中小企業(yè)庫(kù)存管理中存在的問題及改進(jìn)

朱愛永

摘要：近年來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院高度重視中小企業(yè)、個(gè)體工商戶的發(fā)展，出臺(tái)了一系列的支持政策，促進(jìn)了中小企業(yè)和個(gè)體工商戶的發(fā)展，中小企業(yè)和個(gè)體工商戶已成為我國(guó)繁榮經(jīng)濟(jì)、擴(kuò)大就業(yè)、改善民生的重要力量。但是隨著中小企業(yè)和個(gè)體工商戶發(fā)展，這些企業(yè)出現(xiàn)了一些問題亟待解決，尤其是在存貨管理方面，嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展。因?yàn)橹行∑髽I(yè)、個(gè)體工商戶一般人員較少、素質(zhì)參差不齊、多以商業(yè)為主，商品存貨在商業(yè)企業(yè)營(yíng)業(yè)資金中占比很大，是企業(yè)的重要組成部分。庫(kù)存管理的好與壞直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)好壞，在企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中有著舉足輕重的地位，管理不好會(huì)給企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益帶來(lái)不小的影響。本文主要是以商業(yè)企業(yè)為例，對(duì)近年來(lái)在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，商業(yè)企業(yè)在庫(kù)存管理中出現(xiàn)的一些普遍的問題進(jìn)行研究，從管理制度、庫(kù)管用人、存貨采購(gòu)、庫(kù)存管理等方面進(jìn)行討論，并提出來(lái)解決方法及建議，使企業(yè)能夠通過改進(jìn)庫(kù)存管理，來(lái)減少在庫(kù)存上的資金占用，降低企業(yè)庫(kù)存的過期毀損，提高企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益，讓企業(yè)能適應(yīng)新的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，在市場(chǎng)上有一席之地，并促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);庫(kù)存管理;近效期;盤點(diǎn)

近年來(lái)，“雙創(chuàng)”持續(xù)向更大范圍、更高層次、更深程度推進(jìn)，國(guó)家推出的稅費(fèi)優(yōu)惠政策措施達(dá)到102項(xiàng)，給中小企業(yè)和個(gè)體工商戶的發(fā)展提供了政策保障，給中小企業(yè)及民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展指明了方向，促進(jìn)了中小企業(yè)及民營(yíng)企業(yè)的全面的發(fā)展。

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，無(wú)論是生產(chǎn)制造企業(yè)，還是商品流通企業(yè)，存貨都是企業(yè)重要的組成部分。根據(jù)企業(yè)的存貨的用途，一般可分為三種類型的存貨：一種是用以出售的庫(kù)存商品，這類庫(kù)存是正常經(jīng)營(yíng)過程中，不需要額外加工、處于待銷狀態(tài)的各種商品，如商品流通企業(yè)的庫(kù)存;一種為需要企業(yè)進(jìn)一步加工，處于生產(chǎn)過程中的存貨，如工業(yè)企業(yè)的在產(chǎn)品、自制半成品以及委托加工物品都屬于這類;一種是隨商品銷售的存貨，這種存貨是銷售商品的附屬品，提供服務(wù)以備消耗的存貨;指企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品或提供勞務(wù)耗用而儲(chǔ)備的各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品等。我們這里主要談一下存儲(chǔ)以備出售的存貨。但由于中小民營(yíng)企業(yè)一般規(guī)模小，人員素質(zhì)普遍不高，管理不平有限，對(duì)存貨管理中出現(xiàn)這樣或那樣的問題不知如何解決，造成存貨積壓或毀損。占用企業(yè)大量資金，出現(xiàn)資金運(yùn)轉(zhuǎn)困難等情況。

一、企業(yè)庫(kù)貨管理的現(xiàn)狀

（一）存貨管理制度不健全或不完善

目前，許多中小民營(yíng)企業(yè)只關(guān)心銷售情況，重視銷售部門，認(rèn)為銷售能給企業(yè)帶來(lái)利潤(rùn)，放在第一位，而認(rèn)為庫(kù)貨管理也就是管理一下貨，沒什么重要的，任何人都能干，所以對(duì)庫(kù)存管理重視程度不夠，也未形成一套完整有效的制度，只停留進(jìn)出庫(kù)管理工作，對(duì)采購(gòu)管理、驗(yàn)收入庫(kù)、庫(kù)存管理、盤點(diǎn)管理出庫(kù)管理等方面都沒有嚴(yán)格有效的流程和規(guī)范，存貨管理無(wú)法可依、無(wú)章可循，出現(xiàn)問題也不知道出在哪個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)該由哪個(gè)部門以及誰(shuí)負(fù)責(zé)。這樣就難以實(shí)現(xiàn)對(duì)存貨的有效的管理，造成存貨管理混亂。

（二）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)及庫(kù)存管理人員相當(dāng)“重視”，用人唯親

現(xiàn)在一般中小型民營(yíng)企業(yè)，多半是家族式企業(yè)，企業(yè)成立之初多為親屬等共同創(chuàng)立共同經(jīng)營(yíng)，但到了企業(yè)發(fā)展人手不足的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)也多把采購(gòu)及庫(kù)存管理等重要崗位多是由親屬或朋友擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為親屬朋友是信得過，不會(huì)騙他，以為這樣可以放心。但殊不知這些親屬多半都無(wú)庫(kù)存管理經(jīng)驗(yàn)和勝任能力，有的甚至于對(duì)采購(gòu)及庫(kù)存管理一竅不通，這樣就造成瞎指揮、亂彈琴。往往這些庫(kù)管領(lǐng)導(dǎo)又不重視自身能力的培養(yǎng)，也不重視底下員工的相關(guān)能力培訓(xùn)，造成管理混亂，貨物亂堆亂放，造成賬賬或賬實(shí)不相符，出現(xiàn)大量近效期、過期貨物擠壓的情況，嚴(yán)重影響了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

（三）采購(gòu)流程不合理，造成進(jìn)貨成本偏高或存貨過多、存貨不足

采購(gòu)人員只機(jī)械地按銷售部門提供的要貨計(jì)劃采購(gòu)，未結(jié)合實(shí)際情況，造成采購(gòu)貨品過多或過少，造成貨存積壓或斷貨，未合理調(diào)整要貨量造成存貨成本偏高。例如：有個(gè)藥店的采購(gòu)人員只是每周一要求銷售人員統(tǒng)計(jì)一下本周的要貨計(jì)劃，他匯總一下，就根據(jù)匯總數(shù)就直接向商業(yè)要貨。未根據(jù)實(shí)際已有的庫(kù)存情況和每周的該種的商品銷售情況以及最低庫(kù)存量調(diào)整要貨計(jì)劃，致使有的產(chǎn)品還沒到下周采購(gòu)時(shí)間就沒貨了，還得臨時(shí)采購(gòu)，不僅影響了銷售，還增加采購(gòu)成本;有的藥品賣得不好，但庫(kù)存很大，不僅增加了資金的占用量，還增加了庫(kù)存管理成本，如不能及時(shí)銷售出去就有可能到近效期、甚至于過期，增加了報(bào)損成本。

（四）采購(gòu)人員與供應(yīng)商、存貨生產(chǎn)企業(yè)信息溝通不暢

采購(gòu)人員與供應(yīng)商、存貨生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)信息及生產(chǎn)企業(yè)的庫(kù)存量信息溝通有問題，在采購(gòu)人員向供應(yīng)商、生產(chǎn)企業(yè)請(qǐng)購(gòu)貨物采購(gòu)時(shí)，供應(yīng)商、生產(chǎn)企業(yè)庫(kù)存沒有貨，造成銷售部門銷售斷貨，影響企業(yè)的銷售，如果斷貨時(shí)間比較長(zhǎng)，影響就大了。例如：有個(gè)醫(yī)藥流通企業(yè)，有某種藥品在他的市場(chǎng)上銷售一直很好，銷售量很穩(wěn)定，采購(gòu)人員也就按平時(shí)的采購(gòu)規(guī)律采購(gòu)，誰(shuí)知這個(gè)藥品的生產(chǎn)企業(yè)因該藥品的生產(chǎn)線改造，也通知采購(gòu)人員要備貨，但采購(gòu)人員未給予足夠的重視，造成該種商品斷貨兩個(gè)多月，這不僅給企業(yè)造成了不小的損失。還因該種商品長(zhǎng)期斷貨，市場(chǎng)被其他的同類的商品所替代，即便企業(yè)后來(lái)恢復(fù)生產(chǎn)，重新恢復(fù)市場(chǎng)又耗費(fèi)了不少資金費(fèi)用。

（五）存貨管理不到位，賬面與實(shí)際不符、近效期或到期產(chǎn)品過多

首先，企業(yè)對(duì)貴重的貨物價(jià)未做到單獨(dú)特殊保庫(kù)管理，企業(yè)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)出人員管理也不嚴(yán)，領(lǐng)貨人員能夠進(jìn)倉(cāng)庫(kù)取貨，其他人可隨意進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)，這樣易造成貨物丟失、毀損等情況;其次，商品到貨后隨意放置，未放置在其固定貨位上，還有同一貨物放在不同貨位上的現(xiàn)象，這樣造成雖然知道庫(kù)房里有貨，但找不到貨放在哪里，知道有庫(kù)存但找時(shí)又發(fā)現(xiàn)庫(kù)存不夠;再次，庫(kù)管人員在出庫(kù)時(shí)，未完全按實(shí)際貨位所出的商品、批號(hào)等進(jìn)行出庫(kù)，造成盤點(diǎn)時(shí)，實(shí)際的貨位上的庫(kù)存貨物數(shù)量與賬上貨位庫(kù)存數(shù)量不相符，批號(hào)、效期與實(shí)際貨物也不相符，這樣在庫(kù)存盤點(diǎn)起來(lái)就會(huì)造成差異，由于未按批號(hào)出庫(kù)，致使實(shí)際庫(kù)存的效期和賬面效期不一致，造成ERP系統(tǒng)里的近效期管理就會(huì)不準(zhǔn)確而失效，無(wú)法通過系統(tǒng)進(jìn)行效期管理，長(zhǎng)期不改正，就會(huì)造成大量的貨物到近效期，近效期再不促銷處理很快就會(huì)變成過期產(chǎn)品，企業(yè)只能將這些過期商品報(bào)損處理，效期管理不好會(huì)給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失;最后，有的單位不進(jìn)行定期庫(kù)存盤點(diǎn)，一年只盤點(diǎn)一次，有的甚至于沒有盤點(diǎn)過，對(duì)單位的庫(kù)存有多少貨都不清楚，有的單位雖然進(jìn)行了盤點(diǎn)，對(duì)盤點(diǎn)出的差異也不查找原因進(jìn)行處理，有的盤點(diǎn)了也盤不清，造成實(shí)物與賬不相符。

二、加強(qiáng)企業(yè)存貨管理的對(duì)策和建議

（一）規(guī)范庫(kù)存管理，完善庫(kù)存管理制度

為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利進(jìn)行，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要改變企業(yè)經(jīng)營(yíng)的思想觀念，在重視銷售部門的同時(shí)也要重視存貨的管理。企業(yè)要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)庫(kù)存管理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行重新梳理，找出各環(huán)節(jié)上的關(guān)鍵控制點(diǎn)，再設(shè)計(jì)一套與關(guān)鍵控制點(diǎn)相適合存貨管理制度，對(duì)存貨管理各崗位職責(zé)分工和權(quán)限進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，形成采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、庫(kù)存管理、出庫(kù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格有效的流程和規(guī)范，使各個(gè)部門能形成相互制約、相互監(jiān)督的有效機(jī)制。同時(shí)也能使采購(gòu)和庫(kù)管人員在工作時(shí)有法可依、有章可循，為規(guī)范庫(kù)存管理提供制度保障。同時(shí)企業(yè)也要在制度實(shí)際執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)制度設(shè)計(jì)不合理的地方，再根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂，不斷完善庫(kù)存管理制度。

（二）加強(qiáng)庫(kù)管人員培訓(xùn)、提高人員管理素質(zhì)

要想管理好庫(kù)存，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還要轉(zhuǎn)變用人的思想觀念，從“唯親是舉”轉(zhuǎn)向“唯才是舉”。企業(yè)必須重視庫(kù)存管理人員的素質(zhì)建設(shè)，不用人唯親。要培養(yǎng)一支有能力，懂管理，有技術(shù)的人才隊(duì)伍。注重人才的引進(jìn)，以德為先，選聘的存貨管理人員首先注重人員素質(zhì)，對(duì)有德有才之人要重用，有德無(wú)才可培養(yǎng)量使用，對(duì)有才無(wú)德品行不好的堅(jiān)決不用;重視新入職人員的基礎(chǔ)培訓(xùn)工作，新入職人員都要進(jìn)行存貨的產(chǎn)品知識(shí)、庫(kù)存管理、業(yè)務(wù)流程、存貨管理制度培訓(xùn)，并進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)考核，考試合格后才能上崗。上崗后還要以“老帶新”的方式讓新入職的員工盡快理解并掌握庫(kù)存管理的知識(shí)，盡快適應(yīng)新的工作崗位。如遇到新產(chǎn)品上市，企業(yè)僅要對(duì)銷售部門進(jìn)行培訓(xùn)，還要對(duì)庫(kù)存管理人員進(jìn)行新的產(chǎn)品培訓(xùn)，使庫(kù)管人員對(duì)新的產(chǎn)品有了解，為銷售部門做好新產(chǎn)品的銷售的后勤工作。企業(yè)還要定期進(jìn)行培訓(xùn)再教育，使庫(kù)管認(rèn)識(shí)到庫(kù)存管理的重要性、從而更加努力做好本職工作，提升了存貨的管理水平。

（三）優(yōu)化采購(gòu)流程，利用采用ERP管理系統(tǒng)，降低采購(gòu)成本

根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，采用ERP管理軟件系統(tǒng)，使采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、銷售管理信息共享。方便庫(kù)存管理。首先，在ERP系統(tǒng)中，把每種商品都錄入系統(tǒng)中，包括商品規(guī)格、生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商等資料，使企業(yè)銷售的每個(gè)種商品都囊括進(jìn)去，不會(huì)遺漏某種商品，做到了全面管理;其次，在ERP系統(tǒng)中設(shè)置每個(gè)商品庫(kù)存最低下限和最高上限，當(dāng)某種商品達(dá)到最高采購(gòu)線數(shù)量或最低采購(gòu)線數(shù)量時(shí)，系統(tǒng)能夠及時(shí)給出提醒。采購(gòu)員通過系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)查看到每種商品的銷售情況和庫(kù)存情況，可以根據(jù)庫(kù)存銷售情況制定適合實(shí)際銷售的要貨計(jì)劃，避免了由于采購(gòu)過大造成的存貨積壓，也最大限度地保證了銷售供應(yīng)，降低了庫(kù)存管理成本、臨時(shí)采購(gòu)的成本;再次，使用ERP系統(tǒng)，加強(qiáng)了銷售分析，采購(gòu)員可以根據(jù)上期銷售情況和去年同期銷售情況預(yù)估下月的銷售情況，提前做好采購(gòu)計(jì)劃，避免了由于庫(kù)存不足引起的缺貨風(fēng)險(xiǎn);最后，企業(yè)還應(yīng)把庫(kù)貨分為暢銷售商品、一般商品和其他商品，要保證暢銷售商品的庫(kù)存，兼顧一般商品和其他商品庫(kù)存，把缺貨風(fēng)險(xiǎn)降到企業(yè)能接受的水平。

（四）加強(qiáng)供應(yīng)商的信息溝通

企業(yè)要與供應(yīng)商保持良好的溝通關(guān)系，供應(yīng)商對(duì)貨的供應(yīng)直接影響著企業(yè)的銷售，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)注加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)人員與商品生產(chǎn)企業(yè)、供應(yīng)商的信息溝通，不僅要關(guān)注本單位的庫(kù)存情況，還要關(guān)注生產(chǎn)企業(yè)和供應(yīng)商的庫(kù)存情況，如供應(yīng)商遇有生產(chǎn)特殊情況預(yù)計(jì)不能及時(shí)供應(yīng)時(shí)，公司要積極采取措施，提前做好庫(kù)存儲(chǔ)備，做到特殊事情特殊處理。

（五）規(guī)范庫(kù)存管理工作

公司領(lǐng)導(dǎo)要重視在庫(kù)存管理方面的工作，例如，非庫(kù)管人員不能隨意進(jìn)入庫(kù)房，要求庫(kù)管人員對(duì)一種貨物放置在同一貨位上，如有特殊情況不能放在同一貨位上的要在電腦上記錄，每個(gè)貨位都有多少數(shù)量，不能隨意堆放，不做任何記錄。同時(shí)，做到賬物相符，對(duì)貴細(xì)品種要有單獨(dú)貨柜保存，必要時(shí)上鎖，規(guī)范盤點(diǎn)管理。在盤點(diǎn)前，先把各個(gè)貨位的貨物整理好，對(duì)非本公司的貨物單獨(dú)擺放。盤點(diǎn)過的貨物做上盤點(diǎn)標(biāo)識(shí)，以防重復(fù)盤點(diǎn)。在盤點(diǎn)過程中關(guān)注查看貨物的質(zhì)量和效期，對(duì)有破損、近效期、過期的商品單獨(dú)記錄。并采取定期盤點(diǎn)與不定期盤點(diǎn)相結(jié)合的方法，通過盤點(diǎn)，對(duì)存貨的數(shù)量差異要及時(shí)查找原因做出分析，因庫(kù)管人員責(zé)任造成近效期過期破損等造成的盤虧毀損的要進(jìn)行相應(yīng)的賠償，因銷售人員過多要貨而造成的近效期等損失也要有相應(yīng)的處罰措施，這樣就保證存貨的安全完整，做到賬賬、賬實(shí)、賬表相符，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在中小企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，每天都有很多新的企業(yè)注冊(cè)，也有很多企業(yè)注銷，要想企業(yè)使在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，有一席之地，企業(yè)必須注重存貨的管理。認(rèn)識(shí)到存貨管理在中小型民營(yíng)企業(yè)中重要地位并不比銷售部差，它也是做好銷售的基礎(chǔ)。存貨管理的好壞直接影響占用企業(yè)資金占用量、影響著企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)、影響公司的利潤(rùn)，關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生存發(fā)展。企業(yè)要重視存貨管理，存貨管理不僅要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理者參與并重視起來(lái)，還需要各部門全員參與協(xié)調(diào)進(jìn)來(lái)。降低成本、增加效益，企業(yè)才能以較小的庫(kù)存滿足更大的銷售，獲得更大的利潤(rùn)，才能使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化，完成企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，庫(kù)存管理好的企業(yè)能獲得最得更大的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)能夠長(zhǎng)期、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

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