定的權(quán)限就可以便捷化的進(jìn)行，提高檔案信息的使用效率。四是提高檔案管理水平。借助信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)收集、數(shù)字化存儲(chǔ)和分類歸檔管理，方便檔案資料信息的檢索和利用，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)開展、管理服務(wù)和經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供依據(jù)。

三、新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）信息化程度不高

目前仍有很多單位檔案管理采用的是傳統(tǒng)的手動(dòng)管理模式和信息化管理模式相結(jié)合方式，且信息化程度不高，無(wú)法滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)際需要。單位組織間比較分散，協(xié)調(diào)和合作水平不高，相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)比較落后，大多不能根據(jù)自身的需求，設(shè)計(jì)適合的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，借助信息化技術(shù)進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理的能力不足。此外，高水平、專業(yè)性的檔案管理人員缺乏，管理人員信息化水平不高，整體年齡結(jié)構(gòu)偏大，不能熟練的運(yùn)用各類信息化平臺(tái)，影響了業(yè)務(wù)檔案信息化管理的效率。

（二）檔案管理流程有待優(yōu)化

部分單位業(yè)務(wù)檔案管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，沒有嚴(yán)格的依照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行工作，存在自己建立管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，不僅影響檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展實(shí)施，還影響單位間檔案信息資源的共享。而且，部分檔案管理人員對(duì)檔案管理和歸檔的相關(guān)流程、要求、標(biāo)準(zhǔn)等把握不準(zhǔn)確，實(shí)際工作實(shí)施中仍存在管理混亂、借閱和利用不規(guī)范的現(xiàn)象，容易造成檔案信息遺失、丟失和泄露問題。

（三）檔案管理不到位

部分單位組織對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理缺乏全面的了解和認(rèn)知，重視和投入程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)不到位，影響檔案管理價(jià)值和作用的發(fā)揮。缺乏全過程、全方位的管理，沒有與機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展同步進(jìn)行。業(yè)務(wù)檔案管理只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案資料記錄、整理、存儲(chǔ)工作，缺乏對(duì)檔案信息資源的深入挖掘和利用，檔案資源的共享利用程度不高。部分單位組織檔案管理人員工作中仍存在檔案信息收集和整理不全面、分類管理工作不到位、歸檔不規(guī)范、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)丟失、資料信息利用率不高等一系列的問題。

（四）檔案安全管理工作不到位

檔案信息化建設(shè)，在提高檔案管理效率和水平的同時(shí)，也增加了電子檔案存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)系統(tǒng)受到破壞或者是設(shè)備系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)，受到惡意攻擊等，都可能造成檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露、惡意修改、更改的情況。

四、信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理創(chuàng)新的思路和措施

（一）提高信息化管理水平

隨著科技的發(fā)展，檔案管理的有關(guān)規(guī)定強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)，并促使機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，有效提升檔案信息資源的共享共用，提高檔案信息化管理水平。首先，要夯實(shí)信息化管理基礎(chǔ)，進(jìn)一步的健全和完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、完善軟件系統(tǒng)。其次，要提高檔案管理人員利用信息技術(shù)的能力和水平，確保其明確自身的職責(zé)和目標(biāo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化信息化、數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，科學(xué)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、信息化技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理水平。三是加強(qiáng)檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案資料信息系統(tǒng)，集中做好業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、歸檔、加工、處理、利用相關(guān)工作，提高檔案管理的效率和資料信息共享利用效率；強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，將以往的紙質(zhì)文件、聲像文件、電子檔案建成完善的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、有序歸檔和高效化傳遞及共享共用。加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化平臺(tái)，方便檔案資料信息的查詢、檢索和利用；加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，促使檔案在各相關(guān)部門之間的有效交流、傳遞和利用，為其工作的開展和實(shí)施服務(wù)。

（二）優(yōu)化檔案管理流程

科學(xué)優(yōu)化檔案管理的流程，嚴(yán)格依照相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)檔案實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。管理人員也需要明確檔案管理、歸檔、借閱和利用的流程、要求、標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的規(guī)范有序性，有效規(guī)避管理混亂、借閱和利用不規(guī)范的現(xiàn)象。

（三）創(chuàng)新檔案管理理念和模式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要充分地認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要作用，強(qiáng)化全員意識(shí)，引導(dǎo)各相關(guān)單位、部門和人員積極的配合檔案管理工作的實(shí)施。加大重視程度和投入力度，將檔案管理與事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)開展、機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行管理同步進(jìn)行，全面記錄相關(guān)資料信息，及時(shí)收集、整理和存儲(chǔ)相關(guān)檔案文件資料，并根據(jù)實(shí)際情況，不斷調(diào)整、更新、修改檔案資料信息，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，將信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)科學(xué)運(yùn)用到業(yè)務(wù)檔案管理工作中，推進(jìn)檔案管理工作向電子化、信息化方向發(fā)展，依托先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)建完善的信息平臺(tái)、檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)、管理信息系統(tǒng)，將機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料、信息記錄轉(zhuǎn)化為電子文件、數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一、集中性管理。借助信息技術(shù)和工具，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的深入分析，對(duì)于不同類型、不同作用的檔案資料分類管理，充分挖掘和利用信息資源，提高檔案資源的利用效率。

（四）做好檔案安全管理工作

檔案管理工作的實(shí)施要切實(shí)做好硬盤、磁盤等的保管工作，做好防潮、防火、防磁工作，保障檔案資料信息的完整性與安全性。具體工作的實(shí)施，還強(qiáng)調(diào)定期對(duì)電子檔案、數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，減少因設(shè)備損壞、設(shè)備故障造成丟失檔案資料的情況。做好檔案信息安全管理相關(guān)工作，確保網(wǎng)絡(luò)安全，科學(xué)設(shè)置防火墻和檔案權(quán)限，做好重要檔案資料信息的保密處理工作，有效規(guī)避檔案信息篡改、遺失、竊取等情況。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)在各行業(yè)和領(lǐng)域得到了廣泛的運(yùn)用，其在檔案管理中的運(yùn)用也具有明顯的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作也需要科學(xué)借助信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理的理念、模式和方法，優(yōu)化檔案管理流程，提高信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化管理，為單位業(yè)務(wù)開展和發(fā)展提供支撐和依據(jù)。