農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

張立穎，趙 萌，李文通，高 亮，趙昱東

（北京市水產(chǎn)科學(xué)研究所，北京 100068）

農(nóng)業(yè)科研檔案管理是現(xiàn)代科研管理工作中不可缺少的一部分，此項(xiàng)工作的好與壞直接影響到農(nóng)業(yè)科研院所科研工作的順利開(kāi)展及科研事業(yè)的發(fā)展。農(nóng)業(yè)科研檔案是科研人員在開(kāi)展科研活動(dòng)過(guò)程中形成的真實(shí)記錄和歷史憑證，是農(nóng)業(yè)科研院所重要的科技信息資源，是開(kāi)展相關(guān)科學(xué)研究的基礎(chǔ)[1]。真實(shí)、準(zhǔn)確、安全、齊全地保存好農(nóng)業(yè)科研檔案，有利于進(jìn)一步對(duì)前期科研數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析，明確研究?jī)?nèi)容與研究目標(biāo)，準(zhǔn)確把握科研工作的方向與進(jìn)展，從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作的持續(xù)健康發(fā)展[2]。

1 工作內(nèi)容及其重要性

科研檔案主要包括課題（項(xiàng)目）的申請(qǐng)書(shū)、建議書(shū)、任務(wù)書(shū)、年度進(jìn)展報(bào)告、經(jīng)費(fèi)預(yù)算評(píng)審、驗(yàn)收、鑒定、經(jīng)費(fèi)審計(jì)、報(bào)獎(jiǎng)、原始實(shí)驗(yàn)記錄等，這些是農(nóng)業(yè)科研院所從事科學(xué)研究的真實(shí)歷史記錄，保存價(jià)值至關(guān)重要?？蒲袡n案是農(nóng)業(yè)科研院所科研活動(dòng)的真實(shí)反映，也是其科研水平的具體體現(xiàn)；是歷史科學(xué)研究成果的文字載體，也是科學(xué)研究成果的存在形式。科學(xué)研究的深入與創(chuàng)新，離不開(kāi)個(gè)人研究成果的日積月累，也離不開(kāi)對(duì)他人研究成果及經(jīng)驗(yàn)的借鑒，科研檔案是科研人員進(jìn)行科學(xué)研究的重要依據(jù)，是農(nóng)業(yè)科研院所生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，科研檔案管理工作就顯得尤為重要，做好農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理工作，不僅是科研檔案工作的需要，而且是維護(hù)農(nóng)業(yè)科研院所真實(shí)面貌的工作內(nèi)容，對(duì)其持續(xù)、健康、穩(wěn)步發(fā)展起著非常重要的作用。但農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中存在著諸多問(wèn)題，需要利用行之有效的措施加以解決。

2 突出問(wèn)題

2.1 農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔不規(guī)范、不齊全

歸檔不規(guī)范、不齊全的問(wèn)題廣泛存在于農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理中，而歸檔難且不完整更是尤為突出[3]。農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔的內(nèi)容主要包括科研課題（項(xiàng)目）的申請(qǐng)、立項(xiàng)執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收、成果報(bào)獎(jiǎng)、成果推廣及應(yīng)用等各個(gè)階段形成的文件材料。但是由于科研檔案具有涉及范圍廣，專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，加之農(nóng)業(yè)科研課題（項(xiàng)目）執(zhí)行期限一般1～3年，重點(diǎn)課題（項(xiàng)目）甚至達(dá)到4～5年，執(zhí)行周期較長(zhǎng)，形成的各階段文件材料較多，因此收齊檔案材料有一定的難度。其難點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

（1）科研課題（項(xiàng)目）的申請(qǐng)書(shū)、建議書(shū)、任務(wù)書(shū)、年度進(jìn)展報(bào)告、經(jīng)費(fèi)預(yù)算評(píng)審、成果報(bào)獎(jiǎng)等階段檔案材料的收集相對(duì)容易一些，歸檔材料也比較規(guī)范、齊全。相反，原始實(shí)驗(yàn)記錄的歸檔相對(duì)較難，歸檔材料也不規(guī)范、不完整。雖然科研檔案管理員多次強(qiáng)調(diào)，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的記錄要求用簽字筆，但是使用圓珠筆記錄的還大有人在；甚至相當(dāng)一部分科研人員出于自己的利益，為了以后使用方便，獨(dú)自保管、獨(dú)自享用原始實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，不積極配合科研檔案的歸檔工作，沒(méi)有積極主動(dòng)的歸檔意識(shí)，從而使科研檔案歸檔材料出現(xiàn)缺失、不規(guī)范的現(xiàn)象。

（2）從承擔(dān)課題（項(xiàng)目）的方式來(lái)看，一般獨(dú)立承擔(dān)及作為協(xié)作單位承擔(dān)的課題（項(xiàng)目）歸檔比較容易一些，合作課題（項(xiàng)目）則比較難?，F(xiàn)在許多合作課題（項(xiàng)目）只有任務(wù)書(shū)沒(méi)有申請(qǐng)書(shū)、建議書(shū)、協(xié)議書(shū)等，歸檔工作上并沒(méi)有采取相應(yīng)的合作態(tài)度，科研文件材料散失在各自手中，造成與本身承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的材料不能按要求歸檔，有的甚至處于放任自流狀態(tài)[4]。

2.2 科研文件材料相對(duì)分散，缺乏集中性

農(nóng)業(yè)科研的過(guò)程遵循循序漸進(jìn)的原則，從課題（項(xiàng)目）立項(xiàng)到結(jié)題可能需要一年甚至是幾年的時(shí)間，在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量不同的文件材料，但是農(nóng)業(yè)科研院所科研檔案管理人員不能對(duì)這些材料進(jìn)行有效的收集和整理，甚至有些課題（項(xiàng)目）驗(yàn)收完成確認(rèn)單返回較晚而被遺忘未歸檔，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研文件材料分散不集中，出現(xiàn)嚴(yán)重流失的問(wèn)題[5]。

2.3 科研檔案管理員多為兼職，崗位不穩(wěn)定

農(nóng)業(yè)科研院所的科研檔案管理員絕大多數(shù)是兼職，其本人任務(wù)多而繁瑣，而且主要致力于本科室的業(yè)務(wù)工作，不能全身心地投入到科研檔案管理工作中，加之科研檔案管理員崗位變動(dòng)頻繁，剛剛經(jīng)過(guò)崗位培訓(xùn)對(duì)科研檔案工作有了一定的了解就調(diào)換工作，導(dǎo)致科研檔案未能按時(shí)有效進(jìn)行收集與整理，在很大程度上制約了科研檔案管理工作的順利開(kāi)展[6]。

2.4 科研檔案管理制度不夠完善

農(nóng)業(yè)科研院所從領(lǐng)導(dǎo)級(jí)到普通科研工作者普遍對(duì)科研檔案管理不夠重視，更沒(méi)有正式的科研檔案管理制度對(duì)其進(jìn)行約束。即使有但也只是流于形式，沒(méi)有相應(yīng)的監(jiān)督體系及約束機(jī)制，使科研檔案未能按時(shí)收集而遺失損壞。甚至借閱科研檔案沒(méi)有登記手續(xù)，一些不太自覺(jué)的科研人員用完忘記歸還，使得科研檔案材料缺失，科研檔案不完整，科研檔案管理形同虛設(shè)[7]。

3 主要措施

3.1 轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，重視科研檔案管理

科研人員要轉(zhuǎn)變以往思想觀念，真正從“根”上認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的必要性及關(guān)鍵性，糾正以往獨(dú)自保管、獨(dú)自享用的錯(cuò)誤做法，真正懂得科研檔案為單位所有，任何個(gè)人無(wú)權(quán)將其據(jù)為己有。按照科研檔案管理部門的歸檔要求，及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地完成科研材料的歸檔工作。對(duì)于獨(dú)立承擔(dān)的課題（項(xiàng)目），要將全套文件歸檔；對(duì)于作為協(xié)作單位承擔(dān)的課題（項(xiàng)目），只將與本單位承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的材料歸檔即可；對(duì)于科研材料歸檔難度系數(shù)大的合作課題（項(xiàng)目），課題（項(xiàng)目）主持人作為第一責(zé)任人負(fù)責(zé)本課題（項(xiàng)目）科研文件材料的建立、整合與歸檔工作，及時(shí)與合作單位溝通交流，采取相應(yīng)的合作，將其各自手中的科研文件材料進(jìn)行收集與整理，形成一套完整規(guī)范的科研檔案材料。

3.2 重視科研文件歸檔，確保材料完好無(wú)損

將科研文件材料條理規(guī)范、完好無(wú)損的歸檔，是實(shí)現(xiàn)科研檔案高效管理的根本。因此，科研項(xiàng)目材料的歸檔是科研檔案管理員、課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人和相關(guān)科研人員的共同職責(zé)。各研究科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)各個(gè)科研課題（項(xiàng)目）文件材料的收集、整理與歸檔工作，并明確其職責(zé)，確保研究科室所有科研文件材料歸檔齊全；各研究室的每個(gè)科研課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人要向課題（項(xiàng)目）組成員布置平時(shí)形成積累材料的任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)本課題（項(xiàng)目）材料的收集與整理；歸檔負(fù)責(zé)人要隨時(shí)關(guān)注各個(gè)課題（項(xiàng)目）的截止時(shí)間，科研文件材料一般在課題（項(xiàng)目）結(jié)束后的三個(gè)月內(nèi)應(yīng)完成歸檔，對(duì)于形成周期過(guò)長(zhǎng)的課題（項(xiàng)目），可按來(lái)源、類別、年度進(jìn)行歸檔，避免因課題（項(xiàng)目）驗(yàn)收完成確認(rèn)單等驗(yàn)收材料返回較晚被遺忘而不歸檔，造成科研文件材料的丟失[8]。

3.3 配備專職科研檔案管理員，定期培訓(xùn)

科研檔案管理由于其工作的特點(diǎn)，需要專業(yè)性非常強(qiáng)的人員才能更好地勝任。專職科研檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，專門從事科研檔案管理工作，積累了較多經(jīng)驗(yàn)，加之沒(méi)有其他工作牽絆，所以他們會(huì)集中精力放在科研檔案管理工作上，并且有足夠的時(shí)間潛心于此項(xiàng)工作，對(duì)科研檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)方法和規(guī)章制度能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌握，對(duì)科研檔案材料的收集、整理、歸檔等具體業(yè)務(wù)工作都能夠獨(dú)立、熟練地完成[9]。農(nóng)業(yè)科研院所通過(guò)引進(jìn)和培養(yǎng)專職科研檔案管理人員，定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)來(lái)增強(qiáng)其思想認(rèn)識(shí)、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)及工作能力，使其能夠足以擔(dān)任此項(xiàng)工作，從而保證科研檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.4 健全科研檔案管理制度

科研院所要制定完善的科研檔案管理規(guī)章制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。首先要在科研管理規(guī)章制度中明確科研檔案的歸檔時(shí)間、要求及材料收集范圍。其次，制定科研課題（項(xiàng)目）檔案審查報(bào)告表，所有課題（項(xiàng)目）驗(yàn)收前先要進(jìn)行檔案驗(yàn)收，只有科研檔案材料合格，科研檔案管理員在報(bào)告表上簽字后才能進(jìn)行課題（項(xiàng)目）驗(yàn)收，不合格不予驗(yàn)收。第三，把科研院所科研檔案歸檔情況的好壞納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及科研人員的崗位職責(zé)、考核內(nèi)容、職稱評(píng)聘及獎(jiǎng)懲的標(biāo)準(zhǔn)之一。

科研檔案管理是農(nóng)業(yè)科研院所一項(xiàng)非常重要的工作，科研檔案是項(xiàng)目（課題）從申請(qǐng)到結(jié)題驗(yàn)收、成果報(bào)獎(jiǎng)等過(guò)程中各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，是農(nóng)業(yè)科研院所重要的科技信息資源，為其科研活動(dòng)的開(kāi)展提供了豐富的基礎(chǔ)資料和實(shí)施依據(jù)，為其持續(xù)、穩(wěn)定、健康、高效地發(fā)展提供了強(qiáng)大的支撐，所以，要充分全面地認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要作用，以使其更好地為科研服務(wù)[10]。