大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新路徑

南通市腫瘤醫(yī)院 劉繼良

檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要依據(jù)和寶貴資源，能夠反映醫(yī)院不同發(fā)展階段的具體情況，完善的檔案管理工作能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供真實可靠的決策依據(jù)，有助于提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益，還有利于樹立良好的社會形象。

基于此，醫(yī)院檔案管理部門要深入分析現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，并綜合分析引發(fā)這些問題的原因，提出相應(yīng)的解決辦法，創(chuàng)新管理理念和管理路徑，從大數(shù)據(jù)時代的角度出發(fā)，完善醫(yī)院檔案管理工作體系，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

一、現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

醫(yī)院作為我國醫(yī)療衛(wèi)生體系的主要構(gòu)成部分，其檔案管理工作具有一定的特殊性，現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理工作受各種內(nèi)部因素和外界因素的影響，問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，檔案管理體系不完善。部分醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度不夠，每個科室的醫(yī)療檔案一般由本科室的相關(guān)工作人員進行管理，缺乏對檔案的整體管理，檔案管理機構(gòu)的職責不明確，非專業(yè)人員進行檔案管理工作既影響了工作效率，又不利于保證相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的完整性以及客觀真實性。此外，醫(yī)院檔案部門職責的模糊無形中增加了其他科室的工作量，同時還導(dǎo)致檔案室工作人員與其他部門工作之間關(guān)系的混亂，使得檔案管理工作各個流程之間無法形成有效的溝通與交流機制，從而影響工作效率[1]。

第二，“重藏輕用”現(xiàn)象嚴重?！爸夭剌p用”指的是忽視了檔案資料在醫(yī)院發(fā)展過程中的重要作用，而是過于注重檔案資料的管理與收藏，失去醫(yī)院檔案資料的原本價值，現(xiàn)階段我國部分醫(yī)院還存在嚴重的“重藏輕用”現(xiàn)象，并在未來很長一段時間內(nèi)影響醫(yī)院的健康發(fā)展，部分具有醫(yī)學(xué)研究價值的臨床資料被束之高閣，缺乏真正的應(yīng)用。對此要想提高檔案資料的應(yīng)用價值，需要提高對檔案管理工作的重視程度，建立健全相關(guān)管理體系。

第三，醫(yī)院檔案室相關(guān)工作人員缺乏良好的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)。由于檔案室職責的不明確以及各科室相關(guān)工作人員都參與到檔案管理工作當中，使得檔案管理非專業(yè)人員遠遠多于專業(yè)檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理人才隊伍建設(shè)不合理，是影響管理質(zhì)量的主要因素。另一方面，醫(yī)院的檔案管理工作相比其他科室難度系數(shù)較低，導(dǎo)致檔案管理人員在工作過程中表現(xiàn)出強烈的隨意性，專業(yè)水平參差不齊，再加上人員流動性較強，對檔案管理工作的穩(wěn)定性產(chǎn)生了消極影響。

二、出現(xiàn)上述問題的原因分析

目前我國醫(yī)院檔案管理中存在工作人員綜合素養(yǎng)不高、管理機制不健全和“重藏輕用”等問題，出現(xiàn)這些問題的原因主要是兩個方面：第一，醫(yī)院檔案管理理念落后，沒有緊跟時代的發(fā)展步伐，思想觀念的落后導(dǎo)致檔案管理方式始終得不到創(chuàng)新和發(fā)展，受新醫(yī)改背景的影響，雖然大部分醫(yī)院提高了對檔案管理的認識，但沒有將檔案管理真正應(yīng)用在醫(yī)院發(fā)展的各個環(huán)節(jié)當中，阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[2]。導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作出現(xiàn)專業(yè)人員配備不足、崗位設(shè)置不合理、專業(yè)性不強和重視程度不夠等問題，影響了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。第二，檔案管理方式固化與落后，醫(yī)院在長期發(fā)展過程中已經(jīng)形成了自己的檔案管理方式和體系，但隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，醫(yī)院無法快速轉(zhuǎn)變檔案管理方式，使得醫(yī)院的檔案管理無法適應(yīng)社會的發(fā)展需求，出現(xiàn)檔案資料收集不全、歸檔不規(guī)范和立卷不規(guī)范等問題，增加了檔案資料的查找難度，從而影響了檔案資料的應(yīng)用和價值的發(fā)揮。

三、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新路徑

大數(shù)據(jù)時代的到來為各行各業(yè)提供了創(chuàng)新管理技術(shù)，檔案管理工作也不例外，要想突破傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，適應(yīng)社會的發(fā)展，需要將檔案管理工作的創(chuàng)新作為醫(yī)院管理工作的重點內(nèi)容，結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況以及檔案管理過程中存在的問題，充分利用科學(xué)技術(shù)，致力于提高檔案資料的應(yīng)用價值，促進醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展?；诖耍疚闹饕獜囊韵聨讉€方面對檔案管理工作的創(chuàng)新路徑進行了深入的探討。

（一）創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)理念

意識對物質(zhì)具有能動的反作用，意識對行為起到了先導(dǎo)作用，要想創(chuàng)新檔案管理方法，首先需要轉(zhuǎn)變管理理念，加強對檔案管理工作的重視程度，充分利用大數(shù)據(jù)實現(xiàn)管理理念的創(chuàng)新。基于此，醫(yī)院檔案管理部門要深入分析社會的具體需求和時代發(fā)展的特征，對自身檔案管理工作理念進行反思，改正自己的不足之處，找到檔案管理工作的創(chuàng)新突破口，形成科學(xué)信息化的完整檔案管理理念體系[3]。其次，要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，提高相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)，提高工作效率，在原有管理理念的基礎(chǔ)上結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展實際進行適度的創(chuàng)新。最后，樹立以“服務(wù)”為核心的檔案管理理念，在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的檔案管理工作需要良好的信息技術(shù)作為支撐，促使各項醫(yī)療檔案資料的實際價值得以應(yīng)用，這就需要檔案管理部門轉(zhuǎn)變自己的工作理念，立足于醫(yī)院的根本利益并以服務(wù)醫(yī)院為根本目標，樹立良好的服務(wù)理念?；诖?，醫(yī)院應(yīng)該改變“重藏輕用”的檔案管理理念，將各項檔案資料的價值開發(fā)和利用作為重點工作內(nèi)容之一，制定完善的檔案資料應(yīng)用流程，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展目標對檔案資源進行科學(xué)合理的開發(fā)，為醫(yī)院的下一步發(fā)展提供強有力的信息支撐，促進醫(yī)院的平穩(wěn)發(fā)展。

（二）促進檔案管理工作的信息化與專業(yè)性

信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，在大數(shù)據(jù)背景下，信息化技術(shù)在檔案管理各個環(huán)節(jié)中的應(yīng)用使得檔案管理高效化、規(guī)范化、標準化、專業(yè)化與科學(xué)化，為加強信息技術(shù)的應(yīng)用，首先應(yīng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，為檔案室以及相關(guān)工作人員提供良好的軟硬件環(huán)境，購進先進的計算機檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案資源共享平臺，加強醫(yī)院各部門之間的溝通與聯(lián)系，并為各部門提供良好的檔案資源服務(wù)。其次，醫(yī)院的檢修部門要定期對檔案室的計算機設(shè)備和其他軟件系統(tǒng)進行養(yǎng)護和檢查，確保檔案智能管理體系的正常運行，從而促進檔案管理工作的信息化與專業(yè)性[4]。

（三）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還對檔案資源的開發(fā)與利用產(chǎn)生了一定的影響，基于此，醫(yī)院人事部門以及相關(guān)管理人員應(yīng)該將提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)作為員工培訓(xùn)的主要內(nèi)容。

首先要定期開展檔案管理專業(yè)知識交流活動，從多個角度建立交流通道，各個部門間要保持密切的聯(lián)系，加強對檔案管理工作人員工作內(nèi)容和流程的監(jiān)督和管理。另一方面，可以聘請檔案管理專家到醫(yī)院舉辦座談會，提高檔案管理工作人員專業(yè)知識的掌握程度，進而提高專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)操作技能，醫(yī)院也可以針對檔案管理相關(guān)專業(yè)知識等定期展開內(nèi)部培訓(xùn)，并進行相應(yīng)的考核，將員工的考核成績與其績效工資掛鉤，激發(fā)員工工作積極性。

其次，健全員工獎懲機制，激發(fā)員工工作積極性，進一步完善薪酬結(jié)構(gòu)和獎懲制度，對于工作表現(xiàn)好的員工予以適當?shù)目陬^獎勵和物質(zhì)獎勵，對于工作態(tài)度不端正、服務(wù)態(tài)度不好的檔案管理工作人員予以一定的懲罰。評選優(yōu)秀員工，為檔案管理部門和員工樹立榜樣，激發(fā)員工的責任感與使命感，進而提高檔案管理相關(guān)工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，促進員工整體水平的提高[5]。

最后，為實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化和科學(xué)化，需要為檔案管理部門配備專業(yè)復(fù)合型人才，對不合理的工作崗位結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，明確每個工作人員的職責，實行責任到人制度，還要進一步明確檔案管理的具體職責，將醫(yī)院每個部門的檔案管理工作統(tǒng)一到檔案管理部門，禁止科室自行處理檔案。

（四）對檔案管理工作方式進行合理創(chuàng)新

檔案管理工作方式的創(chuàng)新是保證醫(yī)院正常運行的關(guān)鍵，需要立足于醫(yī)院的發(fā)展需要，提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，同時也為社會和患者提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但要想促進檔案資源的開發(fā)和利用，首先需要保證各項檔案數(shù)據(jù)和信息的安全，保護病人的隱私以及醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，基于此，需要醫(yī)院加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，為檔案管理工作提供安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，健全網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。對此，本文從以下幾個方面對檔案管理工作方式的創(chuàng)新進行了闡述：

第一，要保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，要保持硬件系統(tǒng)周圍環(huán)境的清潔，在電子檔案室設(shè)置溫度計和濕度計，始終保持室內(nèi)合理的溫度與濕度，嚴格按照相關(guān)標準在檔案室配備消防等基礎(chǔ)設(shè)施，做好防火工作。與此同時，對于秘密性檔案信息要加強防盜管理，按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置難度系數(shù)較高的密碼，避免外部網(wǎng)絡(luò)威脅到檔案管理信息的完整性和真實性，相關(guān)工作人員要定期更改密碼，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全性[6]。

第二，建立完善的問責機制，為進一步優(yōu)化檔案管理服務(wù)平臺，需要充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。此外，醫(yī)院各個科室和部門之間也要加強協(xié)同合作，加強檔案信息的交流與共享，不斷探究創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)檔案資源利用的最大化，促進醫(yī)院的整體發(fā)展。

（五）完善并創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作制度

完善的檔案管理工作制度是實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的前提條件，為相關(guān)檔案管理工作的順利開展提供了可靠的保證、良好的創(chuàng)新和發(fā)展空間，基于此，醫(yī)院檔案管理部門的相關(guān)工作人員要深入分析醫(yī)院在發(fā)展過程中遇到的新問題，充分了解醫(yī)院的實際情況后進行有針對性的檔案管理改革與創(chuàng)新，順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，滿足社會的需要，提高醫(yī)院在醫(yī)療市場上的整體競爭力。其次要進一步完善醫(yī)院的資源配置保障制度，堅持可持續(xù)發(fā)展的總體戰(zhàn)略，最大限度地實現(xiàn)人力、物力和財力等資源的合理配置。最后，在有需要的條件下，檔案管理部門可以向患者以及醫(yī)生提供相應(yīng)的服務(wù)，同時可以在條件允許的情況下適當放寬檔案資源的使用權(quán)限，并借助互聯(lián)網(wǎng)來提高檔案資源的利用率，為醫(yī)院樹立良好的社會形象。此外，醫(yī)院要進一步規(guī)范檔案管理的一系列流程，明確檔案歸納標準以及分類標準，完善醫(yī)院檔案管理工作制度。

四、結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來為醫(yī)院的檔案管理工作帶來了發(fā)展機遇，也帶來了一定的挑戰(zhàn)，為最大限度地提高醫(yī)院檔案資源的應(yīng)用價值，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，促進檔案管理工作的高效化、智能化和規(guī)范化，需要提供良好的軟硬件環(huán)境，還要對檔案管理理念和管理方式進行適當?shù)膭?chuàng)新，保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，確保相關(guān)信息的安全。與此同時，還要提高檔案管理相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)，促進檔案管理工作的信息化與專業(yè)性，建立完善的問責機制，完善并創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作制度，提高醫(yī)院在醫(yī)療市場中的核心競爭力，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，提高我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展水平。