提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究

何丹丹

摘要：科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展使得計(jì)算機(jī)的普及率也在逐漸上升，其巨大的優(yōu)勢(shì)使得其在信息時(shí)代下充分發(fā)揮了重要作用，并逐漸成為各行各業(yè)獲得進(jìn)一步發(fā)展機(jī)遇的必備事物。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，想要從根本上解決事務(wù)繁多以及龐大數(shù)據(jù)量應(yīng)用問(wèn)題，就應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況做好檔案管理信息化建設(shè)工作，將各類信息按照順序儲(chǔ)存至電子文檔中，以便于后期的數(shù)據(jù)整理與匯總分析。事業(yè)單位檔案記錄著重要的信息，在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位能夠做好檔案管理工作十分重要。而隨著信息化時(shí)代的迅速發(fā)展，越來(lái)越多的信息化管理手段出現(xiàn)在檔案管理工作當(dāng)中，這更好地為事業(yè)單位的檔案管理工作效率提升提供了保障，筆者將立足于自身的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案是人們對(duì)社會(huì)生活的一些規(guī)律和關(guān)鍵要素記載后形成的文書(shū)資料，自古至今都是非常重要的文獻(xiàn)資料之一，并在社會(huì)生活中發(fā)揮了獨(dú)特的價(jià)值作用，具有歷史的再現(xiàn)性、知識(shí)性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性和價(jià)值性等特點(diǎn)。檔案管理則是通過(guò)對(duì)檔案的登記、整理和存儲(chǔ)等手段，提高了事業(yè)單位對(duì)檔案管理的效率。基層事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，尤其是對(duì)于一些專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)關(guān)鍵資料的檔案管理則顯得更加重要。當(dāng)下在信息化和互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，事業(yè)單位對(duì)檔案管理也有了更高的要求，單一的紙質(zhì)檔案管理滿足不了當(dāng)前的需求。加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，既是推動(dòng)檔案管理的高效化轉(zhuǎn)變，也是為了提高基層事業(yè)單位的管理體系和能力。

一、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)作用

（一）提高信息化檢索效率

信息化時(shí)代的到來(lái)促進(jìn)了信息技術(shù)的快速發(fā)展，同時(shí)也產(chǎn)生了海量的信息數(shù)據(jù)，如何快速、準(zhǔn)確地在數(shù)據(jù)庫(kù)中尋找所需的信息數(shù)據(jù)，成為檔案管理工作中需重點(diǎn)解決的問(wèn)題。通過(guò)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)能夠極大程度地提升信息的檢索速度，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。首先，檔案管理信息化建設(shè)使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，改變了傳統(tǒng)人工進(jìn)行檢索的工作方式，保證了檢索工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，能夠根據(jù)所需快速獲取信息。其次，可以實(shí)現(xiàn)批量信息同步查找。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)ο嗤愋偷男畔⑦M(jìn)行快速檢索。最后，信息化檢索避免了對(duì)檔案造成損壞，能延長(zhǎng)檔案的使用壽命，使檔案管理工作變得更加輕松便捷。

（二）有利于構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案存儲(chǔ)環(huán)境

部分事業(yè)單位在檔案管理中，仍運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，投入大量的人力、物力和精力對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這就使紙質(zhì)檔案在管理和存儲(chǔ)上存在諸多的不足。而信息化建設(shè)為檔案管理工作構(gòu)建了良好的環(huán)境，優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)條件，滿足了現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。首先，信息化檔案管理避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受潮、破損、遺失等問(wèn)題，使檔案以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，構(gòu)建了全新的檔案管理系統(tǒng)，有效避免了外界因素的干擾。其次，信息化檔案管理有效拓展了檔案存儲(chǔ)空間，只需借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理軟件，便可將檔案存儲(chǔ)到云空間，有效改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)空間的要求。最后，信息化檔案管理有效降低了成本，使檔案管理工作不再對(duì)現(xiàn)實(shí)環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業(yè)單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān)，如果檢索效率低，勢(shì)必會(huì)影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問(wèn)題，就在于事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視不足，沒(méi)有給檔案管理部門(mén)配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進(jìn)的信息技術(shù)，致使檔案管理工作雖然進(jìn)行了信息化建設(shè)，但并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果，特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。

（二）檔案管理不完善

目前事業(yè)單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案貯存條件不規(guī)范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現(xiàn)了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現(xiàn)了檔案管理始終沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，最終反過(guò)來(lái)影響檔案管理在事業(yè)單位中的地位和重要性，單位中的管理層對(duì)其不重視，對(duì)其的投入和管理相應(yīng)的缺乏計(jì)劃性，因此，事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

（三）缺乏時(shí)代性

當(dāng)前，事業(yè)單位正處于改革的關(guān)鍵時(shí)期，但其將重點(diǎn)放在了其他工作上，對(duì)檔案管理并沒(méi)有進(jìn)行深入的研究和有效的改革。同時(shí)，目前的改革機(jī)制也不是對(duì)所有事業(yè)單位檔案管理都適用的。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，難免存在問(wèn)題和不足，而要想有效地解決這些問(wèn)題，促進(jìn)自身不斷的發(fā)展，就必須做好檔案管理工作，對(duì)保存的信息進(jìn)行深入的分析，挖掘其中蘊(yùn)含的有價(jià)值信息。但在實(shí)際的檔案管理工作中，事業(yè)單位并沒(méi)有制定出與社會(huì)發(fā)展相符的管理機(jī)制，管理模式仍較為陳舊，缺乏時(shí)代性，并沒(méi)有積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、管理方法和管理設(shè)備，最終不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）事業(yè)單位檔案管理制度不完善

當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理制度建設(shè)方面還存在一些不足，一方面，事業(yè)單位檔案管理制度相對(duì)落后，很多檔案管理制度已經(jīng)運(yùn)行了十多年，很難滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的具體要求。特別是在檔案管理信息化建設(shè)背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理效率提出更高要求，但當(dāng)前事業(yè)單位所運(yùn)行的檔案管理制度更契合傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況缺少制度依據(jù)，無(wú)章可循。另一方面，部分事業(yè)單位雖然對(duì)檔案管理制度進(jìn)行了調(diào)整和完善，但所作出的調(diào)整和完善只局限在某一方面，只能算是對(duì)制度的修修補(bǔ)補(bǔ)，沒(méi)有對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新性的改革.

三、提高事業(yè)單位中檔案管理信息化的有效措施

（一）提升檔案信息化建設(shè)的關(guān)注程度

事業(yè)單位務(wù)必要了解到檔案管理中信息化建設(shè)所具有的重要意義，注重檔案信息化建設(shè)這個(gè)工作，增加相關(guān)資金的投入力度，學(xué)習(xí)其他單位所總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，挑選適合自己?jiǎn)挝坏男畔⒒Ｊ?，引入一些先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備。并且，在建立檔案信息化這個(gè)管理平臺(tái)之后，管理機(jī)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)持著政務(wù)信息全面公開(kāi)的原則，適當(dāng)對(duì)檔案相關(guān)的信息進(jìn)行公開(kāi)，精簡(jiǎn)檔案借用與查找的手續(xù)，拓展檔案能夠運(yùn)用的范疇，使得檔案管理得以更好地被監(jiān)督，進(jìn)而增強(qiáng)檔案信息所具有的真實(shí)性與精準(zhǔn)性，提高檔案的利用率。

（二）創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)化相關(guān)知識(shí)管理

一直以來(lái)，檔案學(xué)、圖書(shū)館與情報(bào)學(xué)都有著非常密切的關(guān)聯(lián)，而情報(bào)學(xué)的研究是對(duì)知識(shí)展開(kāi)進(jìn)一步的挖掘，筆者覺(jué)得日后事業(yè)單位中檔案管理的信息化建設(shè)和有關(guān)的理論知識(shí)與技能是分不開(kāi)的，借助情報(bào)學(xué)有關(guān)的知識(shí)與技能來(lái)優(yōu)化事業(yè)單位中檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)便是創(chuàng)建適合自己?jiǎn)挝坏臋n案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案管理工作者能夠借助部分現(xiàn)代化的技術(shù)與軟件來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中已有的檔案資源組進(jìn)一步的研究與挖掘，最后把檔案管理機(jī)構(gòu)創(chuàng)造成一個(gè)事業(yè)單位決策中心，讓檔案管理機(jī)構(gòu)變成日后每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要的主要支撐之一，不管是日后哪個(gè)部門(mén)要做相關(guān)業(yè)務(wù)或者作出決策都可以依據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)所給予的信息，制定出最為完備的決策。

（三）構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)

檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)決定了未來(lái)的工作持續(xù)性，也是有效推進(jìn)工作深入發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息時(shí)代下，作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各個(gè)信息站點(diǎn)的實(shí)際情況與人們對(duì)檔案的實(shí)際要求，以滿足檔案信息化服務(wù)要求為基礎(chǔ)，為網(wǎng)站系統(tǒng)添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)站系統(tǒng)的同時(shí)，也需要為事業(yè)單位與檔案管理體系之間建立有效聯(lián)系，實(shí)施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時(shí)對(duì)新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動(dòng)檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時(shí)，在這一過(guò)程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進(jìn)工作人員的整體素質(zhì)的提升。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立自己的檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁(yè)形式向人民群眾提供有關(guān)檔案信息和服務(wù)，開(kāi)展檔案信息網(wǎng)上咨詢、查詢，并實(shí)時(shí)歸檔和直接提供電子文件。檔案網(wǎng)站應(yīng)與本單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相連接，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理共享的互通。將檔案管理系統(tǒng)整合到本單位管理信息系統(tǒng)中，構(gòu)建一個(gè)完整的系統(tǒng)，以綜合考慮本單位各個(gè)部門(mén)，實(shí)現(xiàn)資源共享，最大限度地發(fā)揮檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)接入國(guó)家或地區(qū)檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家或地區(qū)檔案信息檔案管理信息的在線交流。信息檔案網(wǎng)站建設(shè)要選擇質(zhì)量高、口碑好、技術(shù)過(guò)硬的產(chǎn)品，其要符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

在國(guó)務(wù)院頒布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見(jiàn)》的新形勢(shì)背景下，檔案管理工作的改革方針倡導(dǎo)通過(guò)信息技術(shù)手段的利用，提升檔案管理工作效率。這一文件倡導(dǎo)下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)大力推進(jìn)展開(kāi)，各種技術(shù)、新手段被應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，這不僅極大地提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率，也為事業(yè)單位檔案的高效利用提供了保障。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，想要從根本上解決事務(wù)繁多以及龐大數(shù)據(jù)量應(yīng)用問(wèn)題，就應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況做好檔案管理信息化建設(shè)工作，將各類信息按照順序儲(chǔ)存至電子文檔中，以便于后期的數(shù)據(jù)整理與匯總分析。同時(shí)由于分門(mén)別類的信息歸檔也使得檔案管理人員想要對(duì)文檔進(jìn)行查詢時(shí)也保證這一過(guò)程的及時(shí)性。部分具有較高價(jià)值的紙質(zhì)檔案也可以利用電子檔案對(duì)其進(jìn)行備份，從而將原始記錄數(shù)據(jù)丟失所帶來(lái)的影響降到最低。

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