淺談檔案的信息化管理

李冰惠

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化和檔案管理數(shù)字化的建設(shè)也逐漸變成了可能。本文首先對檔案相關(guān)概念、信息管理重要性做了必要的說明，其次針對目前檔案建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。

關(guān)鍵詞：淺談;檔案管理;信息化;建設(shè)

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，人們越來越感受到信息作為資源、生產(chǎn)力要素和社會財富所帶來的利益，“全球信息高速公路”Internet以不可阻擋之勢涌來，人們都能通過網(wǎng)絡(luò)隨意查詢發(fā)布于世界各地的數(shù)據(jù)、圖表、文獻(xiàn)等各種信息。目前我國使用計算機(jī)、網(wǎng)線上網(wǎng)用戶就已全面鋪開，隨著電腦的普及、網(wǎng)費的下調(diào)、有線電視網(wǎng)和一種嵌入微軟Windows CE操作系統(tǒng)的機(jī)頂盒的普遍推廣，人們通過VCD、電視也能夠輕松上網(wǎng)。有這么大的讀者群，我們檔案部門一定要抓住機(jī)遇，在信息市場中占有一份天地。

我們的日常工作急需一批懂檔案管理、有實際工作經(jīng)驗又熟悉網(wǎng)絡(luò)資源加工檢索的工作人員。如果有完備的檢索體系，再成立網(wǎng)上服務(wù)公司幫助讀者面對分散、無序的成百上千倍增長的信息，快捷、經(jīng)濟(jì)地查詢到所需的信息，給讀者以引導(dǎo)，那將給檔案部門與時代更快接軌提供大大的助力。

1 檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點

1.1 管理對象數(shù)字化

網(wǎng)絡(luò)化管理不會改變檔案的性質(zhì)和內(nèi)容。檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的變化主要會發(fā)生在其形式載體上和人們對其實體和信息內(nèi)容的管理與使用方式上。檔案的載體從目前看首先會進(jìn)一步多樣化，然后會進(jìn)一步趨向非直觀化，也就是說以“機(jī)讀檔案”為典型代表的適宜于計算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)處理、管理的載體形式將日趨取得地位。傳統(tǒng)的檔案管理對象是以紙質(zhì)載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內(nèi)容信息密不可分;而現(xiàn)在工程檔案管理的對象正隨著辦公自動化及信息技術(shù)的發(fā)展逐漸演變?yōu)椤皺C(jī)讀檔案”——存儲于計算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實體管理與內(nèi)容信息的管理在使用上將趨向分離。檔案的內(nèi)容信息將主要通過電子計算機(jī)等技術(shù)媒介發(fā)揮其對公司業(yè)務(wù)活動的日常作用，而檔案的實體將會從日常的使用中徹底脫身。分離后的檔案內(nèi)容信息將日趨實用化，而檔案實體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。當(dāng)然這會引起到底什么是檔案、數(shù)字化的檔案信息具不具有理論上和法律上的效力的爭論。而如果數(shù)字化的檔案信息徹底解決了其可靠性、可信性問題，傳統(tǒng)的、直觀性的紙質(zhì)檔案恐怕真的會被徹底淘汰。

1.2 信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態(tài)，將工程檔案信息管理與文書、資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。這種融為一體不僅僅指它們都分別采用了自動化管理，在技術(shù)手段上沒有什么區(qū)別，更是指檔案、文書、圖書資料等信息通過網(wǎng)絡(luò)融為一體，連成一片，形成一個包括各種信息資源在內(nèi)的“公司信息資源系統(tǒng)”，實現(xiàn)所謂“信息資源共享”。以往檔案的利用者必須來到檔案室才能利用，而現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)他們可以在自己的辦公室甚至設(shè)計現(xiàn)場的終端前對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實時瀏覽、訪問。我們以利用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng)，并且將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件。不必再到檔案室閱覽或提曬底圖。節(jié)省了利用者的時間，提高了利用效率。

1.3 檔案收集網(wǎng)絡(luò)化

收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復(fù)雜，專業(yè)性也不很強(qiáng)，但它有著決定收藏室水平，決定檔案室身份的重要意義。過去這項工作主要針對項目負(fù)責(zé)人，及時了解設(shè)計進(jìn)度，做到隨時收集入庫;而現(xiàn)在，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，網(wǎng)上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進(jìn)行電子檔案收集。

1.4 檔案發(fā)布、查詢網(wǎng)絡(luò)化

我們檔案館保存著大量的檔案信息資源，如果我們將這些信息公布于網(wǎng)上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實性、權(quán)威性的特點，會吸引大量的讀者，這是檔案管理部門擴(kuò)大影響，開發(fā)利用檔案信息的有效途徑。

2 實行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)注意的問題

2.1 實行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)重點抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進(jìn)行檢索的一條途徑。所以在進(jìn)行檔案前處理時，所提示的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統(tǒng)存儲的檔案信息內(nèi)容豐富，有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)性。否則難以滿足利用者的各種檢索要求。應(yīng)該在設(shè)置字段類型時，注意從利用者的角度來考慮，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則。

2.2 實行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)注意數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計并不是簡單地將單機(jī)數(shù)據(jù)庫向網(wǎng)絡(luò)中移動。單機(jī)數(shù)據(jù)庫中不合理的地方要加以改進(jìn)，不足的地方要予以補(bǔ)充。

2.3 實行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)注重電子文件的收集

在電子文件收集方面的研究我們只是剛剛起步，目前只對工程圖進(jìn)行網(wǎng)上收集。電子文件如果能在網(wǎng)上傳輸，直接與檔案管理系統(tǒng)掛接，可以避免以后通過掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。所以應(yīng)及時將電子文件的收集納入檔案工作中來，使其成為今后網(wǎng)絡(luò)工作中的一個重要部分。

2.4 實行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)及時進(jìn)行設(shè)備的更新?lián)Q代

實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的目標(biāo)，計算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個重要因素。因此，適時地更新設(shè)備是保證“網(wǎng)絡(luò)化”高效率的重要前提。

3 信息化管理的相關(guān)策略建議

3.1 加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和宣貫

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。盡快開展檔案信息化的制定和宣貫工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范檔案信息化工作。

3.2 安全性方面的建議

數(shù)字化的檔案在安全性方面也要得到加強(qiáng)、加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機(jī)制，提高信息安全意識，防治失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。

3.3 重視檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

檔案信息化是一項高科技項目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度。加強(qiáng)對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。其次，要根據(jù)檔案室人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長。

3.4 探索實行文檔一體化和歸檔雙軌制

文檔一體化是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。歸檔雙軌制是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。預(yù)計在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

3.5 重視檔案信息建設(shè)實用原則

檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)。在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)堅持實用的原則，根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個整體，使信息具備“唯一性”，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

（作者單位：吉林省職業(yè)病防治院）