檔案管理應(yīng)用RFID（電子標(biāo)簽）技術(shù)研究

摘 要：RFID技術(shù)具有使用壽命長、安全性高等特性，將RFID技術(shù)應(yīng)用到檔案管理，尤其是檔案分類、查詢、檢索等，極大地提升了實體檔案的管理效率，降低檔案管理運行及服務(wù)成本。本文首先從采集、管理、銷毀及監(jiān)控等四個方面簡要論述了RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，并分析了RFID技術(shù)的組成結(jié)構(gòu)。又從檔案查詢借閱、檢索統(tǒng)計、安全保護(hù)四個方面闡述了RFID技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用。分析了RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用短板，并提出了應(yīng)用推廣的具體建議。

關(guān)鍵詞：RFID;檔案管理;應(yīng)用

概述

RFID即Radio Frequency Identification，射頻識別，又稱電子標(biāo)簽。RFID是通過無線射頻信號非接觸式自動識別對象，獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。因RFID技術(shù)實時、準(zhǔn)確、快速的特性，被廣泛應(yīng)用于供應(yīng)鏈管理、快遞投送、圖檔管理等領(lǐng)域。

數(shù)字化、信息化時代，檔案管理還存在編目流程繁瑣、效率低、盤點操作繁雜、文件共享時效性差等問題[1 ]。RFID技術(shù)具有使用壽命長、安全性高等特性，將RFID技術(shù)應(yīng)用到檔案管理，尤其是檔案分類、查詢、檢索等，極大地提升了實體檔案的管理效率，降低檔案管理運行及服務(wù)成本。

1 檔案管理中的RFID系統(tǒng)功能

基于RFID技術(shù)的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)涵蓋了信息采集系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、銷毀系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)等四大主要應(yīng)用領(lǐng)域，應(yīng)用于庫房管理、檔案檢索、銷毀和安全保障等[2 ]。

1.1 系統(tǒng)采集功能

RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分為信息采集系統(tǒng)，該系統(tǒng)對硬件中的關(guān)鍵信息進(jìn)行采集，并將其連接于計算機接口，對視頻信號中的信息進(jìn)行集中采集，并對采集到的信息自動分析。信息分析后形成的信號按照指定格式通過天線射頻信號發(fā)送至監(jiān)控系統(tǒng)。信息采集系統(tǒng)主要應(yīng)用于檔案庫房門禁、密集柜開關(guān)信號、標(biāo)簽讀取信號等。

1.2 系統(tǒng)管理功能

系統(tǒng)管理功能主要為檔案管理者提供館藏檔案信息維護(hù)平臺，并將監(jiān)控到的相關(guān)檔案管理信息進(jìn)行實時的管理和維護(hù)。該系統(tǒng)功能包括盤點館藏檔案資源、管理基本檔案信息、檔案出入庫管理，以及日志讀寫等。

1.3 系統(tǒng)銷毀功能

銷毀功能主要包括失效或到期檔案自動提醒、檔案銷毀統(tǒng)計、檔案保管日期設(shè)定等。檔案管理人員根據(jù)系統(tǒng)中的失效、過期等檔案信息提醒，及時對其作出鑒定或銷毀處理。

1.4 系統(tǒng)監(jiān)控功能

監(jiān)控系統(tǒng)則將采集到的信息進(jìn)行組織處理、轉(zhuǎn)化給檔案管理者，檔案管理人員利用計算機、可視系統(tǒng)等實時界面顯示，確保檔案出入庫始終處于可監(jiān)視狀態(tài)，確保檔案安全[3 ]。監(jiān)控系統(tǒng)包括檔案室進(jìn)出人員監(jiān)控、攝像頭監(jiān)控、門開關(guān)監(jiān)控，等等。

2 檔案管理中的RFID技術(shù)組成

RFID系統(tǒng)由標(biāo)簽、閱讀器和天線三部分組成，每一部分的硬件設(shè)置中含有檔案管理的相應(yīng)功能。

2.1 標(biāo)簽（Tag）

RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，其中標(biāo)簽項主要涵蓋檔案管理的關(guān)鍵或重要信息，諸如檔案名稱、檔案編號、檔案入庫時間、檔案保管期限、檔案密級、檔案備注，以及內(nèi)容摘要，等等。標(biāo)簽中的這些關(guān)鍵信息主要用來定位檔案位置、檔案存放區(qū)間、數(shù)量以及存放位置編號，等等。標(biāo)簽主要封裝于檔案盒、密集柜或其他位置。

2.2 閱讀器（Reader）

閱讀器通常安裝在檔案室墻壁或天花板，配置以110-240V電源適配器，利用局域網(wǎng)實現(xiàn)標(biāo)簽中的信息傳輸，將閱讀器與計算機接口（網(wǎng)口或串口）互連，讀取RFID標(biāo)簽信息，并通過局域網(wǎng)傳輸至主機服務(wù)器。

2.3 天線（Antenna）

RFID技術(shù)中的天線需要根據(jù)檔案室的空間大小，量身定制，從而取得最佳信號收發(fā)效果。

3 檔案管理中的RFID技術(shù)具體應(yīng)用

3.1 檔案查詢借閱

通過RFID技術(shù)，建立智能化電子標(biāo)簽計安全查借閱系統(tǒng)，能夠增強檔案館人性化、個性化服務(wù)[4 ]。將RFID電子標(biāo)簽粘貼于檔案（盒），利用標(biāo)簽轉(zhuǎn)換裝置將檔案信息寫入標(biāo)簽，電子標(biāo)簽中的ID編號具有唯一性，可作為檔案查詢識別的憑證，將記錄的電子標(biāo)簽中的檔案信息與檔案數(shù)據(jù)庫信息（如檔案標(biāo)題、卷內(nèi)目錄、保存期限、全宗號等）對應(yīng)，可通過閱讀器實現(xiàn)精準(zhǔn)閱讀。檔案查詢者出示檔案查詢審批表、身份證或借閱卡等，閱讀器掃描RFID標(biāo)簽，系統(tǒng)會自動記錄查詢時間、查詢?nèi)思安樵儥n案等，極大地簡化了檔案查借閱手續(xù)。

3.2 檔案檢索統(tǒng)計

RFID標(biāo)簽詳細(xì)記錄庫藏中檔案存放的具體地點和數(shù)量，能夠及時開展檔案檢索統(tǒng)計。一方面是檔案盤點。RFID技術(shù)可通過對擺放掃描，分揀出檔案的類別、精準(zhǔn)定位，增強盤點效率;另一方面清查亂架或不在架檔案。RFID標(biāo)簽中記錄檔案信息，通過讀寫，及時查找到錯架檔案位置，及時糾正。此外，RFID技術(shù)能夠幫助利用系統(tǒng)識別功能，自動將庫房中盤點的檔案資料生成統(tǒng)計，幫助檔案人員快速分析檔案查詢、借閱等情況。

3.3 檔案安全保護(hù)

檔案安全包括實體檔案安全和檔案信息安全兩大方面。利用RFID技術(shù)能夠及時監(jiān)控庫房環(huán)境，跟蹤每份檔案動態(tài)信息，智能跟蹤出庫檔案情況，并將報警系統(tǒng)、警示提醒與電子標(biāo)簽結(jié)合起來，未經(jīng)批準(zhǔn)帶出庫房會觸發(fā)報警系統(tǒng);檔案歸還或調(diào)出環(huán)節(jié)增設(shè)驗證碼、安全密鑰，有效防止檔案信息被篡改或竊取。

4 檔案管理中的RFID技術(shù)主要短板

一套完整的RFID檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)具有實時追蹤、快速盤點、全方位管理等特點，在檔案室實體檔案管理中應(yīng)用，極大地提升了管理效率，優(yōu)化了服務(wù)流程。與條形碼技術(shù)相比雖然具有諸多優(yōu)勢，但也存在不足。

4.1 物理特性限制

即便RFID技術(shù)具有快速的識讀功能，但也需要花費一定時間;標(biāo)簽尺寸大小有限;閱讀器射頻傳輸受大氣、水、物體等影響;射頻讀寫器產(chǎn)生的電磁輻射也會影響到公共通信信號的穩(wěn)定。

4.2 識別環(huán)境制約

讀寫器射頻信號傳輸易受到障礙物阻隔而影響標(biāo)簽中的信息讀取效率;標(biāo)簽重疊較多，從而容易出現(xiàn)漏讀的情況;金屬或濕度等因素也會影響讀寫器的識別效果。

4.3 侵害隱私安全

RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)，容易泄露檔案信息、檔案利用者的相關(guān)信息，利用非法閱讀器與標(biāo)簽對話，便可篡改或復(fù)制標(biāo)簽內(nèi)容，更有甚者還會破壞檔案管理系統(tǒng)功能。

5 檔案管理中的RFID技術(shù)發(fā)展趨勢

5.1 統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

RFID技術(shù)擁有廣闊的應(yīng)用前景，美國EPC、日本UID及IOS/IEC18000等積極制定本國的RFID技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)[5 ]。雖然我國也制定了相應(yīng)的NPC標(biāo)準(zhǔn)，但標(biāo)準(zhǔn)之間的應(yīng)用、編碼及頻率沒有相統(tǒng)一，實際應(yīng)用不連通，使用成本高，且效率低。因此，應(yīng)加快國際間合作，統(tǒng)一RFID技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案館應(yīng)從頂層做好設(shè)計，運用RFID技術(shù)，統(tǒng)一檔案著錄規(guī)則及分類標(biāo)準(zhǔn)，從而打通檔案數(shù)據(jù)信息流通不暢的問題。

5.2 維護(hù)系統(tǒng)安全

從RFID技術(shù)應(yīng)用原理來看，使用同一頻率的射頻讀寫器，便可輕易地獲得電子標(biāo)簽中的存儲信息，這也無形中增加了檔案信息泄露的安全風(fēng)險。此外射頻信號存在易被干擾，識別率低、非法跟蹤竊取等問題。因此，在后期的研發(fā)和使用過程中應(yīng)加強檔案數(shù)據(jù)庫安全保密技術(shù)開發(fā)研究，擬定信息安全保密規(guī)則手冊，規(guī)范檔案查詢利用行為，保障信息安全。

5.3 降低運營成本

與條形碼技術(shù)應(yīng)用成本相比，RFID技術(shù)的使用成本較高，電子標(biāo)簽、射頻讀寫器，以及計算機等軟硬件設(shè)備的建設(shè)和后期的運營維護(hù)成本都較高，這也成為該項技術(shù)在基層檔案館推廣應(yīng)用的一大制約。初始投入較大，但后期的運行效果良好，且隨著市場化的深入推動，電子標(biāo)簽、射頻讀寫器以及計算機等軟硬件成本總體呈現(xiàn)下降態(tài)勢。隨著館藏檔案資料的逐漸增加，以及經(jīng)費保障的充裕，RFID技術(shù)可先從重要、核心檔案利用起，逐漸推廣至全部館藏檔案資料，提升檔案管理的整體信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜婷，孟少勇.基于RFID的科技檔案管理系統(tǒng)設(shè)計[J].信息化研究，2020（3）：69—73.

[2]許東明.基于RFID的智能檔案管理系統(tǒng)方案[J].電子技術(shù)與軟件工程，2021（14）：112—114.

[3]李永強.基于RFID技術(shù)的檔案實體安全管理研究[J].通訊世界，2020（3）：220—221.

[4]馬俊蓉.基于RFID技術(shù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用模型研究[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2019（22）：46—47.

[5]樊振東.RFID技術(shù)在檔案管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（21）：15—16.

作者簡介：吳秀霞，大學(xué)學(xué)歷，廣東省有色金屬地質(zhì)局九三五隊館員，主要從事檔案管理研究。