高校圖書館中文圖書回溯建庫之探析
——以內(nèi)蒙古工業(yè)大學圖書館為例

李 勇

(內(nèi)蒙古工業(yè)大學 圖書館，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010050)

1 圖書回溯建庫的重要意義

回溯書目數(shù)據(jù)庫建設被簡稱回溯建庫，是指各大圖書館在購買圖書自動化管理軟件之后，需要將原本館藏信息(原有圖書用的是手工卡片目錄)轉換成電子數(shù)據(jù)信息錄入管理軟件的過程。

隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，網(wǎng)絡的推廣和計算機性能的提升，高校圖書館也跟隨著時代的腳步，向智能化、網(wǎng)絡化發(fā)展。而書目數(shù)據(jù)必須要向數(shù)字化、自動化轉變才能實現(xiàn)圖書館的智能化，這是一切的基礎，因此，圖書的回溯建庫工作就成了重中之重，它是建立和實現(xiàn)文獻資源共享的前提。如何在最短期內(nèi)，用高效科學的方法建立起高質(zhì)量的回溯書目數(shù)據(jù)庫，是近些年來許多高校圖書館必須要面對的問題。

2 圖書回溯建庫的流程

進行回溯建庫之前應制定方案，根據(jù)藏書體系的特點，結合對原書目數(shù)據(jù)的審校工作，根據(jù)實際情況編制“回溯建庫編目細則”。形成書面性文件，使建庫數(shù)據(jù)標準、規(guī)范和每項編目工作有章可循、有據(jù)可依。

2.1 書籍整理

圖書要先進行整理，保證各類圖書集中放在一起，便于后續(xù)集中處理，可以有效地保證效率；每種圖書所有復本放在一起，有多個分冊的要連續(xù)排列。

2.2 添加磁條

圖書中常使用的磁條主要類型有永久磁條、可擦寫磁條等很多類型，可以根據(jù)圖書館的實際需求來選擇各種類型的磁條。每本圖書只需要貼一根磁條，磁條貼在書中指定的頁數(shù)中間。

2.3 加蓋館藏章

一般高校圖書館會在圖書上加蓋標準館藏章。通常蓋在圖書的扉頁上，蓋章應當位置標準，整齊清晰。

2.4 粘貼條碼號

圖書的條形碼作為財務登記號使用，也是圖書流通時掃描圖書信息的重要手段。條碼號保證連續(xù)而不重復。條形碼通常一本圖書會貼3個。一般書的題名頁貼一個，圖書中找指定頁貼一個，最后一頁貼一個，貼法依據(jù)圖書館的要求，標準會略有不同。粘貼后應覆蓋透明保護膜，防止使用時的磨損給掃描帶來不便。

2.5 編目

圖書編目就是對圖書進行分類，編制目錄，建立館藏目錄體系。編目要嚴格遵循GB2901《信息與文獻信息交換格式》以及ISO2709。通過嚴格執(zhí)行國家書目控制的標準，實現(xiàn)建庫后嚴謹?shù)臅繑?shù)據(jù)的統(tǒng)一性、科學性和合理性要求，實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化；滿足與其他圖書館進行數(shù)據(jù)交換時的可交換性；滿足網(wǎng)絡化時代數(shù)據(jù)共享性的要求。

2.6 粘貼索書號

打印圖書的索書號并粘貼，粘貼后應覆蓋透明保護膜。書標的作用是方便圖書管理人員根據(jù)索書號在書架上快速查找圖書。

2.7 圖書分類排序上架

上述工作完成后應把加工好的圖書按照索書號大類分別上架。排架后應將圖書擺放整齊并進行順架，保證圖書日后方便查找，并且整齊美觀。

3 圖書回溯建庫的具體方法

內(nèi)蒙古工業(yè)大學圖書館回溯的圖書是中文保存本閱覽室的科圖法圖書，因一部分圖書年代久遠，所以，回溯時需要重新進行一些信息的補充和修改，也存在圖書修補的問題。圖書回溯前要做好前期的準備工作。

3.1 圖書回溯建庫前的準備工作

①硬件設備配置。即圖書回溯建庫時需要的計算機、打印機、掃描槍等硬件設備，并在書庫的內(nèi)部建立專門的工作間，在回溯建庫前一定要落實到位。②配備組織參加圖書回溯建庫的相關人員，并在工作開始前進行簡單的人員培訓，由于圖書回溯工作不同于一般的分編工作，為了更好地完成中文保存本的回溯工作，本館派專業(yè)人員對參加回溯建庫的人員進行了崗前培訓。這是因為數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量高低，直接關系到圖書館系統(tǒng)在實際應用中的效果，所以人員培訓很重要。培訓中首先要在思想上樹立嚴謹認真的工作態(tài)度，提高自身對于回溯建庫工作重要性的認識，熟悉軟件的功能和計算機的操作技能。制訂完善合理的工作計劃，其中包括館藏分析、時間安排、建庫步驟、質(zhì)量控制等。一般來講，回溯建庫的任務比較重，占用的時間比較長。因此，建庫前一定要根據(jù)館內(nèi)圖書實際情況，合理安排，才能確保建庫工作的順利完成。

3.2 圖書回溯的方式及工作流程

第一步，將需要回溯的圖書按順序用書車下架，依次貼上條碼號，一本圖書一個號，每條碼號保證連續(xù)而不重復，根據(jù)本館的規(guī)定，一本圖書貼3個，分別在圖書扉頁出版社上方、中間頁10頁～20頁之間的任意頁上方、圖書最后一頁印有索書號的旁邊，方便掃描。

第二步，把貼上條碼的圖書運入操作間，本館圖書流通借閱和錄入使用的是“匯文系統(tǒng)”，所以在計算機中打開軟件，輸入索書號，添加副本，把新分配的條碼號輸入到信息里和財產(chǎn)號關聯(lián)起來。

第三步，將加工完的圖書重新按索書號排序，上到架位上并且順架。

4 圖書回溯建庫過程中存在的問題及解決方案

根據(jù)本館圖書回溯工作的實踐及工作流程，需要回溯的圖書為中文保存本閱覽室的圖書，已經(jīng)按照類別好分類，但由于這部分圖書是早期館內(nèi)的保存本，所以只是在系統(tǒng)中錄入了相應的信息。隨著現(xiàn)代化的發(fā)展，圖書的標識不僅僅是利用索書號來查找和識別，方便查找和流通又為圖書粘貼了條碼和磁條，為學生查找資料和流通借閱帶來了便捷，這是圖書的發(fā)展趨勢。這一部分代加工的圖書雖然有一部分比較古舊，但具有查閱的價值，很受學生的歡迎，本館根據(jù)實際需求對圖書進行再加工，使其更便捷地發(fā)揮作用，方便學生查閱。

在依據(jù)本館實際情況進行的圖書回溯加工過程中，依據(jù)CNMARC格式作為中國圖書館情報界的數(shù)目數(shù)據(jù)通信標準，所以，我國所有回溯圖書的錄入信息均依據(jù)此標準來規(guī)范，由于使用的系統(tǒng)軟件在不斷地升級更新中，對于錄入的信息要求更高、更為準確，復本添加再次保存時會遇到很多問題，由于之前信息錄入的不完整或錯誤導致無法保存，通過這次的回溯工作把信息補充的更加完善。常見的問題如下：①在打開“編目”程序以后進行圖書回溯時，發(fā)現(xiàn)有財產(chǎn)號沖突的情況，就是要加工的圖書上的財產(chǎn)號已經(jīng)有書占用了，解決辦法：找出占用財產(chǎn)號的圖書，看是否是輸入錯誤，如果是，就改正，重新保存。如果不是，輸入財產(chǎn)號的圖書財產(chǎn)號和條碼號均統(tǒng)一錄入新粘貼的財產(chǎn)號。②添加復本后保存時，對于原有圖書錄入信息，在原則上是不做修改的，但由于系統(tǒng)更新?lián)Q代得太快，對于書目信息要求逐步提高，所以，原有信息的細微錯誤和空缺，造成無法保存，必須按照提示修改原始信息并做完善才能夠保存信息。③如字段989標注：非MARC字段，錯誤描述為不存在該字段。所以，此字段因做刪除處理即可解決問題。④字段606字段名：學科名稱主題，原始數(shù)據(jù)很多沒有填寫，以前不填寫也可以保存，而系統(tǒng)升級后必須填寫不能為空，我們會根據(jù)圖書目錄和前言總結出合理的學科主題。⑤字段200字段名：題名與責任者說明，以前的一些年代久遠的圖書會存在題目中的個別字體，當時的輸入法無法打出的生僻文字，所以會用一些特殊符號代替，或直接用空格代替。我們會在編寫的過程中做出填補并加注拼音，把它補充完整。⑥字段215字段名：載體形態(tài)項，$a頁碼$b尺寸，原始數(shù)據(jù)會有缺少尺寸或者頁碼填寫的錯誤，我們會通過查看和測量把它補充完整。⑦在錄入時會碰到一冊圖書中含有幾個分冊，我們會將所有分冊都貼上一組條碼并備注到圖書的信息庫中，方便圖書館藏的管理和讀者使用。⑧字段701和711字段名：人名等同責任和團體等同責任，修改時發(fā)現(xiàn)存在錄入不全的問題，有的圖書會存在編著者為多個作者和團體，這樣我們會采用添加702和712字段，分別為人名次要和團體次要，把編著者補充完整。⑨圖書的載體類型不正確。圖書的載體類型主要有平裝和精裝，在回溯建庫時，當一本書為平裝或精裝，系統(tǒng)會默認此種類型，這時如果下一本書的類型與它不同，不仔細核對就容易出現(xiàn)的錯誤著錄。因此，下架一冊的書目應盡量挑選相同載體類型的圖書放在一起，這樣可以大大減少這種錯誤的發(fā)生。由于部分圖書年代久遠，索書號為油印或者手寫體，存在不太清晰的問題，所以分配索書號時有少數(shù)會有錯誤，發(fā)現(xiàn)此種錯誤，會把圖書單放出來統(tǒng)一送到專業(yè)部門修改，以免私自修改造成整體數(shù)據(jù)庫的混亂。

在這次圖書回溯的過程中總結出幾個方面的經(jīng)驗，①在實際回溯工作中，由于處理圖書時會碰到很多問題，為了避免不同的工作人員對于同一問題發(fā)生不同的處理方式，必須及時溝通解決方法，并且把常見問題的處理方式記錄下來，以便今后處理問題更加規(guī)范化。②在工作中要求工作人員在錄入信息的同時，應該細心核對已錄入信息，并做到準確、無誤地調(diào)整、修改補充和完善數(shù)據(jù)信息，確保在今后的圖書查詢和借閱流通的過程更加順暢。③在校對圖書信息時一定要堅持文獻著作標準化原則，保證書目分類準確，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證書目數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，回溯數(shù)據(jù)庫建成使用后，不代表已經(jīng)完成了圖書館回溯建庫，應當加強后期的管理和維護。

5 結束語

圖書回溯建庫雖然是一項復雜繁瑣的工作，在完成的過程中需要館員有足夠的耐心和扎實的專業(yè)技術。同時，圖書回溯工作不是一個部門的事情，需要各部門的配合和支持，更需要 領導的鼓勵和關注才能順利進行。圖書館在部門同事的大力支持和幫助下，館內(nèi)領導和部門領導的鼓勵和部署下順利而有序的完成此項工作，為今后到館內(nèi)查閱資料的師生提供更便捷的查閱體驗，并對于完善和維護館藏書目數(shù)據(jù)具有重要的保障作用。