淺談生態(tài)工程檔案的系統(tǒng)性

孫艷霞

(青海省工程咨詢中心，青海 西寧 810008)

一項(xiàng)重大的生態(tài)工程，涉及農(nóng)、林、牧、水、氣等多個(gè)部門、多個(gè)行業(yè)，橫跨多州多市，生態(tài)工程布局面積遼闊，建設(shè)周期長，社會關(guān)注度高。檔案作為生態(tài)工程項(xiàng)目的重要組成部分，在生態(tài)工程項(xiàng)目建設(shè)上發(fā)揮著重要作用，生態(tài)工程管理的好壞，都集中反映在生態(tài)工程檔案之中。檔案管理工作跟不上或滯后于生態(tài)工程建設(shè)，就不能客觀真實(shí)地反映工程建設(shè)的全貌，就不便于接受各級檢查和監(jiān)督 ，就難以組織有效的生態(tài)工程驗(yàn)收，甚至?xí)瞎こ探ㄔO(shè)的后腿，阻礙工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。由于重大生態(tài)工程建設(shè)項(xiàng)目工期長，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)單位多，所以是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。系統(tǒng)的生態(tài)工程檔案，是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是全面翔實(shí)地記錄和反映工程建設(shè)從立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理，直至竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)所直接形成的具有歸檔價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的真實(shí)寫照。本文就生態(tài)工程檔案如何加強(qiáng)系統(tǒng)性，使檔案管理水平再上一個(gè)新臺階，結(jié)合青海省重大生態(tài)保護(hù)建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案收集、管理等簡述如下。

1 建立工程檔案組織管理體系

生態(tài)工程檔案實(shí)行“分級負(fù)責(zé)，屬地管理”的原則。如青海省發(fā)展和改革委員會下達(dá)的重大建設(shè)項(xiàng)目，省級主管部門實(shí)行總協(xié)調(diào)、總督察，全面負(fù)責(zé)工程檔案管理的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和驗(yàn)收；青海省有關(guān)部門作為省級行業(yè)主管部門，負(fù)有各自歸口項(xiàng)目檔案的組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理、歸檔驗(yàn)收等職責(zé)；州縣(市)主管部門負(fù)責(zé)對本轄區(qū)內(nèi)工程檔案的綜合管理。項(xiàng)目法人單位為項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人，為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，項(xiàng)目各建設(shè)單位負(fù)責(zé)監(jiān)督管理本單位和項(xiàng)目各參建單位做好檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，并負(fù)責(zé)驗(yàn)收和集中保管本單位和各參建單位移交來的本項(xiàng)目全套檔案。建立行之有效的檔案組織管理體系，是維護(hù)檔案系統(tǒng)性的關(guān)鍵。

2 建立檔案的歸存、分類及編號、歸檔及組卷規(guī)范要求

生態(tài)工程檔案的系統(tǒng)性是指同類事物各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的文件材料按一定順序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。由于重大生態(tài)工程建設(shè)涉及的部門多、地域廣，為了便于檔案對各項(xiàng)目的建設(shè)、管理和維護(hù)服務(wù)，采取集中統(tǒng)一管理，分級保管的原則，以項(xiàng)目組織實(shí)施管理單位為主歸存檔案。為便于生態(tài)工程檔案統(tǒng)一管理，使生態(tài)工程建設(shè)過程中形成的全部檔案成為一套科學(xué)的有機(jī)整體，因此采取統(tǒng)一的分類和編號方案。通過分類編號，充分反映工程檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，揭示生態(tài)工程檔案的投資計(jì)劃下達(dá)年度、生態(tài)工程標(biāo)識、檔案種類、項(xiàng)目類別、檔案歸檔單位類別、案卷數(shù)量；歸檔組卷及要求是依據(jù)基本建設(shè)程序建立歸檔范圍，能夠詳盡體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過程；歸檔范圍分為：項(xiàng)目依據(jù)性文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目建設(shè)勘察設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件。因此檔案的歸存、分類及編號、檔案及組卷要求，是維護(hù)檔案系統(tǒng)性的依據(jù)。

3 建立生態(tài)工程檔案管理規(guī)范

青海省生態(tài)保護(hù)和建設(shè)辦公室為加強(qiáng)三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案管理工作，聯(lián)合青海省檔案局，結(jié)合三江源工程建設(shè)實(shí)際，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定及要求，建立和完善了適用于三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程及所有子項(xiàng)目的《青海三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)范》，主要包括青海三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)范(總章)、會計(jì)檔案管理規(guī)范、設(shè)備檔案資料管理規(guī)范、聲像檔案資料管理規(guī)范、招投標(biāo)檔案資料管理規(guī)范及農(nóng)牧項(xiàng)目檔案規(guī)范、林業(yè)項(xiàng)目檔案規(guī)范、水利項(xiàng)目檔案規(guī)范、人工增雨項(xiàng)目檔案規(guī)范、能源建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范、生態(tài)監(jiān)測項(xiàng)目檔案規(guī)范、科研課題及應(yīng)用推廣項(xiàng)目檔案規(guī)范、科技培訓(xùn)項(xiàng)目檔案規(guī)范共14個(gè)部分?！兑?guī)范》從三江源生態(tài)保護(hù)建設(shè)工程涉及的各行業(yè)和各階段的組織管理、檔案歸存、分類編號、歸檔組卷、檔案驗(yàn)收、檔案移交、檔案保管、適用范圍、職責(zé)范圍、歸檔項(xiàng)目、保管期限等不同角度提出檔案管理的基本要求，并對規(guī)范三江源工程檔案管理工作發(fā)揮了重要的促進(jìn)和支撐作用。

4 建立工程檔案檢查監(jiān)督機(jī)制

生態(tài)工程檔案的收集整理要與生態(tài)工程進(jìn)度保持同步進(jìn)行，并建立有效的工程檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作機(jī)制，是維護(hù)檔案系統(tǒng)性的保障。為使工程檔案實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整三大目標(biāo)，生態(tài)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)部門根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和制定的工程檔案資料管理規(guī)范的要求，省級檔案管理部門，要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，重心下移，堅(jiān)持細(xì)為先、嚴(yán)為本、規(guī)為策的原則，做好檔案監(jiān)督檢查、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和服務(wù)工作。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要主動深入一線，有針對性地對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務(wù)，耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

5 完善和規(guī)范收集生態(tài)工程檔案資料

歸檔的文件材料不應(yīng)是一堆雜亂無章的材料，生態(tài)工程各子項(xiàng)目的實(shí)施和管理單位必須嚴(yán)格按照生態(tài)工程檔案分類方案的要求進(jìn)行檔案的分類組卷和系統(tǒng)整理、組成案卷。組卷要遵循生態(tài)工程檔案文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，按照生態(tài)保護(hù)工程全過程各階段順序進(jìn)行組卷，便于保管和利用，分類科學(xué)、組卷合理、手續(xù)齊備，要符合生態(tài)工程檔案管理要求。歸檔的生態(tài)工程檔案文件應(yīng)為原件，應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映生態(tài)工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收的全過程，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，文件質(zhì)量要符合歸檔要求。例如：要求生態(tài)工程文件原件歸檔；工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、與工程實(shí)際相符合；工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料；工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔；竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，做到文、圖、物相符等。從而提高工程檔案報(bào)送的質(zhì)量，以及成套性和系統(tǒng)性。

6 生態(tài)工程檔案資料的系統(tǒng)性

按照國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的總體要求，須對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理體制和管理制度進(jìn)行驗(yàn)收，并對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和案卷質(zhì)量以及安全保管條件和提供利用情況等做出綜合評價(jià)和驗(yàn)收。生態(tài)工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項(xiàng)目管理人員，按照生態(tài)工程檔案資料管理規(guī)范的要求，對生態(tài)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。把好竣工驗(yàn)收關(guān)，以確保生態(tài)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。國家重大建設(shè)項(xiàng)目，要按照國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，工程驗(yàn)收在縣級自查驗(yàn)收和省州聯(lián)合驗(yàn)收的基礎(chǔ)上，還要完成國家驗(yàn)收的總體目標(biāo)要求，因此，生態(tài)工程檔案資料的系統(tǒng)性，是工程驗(yàn)收的必備條件，是生態(tài)工程驗(yàn)收的重要依據(jù)。在國內(nèi)沒有案例可循的情況下，三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)一期工程檔案管理工作一次性通過國家驗(yàn)收。

7 進(jìn)一步加強(qiáng)生態(tài)工程檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，是檔案工作適應(yīng)國家和社會發(fā)展的需要，是傳統(tǒng)方式的檔案工作向現(xiàn)代化方式的檔案工作轉(zhuǎn)變的必由之路。按照國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》要求，三江源工程檔案要全面推進(jìn)檔案信息化管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化，為檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化和目錄化管理，切實(shí)把電子檔案錄入的過程作為檔案再次檢查的過程，進(jìn)一步加快電子檔案建設(shè)步伐 ，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)文件并存，三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程檔案建立了全國唯一的生態(tài)保護(hù)類項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，檔案管理信息系統(tǒng)的開通與運(yùn)行，為今后實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化、查詢目錄化提供方便快捷的服務(wù)創(chuàng)造條件，也對全國同類工程檔案工作起到一定的垂范和借鑒作用。

習(xí)近平強(qiáng)調(diào)，生態(tài)興則文明興。我們要站在對人類文明負(fù)責(zé)的高度，尊重自然、順應(yīng)自然、保護(hù)自然，探索人與自然和諧共生之路，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與生態(tài)保護(hù)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，共建繁榮、清潔、美麗的世界。生態(tài)工程檔案管理工作是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的綜合工程，我們要具有高度的責(zé)任感和使命感，不斷加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，創(chuàng)新管理，創(chuàng)新服務(wù)，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量水平，更好地為生態(tài)工程建設(shè)服務(wù)，促進(jìn)生態(tài)工程檔案事業(yè)健康發(fā)展。