加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的思考

王 毅

（遼寧省果樹科學(xué)研究所，遼寧營口 115009）

0 引言

今年的中央農(nóng)村工作會議著重強(qiáng)調(diào)了糧食安全問題，指出中國人的飯碗要主要裝中國糧，堅持“藏糧于地、藏糧于技”的戰(zhàn)略，大力實(shí)施種業(yè)振興戰(zhàn)略，種業(yè)的振興重點(diǎn)在育種、根源在科技。如何加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技水平，推動農(nóng)業(yè)科技管理的正規(guī)化、信息化、現(xiàn)代化，是當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技戰(zhàn)線的重大問題，而作為農(nóng)業(yè)科技檔案管理來說，是農(nóng)業(yè)科技研發(fā)、推廣、創(chuàng)新體系中不可或缺的部分，在當(dāng)前的社會經(jīng)濟(jì)變革下，推動農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化也是未來的發(fā)展趨勢。

1 加快農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的重要意義

農(nóng)業(yè)科技檔案管理的概念，通常是在開展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科研過程中形成的科學(xué)研究理論成果、生產(chǎn)技術(shù)、管理方法等重要的具有經(jīng)濟(jì)價值的關(guān)鍵性內(nèi)容，以標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)或者文件形式通過紙質(zhì)或者電子化方式按照規(guī)范化的歸類進(jìn)行統(tǒng)一集中存放，并且依照法律法規(guī)等規(guī)章制度進(jìn)行科學(xué)管理。

管理的主體是農(nóng)業(yè)科技檔案，這些檔案資料涵蓋的內(nèi)容比較廣泛，通常了包括了各類的學(xué)術(shù)報告、科技論文、實(shí)驗(yàn)結(jié)果、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的關(guān)于科研活動的政策文件等，而形式也是較為豐富，包括了文字性材料、數(shù)據(jù)材料、圖像影像聲音資料、數(shù)據(jù)模型、實(shí)物標(biāo)本等。做好農(nóng)業(yè)科技檔案的管理，不僅是反映廣大農(nóng)業(yè)科技工作者辛苦付出后的珍貴成果，同時也是反映世界科學(xué)發(fā)展演進(jìn)規(guī)律的重要依據(jù)，它能夠?yàn)榻窈蟮霓r(nóng)業(yè)科技工作做好全面的技術(shù)咨詢指導(dǎo)，更能做好相關(guān)的理論、數(shù)據(jù)、模型、思路方向的研究支撐，能夠?yàn)榭萍紕?chuàng)新和研發(fā)起到極為重要的輔助和引導(dǎo)作用。在農(nóng)業(yè)科技活動日益增多的情況下，農(nóng)業(yè)科技檔案的匯總歸集量也是呈著指數(shù)級的速度在增加，如果僅依靠人工去管理，已經(jīng)不能適應(yīng)這種發(fā)展速度，因此依靠計算機(jī)系統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)就營運(yùn)而生，實(shí)現(xiàn)對原有資料從紙面到屏面的跨越，從人腦分析到電子管理的跨越，它的重大意義在于，一是提高了檔案歸集分類的準(zhǔn)確性和完整性，依靠計算機(jī)來儲存檔案歸類情況，可以減少人為操作誤差，確保存放管理的精確度。二是提高了檔案信息的利用效率，人們可以利用計算機(jī)系統(tǒng)快速的檢索搜尋到相關(guān)檔案資料，并能夠通過電子化介質(zhì)進(jìn)行查閱、復(fù)制，大大提高了利用速率。三是能夠有效的保護(hù)原始檔案資料的完整性。信息化的農(nóng)業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)可以把很多的原件資料通過掃描的方式記錄到存儲服務(wù)器當(dāng)中，而在相關(guān)人方面在調(diào)閱檔案時，除非有特定要求，均可以通過電子版的形式去閱讀分析相關(guān)的原始資料，從而減少了紙質(zhì)資料被翻越傳閱的頻率，這樣就會大大減少了紙質(zhì)資料被損毀、破壞、丟失的可能性，從而最大程度上保護(hù)了資料的完整性。當(dāng)前在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異的背景下，信息化建設(shè)也要加快步伐，著力破除當(dāng)前管理過程中的障礙，彌補(bǔ)短板，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)中面臨的主要困難

2.1 農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理機(jī)制還有待完善

盡管當(dāng)前各個農(nóng)業(yè)科技管理部門針對檔案管理信息化工作制定了較為詳盡的規(guī)章制度，明確了管理職責(zé)、管理任務(wù)、監(jiān)督責(zé)任和懲處獎勵措施，但是很多制度缺乏一定的可操作性和適應(yīng)性，有些制度管理的過度的深入和全面，執(zhí)行的難度大，同時也沒有與實(shí)際情況的變化做到與時俱進(jìn)。比如有些領(lǐng)導(dǎo)干部為了防止科技檔案信息化管理后會出現(xiàn)信息泄密等問題，就消極懈怠應(yīng)對，搞“一刀切”，把本不該定位涉密的檔案一律增加密級，統(tǒng)一按照涉密文件進(jìn)行信息化管理，這樣盡管能夠確保保密工作較為妥善，但是不符合當(dāng)前“放管服”改革的要求，為檔案的維護(hù)、查閱、使用帶來了較多的復(fù)雜程序環(huán)節(jié)，大大降低了檔案管理效率，制度的呆板老化制約了農(nóng)業(yè)科技信息化建設(shè)步伐。

2.2 農(nóng)業(yè)科技信息化建設(shè)的投入力度有待加強(qiáng)

一方面表現(xiàn)在人力資源的投入上，當(dāng)前在人才隊伍新老交替的背景下，一些年富力強(qiáng)的科技人才充實(shí)到一線，而老人則被派往檔案等后臺管理部門工作，但是他們對于信息化的認(rèn)知和應(yīng)用能力較弱，由于不能有效的在檔案管理部門引進(jìn)年輕的人才力量，就會弱化了信息系統(tǒng)的功能發(fā)揮，檔案管理總體效率不高，質(zhì)量有待提升。另一方面表現(xiàn)在技術(shù)資源的投入上。由于管理層對于農(nóng)業(yè)科技檔案信息化認(rèn)識不明確，對于很多現(xiàn)金的管理技術(shù)的引入和實(shí)施持謹(jǐn)慎態(tài)度，無法看到先進(jìn)信息技術(shù)對于農(nóng)業(yè)科技檔案的高質(zhì)量管理，推動農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略意義，因此導(dǎo)致很多信息系統(tǒng)的硬件水平遲遲得不到提高，軟件系統(tǒng)也沒有按時的升級和完善，信息系統(tǒng)的安全性、高效性和便捷性都表現(xiàn)一般，很多年輕的科技人才都傾向于在互聯(lián)網(wǎng)搜尋相關(guān)的科技資料，對于農(nóng)業(yè)科技檔案館的檔案資料的期望度和興趣度都較低。

此外，在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，農(nóng)科檔案的管理基礎(chǔ)設(shè)施還未完全的建立，信息化水平仍然較低，或者由于當(dāng)?shù)氐目萍缄犖樾畔⒒仞B(yǎng)不高，難以合理科學(xué)應(yīng)用該系統(tǒng)，導(dǎo)致很多投入的系統(tǒng)資源沒有被充分利用起來造成了較大浪費(fèi)。很多農(nóng)業(yè)科技檔案信息之間無法實(shí)現(xiàn)有效地共享。

3 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)對策建議

3.1 高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫

一是檔案資料的數(shù)據(jù)記錄。電子檔案的生成是農(nóng)業(yè)科技電子檔案庫建立的第一步。在當(dāng)前的信息化時代下，很多的檔案都以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行儲存。從基層的科技推廣、科研部門開始，就要開設(shè)電子檔案的記錄端口，確保檔案資料收集的時效性、真實(shí)性和可靠性。對于本身就是電子數(shù)據(jù)的各類科技檔案，可以按照相關(guān)的科研文檔的格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一處理后打包收集。對于原始的紙質(zhì)資料，就要通過圖像化的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)換后歸檔，可以利用當(dāng)前常用的OCR技術(shù)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行原始的數(shù)據(jù)記錄，并利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)識別轉(zhuǎn)換軟件實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件向可編輯操作的數(shù)據(jù)文件的歸集。

二是管理操作系統(tǒng)的確定。目前全國沒有形成統(tǒng)一的農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)，不同地區(qū)、不同層級間的管理軟件都不盡相同，有些是高度集成化的綜合操作系統(tǒng)，而大部分還是通過Word、Excel、Access等office基礎(chǔ)的辦公軟件來開展數(shù)據(jù)信息的存儲和操作，并以它們作為底層架構(gòu)進(jìn)行擴(kuò)充升級，形成了一個具備錄入、歸集、檢索、統(tǒng)計分析為一體的初級的管理操作系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)了農(nóng)業(yè)科技檔案的建檔、歸檔和調(diào)用。在軟件的選定上，基層農(nóng)業(yè)科技單位應(yīng)當(dāng)將對于科技檔案的管理需求和現(xiàn)實(shí)的問題進(jìn)行梳理匯總，同意上報到上一級的農(nóng)業(yè)科技推廣部門和具有行政管理職能的農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門，該上級單位根據(jù)當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技發(fā)發(fā)展的總體狀況和基層需求，利用本身的信息獲取渠道和協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力優(yōu)勢，審慎科學(xué)的進(jìn)行操作系統(tǒng)并進(jìn)行集中統(tǒng)一的招標(biāo)采購，保證轄區(qū)內(nèi)的系統(tǒng)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。推動農(nóng)業(yè)科技檔案管理的可持續(xù)性與全面性若待上級主管部門進(jìn)行大范圍的操作系統(tǒng)同意后，就可以把檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行直連移植，就可以避免不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換產(chǎn)生兼容性問題。

三是數(shù)據(jù)檔案的存儲與備份。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照數(shù)字檔案的儲存與備案管理規(guī)定，對檔案的密級和重要性進(jìn)行詳細(xì)的分類，對于符合備份要求的數(shù)據(jù)資料，進(jìn)做好異地備份工作，確保數(shù)據(jù)信息的“雙保險”，避免在一些人工操作錯誤、突發(fā)性事件對檔案資料造成的不可逆的損害。在備份工作程序上，應(yīng)當(dāng)按照從下而上的流程，逐級上報、逐級備份，分類匯總，統(tǒng)一管理。一般是從鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣站將農(nóng)業(yè)科技檔案逐級審核備份后上報至市級的農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門和檔案管理部門。在技術(shù)應(yīng)用上，多利用大數(shù)據(jù)服務(wù)器，假設(shè)云端存儲終端，實(shí)現(xiàn)外送備份和本地計算機(jī)調(diào)用的雙重功能。而對僅能查閱的關(guān)鍵資料，在調(diào)取的權(quán)限中設(shè)定為“只讀”同時對于對外的網(wǎng)絡(luò)鏈路上要設(shè)置防火墻和殺毒軟件，做到數(shù)字證書認(rèn)證，并能夠?qū)嵤┑挠涗洸僮骱圹E，做到全程的監(jiān)控，可以確保檔案的傳遞流程可追溯，并對于原始的紙質(zhì)資料進(jìn)行妥善的保管，確保保管區(qū)域防塵防火防潮，能夠長期的安全保存。

3.2 架設(shè)功能完善的檔案服務(wù)器和網(wǎng)站

要打造具有一定規(guī)模的農(nóng)業(yè)科技數(shù)字化服務(wù)器集群，利用服務(wù)器存儲效率快、存儲量大的優(yōu)勢，將已經(jīng)歸集好農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)上載至服務(wù)器，同時形成鏡像文件，可以讓外部計算機(jī)終端接入服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)，能夠從事下載、分享等相關(guān)工作。同時在外部的信息傳輸上，通過功能完善的網(wǎng)站來實(shí)現(xiàn)。用戶可以通過外部的網(wǎng)絡(luò)來檢索查閱農(nóng)業(yè)科技信息，按照檔案管理的規(guī)定對檔案資料進(jìn)行查閱，網(wǎng)站的設(shè)計要平面化、便捷化，有利于基層的農(nóng)技人員和農(nóng)民群眾及時有效的了解農(nóng)業(yè)技術(shù)趨勢，為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.3 加大檔案信息化建設(shè)的投入力度

一是加強(qiáng)人才投入，要通過提高待遇水平、優(yōu)化聘用體系、拓寬成長渠道的方式吸引德才兼?zhèn)?、?jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)過硬、年富力強(qiáng)的人才進(jìn)入到檔案信息化管理隊伍。二是加大經(jīng)費(fèi)的有效投入，及時的對軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級，定期的對配套硬件設(shè)備進(jìn)行更新，以適應(yīng)信息化需要。

4 結(jié)語

在全球化和信息化的持續(xù)發(fā)展的今天，農(nóng)業(yè)科技檔案管理者需要轉(zhuǎn)變原來的工作與思維模式，緊跟時代步伐，加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，為行政部門管理科技檔案、科研部使用用技術(shù)檔案、基層農(nóng)民群眾借鑒技術(shù)檔案創(chuàng)造一個較為便捷高效親民的使用環(huán)境，助推農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化發(fā)展。