推進學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的探索

黃光金

【摘 要】本文根據(jù)問卷調(diào)查中被調(diào)查者反映出的學(xué)校行政管理信息化方面的優(yōu)勢和存在的弊端，對人、財、物以及管理等各方面因素進行深入分析，提出推進學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的六點建議：一是整合各類行政管理信息化平臺，使其更具有兼容性，提升用戶體驗；二是改造學(xué)校內(nèi)網(wǎng)，實現(xiàn)校內(nèi)資源的高效互通，實現(xiàn)行政管理信息化的高效性；三是成立專門的信息化管理部門，對行政管理信息化平臺進行維護，對教職工進行培訓(xùn)；四是創(chuàng)設(shè)環(huán)境，以新帶老，使年輕教師感染和帶動老教師學(xué)習(xí)和使用管理信息化平臺；五是加強培訓(xùn)，引導(dǎo)全體教職工運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)從而實現(xiàn)學(xué)校行政管理信息化的全員參與；六是加大投入，完善機制。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校行政管理 信息化建設(shè) 數(shù)字化管理 管理效率 管理效能

【中圖分類號】G 【文獻標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2018）02B-0083-03

一、研究的緣起

長期以來，學(xué)校推進行政管理信息化建設(shè)步伐緩慢，大部分學(xué)校依然沿襲著傳統(tǒng)的管理模式，這不僅造成了極大的資源浪費，而且效率低下?！秶抑虚L期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020 年）》明確指出：“信息技術(shù)對教育發(fā)展具有革命性影響，必須予以高度重視?！薄耙涌鞂W(xué)校管理信息化進程，促進學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化?！闭碱I(lǐng)教育發(fā)展的制高點，用信息化促進學(xué)校管理的現(xiàn)代化，提升辦學(xué)水平，是將學(xué)校做精做強的最佳選擇和必由之路。那么在實際中教職工對學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的態(tài)度如何？這些態(tài)度對學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的推進又發(fā)生了怎樣的影響？目前學(xué)校行政管理信息化建設(shè)有哪些優(yōu)勢和弊端？筆者基于本職工作，從所在的學(xué)校實際出發(fā)，采用問卷調(diào)查的形式，對學(xué)校行政管理信息化的現(xiàn)狀進行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)教職工對學(xué)校行政管理信息化的態(tài)度與被調(diào)查者的年齡以及學(xué)校信息化平臺的建設(shè)水平、用戶體驗有很大關(guān)系，而教職工的態(tài)度對推進學(xué)校行政管理信息化建設(shè)有著重要的影響。由此進行思考，提出一些推進行政管理信息化的辦法，以期對中小學(xué)校行政管理信息化建設(shè)有所啟發(fā)和幫助。

二、研究方法

筆者采用調(diào)查問卷的方式，共發(fā)出調(diào)查問卷 70 份，收回有效問卷 68 份，以下是問卷的統(tǒng)計結(jié)果及分析。

（一）受訪者性別

答案 A B 合計

男 女

人數(shù) 22 46 68

百分比 32.3% 67.7% 100%

分析：教師隊伍中女教師占的比例逐年增多。這個調(diào)查的目的是嘗試了解學(xué)校行政管理信息化工作中是否存在性別影響因素。

（二）受訪者年齡

分析：在日常工作中發(fā)現(xiàn)學(xué)校各年齡段的教職工參與行政管理信息化建設(shè)的程度不同。此題目的在于嘗試了解學(xué)校行政管理信息化工作中是否存在年齡影響因素。

（三）受訪者所從事的崗位

分析：調(diào)查涉及全校所有類型崗位的教職工。

（四）受訪者通常以何種方式獲取學(xué)校發(fā)布的行政信息及通知

分析：接收信息及通知有多種途徑，絕大部分教職工使用即時通信工具接收學(xué)校發(fā)布的行政信息。有少部分的教職工不使用手機、電腦等工具，通過電話通知或者他人告知信息。

（五）受訪者認為目前學(xué)校行政管理的信息發(fā)布是否及時

分析：學(xué)校行政管理信的發(fā)布具有時效性，通過各種途徑發(fā)布之后仍然有 17.5% 的教職工無法及時獲取。

（六）受訪者平常使用互聯(lián)網(wǎng)的時間

分析：被調(diào)查的部分教職工對互聯(lián)網(wǎng)的使用非常少，大部分教職工接觸互聯(lián)網(wǎng)的時間都在 1-4 小時之間，部分教職工因工作需要，每天使用互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn) 10 個小時以上，這部分教職工占調(diào)查對象的 14.7%。

（七）受訪者對信息平臺（如學(xué)籍系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等）的使用頻率

分析：被調(diào)查的大部分教職工都接觸或者一直在使用各種信息平臺，16.1% 的人不愿意使用信息平臺開展工作或者是協(xié)助工作。

（八）受訪者認為推進學(xué)校行政管理信息化是否需要成立專門的部門

分析：被調(diào)查的大部分教職工對行政管理信息化是持接受和歡迎的態(tài)度，仍有 2.9% 的教職工認為學(xué)校不需要成立相關(guān)部門，用以推進行政管理的信息化。

（九）受訪者是否了解學(xué)校建有教育資源管理平臺

分析：61.8% 的教職工不了解學(xué)校正在建設(shè)的教育資源管理平臺，更不會去使用它來開展工作。

（十）受訪者對學(xué)校行政管理信息化主要建設(shè)模式的看法

分析：被調(diào)查者對于學(xué)校行政信息化的滿意度一般，仍然有很大的提升空間。

（十二）受訪者對學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的意見或建議

分析：大多數(shù)被調(diào)查人員的意見和建議是加大經(jīng)費和人員投入，提高學(xué)校網(wǎng)絡(luò)速度，加強人員培訓(xùn)，推行便捷使用的行政管理信息平臺。

三、學(xué)校行政管理信息化的現(xiàn)狀分析

（一）教職工對學(xué)校行政管理信息化建設(shè)工作的必要性持肯定態(tài)度

在問卷調(diào)查中，有 65 位受訪者表示日常中是通過即時通信工具獲取學(xué)校發(fā)布的行政信息及通知的，占全部受訪者的95.6%；有 56 人認為目前學(xué)校行政管理的信息發(fā)布較為及時，占 82.4%；有 66 人認為推進學(xué)校行政管理信息化需要成立專門的管理部門，占 97.1%?？梢姡蟛糠纸搪毠ふJ為推進學(xué)校行政管理信息化建設(shè)十分必要，甚至認為需要成立專門的管理部門開展相關(guān)工作。

（二）教職工對目前學(xué)校行政管理的信息化工作滿意度一般

在問卷調(diào)查中，僅有 52.9% 的受訪者對學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的滿意度選擇“很滿意”及“滿意”，其余 47.1% 受訪者選擇“基本滿意”“不滿意”“很不滿意”，其中不滿意者達到 7.4%，很不滿意者達到 4.4%，可見目前學(xué)校行政管理信息化建設(shè)還需進一步改進和提升。

（三）學(xué)校信息化平臺的建設(shè)水平、用戶體驗是影響教職工滿意度的主要因素

在上述 47.1%（32 人）滿意度不高的教職工中，有 93.8%（30 人）補充說明其原因是目前學(xué)校信息化平臺的建設(shè)水平不高，存在平臺太多且沒有兼容性的現(xiàn)象，例如檔案管理系統(tǒng)、教師信息管理系統(tǒng)、收發(fā)文系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等平臺“各自為政”，使用起來每個系統(tǒng)操作辦法不同，需要學(xué)習(xí)掌握的內(nèi)容太多；有 81.3%（26 人）強調(diào)其原因是學(xué)校網(wǎng)速太慢，嚴(yán)重影響用戶體驗?？梢?，提升學(xué)校信息化平臺的建設(shè)水平、確保教職工獲得良好的用戶體驗是推進學(xué)校行政管理信息化的關(guān)鍵。

（四）不同年齡段教職工主動參與學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的程度不同

在關(guān)于“您是否了解學(xué)校建有教育資源管理平臺”的問題中，受訪者中 12 名 36-50 歲以及 16 名 51-60 歲的教職工全部選擇了“不了解”，雖然這一問題存在宣傳力度不夠的因素，但從一個側(cè)面也反映出，年紀(jì)較大的教職工在學(xué)校行政管理信息化建設(shè)中的主動參與度不高。

（五）加大投入、加強管理和培訓(xùn)是教職工對學(xué)校行政管理信息化建設(shè)的迫切期待

在關(guān)于“您對學(xué)校行政管理信息化建設(shè)有何意見或建議”的問題中，有 59 人（占受訪者的 86.8%）認為應(yīng)該加大投入，包括經(jīng)費投入及人員投入，提升信息化建設(shè)水平；有 64 人（占受訪者的 94.1%）認為應(yīng)該加強管理，整合各類信息化管理平臺，并且開展針對性的培訓(xùn)，提供便捷、容易學(xué)習(xí)掌握的操作辦法。

四、推進學(xué)校行政管理信息化的思考

（一）“物”是學(xué)校行政管理信息化的基礎(chǔ)

為了切實推進學(xué)校行政管理信息化工作的開展，需要結(jié)合工作實際，圍繞科學(xué)實用性目標(biāo)，搭建實用高效的信息平臺。

1.行政管理信息化平臺應(yīng)具有兼容性。大部分學(xué)校都架構(gòu)起了校園的內(nèi)網(wǎng)和辦公平臺，在文件傳輸和信息交流等方面已經(jīng)得到應(yīng)用，但是信息技術(shù)應(yīng)用還有待于深層次的挖掘和實踐。筆者認為在日常的行政工作中，應(yīng)通過相應(yīng)的管理模塊提供學(xué)校公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)查詢、信息檢索等服務(wù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和信息的及時溝通，避免因為溝通不暢而造成工作中的撞車和資源的浪費。但是行政管理平臺應(yīng)該有其獨特性，應(yīng)該可以把各種教育、編制、職稱、人事等平臺合并起來，具有兼容性的平臺才是高效的平臺。

2.行政管理信息化平臺應(yīng)有高速網(wǎng)絡(luò)作為支撐。網(wǎng)絡(luò)分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，部分教職工經(jīng)常以網(wǎng)絡(luò)太慢、無法使用為理由，拒絕使用學(xué)校搭建的行政管理信息化平臺。解決這個問題的辦法首先應(yīng)從學(xué)校的校園網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)）改造出發(fā)，確定目標(biāo)，實現(xiàn)校內(nèi)資源的高效互通；其次增加外網(wǎng)的帶寬，結(jié)合國家提速降費的政策，選擇恰當(dāng)?shù)幕ヂ?lián)網(wǎng)供應(yīng)商，努力提升外網(wǎng)的速度。只有網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定了，教職工才會喜歡和積極使用行政管理信息平臺。

3.行政管理信息化平臺應(yīng)成立專門的部門作保障。任何一項工作的推進，都需要有相應(yīng)的學(xué)校部門去推進才能完成，如果由單一部門去兼管而不是主要負責(zé)，那么工作的效果就會非常的差，甚至?xí)胁怀霈F(xiàn)、不去完成的現(xiàn)象。我校為推進學(xué)校信息化建設(shè)，成立了信息中心這個部門。從調(diào)查問卷的結(jié)果來看，97.1% 的教職工覺得成立這樣的部門是非常有必要的。從筆者的實際工作上看，成立專門的部門，不僅對行政管理信息化平臺進行維護，而且還承擔(dān)對教職工使用平臺的培訓(xùn)，以及對使用的電腦硬件進行維護，這都起到了非常重要的作用。

（二）“人”是學(xué)校行政管理信息化的關(guān)鍵

“管理”二字出自東漢的文字學(xué)家許慎的《說文解字》，原意“管”為一種樂器，“理”為治玉；現(xiàn)意為管人理事。筆者認為學(xué)校任何工作的開展，都離不開人的因素，因而培養(yǎng)人員的信息能力是行政管理走向信息化的關(guān)鍵，能力的培養(yǎng)應(yīng)從以下三方面開展：

1.創(chuàng)設(shè)環(huán)境，以新帶老。為了切實推進學(xué)校行政管理信息化工作的開展，首先要進一步改善校園信息化環(huán)境，選擇實用的網(wǎng)絡(luò)管理軟硬件，提高校園網(wǎng)運行的速度，樓層之間的互通應(yīng)達到萬兆，到電腦桌面應(yīng)達到千兆；在所有辦公場所、圖書館、實驗室、綜合樓等構(gòu)建無線網(wǎng)絡(luò)，逐步提升校園信息化環(huán)境，用環(huán)境來育人。我校在校園信息化環(huán)境的建設(shè)投入較多，樓層間萬兆互通，教職工的電腦都是千兆連接到局域網(wǎng)，連接互聯(lián)網(wǎng)的帶寬也達到 300 M 的光纖，因此調(diào)查問卷里教職工 88.2% 對校園的信息化環(huán)境是滿意的。其次，在辦公軟件的選用上，要廣開言路，充分征求工作人員的意見和建議，使得相應(yīng)辦公平臺的模塊設(shè)定符合工作需要和絕大多數(shù)人的使用習(xí)慣，這樣才能讓大家更易于接受，也才能切實地提高辦公效率。否則失去調(diào)研基礎(chǔ)，其作用只能是適得其反。51.4% 的教職工在選擇學(xué)校行政管理信息化主要建設(shè)模式時選了“學(xué)校自主建”，體現(xiàn)了適用為重的原則。

“以新帶老”是指年輕教師感染和帶動老教師，特別是一些年紀(jì)比較大的老教師學(xué)習(xí)和使用管理信息化平臺。筆者發(fā)現(xiàn)在同一個辦公室里，年輕教師對校園信息化的各種平臺的使用非常感興趣，會主動去使用，而年紀(jì)比較大的教師在接受新事物，掌握新技術(shù)方面存在抵觸心理和畏難情緒，這部分人出現(xiàn)在 51-60 歲的年齡段中，甚至還有 13.2% 的被調(diào)查者每天使用互聯(lián)網(wǎng)的時間為 0 小時。但是年紀(jì)較大的教師容易受到年輕人的感染，發(fā)現(xiàn)其他人都使用信息化平臺，從眾心理使他們會主動去問，主動去學(xué)。我校推廣 FTP 教學(xué)平臺的使用時，大部分年紀(jì)較大的教師就是這樣被帶動起來的。

2.加強培訓(xùn)，全員使用。學(xué)校教職工不愿意去使用行政管理信息平臺的原因主要是不會用，太復(fù)雜了不想用。做好培訓(xùn)工作，需要專業(yè)人員細致入微地進行講解，教會大家具體的使用方法和注意事項。在具體操作幾個月之后，再組織一次專題培訓(xùn)，結(jié)合使用過程中出現(xiàn)的問題和困惑進行答疑解惑。只有經(jīng)過這種講解與答疑的雙重安排，才能讓大家順利地學(xué)習(xí)到軟件平臺的使用方法。教職工學(xué)會使用之后要有制度來保證全體教職工都去使用它，通過制定制度對全體教職工做要求。只有這樣落到實處，才能收到切實的效果。學(xué)校行政部門需要結(jié)合工作目標(biāo)制定相應(yīng)的制度和措施予以保障，通過制度的約束，細化工作的流程，強化工作的要求，引導(dǎo)全體教職工認識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用帶給工作上的便捷，變被動地接受為主動地學(xué)習(xí)。同時將工作的執(zhí)行情況與個人績效考核相掛鉤，通過這種約束機制促使全校教職工逐步由不適應(yīng)變?yōu)榱?xí)慣，從而激勵全員使用，積極進取，提高效率。

3.加大投入，完善機制，形成常態(tài)。學(xué)校應(yīng)該確保行政管理信息化的經(jīng)費和人員投入，使之成為學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分，逐步實現(xiàn)依托信息技術(shù)實現(xiàn)無紙化辦公，促進數(shù)字化管理，最終達到優(yōu)化的管理效率，推進學(xué)校管理方式改變，提高管理效能。

問卷調(diào)查中被調(diào)查者反映出的學(xué)校行政管理信息化方面的優(yōu)勢和存在的弊端涉及人、財、物以及管理等各方面因素，筆者分析認為，要想推進學(xué)校行政管理信息化建設(shè)，需要做好六個方面的工作：一是整合各類行政管理信息化平臺，使其更具有兼容性，提升用戶體驗；二是改造學(xué)校內(nèi)網(wǎng)，實現(xiàn)校內(nèi)資源的高效互通，并結(jié)合國家提速降費的政策，選擇恰當(dāng)?shù)幕ヂ?lián)網(wǎng)供應(yīng)商，努力提升外網(wǎng)的速度，真正實現(xiàn)行政管理信息化的高效性；三是學(xué)校應(yīng)成立專門的信息化管理部門，對行政管理信息化平臺進行維護，對教職工使用平臺開展培訓(xùn)；四是創(chuàng)設(shè)環(huán)境，以新帶老，使年輕教師感染和帶動老教師學(xué)習(xí)和使用管理信息化平臺；五是加強培訓(xùn)，通過專業(yè)講解與定期答疑的雙重安排，引導(dǎo)全體教職工認識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用給工作帶來的便捷，變被動接受為主動地學(xué)習(xí)，從而實現(xiàn)學(xué)校行政管理信息化的全員參與；六是加大投入，完善機制，形成常態(tài)，學(xué)校應(yīng)該確保行政管理信息化的經(jīng)費和人員投入，使之成為學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分，逐步實現(xiàn)依托信息技術(shù)實現(xiàn)無紙化辦公，促進數(shù)字化管理，最終達到提高管理效率、推進學(xué)校管理方式改變、提高管理效能的目標(biāo)。

（責(zé)編 盧建龍）