優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理的對(duì)策分析

韓娟

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活水平與質(zhì)量的不斷提高，促進(jìn)了房地產(chǎn)行業(yè)的飛速發(fā)展，其衍生的房地產(chǎn)檔案對(duì)行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要意義。但目前房地產(chǎn)檔案管理中還存在些許問題和不足，房地產(chǎn)企業(yè)及人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的管理手段，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，分析目前檔案管理中存在的問題，進(jìn)而找出針對(duì)性的解決措施，不斷完善管理工作與管理水平，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理穩(wěn)定發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn);檔案管理;對(duì)策分析【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.

由于國家建筑行業(yè)的迅猛發(fā)展，使房地產(chǎn)行業(yè)迎來了巨大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著國家進(jìn)一步規(guī)范房地產(chǎn)行業(yè)，房地產(chǎn)檔案的重要性也得到凸顯。目前，我國房地產(chǎn)行業(yè)管理人員對(duì)檔案管理重視程度不一，檔案管理中還存在各種問題，需要引起相關(guān)從業(yè)人員的重視與思考，需要針對(duì)性的制定方針政策，研究解決措施，優(yōu)化目前檔案管理中的問題，為行業(yè)發(fā)展提供支撐。

1、目前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理安全性不高

房地產(chǎn)檔案對(duì)整個(gè)行業(yè)發(fā)展起著重要作用，檔案的安全性尤其重要。雖然我國房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理的保護(hù)措施較為完善，但還是存在庫房監(jiān)控設(shè)備不足，安全設(shè)施存在隱患等問題，目前房地產(chǎn)檔案大多為紙質(zhì)檔案，面對(duì)自然災(zāi)害特別是水災(zāi)、火災(zāi)的應(yīng)對(duì)措施不足，容易造成無法彌補(bǔ)的后果^[1]。另外，隨著大力發(fā)展電子信息技術(shù)，電子文件大量產(chǎn)生，電子檔案的安全管理工作，給我們提出了更高的要求，增加了新的課題，面對(duì)新的挑戰(zhàn)。

1.2檔案管理模式落后

因?yàn)榉康禺a(chǎn)行業(yè)經(jīng)歷了比較漫長的發(fā)展時(shí)期，所以在檔案管理的過程中，時(shí)間跨度比較大，檔案的管理形式和手段較為落后，無法順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展。目前房地產(chǎn)項(xiàng)目檔案主要是圖表、文字的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存質(zhì)量受到的影響因素較多，相比其他現(xiàn)代化技術(shù)而言，目前我國房地產(chǎn)檔案管理在電子信息化方面發(fā)展相對(duì)落后，部分房地產(chǎn)管理人員沒有配備相應(yīng)的硬件和軟件，在電子信息設(shè)備不完善的情況下，房地產(chǎn)工作人員仍然采取傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行信息的記錄和搜集，不僅增大了工作量，還無法確保信息的準(zhǔn)確性，對(duì)檔案管理工作的發(fā)展非常不利，尤其伴隨著目前信息化、數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)普及在人們的生活與工作中，檔案管理部門需要將逐漸積累下來的檔案資料進(jìn)行重新整理，工作強(qiáng)度比較高，面對(duì)這樣的工作內(nèi)容，僅僅依靠檔案管理部門是無法完成與實(shí)現(xiàn)的，成為限制房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵原因^[2]。

1.3檔案構(gòu)成形式過于傳統(tǒng)

站在專業(yè)的角度進(jìn)行分析，一套合格的房地產(chǎn)檔案中需要包括的內(nèi)容有：重要的文字說明、大量的圖表、圖片、音頻以及視頻等資料。因此，伴隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，行政管理部門也提高了房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求。目前的檔案形式過于陳舊，并不能滿足各方面工作的需求。因此房地產(chǎn)檔案需要向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，需要系統(tǒng)的規(guī)劃，同時(shí)還需要充足的物力與人力支持，從制度以及人員等各個(gè)方面作為著手點(diǎn)，詳細(xì)分析目前工作中存在的問題，進(jìn)而有效的改善與優(yōu)化^[3]。

1.4檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊

檔案管理人員在檔案管理工作中是具體的操作人員，人員的專業(yè)性與整體素養(yǎng)將會(huì)直接影響檔案管理的質(zhì)量與效果，房地產(chǎn)檔案管理工作具有較高的專業(yè)性與系統(tǒng)化的特點(diǎn)，不但要求檔案管理人員具有耐心、仔細(xì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還應(yīng)具備較熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和檔案專業(yè)知識(shí)。目前，我國檔案專業(yè)管理人員在文化程度、理論水平、專業(yè)能力等方面參差不齊，部分人員專業(yè)知識(shí)老化、思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展，這一現(xiàn)狀嚴(yán)重制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

2、優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理的有效策略

2.1創(chuàng)建完善的房地產(chǎn)檔案管理制度

創(chuàng)建更加全面的檔案管理制度能夠?yàn)闄n案管理工作開展奠定一定的基礎(chǔ)。第一步就是創(chuàng)建與健全房地產(chǎn)檔案管理機(jī)制，保證檔案管理工作開展具有較高的規(guī)范性，清楚的掌握檔案管理工作開展步驟。通過機(jī)制創(chuàng)建，在檔案管理過程中全面發(fā)揮引導(dǎo)、制約與監(jiān)管作用。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，檔案管理部門還應(yīng)該創(chuàng)建完善的體系，類似檔案管理人員職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)、檔案庫房存儲(chǔ)須知、檔案查詢應(yīng)用技術(shù)、檔案立卷歸檔流程等崗位責(zé)任制度等規(guī)范。同時(shí)兼顧房地產(chǎn)的實(shí)物檔案與電子檔案，嚴(yán)格按照檔案制度執(zhí)行，保證檔案資料集中完善，與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相符。

此外，房地產(chǎn)檔案存在著時(shí)間跨度大、保存年份長的特點(diǎn).并且每個(gè)歷史時(shí)期的檔案構(gòu)成要件和要求大相徑庭，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一。因此應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的整理，尤其是一些被歷史遺留下來的房地產(chǎn)檔案資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行大規(guī)模的整理規(guī)范，需要與當(dāng)前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比，對(duì)于存在問題的地方進(jìn)行優(yōu)化，如果其中缺少文字或者視頻等資料，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)企業(yè)或部門盡快補(bǔ)齊，未雨綢繆的做好檔案管理基礎(chǔ)工作。

2.2完善房地產(chǎn)檔案管理環(huán)境

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，以及國家對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)管理力度的增強(qiáng)，在房地產(chǎn)檔案管理過程中，要保證對(duì)應(yīng)的工作人員秉承法治化、規(guī)范化與科學(xué)化的總體目標(biāo)。

（1）提高對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的重視程度。在房地產(chǎn)行業(yè)中進(jìn)行檔案管理的過程中需要依照當(dāng)?shù)爻墙n案館的規(guī)定來開展工作。相關(guān)企業(yè)或部門需要拿出對(duì)應(yīng)的資金建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，為檔案儲(chǔ)存提供安全場(chǎng)所，提升檔案管理的安全性^[4]。同時(shí)，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)對(duì)檔案管理的重視，增強(qiáng)歸檔意識(shí)，全面收集檔案信息，重視檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

（2）構(gòu)建高素質(zhì)、高技能、高水平的檔案人員隊(duì)伍。首先，注重對(duì)檔案人員信息化技術(shù)知識(shí)以及專業(yè)能力的培養(yǎng)。需要企業(yè)增強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，增加檔案專項(xiàng)資金投入，廣招高素質(zhì)檔案管理人才;其次，構(gòu)建相應(yīng)的培訓(xùn)體系。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提升管理人員的技術(shù)水平和專業(yè)技能，強(qiáng)化管理人員的文化素養(yǎng)和道德品質(zhì)，使其能夠端正工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，提高工作質(zhì)量^[5];最后，檔案人員要注重個(gè)人自身的努力。不能安于現(xiàn)狀，不能滿足于已獲取的知識(shí)而缺乏繼續(xù)學(xué)習(xí)應(yīng)用的動(dòng)力，要緊跟時(shí)代和行業(yè)技術(shù)發(fā)展，在接受新的技能后，要懂得消化轉(zhuǎn)換，把理論和實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合，不斷學(xué)習(xí)，注重積累。

2.3加快房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用在人們生活和工作、學(xué)習(xí)的方方面面，人們已經(jīng)習(xí)慣了信息技術(shù)帶來的便利和高效?？萍嫉陌l(fā)展和時(shí)代的更新要求我們選擇最新的檔案管理形式和手段，建立檔案管理信息系統(tǒng)，加快房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。作為檔案管理工作人員，也應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的現(xiàn)代化服務(wù)水平，其首要任務(wù)就是促進(jìn)檔案信息資源的信息化和電子化。因此房地產(chǎn)檔案管理需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，迎接時(shí)代帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。下面將從幾個(gè)方面進(jìn)行分析：

（1）加大數(shù)字化管理力度。通過建立數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)，將歷史遺留下來的檔案分批次、分階段的上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，供使用者查詢與使用。同時(shí)，在新的房地產(chǎn)檔案形成過程中，可以全部利用數(shù)字化方式完成對(duì)檔案的采集與管理。但是在檔案資料的轉(zhuǎn)化過程中，檔案管理的工作人員要注重針對(duì)涉及到企業(yè)和國家涉密內(nèi)容進(jìn)行加密處理^[5]。

（2）加強(qiáng)檔案的數(shù)字化采集。使前期基礎(chǔ)性工作順利完成的情況下，需要對(duì)大量的文本檔案資料進(jìn)行數(shù)字化采集，實(shí)現(xiàn)將文字資料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的形式，同時(shí)在房地產(chǎn)公司建立對(duì)應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫。使用戶能夠通過計(jì)算機(jī)查找到所有檔案資料，從而能夠有效的減少檔案資源的存儲(chǔ)地點(diǎn)，同時(shí)，還能確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。

（3）加強(qiáng)信息設(shè)備建設(shè)。通過對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，不僅提升了檔案信息的利用率，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的快速、精準(zhǔn)查找和檢索。所以，必須加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，加大資金投入和政策支持，從而為檔案信息管理提供有利的基礎(chǔ)條件，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（4）提高對(duì)紙質(zhì)檔案的保存力度。檔案的數(shù)字化能有效減少紙質(zhì)檔案的利用率，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。但是，雖然已經(jīng)將紙質(zhì)檔案完成了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)了使用及管理上的快捷性，但是網(wǎng)絡(luò)也具有安全風(fēng)險(xiǎn)，一旦出現(xiàn)病毒等情況，將會(huì)導(dǎo)致檔案受到破壞或者出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。所以不但要加強(qiáng)數(shù)字檔案的管理，提高其安全防御系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理與保存，定期對(duì)紙質(zhì)檔案的安全性進(jìn)行檢查與評(píng)估，有助于發(fā)現(xiàn)問題，并且及時(shí)得到妥善解決，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙保險(xiǎn)工作^[6]。

運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的具體價(jià)值，一是它是影響社會(huì)發(fā)展的重要因素，更深層含義是社會(huì)知識(shí)存在的保留方式，二是房地產(chǎn)在進(jìn)行文化建設(shè)的成果證明，是高科技信息和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提煉出的寶貴財(cái)富，科技只有在信息化的實(shí)踐活動(dòng)中才能發(fā)揮其自身的力量。

結(jié)語：

根據(jù)上述內(nèi)容敘述，房地產(chǎn)檔案管理工作對(duì)行業(yè)的持續(xù)發(fā)展起著關(guān)鍵作用。為進(jìn)一步強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案管理，需要檔案管理部門積極運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化和規(guī)范化管理手段，勇于創(chuàng)新管理方式，完善檔案管理辦法，更好地服務(wù)于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展。同時(shí)，高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才是時(shí)代的呼喚，要保持與時(shí)代發(fā)展同步，注重人才培養(yǎng)，推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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