以“國家地震烈度速報與預(yù)警工程-某省子項目”為例談基建檔案管理

龔自祿

(中國地震局地震大地測量重點實驗室，湖北 武漢 420071)

我國是全球地震高發(fā)區(qū)域之一，21世紀(jì)以來，我國大陸及周邊地區(qū)進(jìn)入了地震相對活躍的時期。為有效應(yīng)對我國地震頻發(fā)的震情形勢、減少大地震巨災(zāi)造成的人員傷亡和財產(chǎn)損失、提升政府災(zāi)情判斷和應(yīng)急救援決策能力，提高政府公共服務(wù)能力，國務(wù)院于2015年批準(zhǔn)設(shè)立“國家地震烈度速報與預(yù)警工程項目”(以下簡稱“預(yù)警工程”)，中國地震局于2015年8月20日正式宣布啟動建設(shè)。依據(jù)中國地震局的安排，某省地震局承擔(dān)了此項目某省區(qū)域內(nèi)的建設(shè)任務(wù)。根據(jù)任務(wù)計劃安排，某省地震局需要在5年內(nèi)建設(shè)地震臺站觀測系統(tǒng)753個，其中改造163個基準(zhǔn)站，新建288個基本站、新建302個一般站，以及Ⅰ類省級數(shù)據(jù)處理中心1個、Ⅰ類技術(shù)支持與保障中心1個、服務(wù)終端201個。(為保密，此處數(shù)據(jù)是根據(jù)實際任務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行虛構(gòu)的)。

基建工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等不同形式的資料記錄，經(jīng)過整理，達(dá)到檔案專業(yè)要求，就成了基建檔案。基建檔案記錄著基建工程全過程的方方面面，較詳細(xì)地記錄著基建工程的發(fā)展歷程，內(nèi)容十分廣泛復(fù)雜。由于基建檔案是基建項目整個過程的真實記錄，對后期維修、改造、擴建等具有十分重要的參考憑證作用，在某種程度上是建設(shè)單位的寶貴文獻(xiàn)資料。預(yù)警工程的檔案就屬于重大基建項目檔案，其重要性不言而喻。如何提高這個國家級基建項目的檔案質(zhì)量，是預(yù)警工程所有參建單位和相關(guān)人員的重要職責(zé)。

1 基建檔案管理的現(xiàn)狀及問題

基建檔案由基建項目產(chǎn)生，同時也為基建工程服務(wù)?；n案涉及的內(nèi)容豐富，相應(yīng)的檔案管理不僅僅是檔案人員的事情，提高基建檔案質(zhì)量是所有涉及單位和人員的共同責(zé)任。預(yù)警工程檔案材料的類型主要有項目立項報批等前期文件、招投標(biāo)合同協(xié)議文件、勘察設(shè)計文件、科研項目文件、項目管理文件、施工文件等等，主要形式有普通紙張、大幅面設(shè)計圖紙、數(shù)碼照片、音像、設(shè)備產(chǎn)品實物、電子文件等多種形式。預(yù)警工程檔案管理工作要比一般基建檔案管理難度更大、要求更高、標(biāo)準(zhǔn)更嚴(yán)，在資料收集、整理、移交、歸檔中難免會出現(xiàn)各種問題，甚至出現(xiàn)檔案人員沒有遇到過的特殊問題。

1.1 管理制度不完善

基建檔案管理相關(guān)的規(guī)范性文件、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本健全，但都是針對大多數(shù)基建檔案的普適性的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。像預(yù)警工程這樣的國家級項目，相應(yīng)的檔案管理制度是必須要具備的，而且要比普通基建檔案管理制度更加詳細(xì)、更加專業(yè)。然而在實際操作中發(fā)現(xiàn)，由于預(yù)警工程涉及的部門太多、產(chǎn)生的資料多樣，而相關(guān)檔案管理制度中分工不明確、操作流程不明晰、要求和標(biāo)準(zhǔn)不詳細(xì)等，這就導(dǎo)致檔案資料收集工作困難、質(zhì)量不高，相互推諉。

1.2 檔案資料與工程建設(shè)不同步

基建檔案是其項目檔案管理的基本對象，應(yīng)該全面反映基建工程各個環(huán)節(jié)的真實情況，包括延后施工、修改方案、項目范圍修訂等都應(yīng)該記錄到檔案資料里面。然而實際工作中，承建單位在基建檔案更新維護(hù)上做得不夠及時，有些子項目的施工計劃、進(jìn)度已經(jīng)修改，而相應(yīng)的檔案還記錄的是原計劃；有些招投標(biāo)失敗的案例并沒有保存下來，只歸檔了招投標(biāo)成功的案例資料；相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)更新，而檔案記錄卻仍按舊標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。這些都使得基建檔案和項目建設(shè)實際情況出現(xiàn)不同程度的偏差。

1.3 檔案崗位人員工作無法持續(xù)

通常情況下，專職檔案人員往往身兼數(shù)職，同時管理著多個項目的檔案資料。這樣的情形對于小項目來說是很正常的，因為不可能為每個小項目都單獨配備一名檔案人員，而且項目總有結(jié)束之日，為避免造成人力資源浪費，檔案人員“身兼數(shù)職”是再正常不過的事情。然而像“預(yù)警工程”這樣的國家級大項目，仍然沿用這種“兼職”的做法明顯不妥?！邦A(yù)警工程”項目周期長、子項目眾多、情況復(fù)雜，所需專業(yè)檔案人員多，而且要求檔案管理經(jīng)驗豐富。

2 基建檔案提質(zhì)增效的一些有效方法

基建工程項目的輸出無外乎就是工程本身和基建檔案，基建檔案質(zhì)量的重要性不亞于工程質(zhì)量?！邦A(yù)警工程”項目檔案涉及項目管理、財務(wù)、建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、審計、采購等各環(huán)節(jié)的工作人員，檔案資料必從這些環(huán)節(jié)中產(chǎn)生，資料是否完備、質(zhì)量好壞的首要關(guān)鍵人就是這些各環(huán)節(jié)的資料產(chǎn)生人員。當(dāng)然，檔案人員也應(yīng)該做好指導(dǎo)、監(jiān)督、服務(wù)的職能。

2.1 提高檔案主動管理意識，完善檔案職責(zé)分工制度

基建項目在策劃、設(shè)計、立項時就應(yīng)該具有檔案主動收集意識，不可想當(dāng)然地隨意丟棄或損毀資料。由于基建項目工作人員的檔案主動管理意識不夠，在檔案收集、移交時，才發(fā)現(xiàn)很多有價值的資料沒有保存下來或者殘缺不全；再者，由于項目工作人員的檔案知識不足，產(chǎn)生的資料不規(guī)范、內(nèi)容隨意性大，直接導(dǎo)致移交的檔案質(zhì)量不高。提高檔案相關(guān)人員的檔案知識儲備和主動管理意識是非常有必要的。①抓住“關(guān)鍵少數(shù)人”——“預(yù)警工程”各個子項目負(fù)責(zé)人，讓他們學(xué)習(xí)儲備一定量的檔案知識，著重提高他們的檔案責(zé)任意識，主動作為，重視檔案質(zhì)量；②對于各個環(huán)節(jié)的檔案資料產(chǎn)生人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，并提出具體要求，明晰標(biāo)準(zhǔn)檔案的規(guī)范，同時提高他們的檔案意識，讓他們認(rèn)識到檔案的重要性，積極主動產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案資料。

完善的職責(zé)分工制度，會有效促進(jìn)檔案管理的高效運轉(zhuǎn)。詳細(xì)的檔案管理制度是指導(dǎo)檔案產(chǎn)生、收集、整理、驗收的最基本指導(dǎo)性制度，是檔案相關(guān)人員開展工作的重要依據(jù)。然而在基建項目實際建設(shè)中，往往由于項目建設(shè)的復(fù)雜性、特殊性，使檔案管理制度無法面面俱到、及時更新，造成管理制度與實際建設(shè)產(chǎn)生偏差、不協(xié)調(diào)的局面。構(gòu)建完善的基建檔案管理制度，結(jié)合基建項目實際及時修訂和優(yōu)化，以此來保證基建檔案收集、移交、整理等工作有序地開展。①要有檔案管理制度調(diào)研機制。檔案管理制度來源于檔案工作，且指導(dǎo)并服務(wù)于檔案工作，檔案管理制度合不合理關(guān)鍵要看是否與基建工程實際是否相適應(yīng)。因此，建立檔案制度調(diào)研機制，在制度制定之前、實施中、修訂前都要充分調(diào)研，在調(diào)研分析的基礎(chǔ)之上，及時更新、完善、優(yōu)化基建檔案管理制度。②要嚴(yán)格落實檔案管理制度，劃清相關(guān)部門和人員的責(zé)任，適時建立溝通協(xié)調(diào)機制。檔案管理不僅貫穿基建工程的全過程，而且覆蓋基建工程的方方面面，及時溝通協(xié)調(diào)，不僅能提高檔案的質(zhì)量和真實性，還能有利于檔案管理與工程建設(shè)的同步。

2.2 組建高素質(zhì)基建檔案管理團隊

國以才立，政以才治，業(yè)以才興?；n案的管理工作也需要檔案人才，特別是“預(yù)警工程”這樣的國家級大項目更需要素質(zhì)高、經(jīng)驗豐富的檔案管理人才，才能真正提高基建檔案的質(zhì)量。所以，“預(yù)警工程”相關(guān)部門應(yīng)該高度重視檔案管理工作，積極配合組建高素質(zhì)檔案管理隊伍。①相關(guān)部門要抽調(diào)經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的，既懂檔案又熟悉項目的人員組成檔案管理團隊，或者委托具有檔案管理資質(zhì)、信譽良好的第三方機構(gòu)組建檔案管理團隊。②相關(guān)部門要保障檔案管理人員的穩(wěn)定與持續(xù)，“預(yù)警工程”的檔案管理本身工作繁重，相關(guān)檔案人員不適宜“兼職”檔案工作，也不適宜頻繁更換檔案工作人員。

2.3 處理好基建檔案管理與工程建設(shè)同步的關(guān)系

基建檔案是基建工程輸出的核心資源，也是基建工程全過程的真實反映。如果基建檔案管理與基建工程建設(shè)不同步，基建檔案就有可能失去真實性。因此，確保檔案歸檔與基建工程各環(huán)節(jié)一致性是非常重要的。①在基建工程建設(shè)中，要始終同步開展基建檔案監(jiān)控和管理，積極引導(dǎo)相關(guān)人員轉(zhuǎn)變觀念，動員所有參與人員積極參與基建資料的采集和收集歸檔工作。②對于大型基建項目，比如“預(yù)警工程”，可以建立信息化基建檔案管理系統(tǒng)，利用計算機信息技術(shù)滲透到基建項目各環(huán)節(jié)，實時收集整理基建資料。

3 結(jié)束語

基建檔案管理的質(zhì)量直接反映檔案管理水平，更影響基建工程的開展和后期維護(hù)。像“預(yù)警工程”這樣的國家級大型基建項目，提高基建工程相關(guān)人員的檔案意識，構(gòu)建完善的檔案管理制度，組建高素質(zhì)檔案管理團隊，始終保持檔案管理與項目建設(shè)同步，將非常有利于提高基建檔案的質(zhì)量。