加強與規(guī)范學校財務檔案管理的實踐策略闡釋

孫新霞

摘要：學校的財務檔案管理是學校行政工作中的基礎(chǔ)建設(shè)，隨著我國教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學校不僅要提升教育教學水平，更應該完成基礎(chǔ)建設(shè)的改革，提高財務檔案管理的效率和質(zhì)量，保障學校可持續(xù)發(fā)展，下文將探索加強和規(guī)范校園財務管理的策略，應用最科學合理的管理方案提升學校財務檔案管理的能力和水平。

關(guān)鍵詞：財務檔案管理;學校;實踐策略

一、學校財務檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)性

在學校的管理體制中，財務檔案管理很少有專門的部門或者人員來進行完成此項工作，一般是由財務部門人員進行兼任，因此在財務檔案管理工作中，缺乏專業(yè)性，沒有以專業(yè)的角度來完成這項工作，致使學校的財務檔案管理一直沒有系統(tǒng)的工作制度，目前學校財務檔案管理中多為紙質(zhì)檔案文件，工作量很大且很復雜，在整理和歸檔的工作中存在比較混亂的情況，不利于管理。在財務檔案管理工作中需要工作人員做到檔案有序存放、安全管理、不能隨意堆放、丟失和泄密等工作原則，但是在當前的管理中，仍然存在一些管理上的疏漏和不規(guī)范問題

（二）缺少存放檔案的安全環(huán)境

學校財務檔案室需要具備防火、防盜、防潮霉、防蟲蛀等安全條件，但在目前的學校財務檔案管理工作中，很少有符合上述條件的檔案室，甚至存在將檔案放在財務辦公室的檔案柜中，這樣的工作流程會影響到檔案的儲存安全問題而且不利于檔案的封存，容易造成丟失、篡改等問題。因此關(guān)于學校財務檔案室的管理要求一定要保證檔案存放的安全性和檔案的完整性，并能夠保證檔案有序存放。

（三）財務檔案管理落后

關(guān)于管理落后主要體現(xiàn)在三個方面，一方面是思想觀念陳舊，管理者對于學校財務管理沒有足夠的重視，管理方式方法延續(xù)傳統(tǒng)的工作流程和制度，沒有與現(xiàn)代管理方式有效的融合，另外在管理中還存在一個痛點，就是財務檔案管理人員缺乏工作主動性，沒有結(jié)合日常的生活發(fā)現(xiàn)工作中的問題，并提出解決方案;另一方面學校財務檔案管理沒有系統(tǒng)的管理體制，約束力較低，很多工作無據(jù)可依，責任沒有落實到個人;最后是沒有結(jié)合時代特征優(yōu)化學校財務檔案管理工作，沒有結(jié)合信息技術(shù)優(yōu)化管理的意識，在硬件設(shè)施和思維上都較為落后，沒有意識到信息技術(shù)對于加強和規(guī)范學校財務檔案管理的作用以及電子檔案的備份思想觀念。

二、加強和規(guī)范學校財務檔案管理的策略

（一）明確學校財務檔案管理制度要求

完善的管理體系，明確的管理制度是規(guī)范學校財務檔案管理的基礎(chǔ)，將責任落實到個人，讓學校財務檔案管理更加的順暢，例如山東省淄博第五中學的管理，山東省淄博第五中學是山東省首批重點中學，在校教職工300余人，如若沒有良好的管理制度，則無法開展有序的教學工作，因此在完善管理體制方面應做好一下幾點要求：

其一，完善組織架構(gòu)，落實各個職位的職責和職能，將責任明確到個人，讓每個人都能夠高效的完成學校財務檔案管理工作，確保財務檔案的真實性和安全性，定期開展檔案數(shù)據(jù)核查工作;

其二，各部門協(xié)同配合，共同加強學校財務檔案管理工作，在學校的管理工作都不是獨立的，需要各部門協(xié)同配合，高效完成工作，在財務和檔案管理部門設(shè)立協(xié)調(diào)領(lǐng)導人，妥善的完成學校的財務檔案管理工作;

其三，將工作流程落實在文件上，各部門人員能夠按照流程來完成工作，如果在工作中出現(xiàn)疏漏能夠在解決問題后追根溯源，為完善工作制度提供依據(jù)，并減少因為推諉責任導致處理問題不及時的情況;

其四，設(shè)立監(jiān)督部門，根據(jù)學校流程設(shè)置獎懲制度。單獨設(shè)立監(jiān)督部門，不隸屬于財務或者檔案部門，能夠以客觀公正的角度進行監(jiān)督工作，保證學校財務檔案管理工作有序的開展，并根據(jù)學校的規(guī)章制度進行制定獎懲制度，提高在職員工的工作積極性和嚴謹性。

（二）建設(shè)財務檔案管理檔案室

建設(shè)獨立的財務檔案室是非常有必要的，當前的財務檔案管理多為紙質(zhì)版，并沒有備份或者復印件，因此這些檔案需要得到妥善的保管，既要保證檔案的安全性，又要有序整理檔案，按照一定的順序和要求將檔案歸檔。財務檔案室一定要按照要求保證硬件設(shè)施，在這個獨立的空間中，門鎖雙重設(shè)置，由兩位人員共同開啟，檔案室內(nèi)要做好應對自然災害問題、防火防潮防蟲等問題，關(guān)于檔案室的環(huán)境安全問題，應安排負責人進行負責檔案室的環(huán)境安全，每日定時檢查內(nèi)部環(huán)境是否有隱患，由于檔案有一定的特殊性，要設(shè)置好查看人員權(quán)限問題，無權(quán)限的人員不能夠進入到檔案室進行查閱。

（三）建設(shè)符合本校特色的信息管理平臺

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)廣泛應用在個行業(yè)中，學校的財務檔案管理也應結(jié)合信息技術(shù)開展工作，以山東省淄博第五中學為例，該校有自己的官方網(wǎng)址，信息工程人員可根據(jù)校內(nèi)管理要求添加財務檔案管理的操作管理模塊，設(shè)置賬號權(quán)限，只有相關(guān)工作人員才有權(quán)限看到相關(guān)的管理信息，有權(quán)限的工作人員才能登陸到信息管理平臺中進行處理業(yè)務上的問題，另外學校方面根據(jù)本校情況建立財務檔案管理數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)內(nèi)容進行備份，在建立數(shù)據(jù)庫中，一定要做好安全防護，保證網(wǎng)絡(luò)完全以及按照職能職責分配查看和處理的權(quán)限，確保財務檔案的安全性，校方管理者能夠從數(shù)據(jù)庫中進行大數(shù)據(jù)分析，了解目前學校的財務現(xiàn)狀，依據(jù)數(shù)據(jù)分析制定學校的發(fā)展計劃。

結(jié)束語：

簡而言之，作為基礎(chǔ)建設(shè)的財務檔案管理工作，需要為學校的發(fā)展提供依據(jù)，保障學校的可持續(xù)發(fā)展。雖然在傳統(tǒng)的學校財務檔案管理中存在很多不足，但學校已經(jīng)在改變管理觀念，與信息化社會接軌，完善制度和政策，加強相關(guān)工作及管理人員的培訓和能力提升，從內(nèi)因外因兩方面著手，全方面的提升學校財務檔案管理工作。

參考文獻：

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